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Augusto JAVES SANCHEZ
Lic. Administración
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
Doctorado en Administración
PROJECT MANAGEMENT
Semana: 10
07 de mayo de 2013
Sesión 10
La Gestión de las
comunicaciones del proyecto
incluye todos los procesos
requeridos para asegurar la
apropiada y oportuna
generación, recolección,
distribución, almacenamiento,
recuperación, y destino final
de la información del proyecto.
Gerencia de las Comunicaciones
Planificación de las Comunicaciones:
Determinar las necesidades de información y comunicación
de los interesados del proyecto.
Planificación
Distribución de Información :
Poner la información necesaria, disponible a los interesados
del proyecto de una manera oportuna.
Ejecución
Informar el
rendimiento :
Recopilar y distribuir
información sobre el
rendimiento.
Control
Gestionar a los
interesados :
Gestionar las
comunicaciones para
satisfacer los
requerimientos y
resolver temas
polémicos con los
interesados del
proyecto.
Sesión 10
Modelos emisor-receptor.
Selección del medio.
Estilos de redacción.
Técnicas de presentación.
Técnicas de gestión de reuniones.
El arte de las
comunicaciones
involucra...
Gestión de las Comunicaciones
El modelo básico de comunicaciones describe como las
ideas o la información es enviada y recibida entre dos
partes.
ruido
Gestión de las Comunicaciones
Acuse de recibo
Respuesta al mensaje
Sesión 10
Sesión 10
Cual de las siguientes calificaciones es la más
importante para un gestor de proyecto:
A. Experiencia de supervisión.
B. Habilidades de negociación.
C. Educación en un campo técnico.
D. Capacidad para trabajar bien con otros.
1. Pregunta para discusión grupal
Proceso 10.1:
Planificación de las
Comunicaciones
¿Quién necesita
cual información?
¿Cuando la
necesita?
¿Cómo se le dará
la información?
¿Quién le dará
la información?
Planificación de las Comunicaciones
Determina las necesidades de información y
comunicaciones de los interesados del proyecto.
Entradas:
 Factores ambientales de la empresa.
 Activos de los procesos de la organización.
 Enunciado del alcance del proyecto.
 Plan de gestión del proyecto: Restricciones y Asunciones.
Planificación de las Comunicaciones
 Cultura y estructura de la organización o
empresa.
 Normas gubernamentales e industriales
 Infraestructura.
 Recursos humanos existentes.
 Administración de personal.
 Sistema de autorización de trabajo de la
compañía.
 Condiciones del mercado.
 Tolerancia al riesgo de los interesados.
 Bases de datos comerciales.
 Sistemas de información de la gestión de
proyectos.
Entradas: Factores Ambientales de la Empresa
 Son de particular importancia para la
planificación de las comunicaciones:
o Lecciones aprendidas.
o Información histórica.
Entradas: Activos de los Procesos
Organizacionales
 Provee una base documentada para las
futuras decisiones del proyecto y para
confirmar el entendimiento común del
alcance del proyecto entre los
interesados.
 El análisis de los interesados se
completa como parte del proceso de
Definición de Alcance.
Entradas: Enunciado del Alcance del
Proyecto
 Provee información base sobre
el proyecto, incluyendo fechas y
restricciones que pueden ser
relevantes para el planeamiento
de las comunicaciones.
Entradas: Plan de Gestión del Proyecto
Herramientas y técnicas:
 Análisis de requisitos de comunicaciones.
 Tecnología de las comunicaciones.
Planificación de las Comunicaciones
 Da como resultado la suma de las necesidades
de información de los interesados.
 Los requisitos se definen combinando el tipo y
el formato de la información requerida, con un
análisis del valor de dicha información.
 Los recursos del proyecto sólo deben emplearse
en comunicar información que contribuya al
éxito, o cuando la falta de comunicación puede
llevar al fracaso.
Herramientas y Técnicas: Análisis de
requisitos de Comunicaciones
 Las metodologías usadas para transferir
información pueden variar significativamente.
 Los factores de la tecnología de
comunicaciones que pueden afectar el
proyecto son:
o Urgencia de la necesidad.
o Disponibilidad de la tecnología.
o Personal previsto para el proyecto.
o Duración del proyecto.
o Ambiente del proyecto.
Herramientas y Técnicas: Tecnología
de las Comunicaciones
Salidas :
 Plan de gestión de las comunicaciones.
Planificación de las Comunicaciones
 Proporciona:
o Requisitos de comunicación.
o Información a ser comunicada, incluyendo
formato, contenido, y nivel de detalle.
o Responsable de comunicar.
o Persona o grupo receptor.
o Métodos o tecnología usada.
o Frecuencia de la comunicación.
o Método de escalamiento para temas polémicos
no resueltos.
o Método de actualización y refinamiento del plan.
o Glosario de terminología común.
Salidas: Plan de Gestión de las
Comunicaciones
 También puede incluir guías para las reuniones
de estado del proyecto, reuniones del equipo
de proyecto, reuniones virtuales, y correo
electrónico.
 El plan puede ser formal o informal, altamente
detallado o esbozado ampliamente,
dependiendo de las necesidades del proyecto.
 El planeamiento de las comunicaciones
generalmente involucra la creación de
entregables adicionales que a su vez requieren
tiempo y esfuerzo adicional.
Salidas: Plan de Gestión de las
Comunicaciones
Cuadro de Evaluación de Stakeholder
Matriz de Reporte a Stakeholders
Información requerida por tipo de
Stakeholders
Tipos de necesidades de Información
Newsletter con sesgo
positivo
Intercambios uno-a-
uno con los
stakeholders clave en
forma permanente
Road shows para
explicar el proyecto y
sus beneficios
Testimoniales de
terceros respecto al
valor recibido
Sesiones para poner en
conocimiento
Entregables impresos
colocados en un
repositorio común
Información disponible
en un website
Status: Informes y
actualizaciones
Reuniones con el Comité
Directivo
Conferencias telefónicas y
video conferencias con
stakeholders remotos
Informes requeridos por la
autoridad
Informes requeridos por la
gerencia
De ventaInformativasObligatorias
BOLETIN DEL PROYECTO CIP Nro: 17
( CO NTRO L INDIVIDUAL DE PRENDAS) Mes: Abril
Año : 2004
Boletín Nro. 017 Equipo CIP - Comité Editorial Dirección: SP
Piloto CIP - 2da Etapa tengan adherido el TIP, y, en caso
El lunes 22 de marzo se dió inicio a la de detectar incumplimientos, exijen
implementación de la 2da etapa del que se les coloque los TIP's antes de
proyecto CIP. realizar el despacho.
En esta etapa se está trabajando con En Acabados los TIP's son retirados
las áreas de Costura y Acabados, de la prenda y colocados en las
las cuales se unen a las áreas de cartillas de retención de TIP's. Esta
Almacén de Avíos y Corte con las labor la realizan los encargados de
cuales se trabajó en la primera etapa cada plancha y es verificado por el
del piloto. supervisor de turno.
El Almacén de Avíos viene emitiendo
los TIP's para el 100% de los pedidos Piloto CIP - 3ra Etapa
del cliente PRL. El 28 de abril se da inicio a la 3ra Formato de etiqueta # 1
Los TIP's (Ticket Individual de etapa del piloto, el cual se
Prendas) son adheridos a la prenda por desarrollará principalmente en el
los inspectores finales de línea, estos área de Acabados.
son despachados a Acabados donde son Para ello, desde ya contamos con el
retirados en el momento del planchado. apoyo de todo el personal de dicha
área, incluyendo a la jefatura y
operarios.
El desarrollo será de manera
incremental, iniciando el trabajo
con un pedido (ciclo completo) hasta
cubrir el 100% de la producción del
cliente PRL. Formato de etiqueta # 2
¡Frase!
Pegado del TIP en la prenda
x el área de Costura Módulo ASN El sabio no
Por solicitud del cliente PRL, desde dice todo lo
Trabajo de esta semana el 1ro de mayo se estará generando que piensa,
En esta semana las líneas 19, 25, 26, el ASN en formato EDI Versión pero piensa
31, 32 y 33 del Sector III y las 4050 y emitiendo nuevos formatos todo lo que
líneas 12 y 36 del Sector IV han de etiqueta de caja UCC128. dice.
tenido en producción pedidos del Sistemas ya se encuentra trabajando Aristóteles
cliente PRL, estas líneas han en el desarrollo de esta nueva
cumplido con el procedimiento del plantilla de ASN y nuevos formatos Buzón
pegado de TIP's en la prenda. de etiqueta. Todas las sugerencias, inquietudes,
Así mismo, cabe resaltar la labor de Hasta el 30 de abril se realizarán dudas y aportes que tengan, pueden
los Receptores de Prenda del área pruebas de transmisión y de emisión, hacerlas llegar a través del mail.
de Acabados, quienes verifican mientras tanto se continúa trabajando Si tienes alguna sugerencia
que las prendas que se despachan con EDI versión 4010. ¡ escríbenos !
sonia@chincha.delvalle.com.pe
cip - ASN
Newsletter
con sesgo
positivo
Ud. es responsable de un proyecto de reingeniería de procesos
que tiene muchos clientes internos. Debido a que muchos están
interesados en este proyecto y en su progreso, decide preparar
un plan de gestión de comunicaciones. Su primer paso será:
A. Conducir un análisis de requisitos de información de los
interesados.
B. Determinar un cronograma de producción para mostrar
cuando se producirá cada tipo de comunicación.
C. Describir la información que planea distribuir.
D. Conformar un repositorio para todos los documentos del
proyecto de manera que estarán fácilmente accesibles.
2. Pregunta para discusión grupal
Proceso 10.2:
Distribución de la
Información
Distribución de la Información
Involucra poner la
información necesaria a
disposición de los
interesados, de una
manera oportuna.
Entradas:
 Plan de gestión de las comunicaciones.
Distribución de la Información
 Proporciona:
o Requisitos de comunicación.
o Información a ser comunicada, incluyendo
formato, contenido, y nivel de detalle.
o Responsable de comunicar.
o Persona o grupo receptor.
o Métodos o tecnología usada.
o Frecuencia de la comunicación.
o Método de escalamiento para temas polémicos no
resueltos.
o Método de actualización y refinamiento del plan.
o Glosario de terminología común.
Entradas: Plan de Gestión de las Comunicaciones
Herramientas y técnicas:
 Habilidades de comunicación.
 Sistemas de recopilación y recuperación de información.
 Métodos de distribución de información.
 Proceso de lecciones aprendidas.
Distribución de la Información
 Son parte de las habilidades generales de
gestión y se usan para intercambiar
información.
 Estas habilidades incluyen el asegurar que
las personas correctas reciben la
información correcta en el momento
adecuado, tal como ha sido definido en el
plan de gestión de las comunicaciones.
 También incluyen el arte de gestionar los
requerimientos de los interesados.
Herramientas y Técnicas: Habilidades de
Comunicación
Debemos conocer y dominar :
1. ¿Cómo funciona la comunicación
interpersonal?
2. ¿Cómo funciona la comunicación en el
ambiente de un proyecto?
3. ¿Cómo usar la comunicación para lograr
una alta performance?
4. ¿Cómo aprender a escuchar?
5. ¿Cuáles son los diferentes estilos de
comunicación y como se usan en el ciclo de
vida de un proyecto?
Habilidades de Comunicación:
¡Clave para el éxito del Proyecto!
 La comunicación interpersonal
adquiere tres formas:
 Verbal.
 No verbal.
 Escrita (o gráfica).
Formas de Comunicación
 La información se puede recolectar y recuperar a
través de una gran variedad de medios,
incluyendo:
 Sistemas de archivo manual.
 Bases de datos electrónicas.
 Software de gestión de proyectos.
 Sistemas que permiten acceso a
documentación técnica tal como diagramas de
ingeniería, especificaciones de diseño, y
planes de prueba.
Herramientas y Técnicas: Sistemas de
recopilación y recuperación de información
 La información se puede distribuir
a través de distintos métodos:
 Reuniones de proyecto,
distribución de documentos
impresos, sistema de archivo
manual, y bases de datos
electrónicas de acceso
compartido.
Herramientas y Técnicas: Métodos de
distribución de información
Hay muchas alternativas disponibles en el mercado, algunas
están maduras y otras son conceptos novedosos, podemos
mencionar :
1. Lotus Notes u otro groupware equivalente.
2. Revisar la plataforma Share Point de Microsoft.
3. Groupware tools : eproject, egroups, ezboard, zaplets.
4. Collaboration/project-support websites : eroom.net,
one.com, hotoffice.com (ver revista Fast Company, July
2000 o e-Business Application Delivery, April 2000).
5. Verificar el nuevo producto groove.com de R. Ozzie.
Herramientas de colaboración
y distribución de información
Sesión 10
Sesión 10
Sesión 10
Sesión 10
Sesión 10
 Una sesión de lecciones aprendidas se enfoca
en identificar éxitos y fracasos del proyecto e
incluye recomendaciones para mejorar el
rendimiento futuro de los proyectos.
 Durante todo el ciclo de vida del proyecto el
equipo de proyecto identifica lecciones
aprendidas relativas a los aspectos técnicos, de
gestión, y de procesos.
 Las lecciones aprendidas se compilan,
formalizan, y almacenan a través de toda la
duración del proyecto.
Herramientas y Técnicas: Proceso de
lecciones aprendidas
Salidas:
 Activos de los procesos de la organización
(actualizaciones)
 Cambios solicitados
Distribución de la Información
 Documentación de lecciones
aprendidas:
 Causas.
 Razonamiento detrás de la
acción correctiva.
 Otros tipos de información
relacionada a la distribución
de información.
Salidas: Activos de los procesos de la
organización
Ud. ha sido contratado como Gestor de Proyecto para un
proyecto muy importante de una gran compañía. Para Ud.
es muy importante compartir información con el equipo.
Una de sus primeras actividades como Gestor de Proyecto
ha sido conformar un sistema de recuperación de
información, el cual incluye todos los puntos siguientes a
excepción de:
A. Sistemas de archivo manual.
B. Software de gestión de proyectos.
C. Dispositivos de recolección de datos.
D. Bases de datos electrónicas.
3. Pregunta para discusión grupal
Proceso 10.3:
Informar el Rendimiento
Informar el Rendimiento
Involucra la recolección de los
datos de línea base y la
distribución de la información
de rendimiento para los
interesados del proyecto.
Entradas:
 Información sobre el rendimiento del trabajo.
 Mediciones del rendimiento.
 Conclusión proyectada.
 Mediciones de control de calidad.
Informar el Rendimiento
 Estado de terminación de los
productos entregables.
Entradas: Información de
Rendimiento de Trabajo
 SV, SPI, CV, y CPI para
los paquetes de trabajo
y cuentas de control.
Entradas: Mediciones de Rendimiento
 EAC y ETC calculado
por la empresa o
por la organización
ejecutante.
Entradas: Conclusión Proyectada
 Resultados de las actividades
de QC que se retroalimentan
a las actividades de QA para
revaluar y analizar normas y
procesos de calidad de la
organización.
Entradas: Mediciones de Control
de Calidad
 Proporciona información de línea base
para medición de rendimiento:
 Plan aprobado para el trabajo del
proyecto contra el cual se compara
la ejecución del proyecto y se
miden las desviaciones para el
control de la ejecución.
 Típicamente integra los
parámetros de alcance,
cronograma, y costo, pero también
podría incluir parámetros técnicos
y de calidad.
Entradas: Plan de Gestión de Proyecto
 Son cambios aprobados para
expandir o contraer el alcance
del proyecto, modificar los costos
estimados, o revisar los
estimados de duración de
actividades, y que están listos
para ser implantados por el
equipo de proyecto.
Entradas: Solicitudes de
Cambios Aprobadas
 Son cualquier producto, resultado, o
capacidad de prestar un servicio,
únicos y verificables, que se deben
producir para completar un proceso,
fase, o proyecto.
 El término también se usa en forma
mas específica para referirse a un
entregable externo que está sujeto a
aprobación por el patrocinador o el
cliente.
Entradas: Entregables
Herramientas y técnicas:
 Herramientas de presentación de información.
 Recopilación y compilación de información sobre el rendimiento.
 Reuniones de revisión de estado.
 Sistemas de informe de tiempos.
 Sistemas de informe de costos.
Informar el Rendimiento
 Paquetes de software que incluyen
reportes tabulares, análisis de
hojas de cálculo, capacidades de
gráficos o presentaciones, que se
pueden usar para crear imágenes
con calidad de presentación para
los datos de rendimiento.
Herramientas y Técnicas: Herramientas
de presentación de información
 La información se puede recopilar y
compilar de una variedad de medios
incluyendo:
 Sistemas de archivo manual.
 Bases de datos electrónicas.
 Software de gestión de proyectos.
 Sistemas que permiten acceso a
documentación técnica.
Herramientas y Técnicas: Recopilación y
compilación de información sobre el rendimiento
 Son eventos programados
regularmente para intercambiar
información sobre el proyecto
 Se pueden tener en diferentes
frecuencias y a varios niveles.
Herramientas y Técnicas: Reuniones
de revisión de estado
 Registran y proporcionan el tiempo
empleado en el proyecto.
Herramientas y Técnicas: Sistema de
informes de tiempos
 Registran y proporcionan el costo
empleado en el proyecto.
Herramientas y Técnicas: Sistemas de
informes de costos
Salidas:
 Informes de rendimiento.
 Proyecciones.
 Cambios solicitados.
 Acciones correctivas recomendadas.
 Activos de los procesos de la organización (actualizaciones).
Informar el Rendimiento
 Organizan y sumarizan la
información recolectada y
presentan los resultados de
cualquier análisis comparativo con
la línea base de medición de
rendimiento.
 Deben proveer información de
estado y de progreso, así como el
nivel de detalle requerido por los
interesados, tal como se ha
documentado en el plan de gestión
de las comunicaciones.
Salidas: Informes de Rendimiento
 Frecuentemente se incluye
el análisis EVM.
Salidas: Informes de Rendimiento
 Se actualizan y se vuelven a emitir
basados en la información de
rendimiento que se obtiene
conforme se ejecuta el proyecto.
 Esta información trata del
rendimiento pasado y podría
impactar al proyecto en el futuro.
 Básicamente son el EAC y ETC.
Salidas: Proyecciones
INFORME DE PERFORMANCE
REPORTE DE ESTADO
PROGRAMADO REAL DIFERENCIAS VALOR GANADO
Entregable según WBS fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion % valor costo valor
inicio fin total total la fecha avance inicio fin total total la fecha avance inicio fin avance planeado real ganado
1.0
1.1
1.2
...
1.n
2.0
2.1
2.2
...
2.n
REPORTE DE AVANCE PRONOSTICO
Entregable según WBS Avance en el periodo CV = Cost variance
SV = Schedule Variance
1.2
1.3 CPI = Cost Performance Index
2.1 SPI = Schedule Performance Index
2.2
2.3 Costo :
3.1 EAC = Estimate at Completion
ETC = Estimate to Complete
VAC = Variance at Completion
Schedule :
EAC = Estimate at Completion
ETC = Estimate to Complete
VAC = Variance at Completion
P RO Y E C T O C AS A D E C AM P O
1300
2000
1500
0
5 0 0
1 0 0 0
1 5 0 0
2 0 0 0
2 5 0 0
3 0 0 0
S 1 S 2 S 3 S 4 S 5 S 6 S 7 S 8
t
$
E V
P V
A C
GRAFICA DE VALOR GANADO
 El análisis del rendimiento del
proyecto frecuentemente genera
cambios solicitados para algún
aspecto del proyecto.
 Estos cambios solicitados son
procesados y dispuestos a través
del proceso de control integrado
de cambios.
Salidas: Cambios Solicitados
 Incluyen cambios para
alinear el rendimiento
futuro esperado del
proyecto con el plan de
gestión del proyecto.
Salidas: Acciones correctivas recomendadas
 Incluyen las lecciones
aprendidas.
+
Salidas: Activos de los procesos organizacionales
(actualizaciones)
De las variadas técnicas para informar el rendimiento,
cuál integra la información de alcance, costo, y
cronograma, como un elemento clave de su enfoque:
A. Análisis de opciones reales.
B. Análisis de variaciones.
C. Análisis cronograma/costo.
D. Análisis de valor ganado.
4. Pregunta para discusión grupal
Proceso 10.4:
Gestionar a los Interesados
Gestionar a los Interesados
Se refiere a gestionar las
comunicaciones para
satisfacer las necesidades
de, y resolver las
controversias con los
interesados del proyecto.
Entradas:
 Plan de gestión de comunicaciones.
 Activos de los procesos organizacionales.
Gestionar a los Interesados
 Los requerimientos y expectativas
de los stakeholders proveen una
comprensión de las metas,
objetivos, y nivel de comunicación
de los interesados, durante el
proyecto.
 Las necesidades y expectativas se
identifican, analizan, y
documentan en el plan de gestión
de comunicaciones.
Entradas: Plan de Gestión de Comunicaciones
 A medida que surjan temas
polémicos en el proyecto, el
gestor de proyecto debe
abordarlos y resolverlos con los
interesados apropiados.
Entradas: Activos de los Procesos
Organizacionales
Herramientas y técnicas:
 Métodos de comunicación.
 Registro de polémicas.
Gestionar a los Interesados
 Se utilizan los métodos de
comunicación identificados
para cada interesado en el
plan de gestión de
comunicaciones.
 Las reuniones personales son
los medios mas efectivos para
comunicar y resolver temas
polémicos con los interesados.
Herramientas y Técnicas: Métodos de
Comunicación
 Es una herramienta que se puede
utilizar para documentar y
monitorear la solución de temas
polémicos.
 Una polémica generalmente no
crece hasta el punto de convertirse
en un proyecto o actividad, pero
usualmente se abordan para
mantener una relación de trabajo
buena y constructiva entre los
interesados.
Herramientas y Técnicas: Registro de
polémicas
Salidas:
 Polémicas resueltas.
 Solicitudes de cambio aprobadas.
 Acciones correctivas aprobadas.
 Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones).
 Plan de gestión del proyecto (actualizaciones).
Gestionar a los Interesados
 A medida que se identifican y
resuelven los requisitos de los
interesados, el registro de
polémicas documentará las
inquietudes que han sido
abordadas y cerradas.
Salidas: Polémicas resueltas
 Incluyen cambios en el estado de
las polémicas de los interesados,
en el plan de gestión de personal,
los cuales son necesarios para
reflejar los cambios que ocurrirán
en las comunicaciones con los
interesados.
Salidas: Solicitudes de cambio aprobadas
 Incluyen cambios para alinear
el rendimiento esperado futuro
del proyecto al plan de gestión
del proyecto.
Salidas: Acciones correctivas recomendadas
 Documentación de lecciones aprendidas:
 Causas de las polémicas.
 Razonamiento detrás de la acción
correctiva.
 Otros tipos de lecciones aprendidas
acerca de la gestión de interesados.
 Las lecciones aprendidas se documentan
de manera que se convierten en parte de
la base de datos histórica para el
proyecto y la organización.
+
Salidas: Activos de los procesos de la organización
Preparado: Equipo Fecha: 26/08/05 Número de lección aprendida: 008
Nombre de la lección aprendida propuesta: Problemas de comunicación en las reuniones de equipo
Rol de la persona que emite: Equipo de proyecto
Grupo de X Inicio X Planeamiento X Ejecución X Control X Cierre
Código de entregable relacionado
1.4.3 y 1.4.4 Reuniones de avance y monitoreo del proyecto.
Práctica Especifica, herramienta o técnica usada:
Ejecución de las reuniones.
¿Cuál fue la acción tomada?
Reuniones de equipo sin estructura, moderador, y/o métodos
¿Cuál fue el resultado?
1. Retrabajo del equipo de proyecto.
2. Aumento del costo por incremento del tiempo de elaboración y revisión de entregables.
3. Colisiones interpersonales.
¿Cuál hubiera sido el resultado esperado?
Una reunión efectiva, utilización eficiente de recursos y evitar conflictos interpersonales.
¿Qué hubiera creado el resultado esperado?
Utilizar un método estructurado para llevar a cabo reuniones:
1. Definir agenda
2. Definir moderador de la reunión
3. Definir un anotador de las conclusiones y acuerdos de la reunión
4. Validar la recepción del mensaje
5. Se deben hacer cierres de cada tema verificando naturaleza del comentario, pendientes,
responsables y fechas
6. Se redactará el acta en tiempo real, de preferencia en laptop
7. Se cerrará la reunión con la lectura formal del acta. Cuando esté aprobada se imprimirá un
ejemplar para cada participante de la reunión.
8. Evitar la personalización de los comentarios
9. Evitar la personalización de las respuestas
10. Utilizar cartilla de reglas prácticas para interacciones personales
¿Específicamente cuál es la lección aprendida?
Para aumentar la eficiencia de la comunicación en las reuniones del equipo de proyecto se deben
organizar y estructurar las reuniones
¿Cómo podría uno identificar una situación similar en el futuro?
En todo proyecto y en toda fase de un proyecto para la planificación de las comunicaciones.
¿Cuál es el comportamiento recomendado en el futuro?
Seguir las indicaciones antes mencionadas
¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en el presente proyecto ?
Se debe usar para todas las reuniones de equipo siguientes.
¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en un proyecto futuro?
En la elaboración del Plan de Comunicaciones
¿Quién debería ser informado acerca de esta lección aprendida? (Marca una)
Ejecutivo(s) Gerente(s) de proyecto Equipo de proyecto(s) X
Todo el
Staff
Otro:
¿Cómo debería esta lección aprendida ser difundida? (Marca todas las que apliquen)
e-mail X Intranet/Web site Hoja escrita
Otro:
Se ha adicionado referencias, ejemplos, o material adicional? X Si No
Nombre del adicionado:
1. Diagrama de Ishikawa
 Se actualiza el plan de
gestión del proyecto para
reflejar los cambios hechos al
plan de comunicaciones.
Salidas: Plan de Gestión de Proyecto
(actualizaciones)
Al final de cada proyecto el equipo de proyecto debe
preparar un sumario de lecciones aprendidas que se enfoca
en todo lo siguiente excepto:
A. Compartir las mejores prácticas con otros equipos de
proyecto de la organización.
B. Alertar a otros de problemas potenciales.
C. Sugerir métodos para mitigar riesgos en forma efectiva.
D. Compartir solo los aspectos positivos del proyecto para
su futura replicación en la organización.
5. Pregunta para discusión grupal

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Sesión 10

  • 1. Augusto JAVES SANCHEZ Lic. Administración Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones Doctorado en Administración PROJECT MANAGEMENT Semana: 10 07 de mayo de 2013
  • 3. La Gestión de las comunicaciones del proyecto incluye todos los procesos requeridos para asegurar la apropiada y oportuna generación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación, y destino final de la información del proyecto. Gerencia de las Comunicaciones
  • 4. Planificación de las Comunicaciones: Determinar las necesidades de información y comunicación de los interesados del proyecto. Planificación Distribución de Información : Poner la información necesaria, disponible a los interesados del proyecto de una manera oportuna. Ejecución
  • 5. Informar el rendimiento : Recopilar y distribuir información sobre el rendimiento. Control Gestionar a los interesados : Gestionar las comunicaciones para satisfacer los requerimientos y resolver temas polémicos con los interesados del proyecto.
  • 7. Modelos emisor-receptor. Selección del medio. Estilos de redacción. Técnicas de presentación. Técnicas de gestión de reuniones. El arte de las comunicaciones involucra... Gestión de las Comunicaciones
  • 8. El modelo básico de comunicaciones describe como las ideas o la información es enviada y recibida entre dos partes. ruido Gestión de las Comunicaciones Acuse de recibo Respuesta al mensaje
  • 11. Cual de las siguientes calificaciones es la más importante para un gestor de proyecto: A. Experiencia de supervisión. B. Habilidades de negociación. C. Educación en un campo técnico. D. Capacidad para trabajar bien con otros. 1. Pregunta para discusión grupal
  • 12. Proceso 10.1: Planificación de las Comunicaciones
  • 13. ¿Quién necesita cual información? ¿Cuando la necesita? ¿Cómo se le dará la información? ¿Quién le dará la información? Planificación de las Comunicaciones Determina las necesidades de información y comunicaciones de los interesados del proyecto.
  • 14. Entradas:  Factores ambientales de la empresa.  Activos de los procesos de la organización.  Enunciado del alcance del proyecto.  Plan de gestión del proyecto: Restricciones y Asunciones. Planificación de las Comunicaciones
  • 15.  Cultura y estructura de la organización o empresa.  Normas gubernamentales e industriales  Infraestructura.  Recursos humanos existentes.  Administración de personal.  Sistema de autorización de trabajo de la compañía.  Condiciones del mercado.  Tolerancia al riesgo de los interesados.  Bases de datos comerciales.  Sistemas de información de la gestión de proyectos. Entradas: Factores Ambientales de la Empresa
  • 16.  Son de particular importancia para la planificación de las comunicaciones: o Lecciones aprendidas. o Información histórica. Entradas: Activos de los Procesos Organizacionales
  • 17.  Provee una base documentada para las futuras decisiones del proyecto y para confirmar el entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados.  El análisis de los interesados se completa como parte del proceso de Definición de Alcance. Entradas: Enunciado del Alcance del Proyecto
  • 18.  Provee información base sobre el proyecto, incluyendo fechas y restricciones que pueden ser relevantes para el planeamiento de las comunicaciones. Entradas: Plan de Gestión del Proyecto
  • 19. Herramientas y técnicas:  Análisis de requisitos de comunicaciones.  Tecnología de las comunicaciones. Planificación de las Comunicaciones
  • 20.  Da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados.  Los requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información requerida, con un análisis del valor de dicha información.  Los recursos del proyecto sólo deben emplearse en comunicar información que contribuya al éxito, o cuando la falta de comunicación puede llevar al fracaso. Herramientas y Técnicas: Análisis de requisitos de Comunicaciones
  • 21.  Las metodologías usadas para transferir información pueden variar significativamente.  Los factores de la tecnología de comunicaciones que pueden afectar el proyecto son: o Urgencia de la necesidad. o Disponibilidad de la tecnología. o Personal previsto para el proyecto. o Duración del proyecto. o Ambiente del proyecto. Herramientas y Técnicas: Tecnología de las Comunicaciones
  • 22. Salidas :  Plan de gestión de las comunicaciones. Planificación de las Comunicaciones
  • 23.  Proporciona: o Requisitos de comunicación. o Información a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle. o Responsable de comunicar. o Persona o grupo receptor. o Métodos o tecnología usada. o Frecuencia de la comunicación. o Método de escalamiento para temas polémicos no resueltos. o Método de actualización y refinamiento del plan. o Glosario de terminología común. Salidas: Plan de Gestión de las Comunicaciones
  • 24.  También puede incluir guías para las reuniones de estado del proyecto, reuniones del equipo de proyecto, reuniones virtuales, y correo electrónico.  El plan puede ser formal o informal, altamente detallado o esbozado ampliamente, dependiendo de las necesidades del proyecto.  El planeamiento de las comunicaciones generalmente involucra la creación de entregables adicionales que a su vez requieren tiempo y esfuerzo adicional. Salidas: Plan de Gestión de las Comunicaciones
  • 25. Cuadro de Evaluación de Stakeholder
  • 26. Matriz de Reporte a Stakeholders
  • 27. Información requerida por tipo de Stakeholders
  • 28. Tipos de necesidades de Información Newsletter con sesgo positivo Intercambios uno-a- uno con los stakeholders clave en forma permanente Road shows para explicar el proyecto y sus beneficios Testimoniales de terceros respecto al valor recibido Sesiones para poner en conocimiento Entregables impresos colocados en un repositorio común Información disponible en un website Status: Informes y actualizaciones Reuniones con el Comité Directivo Conferencias telefónicas y video conferencias con stakeholders remotos Informes requeridos por la autoridad Informes requeridos por la gerencia De ventaInformativasObligatorias
  • 29. BOLETIN DEL PROYECTO CIP Nro: 17 ( CO NTRO L INDIVIDUAL DE PRENDAS) Mes: Abril Año : 2004 Boletín Nro. 017 Equipo CIP - Comité Editorial Dirección: SP Piloto CIP - 2da Etapa tengan adherido el TIP, y, en caso El lunes 22 de marzo se dió inicio a la de detectar incumplimientos, exijen implementación de la 2da etapa del que se les coloque los TIP's antes de proyecto CIP. realizar el despacho. En esta etapa se está trabajando con En Acabados los TIP's son retirados las áreas de Costura y Acabados, de la prenda y colocados en las las cuales se unen a las áreas de cartillas de retención de TIP's. Esta Almacén de Avíos y Corte con las labor la realizan los encargados de cuales se trabajó en la primera etapa cada plancha y es verificado por el del piloto. supervisor de turno. El Almacén de Avíos viene emitiendo los TIP's para el 100% de los pedidos Piloto CIP - 3ra Etapa del cliente PRL. El 28 de abril se da inicio a la 3ra Formato de etiqueta # 1 Los TIP's (Ticket Individual de etapa del piloto, el cual se Prendas) son adheridos a la prenda por desarrollará principalmente en el los inspectores finales de línea, estos área de Acabados. son despachados a Acabados donde son Para ello, desde ya contamos con el retirados en el momento del planchado. apoyo de todo el personal de dicha área, incluyendo a la jefatura y operarios. El desarrollo será de manera incremental, iniciando el trabajo con un pedido (ciclo completo) hasta cubrir el 100% de la producción del cliente PRL. Formato de etiqueta # 2 ¡Frase! Pegado del TIP en la prenda x el área de Costura Módulo ASN El sabio no Por solicitud del cliente PRL, desde dice todo lo Trabajo de esta semana el 1ro de mayo se estará generando que piensa, En esta semana las líneas 19, 25, 26, el ASN en formato EDI Versión pero piensa 31, 32 y 33 del Sector III y las 4050 y emitiendo nuevos formatos todo lo que líneas 12 y 36 del Sector IV han de etiqueta de caja UCC128. dice. tenido en producción pedidos del Sistemas ya se encuentra trabajando Aristóteles cliente PRL, estas líneas han en el desarrollo de esta nueva cumplido con el procedimiento del plantilla de ASN y nuevos formatos Buzón pegado de TIP's en la prenda. de etiqueta. Todas las sugerencias, inquietudes, Así mismo, cabe resaltar la labor de Hasta el 30 de abril se realizarán dudas y aportes que tengan, pueden los Receptores de Prenda del área pruebas de transmisión y de emisión, hacerlas llegar a través del mail. de Acabados, quienes verifican mientras tanto se continúa trabajando Si tienes alguna sugerencia que las prendas que se despachan con EDI versión 4010. ¡ escríbenos ! sonia@chincha.delvalle.com.pe cip - ASN Newsletter con sesgo positivo
  • 30. Ud. es responsable de un proyecto de reingeniería de procesos que tiene muchos clientes internos. Debido a que muchos están interesados en este proyecto y en su progreso, decide preparar un plan de gestión de comunicaciones. Su primer paso será: A. Conducir un análisis de requisitos de información de los interesados. B. Determinar un cronograma de producción para mostrar cuando se producirá cada tipo de comunicación. C. Describir la información que planea distribuir. D. Conformar un repositorio para todos los documentos del proyecto de manera que estarán fácilmente accesibles. 2. Pregunta para discusión grupal
  • 32. Distribución de la Información Involucra poner la información necesaria a disposición de los interesados, de una manera oportuna.
  • 33. Entradas:  Plan de gestión de las comunicaciones. Distribución de la Información
  • 34.  Proporciona: o Requisitos de comunicación. o Información a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle. o Responsable de comunicar. o Persona o grupo receptor. o Métodos o tecnología usada. o Frecuencia de la comunicación. o Método de escalamiento para temas polémicos no resueltos. o Método de actualización y refinamiento del plan. o Glosario de terminología común. Entradas: Plan de Gestión de las Comunicaciones
  • 35. Herramientas y técnicas:  Habilidades de comunicación.  Sistemas de recopilación y recuperación de información.  Métodos de distribución de información.  Proceso de lecciones aprendidas. Distribución de la Información
  • 36.  Son parte de las habilidades generales de gestión y se usan para intercambiar información.  Estas habilidades incluyen el asegurar que las personas correctas reciben la información correcta en el momento adecuado, tal como ha sido definido en el plan de gestión de las comunicaciones.  También incluyen el arte de gestionar los requerimientos de los interesados. Herramientas y Técnicas: Habilidades de Comunicación
  • 37. Debemos conocer y dominar : 1. ¿Cómo funciona la comunicación interpersonal? 2. ¿Cómo funciona la comunicación en el ambiente de un proyecto? 3. ¿Cómo usar la comunicación para lograr una alta performance? 4. ¿Cómo aprender a escuchar? 5. ¿Cuáles son los diferentes estilos de comunicación y como se usan en el ciclo de vida de un proyecto? Habilidades de Comunicación: ¡Clave para el éxito del Proyecto!
  • 38.  La comunicación interpersonal adquiere tres formas:  Verbal.  No verbal.  Escrita (o gráfica). Formas de Comunicación
  • 39.  La información se puede recolectar y recuperar a través de una gran variedad de medios, incluyendo:  Sistemas de archivo manual.  Bases de datos electrónicas.  Software de gestión de proyectos.  Sistemas que permiten acceso a documentación técnica tal como diagramas de ingeniería, especificaciones de diseño, y planes de prueba. Herramientas y Técnicas: Sistemas de recopilación y recuperación de información
  • 40.  La información se puede distribuir a través de distintos métodos:  Reuniones de proyecto, distribución de documentos impresos, sistema de archivo manual, y bases de datos electrónicas de acceso compartido. Herramientas y Técnicas: Métodos de distribución de información
  • 41. Hay muchas alternativas disponibles en el mercado, algunas están maduras y otras son conceptos novedosos, podemos mencionar : 1. Lotus Notes u otro groupware equivalente. 2. Revisar la plataforma Share Point de Microsoft. 3. Groupware tools : eproject, egroups, ezboard, zaplets. 4. Collaboration/project-support websites : eroom.net, one.com, hotoffice.com (ver revista Fast Company, July 2000 o e-Business Application Delivery, April 2000). 5. Verificar el nuevo producto groove.com de R. Ozzie. Herramientas de colaboración y distribución de información
  • 47.  Una sesión de lecciones aprendidas se enfoca en identificar éxitos y fracasos del proyecto e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.  Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo de proyecto identifica lecciones aprendidas relativas a los aspectos técnicos, de gestión, y de procesos.  Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan, y almacenan a través de toda la duración del proyecto. Herramientas y Técnicas: Proceso de lecciones aprendidas
  • 48. Salidas:  Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)  Cambios solicitados Distribución de la Información
  • 49.  Documentación de lecciones aprendidas:  Causas.  Razonamiento detrás de la acción correctiva.  Otros tipos de información relacionada a la distribución de información. Salidas: Activos de los procesos de la organización
  • 50. Ud. ha sido contratado como Gestor de Proyecto para un proyecto muy importante de una gran compañía. Para Ud. es muy importante compartir información con el equipo. Una de sus primeras actividades como Gestor de Proyecto ha sido conformar un sistema de recuperación de información, el cual incluye todos los puntos siguientes a excepción de: A. Sistemas de archivo manual. B. Software de gestión de proyectos. C. Dispositivos de recolección de datos. D. Bases de datos electrónicas. 3. Pregunta para discusión grupal
  • 52. Informar el Rendimiento Involucra la recolección de los datos de línea base y la distribución de la información de rendimiento para los interesados del proyecto.
  • 53. Entradas:  Información sobre el rendimiento del trabajo.  Mediciones del rendimiento.  Conclusión proyectada.  Mediciones de control de calidad. Informar el Rendimiento
  • 54.  Estado de terminación de los productos entregables. Entradas: Información de Rendimiento de Trabajo
  • 55.  SV, SPI, CV, y CPI para los paquetes de trabajo y cuentas de control. Entradas: Mediciones de Rendimiento
  • 56.  EAC y ETC calculado por la empresa o por la organización ejecutante. Entradas: Conclusión Proyectada
  • 57.  Resultados de las actividades de QC que se retroalimentan a las actividades de QA para revaluar y analizar normas y procesos de calidad de la organización. Entradas: Mediciones de Control de Calidad
  • 58.  Proporciona información de línea base para medición de rendimiento:  Plan aprobado para el trabajo del proyecto contra el cual se compara la ejecución del proyecto y se miden las desviaciones para el control de la ejecución.  Típicamente integra los parámetros de alcance, cronograma, y costo, pero también podría incluir parámetros técnicos y de calidad. Entradas: Plan de Gestión de Proyecto
  • 59.  Son cambios aprobados para expandir o contraer el alcance del proyecto, modificar los costos estimados, o revisar los estimados de duración de actividades, y que están listos para ser implantados por el equipo de proyecto. Entradas: Solicitudes de Cambios Aprobadas
  • 60.  Son cualquier producto, resultado, o capacidad de prestar un servicio, únicos y verificables, que se deben producir para completar un proceso, fase, o proyecto.  El término también se usa en forma mas específica para referirse a un entregable externo que está sujeto a aprobación por el patrocinador o el cliente. Entradas: Entregables
  • 61. Herramientas y técnicas:  Herramientas de presentación de información.  Recopilación y compilación de información sobre el rendimiento.  Reuniones de revisión de estado.  Sistemas de informe de tiempos.  Sistemas de informe de costos. Informar el Rendimiento
  • 62.  Paquetes de software que incluyen reportes tabulares, análisis de hojas de cálculo, capacidades de gráficos o presentaciones, que se pueden usar para crear imágenes con calidad de presentación para los datos de rendimiento. Herramientas y Técnicas: Herramientas de presentación de información
  • 63.  La información se puede recopilar y compilar de una variedad de medios incluyendo:  Sistemas de archivo manual.  Bases de datos electrónicas.  Software de gestión de proyectos.  Sistemas que permiten acceso a documentación técnica. Herramientas y Técnicas: Recopilación y compilación de información sobre el rendimiento
  • 64.  Son eventos programados regularmente para intercambiar información sobre el proyecto  Se pueden tener en diferentes frecuencias y a varios niveles. Herramientas y Técnicas: Reuniones de revisión de estado
  • 65.  Registran y proporcionan el tiempo empleado en el proyecto. Herramientas y Técnicas: Sistema de informes de tiempos
  • 66.  Registran y proporcionan el costo empleado en el proyecto. Herramientas y Técnicas: Sistemas de informes de costos
  • 67. Salidas:  Informes de rendimiento.  Proyecciones.  Cambios solicitados.  Acciones correctivas recomendadas.  Activos de los procesos de la organización (actualizaciones). Informar el Rendimiento
  • 68.  Organizan y sumarizan la información recolectada y presentan los resultados de cualquier análisis comparativo con la línea base de medición de rendimiento.  Deben proveer información de estado y de progreso, así como el nivel de detalle requerido por los interesados, tal como se ha documentado en el plan de gestión de las comunicaciones. Salidas: Informes de Rendimiento
  • 69.  Frecuentemente se incluye el análisis EVM. Salidas: Informes de Rendimiento
  • 70.  Se actualizan y se vuelven a emitir basados en la información de rendimiento que se obtiene conforme se ejecuta el proyecto.  Esta información trata del rendimiento pasado y podría impactar al proyecto en el futuro.  Básicamente son el EAC y ETC. Salidas: Proyecciones
  • 71. INFORME DE PERFORMANCE REPORTE DE ESTADO PROGRAMADO REAL DIFERENCIAS VALOR GANADO Entregable según WBS fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion % valor costo valor inicio fin total total la fecha avance inicio fin total total la fecha avance inicio fin avance planeado real ganado 1.0 1.1 1.2 ... 1.n 2.0 2.1 2.2 ... 2.n REPORTE DE AVANCE PRONOSTICO Entregable según WBS Avance en el periodo CV = Cost variance SV = Schedule Variance 1.2 1.3 CPI = Cost Performance Index 2.1 SPI = Schedule Performance Index 2.2 2.3 Costo : 3.1 EAC = Estimate at Completion ETC = Estimate to Complete VAC = Variance at Completion Schedule : EAC = Estimate at Completion ETC = Estimate to Complete VAC = Variance at Completion P RO Y E C T O C AS A D E C AM P O 1300 2000 1500 0 5 0 0 1 0 0 0 1 5 0 0 2 0 0 0 2 5 0 0 3 0 0 0 S 1 S 2 S 3 S 4 S 5 S 6 S 7 S 8 t $ E V P V A C GRAFICA DE VALOR GANADO
  • 72.  El análisis del rendimiento del proyecto frecuentemente genera cambios solicitados para algún aspecto del proyecto.  Estos cambios solicitados son procesados y dispuestos a través del proceso de control integrado de cambios. Salidas: Cambios Solicitados
  • 73.  Incluyen cambios para alinear el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto. Salidas: Acciones correctivas recomendadas
  • 74.  Incluyen las lecciones aprendidas. + Salidas: Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones)
  • 75. De las variadas técnicas para informar el rendimiento, cuál integra la información de alcance, costo, y cronograma, como un elemento clave de su enfoque: A. Análisis de opciones reales. B. Análisis de variaciones. C. Análisis cronograma/costo. D. Análisis de valor ganado. 4. Pregunta para discusión grupal
  • 76. Proceso 10.4: Gestionar a los Interesados
  • 77. Gestionar a los Interesados Se refiere a gestionar las comunicaciones para satisfacer las necesidades de, y resolver las controversias con los interesados del proyecto.
  • 78. Entradas:  Plan de gestión de comunicaciones.  Activos de los procesos organizacionales. Gestionar a los Interesados
  • 79.  Los requerimientos y expectativas de los stakeholders proveen una comprensión de las metas, objetivos, y nivel de comunicación de los interesados, durante el proyecto.  Las necesidades y expectativas se identifican, analizan, y documentan en el plan de gestión de comunicaciones. Entradas: Plan de Gestión de Comunicaciones
  • 80.  A medida que surjan temas polémicos en el proyecto, el gestor de proyecto debe abordarlos y resolverlos con los interesados apropiados. Entradas: Activos de los Procesos Organizacionales
  • 81. Herramientas y técnicas:  Métodos de comunicación.  Registro de polémicas. Gestionar a los Interesados
  • 82.  Se utilizan los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de comunicaciones.  Las reuniones personales son los medios mas efectivos para comunicar y resolver temas polémicos con los interesados. Herramientas y Técnicas: Métodos de Comunicación
  • 83.  Es una herramienta que se puede utilizar para documentar y monitorear la solución de temas polémicos.  Una polémica generalmente no crece hasta el punto de convertirse en un proyecto o actividad, pero usualmente se abordan para mantener una relación de trabajo buena y constructiva entre los interesados. Herramientas y Técnicas: Registro de polémicas
  • 84. Salidas:  Polémicas resueltas.  Solicitudes de cambio aprobadas.  Acciones correctivas aprobadas.  Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones).  Plan de gestión del proyecto (actualizaciones). Gestionar a los Interesados
  • 85.  A medida que se identifican y resuelven los requisitos de los interesados, el registro de polémicas documentará las inquietudes que han sido abordadas y cerradas. Salidas: Polémicas resueltas
  • 86.  Incluyen cambios en el estado de las polémicas de los interesados, en el plan de gestión de personal, los cuales son necesarios para reflejar los cambios que ocurrirán en las comunicaciones con los interesados. Salidas: Solicitudes de cambio aprobadas
  • 87.  Incluyen cambios para alinear el rendimiento esperado futuro del proyecto al plan de gestión del proyecto. Salidas: Acciones correctivas recomendadas
  • 88.  Documentación de lecciones aprendidas:  Causas de las polémicas.  Razonamiento detrás de la acción correctiva.  Otros tipos de lecciones aprendidas acerca de la gestión de interesados.  Las lecciones aprendidas se documentan de manera que se convierten en parte de la base de datos histórica para el proyecto y la organización. + Salidas: Activos de los procesos de la organización
  • 89. Preparado: Equipo Fecha: 26/08/05 Número de lección aprendida: 008 Nombre de la lección aprendida propuesta: Problemas de comunicación en las reuniones de equipo Rol de la persona que emite: Equipo de proyecto Grupo de X Inicio X Planeamiento X Ejecución X Control X Cierre Código de entregable relacionado 1.4.3 y 1.4.4 Reuniones de avance y monitoreo del proyecto. Práctica Especifica, herramienta o técnica usada: Ejecución de las reuniones. ¿Cuál fue la acción tomada? Reuniones de equipo sin estructura, moderador, y/o métodos ¿Cuál fue el resultado? 1. Retrabajo del equipo de proyecto. 2. Aumento del costo por incremento del tiempo de elaboración y revisión de entregables. 3. Colisiones interpersonales. ¿Cuál hubiera sido el resultado esperado? Una reunión efectiva, utilización eficiente de recursos y evitar conflictos interpersonales. ¿Qué hubiera creado el resultado esperado? Utilizar un método estructurado para llevar a cabo reuniones: 1. Definir agenda 2. Definir moderador de la reunión 3. Definir un anotador de las conclusiones y acuerdos de la reunión 4. Validar la recepción del mensaje 5. Se deben hacer cierres de cada tema verificando naturaleza del comentario, pendientes, responsables y fechas 6. Se redactará el acta en tiempo real, de preferencia en laptop 7. Se cerrará la reunión con la lectura formal del acta. Cuando esté aprobada se imprimirá un ejemplar para cada participante de la reunión. 8. Evitar la personalización de los comentarios 9. Evitar la personalización de las respuestas 10. Utilizar cartilla de reglas prácticas para interacciones personales
  • 90. ¿Específicamente cuál es la lección aprendida? Para aumentar la eficiencia de la comunicación en las reuniones del equipo de proyecto se deben organizar y estructurar las reuniones ¿Cómo podría uno identificar una situación similar en el futuro? En todo proyecto y en toda fase de un proyecto para la planificación de las comunicaciones. ¿Cuál es el comportamiento recomendado en el futuro? Seguir las indicaciones antes mencionadas ¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en el presente proyecto ? Se debe usar para todas las reuniones de equipo siguientes. ¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en un proyecto futuro? En la elaboración del Plan de Comunicaciones ¿Quién debería ser informado acerca de esta lección aprendida? (Marca una) Ejecutivo(s) Gerente(s) de proyecto Equipo de proyecto(s) X Todo el Staff Otro: ¿Cómo debería esta lección aprendida ser difundida? (Marca todas las que apliquen) e-mail X Intranet/Web site Hoja escrita Otro: Se ha adicionado referencias, ejemplos, o material adicional? X Si No Nombre del adicionado: 1. Diagrama de Ishikawa
  • 91.  Se actualiza el plan de gestión del proyecto para reflejar los cambios hechos al plan de comunicaciones. Salidas: Plan de Gestión de Proyecto (actualizaciones)
  • 92. Al final de cada proyecto el equipo de proyecto debe preparar un sumario de lecciones aprendidas que se enfoca en todo lo siguiente excepto: A. Compartir las mejores prácticas con otros equipos de proyecto de la organización. B. Alertar a otros de problemas potenciales. C. Sugerir métodos para mitigar riesgos en forma efectiva. D. Compartir solo los aspectos positivos del proyecto para su futura replicación en la organización. 5. Pregunta para discusión grupal