El documento presenta el Plan de Comunicaciones para el Proyecto Banco de los Alpes. Establece las políticas, métodos, procedimientos y formatos para el manejo de la información entre los involucrados en el proyecto. Describe los roles en la comunicación, las formas y medios disponibles, la información a comunicar y los procesos de escalamiento.

1. EASY Software & Innovation
Proyecto Banco de los Alpes
Plan de Comunicaciones
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2. Plan de Comunicaciones
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18-05-2009 1.0 Creación de Documento Equipo – EASY
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3. Plan de Comunicaciones
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Contenido
Introducción...............................................................................................................................4
Propósito............................................................................................................................4
Alcance .............................................................................................................................4
Políticas de Manejo de la Información.......................................................................................5
Roles Involucrados en la Comunicación....................................................................................6
Formas y Medios de Comunicación..........................................................................................6
Información que deberá ser comunicada...................................................................................7
Procesos de Escalamiento........................................................................................................8
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4. Plan de Comunicaciones
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Introducción
Propósito
Establecer las políticas, métodos, procedimientos y formatos que se utilizan en el proyecto para el
manejo adecuado de la información que debe fluir entre los diferentes entes que participan en la
ejecución del mismo.
Alcance
Se describen y detallan las políticas del manejo de la información, incluye la relación de la
información que debe ser comunicada, así como las maneras y medios que se disponen para facilitar
el flujo de comunicaciones al interior del equipo de trabajo y hacia los interesados externos a él.
Adicionalmente contiene los roles que intervienen en la comunicación junto a sus responsabilidades y
jerarquía para la administración de la información inherente y generada en el proyecto.
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5. Plan de Comunicaciones
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Políticas de Manejo de la Información
El adecuado manejo de la información del proyecto es vital para que el equipo de trabajo disponga
siempre del conocimiento necesario sobre todos los aspectos involucrados en el proyecto y se evite la
ambigüedad de información, el desconocimiento por omisión y otras malas prácticas que supone un
equipo de trabajo desinformado.
Teniendo en cuenta lo anterior, se definen las siguientes políticas para la comunicación de la
información en el proyecto:
• La información del proyecto correspondiente a metodologías, procesos, planes, proyecciones,
y estimaciones debe ser pública y estar disponible para todos los miembros del equipo en
cualquier momento y lugar.
• Se crea un mecanismo de compartimiento de información del proyecto en el cual se
almacenará toda la información antes mencionada.
• Es responsabilidad de los roles lideres el comunicar a sus subordinados toda la información
necesaria para que ellos estén al tanto de los sucesos relevantes en el proyecto, así como de
los objetivos, hitos y metas que se deben alcanzar en todo momento del ciclo de vida del
proyecto.
• Se considera el conocimiento como uno de los activos más importantes del equipo de trabajo,
razón por la cual se implementan vías de transferencia de conocimiento entre los miembros
buscando siempre que exista un conocimiento compartido sobre todos los aspectos que
afectan la ejecución del proyecto.
• Los conflictos, ambigüedades, sugerencias y dudas con la información, deben ser
direccionados a través de un canal específico para que este sea el responsable de gestionar,
aclarar y solucionar directamente con el interesado los inconvenientes de este tipo.
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6. Plan de Comunicaciones
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Roles Involucrados en la Comunicación
El receptor es responsable de asegurarse que la información recibida está completa y es entendida
correctamente.
Matriz de Comunicaciones (a quien)
Gerente del
Proyecto
Sponsor del
Proyecto
Equipo de Proyecto
Líder del Equipo
de Proyecto
Dueño o
responsable de
la operación
Gerente del
Proyecto
X X X
Sponsor del
Proyecto
X
Equipo de
Proyecto
X X X
Líder del Equipo
de Proyecto
X X X
Dueño o
responsable de
la operación
X X X
Formas y Medios de Comunicación.
A continuación se describen las formas y los medios que estarán disponibles para realizar
comunicaciones tanto internas como externas al proyecto:
Forma Medio
Petición de Información Email dirigido a quien posee la información con
copia a los interesados y al líder de equipo
Solicitud de Aclaración Email dirigido a quien posee la información con
copia a los interesados y al líder de equipo
Comunicación Formal (memorándum) Oficio físico con 2 copias dirigido al interesado y
firmado por quien lo emite. Se debe archivar una
de las copias
Solicitud de Cambio Formato de solicitud de cambio
Presentación de Descargos Oficio físico con 2 copias dirigido al interesado y
firmado por quien lo emite. Se debe archivar una
de las copias
Comunicado Abierto Publicación accesible en el sitio del proyecto
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7. Plan de Comunicaciones
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Actas Archivo con control de cambios publicado en el
sitio del proyecto
Cronogramas, planes, metodologías,
procedimientos, procesos
Publicación accesible en el sitio del proyecto
Plantillas y Recursos de ayuda Publicación accesible en el sitio del proyecto
Comunicados de urgencia Email dirigido a los interesados con marca de
alta prioridad y acuso de recibo. Publicación
accesible en el sitio del proyecto
Novedad Email dirigido a los interesados. Publicación
accesible en el sitio del proyecto
Observaciones: Cualquier otro tipo de comunicación verbal entre los miembros del equipo y/o los
stakeholders en la que se deba llegar a un acuerdo o definición que impacte algún ítem de
configuración del proyecto, debe ser formalizado de acuerdo a los tipos anteriormente expuestos y
realizar los respectivos trámites que este implique.
Información que deberá ser comunicada
Los siguientes ítems deben ser objeto de divulgación hacia el equipo de proyecto y a los stakeholders
del mismo:
• Alcance del proyecto
• Objetivos del proyecto
• Asignación de roles y responsabilidad
• Cronogramas
• Planes
• WBS
• Comunicados del equipo de proyecto
• Reportes de avance
• Reportes de desempeño
• Procedimientos
• Procesos
• Metodologías
• Actas
• Especificaciones
• Requerimientos
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8. Plan de Comunicaciones
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Procesos de Escalamiento
Cuando se presenten situaciones que se salen del control de algún miembro del equipo se debe
seguir un conducto regular para el tratamiento de estas, tomando como criterio para escalar los
asuntos, las responsabilidades de cada rol y el poder de decisión que posee cada individuo dentro de
la jerarquía del equipo.
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Proyecto Banco de los Alpes/Plan de Comunicaciones/V 1.0
Líder de
Equipo
Gerente de
Proyecto
Coordinador
de Rol
Rol
Ejectutor