La persona describe una estrategia para asegurar que las instrucciones recibidas en una reunión importante con su jefe se comuniquen de manera efectiva a subordinados, proveedores y clientes en diferentes partes del mundo. La estrategia involucra establecer una estructura de comunicación que utilice canales formales e informales, así como herramientas de gestión de proyectos para compartir información y asignar tareas. También propone crear zonas públicas y privadas en líneas para almacenar documentos y mantener a todas las partes informadas

1. F. Acaba de participar de una reunión importante con tu superior.
¿Cómo te aseguras de que cada parte de las instrucciones que recibiste
llegará de forma adecuada a cada subordinado, proveedor y cliente, los
cuales se encuentran en diferentes partes del mundo?
Pedro Álvaro Valero Díaz

2.  Principales datos a extraer de una reunión.
◦ Objetivos del proyecto.
◦ Instrucciones.
◦ Fechas de cierre.
◦ Participantes.
 Objetivos tras la reunión.
◦ Garantizar la transmisión de la instrucciones y tiempos de
ejecución a cada una de las partes implicadas.
◦ Garantizar la difusión de toda la información obtenida de forma
clara y precisa.
◦ Garantizar la total comprensión de la información por todos los
receptores.
◦ Garantizar el acceso a la información independientemente del
momento y lugar.

3.  Definición de la estrategia.
 División de la gestión.
◦ Estructura de comunicación.
◦ Estructura de organización.
◦ Estructura de Datos.

4.  La estructura de comunicación debe garantizar y
facilitar la interacción entre todas las partes
implicadas independientemente del medio
utilizado.
 Se definen 2 canales de comunicación.
◦ Comunicación externa.
 Equipo de desarrollo-Proveedor.
 Equipo de desarrollo-cliente.
◦ Comunicación interna
 Comunicación entre Equipos de desarrollo.

5.  Se aprecian 2 variantes, y cada una de ellas poseerá su propia
metodología.
◦ Ascendente y Descendente.
 Uso de canales formales.
 La comunicación se realizara mediante correo electrónico
 Permite la transmisión de gran volumen de información.
 Permite el almacenamiento de la información.
 Facilita la retransmisión de la información.
◦ Transversal
 Uso de canales mas informales.
 Comunicación mediante plataformas de mensajería instantánea, ya sean soluciones on-
prem (propiedad de la compañía) o SaaS (Servicios externos) tales como telegram o
whatsapp.
 Permite una interacción mucho mas fluida entre los empleados.
 La información se propaga mucho mas rápido, lo que permite reducir el coste en tiempo en
desarrollo y la solución de problemas.
 Alto niel de seguridad y fácil accesibilidad.
 Costes reducidos

6.  El uso de canales informales podría extrapolarse
a las comunicaciones no transversales en caso de
que la comunicación debiera tomar un carácter
mas fluido.
 De forma complementaria, se establecerá un
Meeting room Virtual mediante plataformas de
comunicación multimedia.
◦ Esto fomenta la interacción entre los distintos equipos y
escalafones sin la necesidad de realizar deslazamientos.

7.  Se contemplan 2 escenarios con un canal común.
◦ Proveedores y Clientes.
 El principal medio de comunicación será el correo
electrónico apoyado por videoconferencias siempre que
sea necesario.
 Se concertaran reuniones personales cada vez que el
proyecto llegue a un punto de interés con el fin de
mantener a todas las partes bien informadas. El trato
personal fortalece la relación entre las partes.
 Como garante jurídico se hará uso del buro fax con acuse
de recibo.

8.  En esta estructura se comunicaran y gestionaran:
◦ Objetivos y estrategias a seguir.
◦ Situación del proyecto.
◦ Timing
◦ Tareas y subtareas.
◦ Recursos.
 Permite el control y la automatización del proceso de
producción del proyecto, asignando tiempos y tareas.
 Para ello, se hará uso de herramientas de gestión de tareas
en cualquiera de sus dos vertientes.
◦ On-premise: En caso de que la compañía contase con su propia
solución.
◦ SaaS: Omnifocus, Wunderlist, Any.Do o Trello.

9.  Descripción de la solución.
◦ Se implantaran dos zonas de trabajo.
 Zona privada
 Acceso único por participante, en ella se podrá encontrar:
 Descripción del proyecto.
 Tareas asignadas.
 Objetivos individuales.
 Recursos.
 Progresos y notificaciones.
• Zona publica
• Acceso por parte de todo el equipo, contara con:
• Situación general del proyecto.
• Timing.
• Objetivos y estrategias.
• Miembros de cada uno de los grupos.

10.  Estrategia para la gestión y transmisión de
informes y documentación.
 Se favorecerá la comunicación escrita frente a la
oral.
 Análogamente a la estructura de organización, se
generaran dos zonas de trabajo.
◦ Zona privada: Contendrá la información necesaria para cada
uno de los integrantes del proyecto.
◦ Zona publica: Contenedor de todos los informes y
documentaciones propios del proyecto.

11.  El uso de este tipo de soluciones favorece el
desarrollo del proyecto.
◦ Permite un acceso seguro e independiente del
momento y la situación del usuario.
◦ La gestión documental queda totalmente
centralizada.
◦ Garantiza tener acceso a las ultimas versiones del
los documentos que se necesiten.

12. Proceso admisión IE Master in Management