Este documento propone un plan de trabajo para establecer procedimientos, actividades y tareas para el administrador de una propiedad horizontal, con el objetivo de cumplir con los requisitos legales, analizar la situación financiera, administrar la cartera de deudores y contratar servicios. El plan incluye análisis legal y financiero, diseño de programas para mejorar la recaudación, seguimiento de procesos jurídicos y verificación del cumplimiento de obligaciones.

1. 1
establecidos en la ley 675 con relación a los
Diseño: Efraín parámetros de obligatorio cumplimiento
Delgado G
PROPUESTA TECNICA (PLAN DE
TRABAJO) EN PROPIEDAD HORIZONTAL
OBJETIVO
Programar actividades en desarrollo de las
funciones del Administrador, con el fin de
establecer procedimientos básicos, actividades, en
tareas y tiempos, susceptibles algunas de ellas de
valoración económica, con el fin de que los entes
involucrados en el proceso (Consejo de
Administración, Administrador) establezcan puntos
de control y evaluación y con base en resultados
reales opten por la toma de determinaciones en pro
de la comunidad,buscando racionalización,
eficiencia y economía.
Direccionar la gestión de la administración
a un enfoque de servicio; para entender las
necesidades y expectativas de los copropietarios,
residentes y demás usuarios de la agrupación.
Los procesos relacionados en este modelo
son generales, considerando que cada copropiedad
tiene características específicas, los procesos y
programas a implementar corresponderán a esas
particularidades, analizándose igualmente la
problemática que pueda generarse en el sector en
que se ubica la copropiedad, como invasión del
espacio público, desatención de parámetros de
tránsito que afecten a la comunidad algunos de
ellos en detrimento de la seguridad como parqueo
de vehículos en áreas no permitidas, inseguridad
general, etc, con el fin de intervenir ante las
autoridades correspondientes.
Dependiendo de la problemática se
diseñan programas o estrategias específicas.
Inicialmente, para conocer el estado
interno de la copropiedad se analizan tres aspectos
que dan la medida para el diseño de estrategias y
alternativas: análisis administrativo, operacional
y
financiero.
CUMPLIMENTO LEGAL
OBJETIVO: Determinar el cumplimiento de
requerimientos legales de conformidad con la
Ley
675/2001,
Establecer los medios y mecanismos para deliberar
y decidir válidamente las determinaciones
necesarias para que la persona jurídica cumpla con
sus fines.
Análisis de la Reforma de
Reglamento
Verificar cumplimiento de requerimientos

2. determinados en la Norma, (Coeficientes, Módulos, deberían encontrarse.
registros, Quórums, programación y desarrollo de
Asambleas Ordinarias y Extraordinarias, reuniones, Determinado el punto de equilibrio se procede a
conformación del Consejo de Administración, del analizar, en el evento de diferencias significativas,
Comité de Convivencia, toma de decisiones con las
mayorías requeridas, Seguros, etc).
Se evaluará con Contabilidad la observancia de los
parámetros suministrados por el Consejo
Técnico de la Contaduría Pública con
relación a la Propiedad Horizontal y el
cumplimiento de las Obligaciones Fiscales ante la
Dian.
Análisis del Régimen de Convivencia, o elaboración
del proyecto para consideración de Consejo y
trámite de aprobación por Asamblea.
Comprobación física de la teneduría y registro de
libros oficiales
o Registro oficial de Copropietarios (ley 675
de
2001),
o Libros de Contabilidad debidamente
registrados
o Libros Actas Asamblea y
Consejo.
ANALISIS
FINANCIERO
Con base en los documentos de contabilidad,
Balance General y Estado de Resultados elaboro
Análisis Financiero con el fin de determinar los
puntos débiles y/o fortalezas en el aspecto
financiero. Se establecen las relaciones resultantes
de los análisis vertical y horizontal, igualmente se
establecen índices de interés, punto de equilibrio,
comportamiento de ingresos, tendencias de cartera,
con el fin de que Consejo de Administración y
Administración puedan diseñar medidas para
corregir falencias, si existen, y/o planear las
acciones a emprender si no se han creado.
Punto de equilibrio:
Determinación de costos
fijos
Determinación de costos
variables
Información sobre monto
ingresos
Se establece estimativo del Punto de equilibrio con
el fin de determinar si el valor de los ingresos se
aproxima o concluye en que el monto es suficiente
para atender los requerimientos de la copropiedad.
Las copropiedades deben estar en capacidad de
atender sus requerimientos sin tener que acudir en
lo posible a fuentes externas cuya utilización
incidiría en un incremento de los pasivos y un
aumento en la diferencia entre las expensas
comunes realmente percibidas y el monto en que

3. 2
las razones que dan origen a esta situación, ANALISIS DE CARTERA
algunas de las cuales pueden ser: bajo recaudo de
las expensas proyectadas, incremento Dependiendo del resultado del análisis financiero,
desproporcionado del valor de la cartera, utilización se prevén cambios o mantenimiento de
de recursos externos no previstos, bajo estimativo procedimientos relativos al manejo de la cartera.
presupuestal, resultados incipientes en gestiones o Restricción de servicios no esenciales de
de cobro y recaudo, etc. conformidad con la ley y la Jurisprudencia
o Análisis y seguimiento procesos en jurídica
o Verificación presencial en juzgados del estado
Del Activo: de los casos reportados por los abogados.
Tomado como base el total de los activos = 100%,
Establezco la relación porcentual de cada una
de las partidas que lo componen con el fin PROGRAMA DE CARTERA
de establecer el peso que cada una de
ellas representa en el total del Activo.
o OBJETIVO: Reducir los montos por concepto
Considero de primordial importancia propender por de “Administraciones en mora”, incrementar el
el mantenimiento razonable de porcentajes dentro número de residentes que cancelan sus
de lo normal de conceptos tales como el de expensas dentro del período corriente para
Deudores que nos da la medida de la incidencia de contar con recursos suficientes oportunamente.
este rubro dentro del Activo. El concepto Deudores
amerita análisis detallado para igualmente sopesar o Diseño del programa sujeto a las características
cada una de sus subpartidas, dentro de las cuales propias de la agrupación que contemplará:
vamos a determinar qué valor y qué porcentaje o -Pre jurídico en Administración:
tienen por ejemplo, las cuotas de
administración, los intereses de mora. Cuotas de o -Circularización
parqueadero, parqueaderos de visitantes, otros o -Etapa de conciliación y acuerdos de pago
ingresos por cobrar, trabajadores, etc.
o -Restricciones de servicios no esenciales de
De igual manera como se analiza el concepto conformidad con la ley y la Jurisprudencia
Deudores, dependiendo del Balance General y de o -Remisión de cuentas a Jurídica.
las características de la copropiedad se analizan
los demás ítems que conforman el Activo, tanto el o -Seguimiento, control y evaluación de procesos
corriente como el no corriente, efectivo, bancos, y
las partidas que conforman Propiedad planta y o Adicionalmente, se verifica la certeza de los
equipos y las depreciaciones. informes que hayan rendido los abogados, en
algunas oportunidades se llevarán a cabo
Del Pasivo: confrontaciones contra los certificados de
tradición para constatar que efectivamente los
Establecidos los porcentajes de cada uno de los embargos que según los Jurídicos se han
conceptos del pasivo, igualmente se analiza el peso practicado, se encuentren debidamente
de cada uno de los conceptos con relación al total registrados en la Oficina de Registro.
de los pasivos, con el objeto de determinar
tendencias y peso de cada ítem. Este análisis nos o De igual forma, en los juzgados se verifica la
permite tomar determinaciones sustentadas para certeza de los informes observando los
restringir o disminuir conceptos que rebasan los expedientes a los que se tiene acceso en
calidad de Representante Legal.
estimativos o los porcentajes normales. De igual
forma que para el activo, por un período
determinado se analiza el movimiento periódico de o Los ingresos por concepto de acuerdos de
los egresos lo que suministra a la Administración pago suscritos con los abogados también son
y al Consejo de Administración bases para corregir materia de seguimiento con el fin de que los
desviaciones significativas que inciden en el reintegros sean hecho oportunamente a la
resultado general Administración, que los honorarios cobrados a
los morosos se encuentren dentro de lo normal,
etc.

4. 3
CONTRATACION:
Análisis legal, operativo, de garantías, cumplimiento • Cumplimiento de las reglamentaciones
y económico de cada uno de los contratos que la
copropiedad haya suscrito para servicios y
adquisiciones. Igualmente se evalúa el costo de los
contratos frente al mercado.
EXPENSAS
o Módulos de contribución
o Verificar cumplimiento de requisitos
establecidos por la Ley.
o Cobro de expensas por coeficiente
Constatar la conformación del Fondo de
Imprevistos ordenado por la ley 675 de 2001, y la
existencia física de los recursos en cuenta especial.
PROCEDIMIENTO
S
Analizar los actuales con el fin de implementar
mejoras tendientes a incremento de efectividad y
utilización de los recursos disponibles.
1º
ADMINISTRATIVOS:
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN:
-Establecer el cumplimiento del Reglamento de
P.H., en cuanto a periodicidad de reuniones,
aprobaciones, quórum, etc.
-Constatar el cumplimiento del Reglamento
del
Consejo de
Administración.
-Verificar la publicidad de las actuaciones
del
Consejo.
2º. CAJA-
TESORERIA
Sistemas de recaudo establecidos.
• Análisis de seguridad
• Medios de pago
• Determinar posibilidad de ampliación
• Control Interno
• Verificar ejecución activa (presupuesto)
• Pólizas de amparo del efectivo
3º, EGRESOS
Análisis del
procedimiento
• Autorizaciones, montos, requisitos, presupuesto
y contabilidad
• Cumplimiento de los parámetros existentes
• Cajas menores

5. ESTUDIO DE implementar correcciones y concluir en eficiencia.
SEGURIDAD
o Conocimiento del
área
o Revisión de encerramientos (estado,
reparaciones requeridas)
o Sistemas de comunicación en
operación.
o Sistemas de seguridad instalados en
los
accesos a los interiores (cantoneras, brazos
hidráulicos, porteros parlantes)
o Equipos de monitoreo en
funcionamiento
o Relojes de
control.
o Iluminación.
o Empresa prestadora del
Servicio:
• Revisión del Contrato suscrito
• Resoluciones de la Superintendencia de
Vigilancia, información sobre sanciones o
multas.
• Cláusulas y garantías
contractuales.
• Pólizas aportadas (vigencia,
montos)
• Análisis de tarifas (con relación a las
autorizadas por la Superintendencia y frente a
las del mercado de empresas de vigilancia).
• Determinación de condiciones específicas
contractuales y verificación de cumplimiento.
• Verificación de procedimientos de
supervisión implementados, asignación de
turnos, equipos
de comunicación en operación, dotaciones.
• Determinar cumplimiento de obligaciones
laborales con el personal.
• Valores agregados al
servicio.
Procedimientos
Vigilancia
Análisis del Manual de Vigilancia y Seguridad
propuesto por la Empresa prestadora del Servicio,
de conocimiento del personal de servidores y de
residentes.
Liderar los temas en materia de seguridad de las
unidades de vivienda como de las zonas comunes
OTROS
PROCEDIMIENTOS
Para labores tales como: Aseo, Jardinería,
Mantenimiento, se detallan los procedimientos que
vienen siendo utilizados, con el fin de detectar
duplicidades, tiempos muertos, operaciones no
sincronizadas, mano de obra innecesaria, etc, para

6. 4
eficiente respaldada en la Jurisprudencia.
PROGRAMA SOLUCION DE
CONFLICTOS
Ante la necesidad de implementar en Mecanismos
Alternos en la Solución de Conflictos, se plantean
las siguientes alternativas:
1º.INTERVENCIÓN DE COMITÉ DE
CONVIVENCIA
o Presentación de alternativas de solución
amigables, beneficiosas para las partes. Si la
gestión del Comité no concluye en acuerdo, se
acude a las otras instancias:
2º.UNIDADES DE MEDIACIÓN DE LA
LOCALIDAD.
o Asesoría y orientación en el manejo de
conflictos:
-Individuales
-Familiares y grupales
-Procesos desistibles por delitos o
contravenciones.
3º. CENTROS DE CONCILIACIÓN Y
ARBITRAJE
o Ante centros autorizados por el Ministerio
de Justica, Cámara de comercio, etc
o Conciliación (en derecho o en equidad) y
arbitramento.
4º. JUSTICIA
ORDINARIA.
La gran mayoría de los programas o actividades a
realizar, bajo supervisión y anuencia del consejo de
administración son medibles en tiempo y en
recursos a asignar, lo que permite en cualquier
momento, evaluarlos, y/o aplicar correctivos en el
evento de detectar desviaciones
Una vez detectadas las necesidades prioritarias de
la copropiedad, se pueden elaborar los programas
específicos para atenderlas, los programas aquí
expuestos son generalidades y modelos de lo que
se debe llevar a cabo en administración de
propiedad horizontal, aplicando los conocimientos y
experiencias adquiridas profesionalmente.
Como resultado de las demandas de
inconstitucionalidad y tutelas presentadas por
terceros quienes se sintieron afectados o
vulnerados en sus derechos por la ley 675 de 2001,
se han producido Sentencias de la Corte muchas
de las cuales son herramientas que puede utilizar
la administración en procura de una gestión

7. Con base en la evaluación o diagnóstico inicial
de la copropiedad en los diferentes aspectos que
se miden, con base igualmente en directrices del
Consejo de Administración, Asamblea y
necesidades de la comunidad, se planearán las
acciones a emprender, para las que se
implementarán acciones de supervisión, control y
evaluación.
Igualmente se implementará el cumplimiento de los
requerimientos tributarios de conformidad con los
últimos conceptos de la DIAN, con el fin de evitar
futuras sanciones a la agrupación.
Relaciones con la
Comunidad
Se garantiza la atención al personal de residentes
dentro de los parámetros de calidad total, lo que
implica que se mantendrá una política de puertas
abiertas para la recepción de inquietudes, quejas o
reclamos, sugerencias y solicitudes que a bien
tenga formular la comunidad.
Establezco mecanismos de comunicación y
contacto oportunos con todo el personal y la
solución de emergencias en horarios fuera del
pactado para la atención normal.
Adicionalmente, se programan actividades de
capacitación a la comunidad, algunas de ellas
impartidas por la Administración, como el
conocimiento de la ley 675 de 2001, normas de
convivencia, y otras capacitaciones tramitadas con
los entes correspondientes como la
Capacitación en atención de emergencias dictada
por el Depto de Atención y Prevención
de desastres, especialmente en
preparación de los planes de contingencia por la
eventualidad de sismos.
.
5º. GESTIONES RECIBO ZONAS Y BIENES
COMUNES EN AGRUPACIONES NUEVAS.
Objetivo: Orientar profesionalmente de acuerdo
a las especificaciones técnicas, y lo debido por la
ley y el código de construcción, el empalme de
recepción de zonas comunes entre la
constructora y la Agrupación
En copropiedades nuevas, mi compromiso
profesional incluye el diseño de protocolos para
recibo de zonas comunes, aplicación de la
normatividad vigente (Retie, Parques vecinales, de
bolsillo, etc), en el evento de reclamaciones ante
constructoras los trámites ante entidades
oficiales, y organización general dela
administración. Sistemas de recaudo,
contabilidad, archivo, etc.
.

8. 5
6º. PAGINA WEB – INFORMATICA
Se propende por la implementación de la
informática, con utilización de los recursos actuales
para mejorar la comunicación con el personal de
residentes, tendiendo a modernizar sistemas y
procedimientos en uso, incluyendo diseño de
página web para servicio del conjunto y la
comunidad.
La reingeniería aplicada redunda en la prestación
de servicios eficientes a costos razonables para el
beneficio general.
Efraín Delgado García
C.C.: 17.186.159 Bogotá
Tels : 5607871- 5602448
310- 5656017 317-7045142
Calle 2 A No. 28-29 Bogotá.D.C.
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