INFORME PRÁCTICA ACADÉMICA UNIDAD DE INFORMACIÓN ARCHIVO.

1. Informe
Práctica Académica
Unidad de Información
Blanca Mireya Guzmán Chaves
Jhon Alexander Anzasoy Castaño
María Isabel Yepes Useche
Marina Johanna Botero Calderon
Martha Lucia Ramirez Lozano
Nadila Martínez Forbes
Grupo 01

2. INTRODUCCIÓN
Gestión Documental
Se han establecido de acuerdo a la legislación colombiana y a las directrices del
Archivo General de la Nación, ente rector en materia archivística en nuestra
Nación
Es indispensable que la alta gerencia se esmere tanto en establecer un archivo,
como en implementar un programa de gestión documental y ademàs contratar el
personal idóneo para llevar a cabo esta responsabilidad, pues de no hacerlo,
puede incurrir en faltas graves y además sus procesos internos pueden verse
afectados.
Los Archivos, como unidad fundamental de las instituciones y de las organizaciones,
han tomado la relevancia necesaria para ocupar el lugar que le corresponde dentro
de la entidad.

3. OBJETIVOS
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Aplicar los conceptos
adquiridos en Gestión
Documental relacionado con
todos los temas vistos, a
través de la visita a un
archivo. Organizar la información y
presentar el respectivo
informe.
Indagar sobre la organización
del archivo, procesos, funciones,
implementación de PGD,
características, ventajas
después de su implementación y
sistemas de seguridad para la
conservación y privacidad.
OBJETIVO GENERAL
Realizar los integrantes del Grupo 1 la visita a
archivo institucional para evidenciar los procesos
archivísticos que manejan
Gestión Documental

4. CENTRO ADMINISTRATIVO MUNICIPAL SANTIAGO DE
CALI
¿Cómo está organizado el archivo?
El archivo está organizado en un espacio físico de 20 Mt2, la documentación
reposa sobre estanterías que poseen cinco niveles,en donde cada nivel posee
cinco cajas de referencia No.12 las cuales son estandarizadas por el comité
interno de archivo, estas a su vez contienen las respectivas carpetas que
conforman las series documentales.
La organización de las carpetas estan de la siguiente forma: Cada carpeta
contiene 250 folios, están numeradas de uno a 250 en la parte superior derecha,
los cuales están organizados en orden cronológico de tal forma que el primer
documento corresponde a la fecha más antigua y el último documento
corresponde a la fecha más reciente, es decir se aplica el principio de orden
original.
¿Que caracteristicas tiene?
•Cumplimiento lineamientos de la Ley General de Archivos.
•Asociación de imágenes a los radicados en formatos .pdf y .tiff.
•Radicación de documentos parametrizables (entrada/salida). Aquí vale la
pena aclarar que cualquier usuario tienen la posibilidad de radicar, consultar y
recibir respuesta de su radicación a través de los medios electrónicos.
•Gestión sobre el documento reasignar, agendar, modificar, archivar,
incorporar en expedientes.
•Tipificar el documento a partir de Tablas de Retención Documental.
•Busqueda de documentos y expedientes por diferentes criterios.
•Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo
General de la Nación.
¿Que software administra el archivo?
Sistema de Gestión Documental Orfeo.
¿Que funciones maneja?
Producción, recepción,distribución,trámite, organización,consulta,
conservación y disposición final del documento electrónico.
Frente al tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad
el aplicativo cuenta con un sistema de seguridad para controlar el
acceso a los documentos que se incorporan al archivo, asegura la
información con un sistema de copias de seguridad sencillo y
cómodo.
Archivo Centro Administrativo Municipal Santiago de Cali.
Avenida 2 Norte No.10-70 Piso 1.
Teléfono 8982041.
Martha L. Ramirez

5. • Facilitar la elaboración de comunicaciones oficiales, que
el software asigna de manera automática la tipificación
del documento.
• Reducción de los tiempos para la organización del archivo
Mantener correctamente los documentos de la entidad .
• Eficacia, eficiencia y satisfacción tanto del usuario
como de los funcionarios que lo manejan.
• Acceso a la información, se puede enfocar en las
necesidades de los usuarios y resolver sus quejas,
sugerencias y reclamos de manera más rápida.
• Ahorro de tiempo para las tareas que agregan valor,
porque el software ORFEO realiza búsquedas rápidas y
flexibles dentro del archivo, mantiene una estructura
única, independientemente de las personas que acceden
al archivo, ya que reduce el tiempo de búsqueda y
recuperación de la información.
• Otra ventaja a destacar es el control sobre los
documentos, su trámite y archivo, es decir ayuda a
controlar el flujo de ingreso de los documentos,
además advierte de la fecha de entrada del
documento, tiempo establecido para dar respuesta,
ya que mediante un alerta reflejada con colores verde
(que indica que acaba de ser radicado el documento),
amarillo (indica que lleva un día de asignado), rojo
(indica que han pasado doce días de dar respuesta) y
violeta (que indica han pasado quince días para dar
respuesta) se convierte en una herramienta
primordial para dar testimonio de la trazabilidad de
las actuaciones realizadas por los usuarios del
programa.
Martha L. Ramirez
ARCHIVO
CENTRO ADMINISTRATIVO MUNICIPAL SANTIAGO DE CALI
¿Ventajas para la Empresa después de su implementación?

6. Archivo
Central Policía Metropolitana Santiago de Cali
Gracias a la decisión del alto mando
de la PONAL, el Sr Mayor General
Miguel Ángel Bojacá Rojas, que ahora
se desempeña como Director de
talento humano y comandante de
Santiago de cali, se inició este
proyecto de vida en construir la sede
principal e importante del Archivo
Central. Que se acoge a los
diferentes archivos de Gestión
Documental de todas las Unidades
administrativas y operativas de la
Policía Metropolitana de cali, con el
fin de Conservar, Preservar, y
Custodiar el Patrimonio Documental e
Histórico de nuestra unidad central
del archivo y de la institución misma.
Nombre: Patrullero Jorge Eliecer Ortiz Lopez.
Profesional y colega CIDBA, 7o Semestre, Uniquindio.
Cargo: Auxiliar de Gestion Documental.
teléfonos: 0826179 - 3172906351.
Correo: jeortizl@uqvirtual.edu.co
Dirección: Cll 10 Cr 14-06 esquina.
Barrio: San bosco. Cali, valle.
Esta unidad de archivo esta
conformada por 3 pisos, y cada
piso tiene un espacio amplio y
adecuado para la conservación de
los archivos en estanterías
individuales. Que software administra el archivo?
En el archivo central de la policía
nacional de Cali, se utiliza el software
Anthento para la Gestión Documental.
En este software podemos administrar
las comunicaciones oficiales y se radica
el número consecutivo de todos los
archivos de entrada y salida al sistema
de datos de la unidad central.
John Alexander Anzasoy C.

7. ¿Como esta organizado el archivo?
Considerando lo siguiente el archivo está Organizado mediante
las tablas de retención Documental aprobadas. y se aplica los
procesos de Clasificación,Ordenación, Descripción documental
dentro de la Unidad de Archivo, para conservar los archivos en
Orden y saber de donde se originaron.
Por lo tanto se debe respetar el status de cada documento
producido, de cada unidad documental debe estar conformada
de acuerdo con los documentos requeridos para cada trámite.
Lo más importante siempre respetando el Orden Original y
Principio de Procedencia de los archivos para custodiar el
patrimonio documental e histórico de nuestra unidad archivo
de Santiago de cali.
De Acuerdo con las tablas de retención Documental presentadas
por la PONAL, que fueron aprobadas mediante el Acuerdo
No.016 del 13 de octubre 2005, del AGN.
¿Que funciones maneja?
Su función principal de Athento, es facilitar un software rápido y
económico a la vez, ya que es una herramienta ágil y poderosa
que nos ayuda a las diferentes empresas en Gestión de sus
documentos de la forma más rápida y eficiente y con el menor
esfuerzo posible; todo ello por mediante de una aplicación
instalada en los equipos informáticos del cliente y con un
servidor en que es depositada toda la Documentación solicitada
dentro la Gestión de los archivos.
Para mejorar el medio ambiente se creó las Normas ISO 15489 y
la 30300 en la cual se trata de la Norma del Cero Papel,
decretada por el A.G.N. Para todas las Unidades de
Información y de Gestión Documental que son las que existen
Actualmente.
¿Existe un PGD?
Al realizar la visita de la unidad de archivo, me di cuenta que si
existe un Programa de Gestión Documental mediante la
resolución No 02764 del 2008 en la que se trata de la guía
Procesos de Gestión Documental establecida por la Policía
Nacional de Santiago de cali.
Por lo tanto se considera los siguientes casos que son:
Se conservan y se vigila el patrimonio Documental de la PONAL,
como fuente cultural e histórico de nuestra Unidad de archivo.
con el fin de Garantizar la validez y procesamiento de los
archivos.
Se garantiza una Gestión transparente, responsable, eficiente y
eficaz para el desarrollo de la gestión Documental de los
archivos.
Facilita el acceso de los documentos, siguiendo siempre los
protocolos de seguridad y privacidad de los archivos.
¿Que caracteristicas tiene?
Este Software nos permite Automatizar los Procesos relacionados
para la Captura de la Gestión, y almacenamiento de los
Documentos dentro de la Unidad de Archivo. Esta herramienta
tiene la funcionalidad de un potente Sistema de Gestión
Documental, más toda la funcionalidad de un Sistema de captura
y la posibilidad mediante de módulos, que cubre las necesidades
específicas de Distribución, Preservación, y Gestión de procesos
de negocio dentro de las diferente Unidades de archivos.
Comparte la información entre toda la plantilla y evita la Realización
de duplicados por medios de Seguridad de los archivos es
totalmente confidencial informar toda información proveniente
dentro de la Unidad de Archivo o empresa.
Archivo
Central Policía Metropolitana Santiago de Cali

8. ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
La ventaja primordial administrativa en las oficinas y las Unidades de
archivos es reducir el Uso del papel, tanto en el sector público
como en el privado, es que debemos apoyar a la causa, es posible
que en mediano plazo lograremos reducir el Cero papel utilizando
las Normas ISO 15489 y la 30300 que son las Normas que rigen
en la actualidad para la Gestión Documental y para la
administración de las empresas.
Para conservar el medio ambiente mediante la norma del Cero papel
nos ayudará a que más árboles en el mundo no se acaben y que
debemos es empezar a cuidar su hábitat natural y de nuestro
planeta. Dandole el uso en conservar este material que es papel
de la forma más sencilla que es Reciclarlo, Reducirlo, y
Reutilizarlo a la vez nos ahorramos tiempo y por otro lado nos
evitamos más recursos y gastos dentro la entidad o empresa.
La otra ventaja e importante es que las empresas y las unidades de
Archivos, tienen el mayor control en los Documentos producidos y
recibidos de una forma rápida y sencilla en sí mejorando el
servicio.Por lo tanto se acortan tiempos de entrega mejorando las
eficiencias y las respuestas dentro la Unidad central del Archivo.
Ya que nos permite resolver las necesidades del ciclo vital de los
Documentos, en hacer llegar la información a quien la necesita en
sí eliminando pérdidas de búsqueda. y ofrece una mayor seguridad
de la información y conservación de los archivos.
¿Como se maneja el tema de Seguridad,
alteridad,conservación, y privacidad?
El archivo central de la Policía Nacional de Santiago de Cali, se
afirma que cumple con todos los protocolos de Seguridad para las
diferentes instalaciones de archivos como los depósitos, oficinas,
y áreas de manejo archivísticos. Siguiendo en lo establecido con
el Acuerdo 049 del 2000 decretado por el Archivo General de la
Nación.
En la Policía Metropolitana de Santiago de cali, desde antes del año
2008 se realizaron un tratamiento adecuado a los Documentos y
el material bibliográfico con los que la institución cuenta su diario
que hace ante la sociedad en sí mismo protegiendo el Patrimonio
Documental e Histórico de nuestra sede central del archivo.
Es por ello que se evidenció la necesidad de dar una Organización
óptima a los archivos en general, con el fin de conservar la
información memorial institucional que nos cuenta todas
operativas y administrativas de nuestra institución.
Ya que es muy importante que se anuncien el funcionamiento de los
procesos archivísticos y Documentales de la PONAL, en el
desarrollo de procesos básicos de la aplicación de las tablas de
retención Documental, en la Organización, transferencias
primarias y secundarias, para la recuperación, preservación de la
información a disposición final de los documentos.
Archivo
Central Policía Metropolitana Santiago de Cali
John Alexander Anzasoy C.

9. ¿ Cómo está organizado?
El archivo está organizado de acuerdo a las normas establecidas por
el AGN, aplicando la Ley 594 de 2000, siguiendo todos los procesos y
procedimientos. Físicamente cuenta con un área de depósito donde
se guarda todo el archivo de la Caja de Compensación desde su
creación hasta la fecha, está dotado de estantería rodante, contiene
todas las medidas de seguridad: alarmas contra robo, incendio e
inundación, posee extractores de aire y humedad. La documentación
se encuentra clasificada por series y subseries de acuerdo a las
TRD.
¿Existe un PGD y qué procesos administra?
Tiene implementado un PGD, el cual lo están ajustando en el momento
de acuerdo a las últimas disposiciones de la normatividad,
administra los procesos de gestión documental como: producción,
organización, clasificación, conservación y disposición final de los
documentos.
Mireya Guzmán Chaves
Fecha de visita: 21 de marzo de 2014
Funcionaria: Helena Acosta, Coordinadora de Gestión Documental
Dirección: Calle 16B No. 30 - 53 Pasto - Nariño
ARCHIVO
CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE NARIÑO

10. Ventajas para la Empresa después de la implementación
Fue fundamental porque cuando las empresas se encuentran
certificadas como es el caso de la COMFAMILIAR, Tener un
software le ha facilitado todos los procesos, además que la
norma ISO 9001, exige tener todos los procesos documentados
y que todos los registros apliquen lo concerniente a la Ley 594
de 2000, por ende el Sistema de Información sirve para que
todas las dependencias organicen la documentación ya sea física
o electrónicamente y tengan todos los procesos claros para
aplicarlos.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad,
conservación y privacidad?.
En el momento están en el proceso de contratación con
CERTICAMARAS, para el procedimiento de digitalización,
están intentado contratar con esta misma entidad, el
estampado cronológico que precisamente para brindarle la
seguridad y la alterabilidad, conservación y privacidad de la
información. En medio físico son instalaciones seguras, al igual
una vez ingresan los documentos se garantiza su protección.
En cuanto a la manipulación de la información tienen unos
sistemas de control para préstamos y consultas
¿Qué software administra el Archivo qué funciones maneja y
qué características tiene?
El software que administra se llama SEVENET, integrado por
tres módulos: 1. GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA permite
manejar la correspondencia: radicados de entrada y salida. 2. El
módulo de WORKFLOW lleva el control de la correspondencia. 3.
Módulo De Archivo, donde manejan las TRD, el archivo de gestión,
central e histórico, los procesos que maneja son: consultas,
préstamos y gestión de usuarios.
ARCHIVO
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE NARIÑO
Mireya Guzmán Chaves

11. Marina J. Botero
También cuenta con un con un archivo fotográfico con aproximadamente 5000
fotografías dentro de las cuales se encuentran, eventos, personajes, campus,
actividades y deportes entre otras. La documentación de este se encuentra en carpetas
desacidificadas, las cuales a su vez se encuentran en cajas, en cada caja hay 10 carpetas
aproximadamente, cada carpeta contiene 200 folios aproximadamente, estas carpetas
están debidamente señalizadas. Para la ubicación de estas carpetas se cuenta con
inventarios detallados de los documentos que allí se encuentran, los cuales se muestran,
estos inventarios están tanto físicamente como en bases de datos.
● Historias académicas.
● Programas de los cursos.
● Historias laborales.
● Pagos a terceros.
● Contratos
● Actas.
Producción: Comprende los aspectos de origen, creación y
diseño de documentos, conforme al desarrollo de los
procesos propios de la Universidad.
Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión
de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurídica.
Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Trámite: Recorrido del documento, desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su trámite
administrativo.
Organización: Conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos,
como parte integral de los procesos archivísticos.
Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.
Conservación: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física
y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su
contenido.
Disposición final: Selección de los documentos, con miras
a su conservación temporal, permanente o a su descarte
conforme al dispuesto en las tablas de retención
documental.
Encargado: Henry Alexander Rengifo Sánchez
Cargo:Jefe Oficina de Administración
Documental.
Dirección: carrera 1ª No. 18A -70.
Teléfono: 3 394949 ext 2170.
ARCHIVO
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
¿Existe un PGD?
Si
¿Como esta organizado el archivo?
Está organizado por series documentales, las cuales
a su vez están organizadas cronológicamente. La
organización comienza desde la unidad productora,
ellos deben ordenar sus series documentales de
acuerdo a la TRD estructurada para la unidad. Al
archivo solamente deben enviar dichas series
documentales.

12. Marina J. Botero
ARCHIVO
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Ventajas para la empresa después de su implementación?
La recuperación rápida y oportuna de la documentación. de los diferentes
expedientes que conserva la OAD, además los diferentes reportes que genera
para estudios y análisis de datos bibliográficos y/o de documentos.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?
La preservación y custodia de información por medio de los archivos, tiene como
objeto conformar la memoria institucional de la Universidad de los Andes,
garantizando el acceso y recuperación a ella como apoyo a la investigación histórica y
el soporte legal de sus actos en el tiempo. Esto lo logramos a través de la
implementación de herramientas, normas y políticas, aprobadas por el Comité de
Gestión Documental de la Universidad.
El sistema integral de archivos, es un programa que asocia técnicamente las etapas del
ciclo de vida de los documentos, proporcionando directrices y políticas, frente al
manejo y conformación de los archivos de gestión, central e histórico.
Sus principales objetivos están orientados a:
● Integrar técnicamente la producción, recepción, trámite y disposición final
documentación institucional.
● Facilitar el acceso a los documentos de acuerdo con las disposiciones
establecidas por la línea de normalización.
¿Qué funciones maneja?
● Permite editar registros,
● Normaliza contenidos
● Crear bases de datos.
● Tiene acceso total a la información o solamente de búsqueda.
● Crea tablas.
Se puede manejar en:
Bases bibliográficas y numéricas, catálogos colectivos, bases
bibliográficas referenciales, bases bibliográficas de texto completo
(por ejemplo: resúmenes o biografías), bases de/con enlaces
hipertextuales a Internet, bases de/con imágenes, consultas a bases
desde distintos diccionarios (varios archivos invertidos).
¿Qué características tiene?
● Utiliza campos de texto de longitud variable.
● Campos repetibles.
● Utiliza la estructura de archivo invertido.
● Su visualización en pantalla y las salidas de impresión pueden
ser manejadas con flexibilidad.
● Es un programa multilingüe.
¿Qué software administra el archivo?
Se utiliza Winisis

13. ARCHIVO
COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
¿Cómo está organizado?
Aun cuando es una entidad relativamente nueva, utiliza un
software llamado Infodoc, creado para las necesidades de
la organización, que le genera una base de datos, en donde
tiene información y control de los documentos, su
ubicación, serie, subserie; además cuenta con el registro
de préstamos y devoluciones. Físicamente el archivo se
encuentra organizado de acuerdo a la estructura orgánica
de la entidad.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad,
conservación y privacidad?.
Para consulta de todas las dependencias se encuentran
disponible archivos digitales tanto de entrada como de
salida. En el depósito de archivo tienen instaladas
cámaras de seguridad, además allí sòlo ingresa el
personal autorizado para ello, teniendo en cuenta que hay
una persona responsable de la custodia de los mismos.
María I. Yepes

14. Son múltiples las ventajas, la primera es que hay control absoluto de todos los documentos, los procesos y los responsables
del manejo y control de los mismos.
Hay mayor eficacia para la resolución de expedientes pues se facilita encontrar los antecedentes
Satisfacción por parte de los usuarios, al responder sus requerimientos de forma oportuna. Disminución de costos en
procesos jurídicos, al dar respuesta satisfactoria a las solicitudes. Organización y disminución de volumen fìsico de la
informaciòn, por duplicidad de información.
Esta integrado con el sistema de calidad y el programa de gestión ambiental
El software que administra se llama CORDIS, creado por el
Ministerio de Hacienda, y que se entregó de manera
gratuita a entidades del estado, con este programa se
tiene control y acceso a toda la documentación de
entrada y de salida de la entidad, por medio de los
módulos que maneja se puede llevar el registro y la
trazabilidad de un documento, quièn lo debe tramitar ,
los términos de vencimiento y finalmente en cuàl área de
la organización lo deben archivar
Existe un PGD y qué procesos administra?
Tiene implementado un PGD, de acuerdo a la de las TRD,
autorizadas por el AGN, administra los procesos de
gestión documental como: producción, organización,
clasificación, conservación y disposición final de los
documentos.
María I. Yepes

15. LOCALIZACIÓN:
El Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina está localizado al occidente de la llamada "Región del Gran
Caribe" sobre el mar de las Antillas, este lindo lugar se encuentra aislado en la inmensidad del mar caribe a 150 millas al
oriente de las costas de centroAmérica, a 528 millas al suroeste de Jamaica y a 480 millas al noroeste de las costas
Colombianas.
TOPOGRAFÍA:
La Isla de San Andrés de 12,8 Km. de largo y 3-5 Km. de ancho es de suave topografía; su mayor elevación no alcanza la
categoría de montaña, solo forma una pequeña loma. Presenta dos formas destacadas, una serie de colinas a lo largo de la
isla y una plataforma coralina emergida que constituyen las planicies a lo largo de su costa. La formación coralina de San
Andrés y en particular la barrera de corales que la bordea en el costado oriental, le dan al mar esa inigualable vistosidad
y es equivalente de ecosistemas terrestres como la selva húmeda tropical en su forma más compleja, que sólo se
encuentran en muy pocos sitios del mundo.
COMO LLEGAR:
Para visitar este paraíso debes utilizar transporte aéreo.El aeropuerto Internacional Gustavo Rojas Pinilla, recibe
diariamente vuelos desde el exterior y el interior del país. Mas informacion sobre la Isla de San Andres en
www.sanandreshoy.com
6. ¿Qué funciones maneja?
Módulos de Recibido, Despacho, Consulta de Documentos y cuentas de cobro.
7. ¿Qué características tiene?
Está amarrado a un scanner paras capturar las imágenes de la correspondencia recibida.
8. ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
Más organización y rapidez en la consulta de los documentos.
9. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?
● Seguridad: Se capturan los documentos con un scanner para evitar su pérdida parcial o total.
● Alteridad: Se entregan documentos con un sello impreso que dice COPIA CONTROLADA.
● Conservación: Carpetas desacidificadas, cuatro aletas y como aún se utilizan ganchos los usamos plásticos.
● Privacidad: Sólo se permite su consulta a la persona que creó el documento y cuando es posible se envía por
correo electrónico como documento digital.
● Nadila Martinez Forbes
Nombre y Apellido: CANDELARIA CANTILLO ORREGO
Cargo: COORDINADORA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Celular: 3163154003 Correo: ccantilloo@proactiva.com
Entidad: PROACTIVA Aguas del Archipiélago S.A. E.S.P.
Fecha: 28 de marzo de 2014.
1. ¿Cómo está organizado el archivo?
La entidad Proactiva está organizado por secciones y se lleva
archivo centralizado con control central.
2. ¿Existe un PGD?
Está en proyecto, actualmente se está implementando para
hacer los inventarios documentales.
3. ¿Qué procesos administra?
Recibido, despacho, organización y consulta de documentos
4. ¿Qué software administra el archivo
SCADOC, (Sistema de Captura de Documentos)
5. ¿Cuál es?
Sistema de Captura de Documentos.

16. CONCLUSIÓN
Gestión Documental
Constituir un archivo, se convierte en una tarea obligatoria y permanente para las
organizaciones y entidades, comprendiendo que en él se conserva la memoria
institucional, y por tanto es eje central de la información y de los servicios que
presta.
Integrar un Programa de Gestión Documental, complementa la actividad
archivística, aportando seguridad, trazabilidad y ahorro en espacio y recursos
La verificación de la actividad archivística y de la Gestión Documental en tiempo
reales, nos llevó a evidenciar las características, recursos, procesos, funciones,
software, ventajas, desventajas y servicios ofrecidos.
Además nos presenta un panorama de la profesión, la riqueza que tienes en cuanto a
recursos, tarea y líneas de trabajo.

17. AGRADECIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI
POLICÍA METROPOLITANA DE SANTIAGO DE CALI COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE NARIÑO
PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIÉLAGO S.A E.S.P
Gestión Documental