Este documento describe diferentes métodos de pago y cobro de productos y servicios. Explica las cuentas por pagar y cuentas por cobrar, así como las formas de pago anticipado, al contado y aplazado. También discute los pagos en efectivo, tarjetas bancarias, cheques y otros medios de pago como transferencias bancarias. El control de pagos y cobros es fundamental para la gestión financiera de cualquier empresa.

1. PAGO Y COBRO
DE PRODUCTOS
Y SERVICIOS

2. CUENTAS POR PAGAR Y CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por pagar (CP) representan la suma que se adeuda en una fecha
específica por la compra de productos o servicios. Las cuentas por pagar se
registran al momento en que se aprueba una factura para pago y se registran
en el Libro Mayor General (o en el libro auxiliar de las CP) como un pasivo,
pendiente de pago o abierta debido a que no ha sido liquidada .
Las cuentas por pagar generalmente se clasifican como Cuentas por Pagar
Comerciales (esto es, pagaderas por la compra de bienes físicos que se
registran como Inventario), y Cuentas por Pagar de Gastos diversos (esto es,
pagaderas por la compra de bienes y servicios que se facturan). Algunos
ejemplos comunes de Cuentas por Pagar de Gastos son publicidad, viajes,
entretenimiento, suministros de oficina, y servicios. Las CP son una forma de
crédito que los proveedores ofrecen a sus clientes al permitirles pagar por un
producto o servicio después de que éste haya sido recibido.

3. Las cuentas por cobrar representan derechos de cobro que se espera recibir en efectivo. Las cuentas por
cobrar representan sumas que adeudan las entidades a una empresa por la venta de productos y servicios.
En la mayoría de las entidades comerciales, las cuentas por cobrar normalmente se generan al emitir una
factura y enviarla al cliente por correo o de manera electrónica, y el cliente, a su vez, debe liquidarla dentro
de un periodo de tiempo establecido que se denomina términos de crédito o términos de pago.

4. El control de pagos y cobros es esencial para todas las empresas sean pequeñas, medianas o grandes. En
ocasiones es el trabajo más arduo, ya que se debe lidiar con clientes que tengan pagos retrasados o una
planificación trimestral que no está conciliándose con el flujo de efectivo real.
Denominamos control de pagos y cobros a la gestión de tareas administrativas y financieras de una empresa.
Esto es básicamente prever, planificar, conciliar, reclamar y proyectar los flujos monetarios de efectivo que
tiene una empresa.
La gestión de pagos y cobros se refiere a todas las transacciones monetarias que una organización hace con sus
clientes y proveedores.
Una excelente gestión en el control de pagos y cobros permitirá el crecimiento de la empresa, de lo contrario,
podrá acarrear graves problemas financieros por falta de liquidez.

5. Organizar la gestión de cobros y pagos, se encuentra dentro de la tesorería de un departamento de
finanzas/administración y corresponde a organizar todo el dinero que se abona a acreedores aquellos
documentos de cobros como:
 Facturas.
 Deudas.
 Rectificaciones.
Por ello, este es una de las áreas que jamás deben abandonarse dentro de una empresa.
También, es esencial incorporar sistemas automatizados de información que permitan a las empresas acceder a
datos de gestión de cobro pendientes, así como todos aquellos datos históricos en la relación a pedidos, pagos o
volumen de compras.

6. FORMAS DE COBRO-PAGO
Las empresas, en su actividad comercial normal de compra-venta,
realizan pagos y cobros. En unas operaciones harán el papel de
vendedores (se generará una corriente de pagos).
Se denomina proveedor a la parte que hace la venta y tiene
pendiente el cobro, y cliente a la parte que hace la compra y tiene
pendiente el pago.
La política comercial determina la forma de cobro o pago que se
hará en cada operación, estableciéndose unas formas y condiciones
de cobro y de pago.
Para poder comprender mejor lo tratado, se acude a una clasificación
de las formas de pago atendiendo al tiempo transcurrido entre la
prestación del servicio o suministro del bien y el cobro del mismo:
pago anticipado, pago al contado y pago aplazado.

7. 1. PAGO ANTICIPADO
En esta forma de pago el proveedor exige al cliente el pago previo a la
recepción de la mercancía o prestación del servicio. Si se suministran
mercancías, la solicitación del pago se hace normalmente en el momento
de hacer el pedido, y si es un servicio, en el momento del encargo del
mismo o a la firma del contrato.
Es frecuente esta modalidad cuando:
 Se inician las relaciones comerciales por primera vez (en algunos
sectores).
 La solvencia y la formalidad del cliente son desconocidas por la
empresa proveedora o existen dudas.
 Se prestan determinados servicios profesionales, como la abogacía.
Los medios mas utilizados son: cheque, metálico, transferencia bancaria,
giro, tarjetas bancarias e ingreso en cuenta.

8. 2. PAGO AL CONTADO
En esta forma de pago el cliente abona el importe de la factura en el momento
de la recepción de la mercancía o de la prestación del servicio.
Es frecuente esta modalidad cuando:
 Se realiza una venta directa entre empresas o de empresas a particulares.
 Se producen las primeras transacciones comerciales entre empresas. Los
medios más utilizados con lis mismos que en el pago anticipado.

9. 3. PAGO APLAZADO
También denominada a crédito, consiste en el consentimiento, por parte del proveedor, del
aplazamiento del cobro de las facturas. Es la forma mas extendida en las relaciones
comerciales entre empresas, existiendo varias modalidades de aplazamiento.
 Aplazamiento parcial. El proveedor cobra una parte de la factura al contado y el resto
queda aplazado.
 Aplazamiento en un solo pago: El importe de la factura se aplaza a un solo pago.
 Aplazamiento fraccionado: La factura se abona en varios plazos previamente
acordados entre el proveedor y el cliente.
Los medios mas utilizados son letras de cambio, pagarés, recibos y aceptación domiciliada
de facturas, y los plazos mas comunes son 30, 60 y 90 días.

10. PAGO EN EFECTIVO
Los pagos en efectivo son el método tradicional. Se realiza con dinero físico directamente en
establecimientos comerciales, entidades bancarias, corresponsales bancarios, entre otros.
Tanto el papel moneda como las monedas se incluyen dentro de una
categoría más amplia que se denomina "efectivo." Si bien el efectivo tienen la
ventaja de ser inmediato, no es la forma más segura de pago, ya que si se
pierde o se destruye, en esencia, no existe ningún recurso para recuperar
estas pérdidas.
Tiene 3 funciones básicas:
•Como medio de cambio, cuando es intercambiable por otros bienes o
servicios.
•Como unidad de cuenta, cuando se determina el precio de cualquier
bien en función a una cantidad de dinero.
•Como depósito de valor, cuando ahorramos dinero para conservarlo.

11. Las funciones del dinero como medio de cambio y medida del valor facilitan el intercambio de
bienes y servicios y la especialización de la producción. Sin la utilización del dinero, el comercio se
reducirá al trueque o intercambio directo de un bien por otro.
TIPO DE
PAGO
VENTAJAS DESVENTAJAS
Efectivo
 Una de las formas de pagos
mas común y mas fácil.
 Muchos clientes esperan que
aceptes efectivo.
 No tienes que pagar tarifas
para aceptar efectivo.
 Es posible que los clientes no quieran
hacer compras grandes con efectivo.
 Guardar efectivo en tu negocio, en casa o
transportarlo al banco puede ser
peligroso.
 Contar el dinero al final de cada día
consume mucho tiempo.

12. TARJETAS BANCARIAS
Las tarjetas son un instrumento de pago que permite liquidar la compra de
bienes y servicios, así como retirar dinero en efectivo en cajeros.
TIPOS DE TARJETAS:
Tarjetas de débito están asociadas a una cuenta bancaria de ahorro o
corriente. Permiten retirar efectivo y realizar compras en el momento con el
dinero disponible en la cuenta únicamente.
Tarjetas de crédito, por lo contrario, te permiten realizar compras con un
límite preaprobado de crédito por parte del banco emisor.

13. TIPO DE PAGO VENTAJAS DESVENTAJAS
Tarjetas de débito,
crédito
Puede facilitar que los clientes hagan
compras más frecuentes o más grandes.
Les permite a los clientes hacer compras
más grandes con seguridad.
Puede ser más rápido y más conveniente
para los clientes al momento de pagar
que aceptar efectivo o cheques.
No tienes que guardar tanto efectivo en
la tienda.
No tienes que preocuparte por cheques
malos o efectivo falso.
Les permite a los viajeros extranjeros
hacer compras fácilmente.
Tendrás que esperar para que la transacción sea
procesada antes de recibir el dinero en tu cuenta. Por lo
general se tarda entre uno y tres días.
Es posible que tengas que pagar una tarifa de
transacción que es normalmente un porcentaje de la
transacción. Las tarjetas de débito por lo general tienen
tarifas más bajas.
Necesitarás comprar o alquilar un dispositivo para
aceptar pagos (se llama un dispositivo de punto-de-
venta).
Podrías tener responsabilidad si un cliente usa una
tarjeta falsa o robada para hacer una compra.
Si un cliente disputa un cargo (si inicia una
“chargeback”), la transacción se puede revertir y no
recibirás el pago.

14. CHEQUE
El cheque es un documento que tiene una orden incondicionada, es decir,
absoluta, de su librador (el que lo firma) a una entidad bancaria, para que
pague al tenedor legítimo la cantidad reflejada en el momento de la
presentación del mismo.
La disposición de fondos de una cuenta corriente bancaria se puede hacer,
además de otros medios mediante cheques que van numerados y unidos
formando un bloque de nominado talonario de cheques, que es
entregado, si se hace la solicitud por disponer de una cuenta corriente.
Sirve como medio de pago y evita el uso del pago mediante la moneda de
curso legal, por lo que se corren menos riegos.
La normativa exige que se cumplan determinados requisitos para su
validez, que se pueden agrupar en ineludibles y funcionales.

16. RECOMENDACIONES EN EL USO DE CHEQUES
Todas las entidades bancarias adviertan en los talonarios que entregan a sus clientes cómo ha de hacerse el uso del
mismo, así como de los cheques que lo componen. Es conveniente atenderlos, pues de ello depende la eficacia de nuestra
gestión y se evitan problemas relacionados con la seguridad.

17. OTROS MEDIOS DE PAGO
Además de los vistos anteriormente, se utilizan otros medios de cobro o pago.