Este documento resume una visita realizada al Colegio Santa Mariana de Jesús en Guadalajara de Buga, donde se entrevistó a dos funcionarias encargadas de la gestión documental. Las funcionarias explicaron que archivan documentos de gestión humana, admisiones, tesorería y compras. También comentaron que han digitalizado documentos físicos y los almacenan electrónicamente siguiendo la normativa sobre preservación a largo plazo.

1. ALEXANDRA LOAIZA ZAMORA
GRUPO -4
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
FACILITADOR
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTADE DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCIVISTICA
SEPTIEMBRE DE 2014
*

2. *
*En el desarrollo de este taller, la gestión documental es
significativa en todas sus etapas, no solo en la conservación,
sino en la producción por la importancia que tiene
racionalizar el uso de los recursos, las prioridades para
cualquier entidad, es el fortalecimiento del manejo de sus
archivos, ya que estos representan la memoria institucional,
conservan el conocimiento y propenden por la agilidad en la
búsqueda de información no sólo para uso interno, sino para
la atención del usuario.
*Al adoptar sus principios y procesos archivísticos, tendientes
al manejo eficiente y eficaz de la documentación que se
genere en desarrollo de sus funciones en la implementación
de un sistema de gestión organizado.

3. *Conocer aspectos y los
requisitos a tener en
cuenta del Sistema de
Gestión Documental y los
sistemas de Archivo.

* Reconocer las fases del Sistema de
Gestión Documental
* Identificar las características del
Sistema de Gestión Documental
* Identificar los procesos de Sistema de
Gestión Documental en visita realizada
a una entidad.
*

4. *
*Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de
la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.
*La gestión documental se reconoce, como una actividad
intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es
paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión
administrativa.

5. *
*Conjunto de instrucciones en las
que se detallan las operaciones
para el desarrollo de los procesos
de la gestión documental, al
interior de la Entidad.
*Planeación, Producción, Gestión y
trámite, Organización,
Transferencias, Disposición de
documentos, Preservación a largo
plazo, Y valoración.

6. *
*Gestión documental como el “Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”.
*Para la implementación del programa de gestión
Documental, se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:

7. *
* La escalabilidad: Capacidad que tendrá el sistema de crecer en el tiempo
sin perder calidad en los servicios ofrecidos.
* La tolerancia: Aunque se haya producido una avería en alguno de sus
componentes estará en funcionamiento.
* Herramientas de desarrollo: preferentemente en estándares abiertos y
que se tenga un excelente soporte técnico.
* Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con distintos
sistemas operativos: Permite su administración local y remota a través de
navegadores web.
En este caso se debe evaluar la seguridad para evitar que otras personas
puedan acceder y operar en sistema.

8. Requisitos de ENTRADA
de documentos en el
sistema:
* Que el sistema permita distintos
dispositivos de entrada como disco
duro, CD-ROM, DVD, escáner -con
OCR por zonas-, fax-módem, entre
otros.
* Que soporte distintos formatos de
entrada (incluso multimedia),
previniendo que el sistema esté
preparado para soportar nuevos
formatos.
* Contar con un procedimiento
automático de entrada masiva y
control de errores.
Requisitos de INDEXACIÓN
de documentos en el
sistema:
* Al indagar si el sistema permitirá
indexación manual o automática y
si cuenta con capacidad para
realizar resúmenes automáticos y
su nivel de efectividad.
* Al conocer los distintos criterios
de indexación (pesos, frecuencias
de aparición, lingüísticas,
estadísticas, tesauros, entre
otros).

9. Requisitos de ALMACENAMIENTO de
documentos:
* Identificar si el sistema documental tiene la capacidad de almacenar
documentos digitales por lo menos en su formato original, y en base a técnicas
de comprensión avanzadas.
* Permitir seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento (carpetas,…) que
pueda configurarse para ajustarla a la estructura de la entidad.
* Que el sistema permita almacenar un gran volumen de datos, permitiendo
dimensionar el sistema de ficheros y la base de datos utilizada, usando para ello
estándar de base de datos que puedan estar trabajando de forma distribuida.
* Realizar backups o copias de seguridad periódicos de las bases de datos.
* Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, en base a criterios de
expurgo.

10. Requisitos importantes en el proceso de búsqueda
del documento con su información en el momento
oportuno:
* Contar con un motor de búsqueda eficiente; en donde se permita buscar los
documentos de pendiendo de los criterios que establezcan una importancia para
organizar y ajustarse a las necesidades de usuarios para acceder a la información
* Toda búsqueda debe poder almacenar y ampliar la búsqueda en Internet,
completando la información de la entidad con la información en red.
* El sistema debe soportar gran número de búsquedas simultáneamente
Requisitos de VISUALIZACIÓN de documentos:
* El sistema debe Tener una buena visualización de documentos, que le permitirá
realizarse a través de navegador web, en el formato original, de forma simultánea
por un gran número de usuarios; permite visualizar el resumen del documento y
convertirlo si es necesario en otros formatos.

11. Requisitos de
MODIFICACIÓN de
documentos:
* Controlar las versiones de
un documento,
modificaciones que se
realicen en él sistema .
Requisitos de INTEGRACIÓN
con los demás sistemas
tecnológicos de la entidad:
*Comprobar que el Sistema
de Gestión Documental sea
compatible con otras
aplicaciones, plataformas de
la organización, servidores y
sistemas operativos.

12. *
1. Diagnosticar
2. Identificar
3. Formular
4. Definir
5. Establecer
6. Armonizar
7. Publicar

13. *

14. *
Acuerdo al Decreto 2609 de 2012, Artículo 16. Generalidades del
sistema de gestión documental. Las entidades públicas deben
contar con un sistema de gestión documental.
* Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus
metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
* Establecer plazos de conservación y eliminación para la
información y los documentos electrónicos de archivo en tablas
de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD).
* Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo
con los tiempos establecidos en las TRD o TV

15. * Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo
y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo
de vida del documento.
* Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y subseries.
* Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la
propia entidad, cuando sean requeridos.
* Preservar los documentos y sus agrupaciones
documentales, en series y subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación.

16. *
CARACTERISITICAS DEFINICIÓN
Conformidad
Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de
gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben
respaldar la gestión de la información a partir de los
procesos administrativos de las entidades.
Interoperabilidad
Los sistemas de gestión documental deben permitir la inte-roperabilidad
con los otros sistemas de información, a lo
largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad
tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares
nacionales o internacionales adoptados por las autoridades
o instancias competentes.
Seguridad Los sistemas de gestión documental deben mantener la
información administrativa en un entorno seguro.
Metadescripción Se debe procurar la generación de metadatos normalizados,
sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas
y aplicativos

17. Adición de contenidos.
El sistema de gestión documental debe permitir que sean
agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de
metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor
evidencial e integridad de los documentos.
Diseño y funcionamiento.
La creación y captura de documentos en el sistema debe ser
de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple
Gestión Distribuida
Los sistema de gestión documental deben ofrecer
capacidades para importar y exportar masivamente los
documentos (series, subseries y expedientes y metadatos
asociados desde y hacia otros sistemas de gestión
documental).
Disponibilidad y acceso
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE)
debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad,
accesibilidad, interpretación y comprensión de los
documentos electrónicos en su contexto original, así como
su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier
momento.
Neutralidad tecnológica
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías,
teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y
normativas de los organismos internacionales competentes
e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente
prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y
garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción
sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible

18. *

19. *
*ANA TERESA RUBIO Y ROSARIO CIFUENTES
*FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
*CARGO AUXILIARES DE GESTIÓN DOCUMETAL

20. *Se realizó la visita la Colegio Santa Mariana de
Jesús Ubicado en la ciudad de Guadalajara de
Buga, Ubicación: Calle 6 NO 4-32 Guadalajara de
Buga, teléfono 032 2282636 email:
smjbuga@hotmail.co. Lugar donde se realizó la
entrevista a las funcionarias de Gestión
Documental, en cargadas de manejar los archivos
como son: Archivo de Gestión Humana como
todo referente a hojas de vida del personal
Docente y Administrativo. Archivo de Admisiones
y Matriculas, Tesorería, Compras y Suministros.
Las funcionarias son la encargadas de realizar
todos los trámites y de procesos Archivísticos del
SGI del Colegio.

21. *

22. *

23. *La norma ISO 14001
exige que se desarrolle y
aplique un
procedimiento que
describe todo lo relativo
a comunicación, tanto
interna como externa.
En la norma ISO 9001 no
se requiere
explícitamente un
procedimiento de
comunicación, y lo
relativo a comunicación
externa se encuentra
recogido en el apartado
de identificación de
requisitos del cliente

24. Que se ha tenido en cuenta para la
preservación de documentos en
ambientes electrónicos?
*La preservación de documentos han tenido en cuenta los
siguientes aspectos: Todas las actividades económicas y
administrativas, que incluyen el depósito e instalación de los
materiales, la formación del personal, los planes de acción,
los métodos y técnicas referentes a la preservación de los
materiales de archivos y la información contenida en los
mismos. Esto nos implica que se deteriore, dotar al
documento de un medioambiente acorde con sus exigencias
de permanencia y durabilidad. Incluye todas las
consideraciones generales de la Institución y cuando se
reciben documentos en físico lo que ellos hacen es digitalizar
y guardar .

26. * Uno de los criterios que se deben tener son la normatividad, las
necesidades que tiene el colegio, el modelo de gestión que tiene como
entidad privada, con capacidad financiera y tecnológica, en su
integridad , está estructurada , en contexto y/o vinculo archivístico ,
la operatividad , determina los criterios y métodos necesarios para
asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos
sean eficaces y se realicen un seguimiento, de medición y el análisis a
estos procesos e implementen las acciones necesarias para alcanzar
resultados esperados.
* establecer unos criterios adecuados que permitan cuantifican la
valoración y su aplicación tanto en condiciones normales y anormales
como de emergencia, aseguren que los resultados son útiles para
conseguir la mejora continua.

27. *
* Teniendo en cuenta que los recursos de información que se
procesan y difunden, mediante datos que pueden clasificarse
teniendo más accesibilidad, disponibilidad, calidad, , seguridad y
esto se hace las mediante auditorías, que se presentan en un
marco integral para la gestión documental , incluidas las tareas
que deben realizarse, entre las entradas, las salidas, los procesos
y los controles que se realicen.
*En el proceso de planificación de la calidad se estable,
tanto la planificación de acciones para cumplir los
objetivos de mejora, como la planificación de cualquier
tipo de acción para satisfacer todos los requisitos del
sistema

28. *
*La implantación de las certificaciones logra el
aprendizaje y mejoramiento de las organizaciones
en todos sus sentidos, dándole a estas un valor
agregado. Muchas veces los sistemas de gestión no
están dentro de las organizaciones por el mismo
desconocimiento que se tiene de estas, al
implantarla como Norma Internacional da que sean
reconocidas y sobretodo aplicadas, en beneficio de
toda la comunidad y de las mismas organizaciones.