El documento describe dos objetivos principales de la gestión documental en las empresas u organizaciones: 1) resaltar y clasificar documentos según su importancia y contenido para facilitar su búsqueda y archivo, y 2) apoyar las decisiones administrativas mediante la clasificación y archivo adecuado de documentos que proporcionan información para la toma de decisiones y las respaldan.

1. Los objetivos que casi la totalidad de las empresas u
organizaciones se plantean previamente a la configuración
de un programa de gestión documental son los siguientes:
*Resaltar y clasificar los documentos según su
importancia y contenido: estableceremos para ellos un
nivel de relevancia, y de acuerdo al mismo, los
clasificaremos y resaltaremos. Pueden ser curriculums,
historias clínicas, expedientes jurídicos y muchos otros.
Como sabremos, los parámetros de clasificación y posterior
archivo de documentos tan disimiles como los señalados,
variarán considerablemente. Para algunos documentos la
forma más conveniente de clasificación pasa por un índice,
mientras que para otros es adecuado un ordenamiento por
abecedario, entre otros.
*Apoyar las decisiones administrativas: cuando
cumplimos con el primer punto de manera adecuada, las
decisiones administrativas se nos facilitarán en gran
medida. Se reducirán las dudas –que casi siempre existen-
en un área de acciones fundamentales para la empresa u
organización. La toma de decisiones sin que las mismas
estén sustentadas en informaciones de archivo

2. contrastadas, son generalmente un paso en falso en la
gestión. Pero además, los documentos siempre
respaldarán las decisiones tomadas, antes o después de
que éstas se hayan tomado.