Modelo gestión del conocimiento

2011
METODOLOGÍA DE GESTIÓN
DEL CONOCIMIENTO

CARLOS A. ESPINOSA

METODOLOGIA
Esta Metodología se estructura en un proceso continuo en cinco fases :

FASE I: KNOWLEDGE WAREHOUSE (ALMACEN DE CONOCIMIENTO)
FASE II: PUESTA A DISPOSICION DEL CONOCIMIENTO (DELIVERY)
FASE III: EXPERIENCIA
FASE IV: CONOCIMIENTO PRIMARIO
FASE V: CONOCIMIENTO SECUNDARIO

I
KNOWLEDGE
WAREHOUSE

V II
CONOCIMIENTO
SECUNDARIO DELIVERY

IV
CONOCIMIENTO
III
EXPERIENCIA
PRIMARIO

METDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
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FASE I: KNOWLEDGE WAREHOUSE (ALMACEN DE CONOCIMIENTO).
El Almacén de Conocimiento de la Empresa representa la fuente del
conocimiento organizacional y, como tal, punto de arranque de la Gestión del
Conocimiento.
Desde este almacén el conocimiento se extiende a las personas, las cuales, al
desempeñar su actividad profesional, esto es, al vivir experiencias, generan un
conocimiento nuevo (o una mejora del actual) que deberá ser incorporado al
almacén.

I
KNOWLEDGE
WAREHOUSE

V II
CONOCIMIENTO
SECUNDARIO DELIVERY

IV
CONOCIMIENTO
III
EXPERIENCIA
PRIMARIO

Diseñar y formalizar este almacén es el objetivo básico de esta primera fase.
Sus dos sub-estructuras básicas son:

1. Sistemas de Gestión.
2. Directorio de Competencias.


1. Sistemas de Gestión

La Organización dispone de una amplia base de conocimiento generada a lo
largo de años de experiencia en el sector al que pertenece. Esta experiencia se
encuentra básicamente recogida en sus sistemas y procedimientos de gestión
referentes a las siguientes áreas:

 Sistemas Económicos y Financieros.
 Gestión del Aprovisionamiento.
 Gestión del Personal.
 Planificación Estratégica
 Control de Proyectos
 Otros...

También se encuentra conocimiento relevante en la tecnología de gestión
incluida en:

 Organización y Estructura
 Información Corporativa
 Cultura y Valores.

2. Directorio de Competencias

Integrado en el Modelo de Gestión Integral de los RR.HH. y de la Organización
por Competencias y Ocupaciones, el Directorio de Competencias está
compuesto por las competencias de conocimiento (tecnológicas) y las
cualidades profesionales críticas para alcanzar el rumbo estratégico definido
por la empresa.


Los Sistemas de Gestión y el Directorio de Competencias proporcionan, en
síntesis:

A) Conocimientos tecnológicos u operacionales, necesarios para los
procesos y actividades de negocio.
B) Habilidades o destrezas, definidas como los comportamientos o
conductas que básicamente las personas deben desarrollar en sus
escenarios críticos de desempeño.

FASE II: PUESTA A DISPOSICION DEL CONOCIMIENTO (DELIVERY)
Estos conocimientos y habilidades deben ser puestos a disposición de la
organización para que puedan ser empleados en los procesos de negocio
(experiencia).

I
KNOWLEDGE
WAREHOUSE

V II
CONOCIMIENTO
SECUNDARIO DELIVERY

IV
CONOCIMIENTO
III
EXPERIENCIA
PRIMARIO


Esta puesta a disposición (delivery) se realiza a través de dos estructuras
distintas e interrelacionadas:

1. Gestión del Aprendizaje (Fábrica de Contenidos), encargada de
transformar el directorio de competencias en contenidos formativos que
permitan desarrollar a laspersonas.
2. KFD (Knowledge Factory Deliverables), que incorpora el resto del
Almacén de Conocimiento.

1. Gestión del Aprendizaje – Fábrica de Contenidos (Contents Factory)

El Objetivo de la Fábrica de Contenidos es identificar los conocimientos
existentes en la organización y las mejores experiencias externas relativas al
Ditrectorio de Competencias para desarrollar sus correspondientes contenidos
formativos:

 Distribución de la Formación conforme a necesidades de la línea de
negocio.
 Herramienta de aprendizaje de las personas.
 Integrado en Planes de Desarrollo basados en competencias.
 Incorporada a los sistemas de información corporativos.


Para ello, tanto de las competencias de conocimiento como de las cualidades
profesionales, y para cada uno de sus niveles, se identifican tres elementos:

a) Programas Formativos, que definen los conocimientos precisos
para alcanzar un cierto nivel de una competencia.
b) Medios Pedagógicos, internos o externos, que permiten desarrollar
con éxito los programas formativos de la competencia.
c) Pruebas de Evaluación, que facilitan la acreditación o certificación
de que una persona posee el nivel requerido de una de las
competencias (sea de conocimiento o una cualidad profesional).

Para determinar estos tres elementos se procede del siguiente modo con las
competencias de conocimiento:

1) Se analiza el directorio de competencias.
2) Se crea un panel de expertos que colabora en la identificación de los
programas formativos.
3) Finalmente, se analiza la oferta formativa interna y externa,
referenciándose los medios pedagógicos y elaborándose el banco de
pruebas adecuado a aquellos.

Para las cualidades profesionales, el proceso es el siguiente:

1) Análisis de los escenarios críticos de desempeño de cada actividad.
2) Identificación de los items de conducta desarrollables por cualidad.
3) Desarrollo de cada nivel de las cualidades profesionales empleando
la Metodología TPE (Teoría-Práctica-Entrenamiento).


Finalmente, la Fábrica dispone de un Módulo de COACHING. El objetivo de
este módulo es lograr:

 Dotar a los Responsables de Línea de las herramientas necesarias
para facilitar el Desarrollo de sus Colaboradores y el suyo propio.
 Comunicarles las oportunidades de aprendizaje que se encuentran
integradas en la Fábrica de Contenidos.
 Explicar su funcionamiento, mecanismos, procedimientos y
potencialidades, muy especialmente los relacionados con la captación
de Conocimiento y Habilidades Corporativas que serán desarrolladas
en la Fase IV (Conocimiento Primario).

2. KFD (Knowledge Factory Deliverables)

El KFD es la segunda fuente de distribución del conocimiento a la
organización. Los Productos que son ofrecidos se pueden agrupar en los
siguientes módulos:

a) Control de Gestión y Cuadros de Mando (Balanced Scorecard).
b) Negocio.
c) Centro de Documentación.
d) Networking.
e) Información Corporativa.
f) Comunicaciones.


Los contenidos y objetivos de cada uno de estos módulos de productos de conocimiento a distribuir se resumen en la tabla
siguiente:

MODULO OBJETIVO COMPONENTES

CONTROL DE Poner a disposición de las personas la CONTROL DE CUADROS DE PROYECTOS CUADRO DE
GESTION Y información relevante sobre los proyectos y GESTION MANDO ESPECIALES MANDO
CUADROS DE actividades en que participan. CORPORATIVO
MANDO
NEGOCIO Ofrecer las Best Practices (Mejores Prácticas de MODELOS Y BEST PROCESO
Negocio) y las Metodlogías y Modelos METODOLOGIAS PRACTICES COMERCIAL
operativos, así como la informción global sobre el
proceso comercial (inducción de demanda,
cuentas clave, base de clientes, etc,,,)
CENTRO DE Proporcionar todas las fuentes documentales CENTRO DE FUENTES
DOCUMENTACION internas y externas necesarias. DOCUMENTACION DOCUMENTAL
INTERNA ES EXTERNAS
NETWORKING Aumentar la interrelación entre las personas a FOROS DE TELEFORUMS YELLOW PAGES TEAM BUILDING
nivel global, potenciando la identidad corporativa DISCUSION CON VIRTUAL
y el sentido de pertenencia, así como la EXPERTOS
transmisión no estructurada de conocimiento
matricial entre los equipos de trabajo virtuales.
INFORMACION Facilitar una rápida y actualizada información INFORMACION ESTADISTICAS ORGANIZACIÓN COMUNICACIÓN
CORPORATIVA sobre las actividades, sectores de actividad y FINANANCIERA Y E EXTENRA
cultura de LA EMPRESA. DE NEGOCIO INFORMACION
ES CLAVE
COMUNICACIONES Poner a disposición de las personas, CORREO MOTORES DE VIDEOCONFERE
independientemente de donde se encuentren, las ELECTRONICO BUSQUEDA NCIA
herramientas decomunicación que precisen.


La distirbución del los KFD se produce mediante la combinación de dos sistemas
complementarios:

a) Atracción: El Usuario del Conocimiento se ve atraido a los KFD
cuando lo precisa en su actividad profesional. Factores como la
simplicidad, utilidad, accesibilidad, etc...son claves en este mecanismo.
b) Dispersión Estructurada: Los KFD son distribuidos de forma
automática a los potenciales usuarios del conocimiento, cuyo feed-back
retroalimenta futuros envíos. En este caso, resulta esencial que el
Sistema sea proactivo.

En ambos casos, es fundamental crear un KMT (Knowledge Management
Team) cuya Misión sea Gestionar los KFD así como (Fases IV y V) filtrar y
alimentar el almacén de conocimiento.

FASE III: EXPERIENCIA

La Experiencia, esto es, la actividad de negocio, es el escenario donde los
trabajadores del conocimiento “armados” con las competencias de conocimiento
y cualidades profesionales de su ocupación (Fábrica de Contenidos) utilizan los
KFD. En defintiva, la distribución del conocimiento se dirige directamente hacia
los escenarios de explotación.


I
KNOWLEDGE
WAREHOUSE

V II
CONOCIMIENTO
SECUNDARIO DELIVERY

IV
CONOCIMIENTO
III
EXPERIENCIA
PRIMARIO

La Experiencia de Negocio desencadena un proceso de creación de
conocimiento y aprendizaje que genera las siguientes consecuencias:

a) Desarrollo Individual: Que deberá ser potenciado, evaluado y
reconocido por el Sistema de Gestión Integral por Competencias y por
Ocupaciones de la Organización y de los Recursos Humanos, en
concreto, por sus módulos de Desarrollo de Recursos Humanos y
Fábrica de Contenidos.

b) Desarrollo Organizacional: Resulta crítico que se genere “Memoria
Organizacional” de forma simultánea al aprendizaje individual. Las


personas y los equipos deberán, facilitados por el KMT (Knowledge
Management Team), orientarse no sólo a liderar su propio proceso de
desarrollo, sino el de la empresa en su conjunto. En la Fase V se
ofrecen los sistemas que permiten la creación de esta Memoria
Organizacional.

FASE IV: CONOCIMIENTO PRIMARIO

La Cuarta Fase supone la existencia de un conocimiento nuevo o mejorado que
deberá ser integrado al Almacén de Conocimiento.

I
KNOWLEDGE
WAREHOUSE

V II
CONOCIMIENTO
SECUNDARIO DELIVERY

IV
CONOCIMIENTO
III
EXPERIENCIA
PRIMARIO


Este Conocimiento Primario está formado por los dos componentes que
definen el Knowledge Warehouse: Conocimientos tecnológicos u
operacionales y habilidades.

En esta Fase se produce un primer filtro de los conocimientos o experiencias
de aprendizaje surgidas en la fase anterior en términos de calsificarlas en
alguno de los dos componentes mencionados.

En términos generales, las ligadas al Desarrollo Individual tendrán las
siguientes características:

a) Conocimientos: La condición en este caso es que tengan relación
con alguna de las competencias de conocimiento definidas en el
Directorio de Competencias.
b) Habilidades: Como en el supuesto anterior, el filtro vendrá definido
por que mejoren, concreten, ejemplifiquen y, en general, supongan
un Conocimiento Añadido al existente en el Knowledge
Warehouse.

En cuanto al Desarrollo Organizacional:

a) Conocimientos: Deberán suponer una mejora de los Sistemas de
Gestión (tal y como fueron definidos en la Fase I de esta
Metodología).

b) Habilidades Corporativas: Comúmente, tendrán un contenido de
Best Practices, en cuanto prácticas o destrezas de negocio
(experiencias de aprendizaje) que han alcanzado los resultados


perseguidos cuando fueron definidas o cuando surgieron por la
propia actividad evolutiva de explotación.

Resulta absolutamente clave el que exista un proceso continuo y ordenado de
conexión entre la Experiencia (Fase III) y el Conocimiento Primario (Fase
IV). De este proceso es responsable, como se explica en la Fase V, el KMT
apoyado por los soportes de Tecnología de Información adecuados.

También son responsables, en cuanto a la transferencia individual-grupal del
conocimiento primario los responsables de línea de negocio, (coaches), que,
deben ejercer un doble rol en el desarrollo de sus equipos:

a) De Transmisión de Herramientas de Desarrollo a sus colaboradores,
en concreto, de la Fábrica de Contenidos (Fase II).
b) De Captación de Conocimientos y Habilidades generadas en los
escenarios de sus colaboradores y que sean integrables en la Memoria
Organizacional.

Esta captación se centraliza en estos responsables de línea que, en
colaboración y con el soporte de miembros del KMT, es puesta a disposición de
la Fase V (Conocimiento Secundario).

En definitiva, esta Fase IV representa un filtro a la Experiencia de Aprendizaje
Individual y Grupal basada en la generación de Conocimiento Añadido tanto en
términos de conocimientos tecnológicos como de habilidades o destrezas.

FASE V: CONOCIMIENTO SECUNDARIO

Una vez que se dispone de los bloques no sistematizados de Conocimiento
Primario (materia prima) estos deben ser integrados en el Almacén de
Conocimiento. Para ello, es preciso crear el KFI (Knowledge Factory Inputs),
que, a la inversa del KFD en la Fase II (Delivery) se ocupa de transformar


Conocimiento Primario en Secundario, esto es, conocimiento susceptible de
integrarse en el Knowledge Warehouse y ser distribuido a la línea de negocio.

I
KNOWLEDGE
WAREHOUSE

V II
CONOCIMIENTO
SECUNDARIO DELIVERY

IV
CONOCIMIENTO
III
EXPERIENCIA
PRIMARIO

En esta fase la labor del KMT es clave, dado que recae en ellos la
responsabilidad de sistematizar, agrupar y empaquetar el conocimiento en
términos que pueda ser almacenable en la Organización. Para ello deberán
contar con los equipos responsable de la Fábrica de Contenidos y, en general,
de Recursos Humanos, de modo que este Conocimiento Secundario pueda ser
integrado tanto en el Directorio de Competencias y resto de elementos del
Modelo como en la propia Contents Factory.


Especialmente importante resulta esta labor de trabajo en equipo cuando el
Conocimiento Secundario que surja no mejore simplemente el existente, sino
que lo modifique en cuanto a sus marcos de referencia básicos. En este caso,
el KMT deberá contar no sólo con los Responsables de RR.HH. sino también
con Responsables a nivel Estratégico de LA EMPRESA que decidirán incluir o
no este Conocimiento Secundario en el Almacén.

Es decir, esta Fase V se caracteriza por:

 Emplea el Conocimiento Primario (primer filtro) como Input.
 Realiza una labor de sistematización, ordenación y validación
definitiva (filtro secundario) antes de ser introducida en el Knowledge
Warehouse.
 Identifica, en su caso, Conocimiento Diferencial, esto es, distinto o
contrario al almacenado, alertando de este hecho a la Alta Dirección,
tanto para analizar las causas que lo provocaron (cuál fue la
experiencia de aprendizaje) como su eventual inclusión el Almacén.
 Finalmente, empaqueta este conocimiento validado de modo que
pueda ser integrado en el Knowledge Warehouse y distribuido a los
escenarios críticos de negocio vía Fábrica de Contenidos y KFD
(Knowledge Factory Deliverables).

El ciclo del conocimiento concluye cuando este CS (Conocimiento
Secundario) es integrado al Almacén de Conocimiento, repitiéndose de
una forma autónoma todo el proceso cuya creación y diseño es objeto de
la presente Metodología.


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