Modulo 1

Módulo 1
Marco normativo en materia de
archivos de trámite

1.1 Reforma Constitucional al
Artículo 6o (2007)

3
1.1 Reforma Constitucional al Art. 6º
(Reforma del 20-07-2007)
….
1.1.1 Carácter público de la información y funciones del archivo de
trámite
● Según la Reforma del Artículo 6o, Fracción Primera: “Toda la
información en posesión de los órganos del Estado es pública”. Así
también: “Todo individuo tendrá acceso a la información” (Fracción
Tercera).
● Los órganos públicos almacenarán la información en archivos de
trámite, que se definen como “unidades de resguardo documental,
constituidas por expedientes que están en constante uso y cuyo
resguardo es necesario, desde el inicio hasta el final de un trámite”
(Constanza, 2001: 12).

1.1.2 Atributos del sujeto obligado
4
Deber de los sujetos obligados de documentar todo acto que derive
del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones.
Preservar sus documentos en archivos administrativos
actualizados.
Publicar, a través de los medios electrónicos disponibles, la
información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos
públicos.
1.1 Reforma Constitucional al Art. 6º
(Reforma del 20-07-2007)
….

1.2 Ley Federal de Archivos (2012)

1.2.1 Objetivos de la Ley Federal de Archivos
6
❑ Asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los
archivos y con ello la rendición de cuentas (…)
❑ Regular la organización y conservación del sistema
institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de
que éstos se preserven actualizados (…)
❑ Garantizar la correcta conservación, organización y
consulta de los archivos, (…) para hacer eficiente la gestión
pública y el acceso a la información (…)
❑ Contribuir a la promoción de una cultura de valoración de los archivos y su
reconocimiento como eje de la actividad gubernamental.
Art. 6.-
Objetivos:
Publicada el 23-01-2012
1.2 Ley Federal de Archivos

Artículo 14. En cada unidad
administrativa de los sujetos
obligados existirá un archivo de
trámite, en el que se conservarán los
documentos de uso cotidiano
necesarios para el ejercicio de las
atribuciones de las unidades
administrativas.
7
1.2.2 Definición del archivo de trámite

Los responsables de los archivos de
trámite serán nombrados por el
titular de cada unidad administrativa,
quien deberá ser debidamente
capacitado para cumplir con las
actividades inherentes a sus funciones
(Artículo 14).
1.2.3 Funciones del responsable del archivo de trámite

Artículo 14: … Las funciones del titular del área administrativa son:
▶ I. Integrar los expedientes de archivo;
▶ II. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha
sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
(derogada), mientras conserve tal carácter;

III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la
elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el
catálogo de disposición documental y el inventario general;
IV. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos
que contengan documentación clasificada; y
V. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y
demás disposiciones aplicables.
10

1.3 Reglamento de la Ley Federal
de Archivos (2014)

¿Qué integra el Sistema Institucional de Archivos (SIA)?
Artículo 2, fracc. VI-. Unidades de Archivos de Trámite,
de Concentración, en su caso, Histórico y Área
Coordinadora de Archivos que interactúan desde que se
producen los documentos hasta su Destino Final [en una
institución pública];
12
1.3 Reglamento de la Ley Federal de Archivos
Publicado el 13-05-2014
1.3.1 Composición del Sistema Institucional de Archivos

Artículo 11. Además de las funciones a que se refiere el artículo 14 de
la Ley, corresponde a los responsables de los Archivos de Trámite de
las Dependencias y Entidades:
I. Planificar y promover la correcta Administración de los
Documentos que se encuentran en el Archivo de Trámite;
13
1.3.2 Funciones adicionales del responsable del archivo de trámite

II. Asesorar a su Unidad Administrativa Productora en
materia de Archivos, así como colaborar con ésta para la
correcta organización y tratamiento uniforme de la
documentación del Archivo de Trámite;
III. Implementar los servicios de consulta, préstamo y
reproducción de documentos del Archivo de Trámite,
conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;

IV. Representar a su unidad administrativa en materia de Archivos
ante el Área Coordinadora de Archivos;
V. Detectar las necesidades en materia de servicios archivísticos,
de conformidad con lo que establezca el Área Coordinadora de
Archivos;

VI. Mantener informada al Área Coordinadora de Archivos respecto a los
avances y cumplimiento de los programas en materia de Archivos de su unidad
administrativa;
VII. Registrar y controlar la documentación dirigida a la unidad administrativa a
que se encuentra adscrito el Archivo de Trámite, a fin de integrarlos en los
Expedientes correspondientes;

VIII. Aplicar las disposiciones internas en
materia de Archivos;
IX. Ejecutar acciones de seguimiento
que garanticen la recuperación y
Conservación de la documentación del
Archivo de Trámite;
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X. Instrumentar las medidas necesarias para evitar
la acumulación de Expedientes que ya no se
encuentran activos para su localización;
XI. Mantener debidamente organizados los
Expedientes activos para su ágil localización;

XII. Facilitar a los servidores públicos autorizados en términos
de las disposiciones jurídicas aplicables, los expedientes que
obran en el Archivo de Trámite;
XIII. Garantizar el tratamiento adecuado de la documentación
del Archivo de Trámite, de conformidad con la normativa en
materia de disposición documental;
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XIV. Llevar un control efectivo de la documentación desde su ingreso hasta
su Transferencia primaria, verificando la correcta aplicación de las normas
que resulten aplicables en el ámbito de su competencia;
XV. Coordinar con el área responsable del registro de entrada y salida de
correspondencia la implementación de los mecanismos para regular la
producción documental, y
20

XVI. Propiciar la correcta
Valoración Documental que
permita disponer de
manera adecuada y
oportuna de la
documentación que se
encuentre en el Archivo de
Trámite que así lo amerite.
21

1.4 Ley General de Archivos (2018)

Algunos de sus Objetivos son:
Art. 2, fracc. I.- Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas
encaminadas al desarrollo de sistemas de archivos que garanticen la:
•organización,
•conservación,
•disponibilidad,
•integridad y
•localización expedita de los documentos de archivo
que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y
eficacia de la administración pública.
23
1.4 Ley General de Archivos
1.4.1 Objetivos de la Ley General de Archivos

Art. 2, fracc.II-. Regular la organización y
funcionamiento del sistema institucional de archivos de
los sujetos obligados, a fin de que éstos se actualicen.
24
1.4.1 Objetivos de la Ley General de Archivos

Artículo 10.- Cada sujeto obligado es
responsable de organizar y conservar sus
archivos; de la operación de su sistema
institucional y deberán garantizar que no se
sustraigan, dañen o eliminen documentos de
archivo y la información a su cargo.
25
1.4.2 De las obligaciones

Artículo 11.- Los sujetos obligados deberán:
I.- Administrar, organizar, y conservar de manera homogénea
los documentos de archivo que produzcan, reciban, o posean,
de acuerdo con sus atribuciones o funciones.
II.- Establecer un sistema institucional para la administración
de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión
documental;
III.- Integrar los documentos en expedientes;
IV.- (...)
V.- (...)
26

VI.- Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación
necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
VII.- Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de
sus archivos;
VIII.-Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la
gestión documental y administración de archivos;
IX.- (...)
X.- Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y
conservación de los documentos de archivo
27

Artículo 21. El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:
I.Un área coordinadora de archivos, y
II. Las áreas operativas siguientes:
a) De correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso,
Los encargados y responsables de cada área deberán contar con licenciatura en áreas afines o
tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada en archivística.
28
1.4.3 Del Sistema Institucional de Archivos

Artículo 30. Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de
trámite que tendrá las siguientes funciones:
I.Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y
reciba;
II.Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la
elaboración de los inventarios documentales;
III.Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de
acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la
información pública;
IV.Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico;
29
1.4.4 De las áreas operativas

Artículo 99. Los sujetos obligados deberán promover la
capacitación en las competencias laborales en la materia y la
profesionalización de los responsables de las áreas de archivo.
Artículo 100. Los sujetos obligados podrán celebrar convenios
con instituciones educativas, centros de investigación y
organismos públicos o privados, para recibir servicios de
capacitación en materia de archivos.
30
1.4.5 De la capacitación y cultura archivística

Artículo 116.- Se consideran infracciones a la Ley, las siguientes:
I. Transferir la propiedad o posesión de archivos o documentos de los sujetos
obligados;
II. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos sin causa
justificada;
III. Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental o tecnológica, para la conservación de los archivos;
IV. Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, de
manera indebida, documentos de archivo de los sujetos obligados;
(...)
31
1.4.6 De las infracciones administrativas y delitos en materia de archivos

Artículo 121. Será sancionado con pena de tres a diez años de prisión y multa
de tres mil a cinco mil veces la unidad de medida y actualización a la persona
que:
I. Sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente,
información y documentos de los archivos que se encuentren bajo su
resguardo;
II. Transfiera la propiedad o posesión, transporte o reproduzca, sin el permiso
correspondiente, un documento considerado patrimonio documental de la
Nación;
(...)
32
1.4.6 De las infracciones administrativas y delitos en materia de archivos

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