La caja chica se usa para gastos menores en efectivo. El fondo fijo se crea mediante un cheque y se usa para reembolsar gastos a empleados. El arqueo de caja consiste en comparar el efectivo físico con el saldo registrado para verificar los controles internos. Las diferencias entre el saldo bancario y el registrado pueden deberse a cheques pendientes u otros errores y se reconcilian mediante la conciliación bancaria.

1. La caja chica, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos
en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo
de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo
inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para
este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo.
Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y
emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total más los recibos
emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y
por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente
en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles
internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el
Cajero.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no
previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o
sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor.
Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de
Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si
no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se
deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

2. Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al
total del fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago
que no se ha relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el
cajero a hecho un uso indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes
de dinero en la Caja Chica.
REGISTRO CONTABLE EN EL LIBRO DIARIO
---------------------- X ------------------------------
10 CAJA Y BANCOS 3,000.00
102 Fondo fijo de caja chica
10 CAJA Y BANCOS 3,000.00
104 Cuentas Corrientes
x/x Por la transferencia de efectivo en la apertura de un fondo fijo.
CONCILIACION BANCARIA
Existen dos registros del efectivo del negocio: La cuenta de Efectivo en Banco que lleva la
Empresa en su propio mayor general y el Estado de Cuenta del Banco que muestra el
importe real de efectivo que tiene la empresa en el Banco.
Cada mes el banco está en la obligación de enviar a las empresas que tienen una cuenta
corriente abierta en esa entidad, una relación detallada del movimiento de esa cuenta en el
mes y el saldo al final del mes. Generalmente este saldo, que trae el estado de cuenta que

3. envía el banco mensualmente, no coincide con el saldo que la cuenta “Efectivo en Banco"
refleja en los libros de la empresa; en este caso se requiere hacer una Conciliación Bancaria
cada mes, para determinar las causas de las diferencias existentes y de conseguir el saldo
correcto.
Quizás los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco muestren importes
diferentes pero a pesar de ello ambas están bien. La diferencia se produce debido a la
demora en el tiempo de registrar ciertas operaciones. Cuando una empresa extiende un
cheque realiza de inmediato un crédito en su cuenta Efectivo en Banco, sin embargo, el
Banco no rebajará este importe del cheque hasta que lo reciba para su pago. Esto puede
tomar días, incluso semanas, si el beneficiario demora en cobrar el cheque. De igual forma
la empresa hace un débito a Efectivo en Banco por todos los ingresos de efectivo pero
quizás se necesite un día o más para que el Banco aumente ese importe al saldo de la cuenta
de la empresa.
El buen control interno significa conocer de dónde procede el dinero de la empresa, como
lo gasta y el saldo actual de efectivo. En este caso el contador tiene que explicar los
motivos de las diferencias que existen entre las cifras en los registros de la empresa y el
estado de cuenta del banco y determinar el importe real de efectivo en el banco en una
fecha determinada. A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. Si se hace en
forma apropiada, la conciliación bancaria asegura que se hayan contabilizado todas las
operaciones de efectivo y que los registros de efectivo en banco y en los libros de la
empresa estén correctos.
Algunas partidas comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el banco y en los
libros de la empresa son:

4. 1. Partidas registradas por la empresa pero no registradas aún por el banco:
¨ Depósitos en tránsitos: Generalmente corresponden a depósitos enviados, o que por cualquier
otra causa no haya llegado al Banco; en este caso aparecen cargados en los libros de la
empresa, pero no abonados por el Banco.
¨ Cheques pendientes o en tránsito: Cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el banco
por el beneficiario del mismo; esto trae como consecuencia que estén abonados en libros,
pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco.
2. Partidas registradas por el banco pero no registradas aún por la empresa.
a) Cobros realizados por el banco. En ocasiones el banco cobra dinero por cuenta de los
depositantes. Esto ocurre cuando una empresa cliente paga directamente al banco, como por
ejemplo una transferencia electrónica, o cuando el banco cobra un efecto por cobrar, con
sus correspondientes intereses, por cuenta del depositante. Por lo regular el banco notifica
al depositante estos cobros realizados directamente en el estado de cuentas.
b) Cargos por servicios. Este importe son los honorarios del banco por procesar las operaciones
del depositante. El depositante se entera del importe del cargo por servicios en el estado de
cuentas del banco.
c) Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques. Muchos bancos pagan intereses a los
depositantes que mantienen un saldo de efectivo lo suficientemente grande en la cuenta. El
banco le notifica al depositante de estos intereses en el estado de cuentas.

5. d) Cheques sin fondos recibidos de clientes. El girador extiende el cheque, acredita a Efectivo
para registrar el pago en los libros y le entrega el cheque al beneficiario. Al recibir el
cheque, el beneficiario hace un débito a su cuenta de Efectivo en sus libros y deposita el
cheque en el banco. El banco del beneficiario aumenta de inmediato el importe recibido al
saldo del beneficiario en el banco, bajo la suposición de que el cheque es bueno. El cheque
se regresa al banco del girador, el cual a su vez rebaja su importe del saldo en el banco del
girador. Si el saldo que tiene el girador es insuficiente para pagar el cheque, el banco se
niega a pagarlo, cancela la deducción realizada y envía una notificación de “cheque sin
fondo” al banco del beneficiario. El banco del beneficiario rebaja el importe del cobro del
saldo del beneficiario en el banco y le notifica a éste de la acción realizada.
e) Cheques cobrados, depositados y devueltos al beneficiario por el banco por motivos
diferentes a cheques sin fondos. Esto puede suceder tanto en los registros de la empresa,
como en los del Banco; ya que al registrarse cualquier operación (depósito, cheques, etc.),
puede colocarse una cantidad distinta, lo que trae como consecuencia que los saldos no son
iguales. Los bancos devuelven los cheques al beneficiario sí:
¨ Se ha cerrado la cuenta del girador.
¨ La fecha está vencida. Está regulado que caducan a los 60 días.
¨ La firma no está autorizada.
¨ El cheque ha sido alterado.
¨ El cheque presenta tachadura o las cifras son confusas.
¨ El cheque utilizado no es adecuado.
3. Errores de la empresa o del banco. Por ejemplo el banco puede cargar inadecuadamente
(disminuir) el saldo de la cuenta en el banco, por un cheque extendido por otra empresa. O

6. una empresa puede calcular mal el saldo de su cuenta de banco en sus propios libros. Otras
diferencias: Algún otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia. A pesar de lo
que pueda ocurrir, todos los errores se tienen que corregir y las correcciones serán una parte
de la conciliación bancaria.
En Finanzas Personales, un estado de cuenta es un resumen periódico de actividad o
movimientos en un determinado período de tiempo. El estado de cuentas más conocido es
el estado de cuentas de una cuenta corriente, o cuenta de cheques, la que usualmente se
presenta mensualmente por parte de una entidad financiera a un cliente. También conocidas
son las cuentas de corredores de bolsa, las que son presentadas de manera mensual o
trimestral.
Las cuentas de tarjetas de crédito también son consideradas estados de cuenta.
Los estados de cuenta pueden referirse a cualquier resumen oficial de una cuenta por parte
de una organización. Compañías de seguros generalmente proveen estados de cuenta de
pagos o primas realizadas por parte del asegurado.
Todas estos estados de cuenta pueden ser además cuestionados y re estudiados por diversas
partes, incluyendo auditores al momento de alguna discrepancia. También, los estados de
cuenta son importantes para mantener comprobantes históricos para futuros manejos de
presupuesto.