El documento presenta directrices para implementar una oficina sin papel en un complejo, incluyendo que todo el personal debe usar cuentas de correo electrónico SENA, conocer el protocolo FTP y utilizar Outlook para solicitudes entre departamentos, solo imprimir documentos que requieran firma o para trabajar en grupo en papel reciclado, y promover el expediente único electrónico en lugar de guardar copias físicas de documentos.

1. Directrices Oficina Sin Papel
1. Todo el personal debe comprometerse con la cultura organizacional de “OFICINA SIN
PAPEL”.
2. Todo el personal del Complejo debe tener cuenta de correo electrónico SENA. Porque el
envío de directrices, nuevas políticas institucionales y comunicados se debe hace a través
del correo electrónico.
3. Todo el personal del Complejo debe conocer el ftp y sus funcionalidades.
4. El Subdirector y el personal administrativo deben promover que las solicitudes entre
dependencias y la gestión de procesos se realice a través del Outlook.
5. En el Complejo se debe utilizar papel de reciclaje para la gestión del desarrollo de los
procesos de la dependencia.
6. Se debe realizar control sobre la entrega de documentos institucionales y tener protocolos
de confidencialidad de la información institucional que maneja el Complejo.
7. Se deben tener definidos y socializados los documentos que los funcionarios están
autorizados para imprimir en el Complejo en el marco del programa "oficina sin papel".
Los cuales para nuestro Complejo son: Documentos que se deben firmar, documentos para
trabajar en grupo (pero se imprimen en papel reciclado) y documentos que conformen un
expediente de acuerdo a la tabla de retención documental con sus series y sus subseries.
8. En el Complejo no debe haber envío de documentos de tipo personal.
9. Se debe apoyar el concepto de expediente único (entregando los documentos que tenga en
su poder, para que se conserven en el área que tiene asignada la responsabilidad de
organizar técnicamente el expediente). Y solicitar en calidad de préstamo los documentos
que se requieran en soporte físico, al área que por función debe conservarlo, para evitar
duplicidad de copias.
10. Se debe promover entre el personal la eliminación del criterio de guardar copia de todo lo
que hace "por si acaso".
11. No se deben imprimir mantener en el escritorio documentos que se encuentren en medio
electrónico y se debe crear la cultura de leerlos siempre en el computador.