Gestión Documental MINTER

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Arch. Pablo Paucar Chumpitaz
Lima, agosto del 2016
AVANCES EN LA BÚSQUEDA DE UNA EFICIENTE
GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MINISTERIO DEL
INTERIOR

1. Introducción
2. Modernización de la Gestión Pública
3. Sector Interior
4. Gestión Documental:
- Trámite Documentario
- Sistema de Archivos Institucional
5. Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel
6. Conclusiones
CONTENIDO

1. Introducción
Preguntas de reflexión inicial
¿Crees que el uso del soporte tradicional
persistirá (papel) y el soporte digital es
una moda?
¿Conoces la gestión de documentos en
soporte electrónico, firmas digitales, cero
papel, etc.? Se usa en su institución.

2. Modernización de la Gestión Pública

3. Gestión Documental
Sistema de Trámite
Documentario
Sistema de Archivo
de Documentos
Administrar el flujo de documentos
Determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse o eliminarse y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más valiosos
Aplicando principios de racionalización y economía
Obtener información desde ellos

SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
LEY N° 27444, LEY DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO GENERAL
LEY DE ORGANIZACIÓN Y FUCIONES DEL MINISTERIO DEL INTERIOR, ROF,
MOF Y OTRA NORMATIVA INTERNA QUE REGULE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
DIRECTIVA INTERNA SOBRE TRÁMITE DOCUMENTARIO
DIRECTIVA INTERNA SOBRE FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS
HERRAMIENTA ELECTRÓNICA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
DIRECTIVA INTERNA SOBRE FORMULACIÓN DE DOCUMENTOS

Tercera Generación
• Uso de bases de datos para el control del flujo documentario, con soporte
papel y digital (Permite determinar la ubicación exacta del expediente
administrativo).
• Visualización de los documentos en el Sistema y “concomitancia”.
• Se generan documentos electrónicos con valor legal.
• Uso de firmas electrónicas expedidas por RENIEC.
• Evita el envío físico de los documentos ( ahorro notorio de recursos :
materiales, personal , tiempo, equipos en el traslado y recepción de
expedientes).
• Respuesta inmediata ante la pérdida y/o extravío de documentos.
• Rentabilidad y eficiencia en la conservación de la información.

Tercera Generación
UNIDAD 01
UNIDAD 02
Mesa de Partes

Tercera Generación
Gobierno Electrónico, Modernización de la Gestión Pública, Gobierno Abierto,
Transparencia de la Gestión Pública y otros conceptos; que implica la innovación en la
reforma del Estado, involucra el uso de la tecnología para agilizar procesos, fomentar la
competitividad del país y acercar el Estado a los ciudadanos. De igual forma, se incluye
su labor para impulsar la Sociedad de la Información y del Conocimiento.
DECRETO LEGISLATIVO Nº 681
Normas que Regulan el Uso de Tecnologías
Avanzadas en Materia de Archivo de
Documentos e Información
14.10.91
 Otorgamiento de valor legal a los
documentos electrónicos
 Crea la institución de los fedatarios
Juramentados.
LEY N° 27269
Ley de Firmas y Certificados Digitales
Generando la firma electrónica otorgándole la
misma validez y eficacia jurídica que el uso de
una firma manuscrita u otra análoga que
conlleve manifestación de voluntad.

PROYECTO “CERO PAPEL”
Desde mayo del año 2014, la Presidencia del Consejo de Ministros – PCM a través de la Oficina Nacional de Gobierno
Electrónico e Informática – ONGEI, con el apoyo de RENIEC y otras instituciones del Sistema Nacional de Informática trata
de impulsar la iniciativa del “Cero Papel” y el despliegue de los Certificado Digitales, para lo cual promueve la implementación
de Sistemas de Trámite Documentario, que puedan utilizar la tecnología de Firma Digital. El proyecto “Cero Papel”, cuenta
además con la colaboración de las entidades que ya han realizado esfuerzos en este tema. La PCM a través de la ONGEI,
sigue en su esfuerzo por fortalecer y desarrollar el Gobierno Electrónico en el Perú, en este caso impulsando el uso de firmas
y certificados digitales en las entidades públicas del Estado, así mismo ONGEI y RENIEC aúnan esfuerzos para la
elaboración de lineamientos de implementación de Sistemas de Tramite Documentario con uso de la Firma Digital y el
respectivo despliegue de su aplicación en las entidades públicas que lo requieran.

SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL
Administración de Archivos
Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos
orientados a lograr una eficiente organización y
funcionamiento de los archivos pertenecientes al
Sistema.
Implica, entre otras, las siguientes actividades:

ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO
PERIFERICO
ARCHIVO
PERIFERICO
ARCHIVO CENTRAL
ÓRGANOS/UNIDADES
ORGÁNICAS
DIRECCIONES
GENERALES
Comité Evaluador
de Documentos
Diseñar, Implementar y
dirigir el Sistema de
Archivos Institucional

 Formular los documentos de gestión archivística
- Plan Anual Trabajo del Archivo Central de la Entidad (FEB-AGN)
- Informe de Evaluación del Plan Anual de Trabajo del Archivo Central (ENE-AGN)
- Cuadro de Clasificación de Documentos
- Programa de Control de Documentos
-
 Proponer la conformación del Comité Evaluador de Documentos.
 Formular normas técnicas sobre la organización y funcionamiento de los
archivos integrantes del Sistema de Archivos Institucional.
- Directiva del Sistema
- Directiva de Transferencia.

 Gestionar la obtención de recursos humanos y logísticos para promover la
eficiente aplicación de los procesos técnicos archivísticos en el Patrimonio
Documental Archivístico institucional.
 PERSONAL
Fortalecimiento de la capacidad operativa del Archivo Central
 Infraestructura
‐ Proyecto de Ampliación del Archivo Central ( 3,000 metros lineales).
‐ Adquisición de contenedores para la conservación temporal de documentos
(150 metros lineales)
‐ Adquisición de contenedores y toldos de lona para la conservación temporal
de documentos (350 metros lineales)

‐ Equipos informáticos, multifuncionales, escáner, mobiliario.
‐ Adquisición de siete mil cajas archiveras para la conservación de documentos
valor permanente y temporal.
‐ Materiales diversos para la conservación de documentos.
 Intervenir en la aplicación de las TIC´s en la documentación de archivo de
la Entidad.

Asesoría Técnica
• Supervisión a los archivos pertenecientes al Sistema de
Archivos del MININTER.
Plan de Supervisión de Archivos.
• Asesoría y capacitación al personal de los archivos del
Ministerio del Interior.

Desarrollo de Procesos Técnicos Archivísticos
En el local del Callao, de un total de 1,452 metros lineales, se han trabajado
técnicamente 1157 metros lineales de documentación, ejecutándose los siguientes
procesos técnicos:
• Organización documental (clasificación y ordenamiento)
• Descripción documental

Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel
Se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de
los documentos en físico por soportes y medios electrónicos*.
• Guía “Cero papel en la administración pública”. AGN - Colombia
VENTAJAS:
• Procesos y servicios más eficaces y eficientes
• Aumento de La productividad
• Uso óptimo de los recursos
• Disminución de los costos asociados a la administración de papel (Almacenamiento y
Materiales)
• Mejorar el acceso a la Información dentro y entre las Entidades
• Mayor control y seguridad en el manejo de la Información
• Eliminar la duplicidad de documentos
• Disminuir los tiempos de localización de los archivos
• Mejorar el entorno de trabajo
• Mejorar la comunicación en las entidades (interoperabilidad)

 OBSOLESCENCIA Y DEPENDENCIA DE SOFTWARE Y HARDWARE
Debido a la rápida evolución tecnológica los recursos
digitales pueden quedar "huérfanos", es decir, inutilizables
por falta de todos o alguno de los elementos informáticos –
hardware, software o soportes físicos - de su entorno
original.
Ley de MOORE
“Cada 18 meses nace una generación de PC”
Problemática de la
Conservación Digital

Gestión de Documentos Digitales - Cero Papel Problemática de la
INESTABILIDAD DEL MEDIO DIGITAL
La "fragilidad" o inestabilidad del soporte, debida tanto a factores
internos como a factores externos, pueden conducir, tarde o temprano, a
la pérdida de la información grabada en él.

PÉRDIDA DATOS EN LAS MIGRACIONES
Mediante este proceso se mantienen las características esenciales de
los datos, aunque se pueden producir pequeños cambios que con el
paso del tiempo y la acumulación de migraciones pueden verse
amplificados. Por eso, se convierte en un proceso poco fiable si se
utilizaron componentes muy específicos de software, lo que conlleva una
incompatibilidad entre sistemas.
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y VALOR LEGAL

POLITICA INSTITUCIONAL CAMBIANTE
En muchos casos son factores los políticos - institucionales, no los
tecnológicos, se consideran el principal obstáculo para el avance de
la preservación digital.
Alta rotación de funcionarios (criterios y prioridades particulares).
Carencia y/o mala utilización de los recursos económicos.

SERIES DE VALOR PERMANENTE 10% - 15% (DIGITAL / PAPEL)
SERIES DE VALOR TEMPORAL 85% - 90% (SOLO DIGITAL)
Posición del Archivo Central
DETERMINACIÓN DEL VALOR DE LAS SERIES DOCUMENTALES - PCD

CONCLUSIONES
1. Sin duda es necesaria la modernización de la gestión pública, haciendo
uso de las TIC´s, afectando como es lógico nuestro quehacer, pues se
trata de abundante información, generada en el desarrollo de las
actividades de la Institución.
2. El funcionario público considera que la solución para la problemática de la
gestión documental es el cero papel. Sin considerar la conservación de la
información a largo plazo.
3. Se requiere de profesionales que reconozcan la importancia del cambio
para la mejora de los servicios públicos. Sin embargo, deben
desarrollarse acciones para garantizar la preservación permanente de la
información.

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