Plan de mantenimiento preventivo y correctivo

PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO

Código: GRT-DS-001

GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS

Versión: 00

El CENTRO DE INFORMÁTICA, es el ente encargado de la planificación y elaboración
de las políticas, procedimientos, regulaciones y acompañamiento institucional en
materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, las cuales buscan apoyar
la toma de decisiones, generando transformaciones importantes de TI que impacten
positivamente el desempeño académico, investigativo y administrativo de la
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN.
Dentro de estos preceptos se enmarcan los planes de mantenimiento preventivo y
correctivo aplicable a todos los equipos computacionales de la Fundación Universitaria
de Popayán, que permitan garantizar la continuidad de las operaciones académicas y
administrativas que involucren el uso de equipos de cómputo.
Hoy en día, las computadoras se han convertido en una herramienta importante para el
desarrollo de las actividades de docencia, investigación y de gestión administrativa, ya
que están permiten apoyar procesos de enseñanza y aprendizaje, desarrollar cálculos
matemáticos, estadísticos, consultas bibliográficas, simulaciones, análisis de
información, el acceso a todo un mundo de conocimiento publicado o compartido por
diferentes personas y/o entidades, y el acceso a redes colaborativas y sociales entre
otros.
El uso de estas herramientas, hace que sea importante realizar frecuentemente
mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo de la FUP, que busquen minimizar
al máximo la perdida de información, la prevención por mal funcionamiento, o la perdida
definitiva de las maquinas, ocasionadas por daños irreversibles de los componentes con
los cuales son construidos estos elementos, de no prevenirse esta situación se
generarían altos costos operativos por reposición para la institución. Este
mantenimiento estaría a cargo el personal de soporte técnico siguiendo las directrices
de la dirección del Centro de Informática.

Elaboro:
Alejandro Hurtado S.
Cargo:
Documentador SGC
Firma:

Reviso:
Wilmer Urrea
Cargo:
Director del Centro de Informática
Firma:

Aprobó:
Fernando Solís Escobar
Cargo:
Vicerrector Administrativo
Firma:

Fecha de
Emisión
01/11/2012
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Código: GRT-DS-001


Versión: 00

OBJETIVO GENERAL
Generar el plan de mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo de la
Fundación Universitaria de Popayán, que garanticen la continuidad de las operaciones
académicas y administrativas de la institución.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Elaborar y ejecutar el plan de mantenimiento preventivo de los equipos de
cómputo de la FUP.
Realizar el inventario de los equipos de cómputo y sus periféricos de las áreas
académicas y administrativas de la Fundación Universitaria de Popayán.
Diagnosticar las condiciones generales de cada equipo de cómputo de la
institución, con el propósito de determinar las condiciones de operación de los
mismos y disminuir posibles daños ocasionados por falta de mantenimiento.
Mantener en óptimas condiciones de operatividad los equipos de cómputo y así
mejorar su rendimiento.

DEFINICIONES
MANTENIMIENTO: Es un proceso mediante el cual se asegura que un activo (equipo)
continúe desempeñando las funciones deseadas.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es aquel que se hace con anticipación y de manera
programada con el fin de evitar desperfectos el mantenimiento preventivo consiste en
dar limpieza general al equipo de computo y confirmar su correcto funcionamiento, en el
caso de las computadoras, el mantenimiento se puede dividir en dos, el que se le da al
equipo (físico) y el que se le da a los programas instalados (lógicos).
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Este mantenimiento se dará cuando exista una falla
en el equipo de cómputo, y consiste en corregir el error ya sea físico o lógico, no
necesariamente este tipo de mantenimiento incluye al preventivo, pero una vez
corregido el error se puede aprovechar para prevenir otros.

Elaboro:
Cargo:
Documentador SGC
Firma:

Reviso:
Wilmer Urrea
Cargo:
Firma:

Aprobó:
Cargo:
Firma:

Fecha de
Emisión
01/11/2012
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Código: GRT-DS-001


Versión: 00

PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
El CENTRO DE INFORMÁTICA, planificará el mantenimiento preventivo tomando como
base el inventario actualizado de los equipos de cómputo activos con que cuenta la
Fundación Universitaria de Popayán. El responsable de la constitución del Plan de
Mantenimiento será el Director del centro de infomática, y el responsable de la
Ejecución del Plan será el encargado del Área de Soporte Técnico.
El plan de mantenimiento preventivo contará con las siguientes fases:

1. Levantamiento de Inventario
Para poder ejecutar el plan de mantenimiento preventivo, es necesario contar con un
inventario actualizado que contemple los diferentes aspectos técnicos de cada uno de
los equipos de cómputo y sus periféricos, así como su ubicación física y usuario
responsable. El levantamiento de la información de los equipos computacionales con
los que cuenta la institución se realizó con base al siguiente cronograma:

Sede

Dependencia

Fecha
Julio 2012
9

San José

1
6

2
3

2
5

Fecha
Agosto 2012
3
0

1

6

9

1
3

1
5

1
9

2
1

Admisiones y Mercadeo
Archivo y correspondencia
Escuela de Idiomas
Comunicaciones
Vice Rectoría Académica
Virtualidad
Odontología
Consultorio Medico
Almacén
Rectoría
Egresados
Programa de LEBEA

Elaboro:
Cargo:
Documentador SGC
Firma:

Reviso:
Wilmer Urrea
Cargo:
Firma:

Aprobó:
Cargo:
Firma:

Fecha de
Emisión
01/11/2012
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2
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Programa de Administración de
Empresas
Programa de Comunicación Social

Coordinación Académica
Programa de Psicología
Asesores de Rectoría
Sala 244 Escuela de Idiomas
Sala 105
Sala 106
Sala 107
Sala 114
Sala 115
sala 225
Biblioteca
Centro de Informática
Los Robles

Registro Académico
Recursos Humanos
Rectoría
Contabilidad
Tesorería
Vice Rectoría Financiera
Biblioteca
Programa de Ecología
Herbario
Programa de Ademagro
Laboratorio
Bienestar Institucional
Emisora
Centro de Informática
Sala Salón C5
Sala salón C7

Norte del


Elaboro:
Cargo:
Documentador SGC
Firma:

Reviso:
Wilmer Urrea
Cargo:
Firma:

Aprobó:
Cargo:
Firma:

Fecha de
Emisión
01/11/2012
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Versión: 00

Cauca
Portátiles Administrativos
Carrera Sexta

Programa de Arquitectura

2. Actividades del Mantenimiento Preventivo
Las actividades que se van a desarrollar durante el proceso de mantenimiento
preventivo serán:
Informar a los jefes de área del inicio del proceso de mantenimiento correctivo
para contar con la disposición y el tiempo para llevar a cabo este proceso. Se
debe notificar por escrito con mínimo cinco días de anterioridad al inicio de la
fecha programada para el mantenimiento.
Verificar que el equipo este registrado en el inventario de equipos de computo de
la institución, esto con el objetivo de corroborar que es de propiedad de la
Fundación Universitaria de Popayán.
Verificar que los equipos de cómputo tengan vigentes las garantías para en caso
de ser necesario gestionarla ante el proveedor.
Verificar el estado actual del equipo, al momento de realizar el mantenimiento.
Iniciar el proceso de limpieza eliminando residuos de polvo de cada una de las
partes de los equipos de cómputo.
Comprobar el estado del Antivirus, instalar y/o actualizarlo con el licenciamiento
de la Fundación Universitaria de Popayán. Eliminar virus y malwares si estos se
encuentran alojados en el equipo de cómputo.
Desinstalar todo software que no esté debidamente licenciado por la Institución y
dejar constancia de su desinstalación ante el responsable del equipo de
cómputo.
Diligenciar el formato de Mantenimiento realizado, donde se especifican las
actividades efectuadas.
El proceso de mantenimiento preventivo, debe ser realizado de manera detallada en
cada equipo de cómputo, y para esta actividad se estima un tiempo en promedio 45
minutos por equipo. Los mantenimientos se realizarán teniendo en cuenta las fechas
establecidas en el presente plan y será previamente comunicado a los usuarios.
En el eventual caso que durante el proceso de mantenimiento correctivo se evidencie
un daño o desperfecto, que estén ocasionando mal funcionamiento del equipo de
Elaboro:
Cargo:
Documentador SGC
Firma:

Reviso:
Wilmer Urrea
Cargo:
Firma:

Aprobó:
Cargo:
Firma:

Fecha de
Emisión
01/11/2012
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Versión: 00

computo, será procederá a realizar mantenimiento correctivo, con el objetivo de
remplazar la parte o las partes defectuosas. Para realizar el mantenimiento correctivo el
personal de soporte técnico levantará el reporte técnico de diagnóstico que justifique
proceso.
NOTA: El mantenimiento que se le realiza semestralmente a las salas de cómputo debe
incluir un formateo completo de cada una de las particiones del Disco Duro de estos
equipos de computo. Una vez formateadas se procederá a la instalación del software de
sistema operativo y ofimática con base al licenciamiento de la institución. El personal
responsable del mantenimiento puede hacer uso de imágenes ya generadas de los
Discos Duros que permitan agilizar el proceso de instalación.

3. Cronograma de Ejecución.
El mantenimiento preventivo será realizado en las fechas que se describen a
continuación, y para ello se tendrá en cuenta el Acuerdo de Calendario Académico para
el Primer y Segundo periodo de cada año, además de la información de la ubicación de
cada equipo y el área al cual ha sido asignada (área administrativa – académica, Salas
de Computo), así:

3.1. Sede San Jose
3.1.1. Área Administrativa – Académica
Sede

San
José

Dependencia
Archivo y correspondencia
Escuela de Idiomas
Comunicaciones
Virtualidad
Consultorio Odontológico
Arquitectura Cra Sexta
Biblioteca
Consultorio Médico
Almacén
Rectoría
Egresados
Programa de LEBEA
Programa de Admin. de Empresas
Programa de Comunicación Social

Elaboro:
Cargo:
Documentador SGC
Firma:

Reviso:
Wilmer Urrea
Cargo:
Firma:

Fecha

Cuarta Semana de Enero y Segunda Semana de
Julio

Primera Semana de Febrero y Tercera Semana
de Julio

Aprobó:
Cargo:
Firma:

Fecha de
Emisión
01/11/2012
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CORRECTIVO

Código: GRT-DS-001


Versión: 00

Programa de Psicología
Asesores de Rectoría

3.1.2. Salas de Computo
Sede

San
José

Dependencia
Sala 105
Sala 106
Sala 107
Sala 114
Sala 115
sala 225

Fecha

de Julio

3.2. Sede Robles
Sede

Los
Robles

Dependencia
Registro Académico
Recursos Humanos
Rectoría
Contabilidad
Tesorería
Vice Rectoría Financiera
Biblioteca
Programa de Ecología
Herbario
Programa de Ademagro
Laboratorio
Bienestar Institucional
Emisora

Fecha

de Julio

3.2.2. Salas de Computo
Sede
Los

Dependencia
Sala Salón C5

Elaboro:
Cargo:
Documentador SGC
Firma:

Reviso:
Wilmer Urrea
Cargo:
Firma:

Fecha
Cuarta Semana de Enero y Segunda Semana de
Aprobó:
Cargo:
Firma:

Fecha de
Emisión
01/11/2012
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CORRECTIVO

Robles

Código: GRT-DS-001

Versión: 00

Julio

Sala salón C7

3.3. Sede Norte del Cauca
Sede
Norte
del
Cauca

Dependencia

Fecha


Segunda Semana de Febrero y Cuarta Semana
de Julio

4. Recomendaciones a Usuarios Finales
Una vez terminada la parte técnica del mantenimiento, el personal responsable,
realizará recomendaciones a cada uno de los usuarios, con el objetivo de que estos
contribuyan con la conservación y el óptimo
funcionamiento de los equipos
computacionales. Las recomendaciones que se socializarán serán las siguientes:
No ingerir alimentos y bebidas en el área donde utilice el equipo de cómputo.
No apagar el equipo, sin antes salir adecuadamente del sistema
Hacer buen uso de los recursos de cómputo
Realizar respaldos de información crítica periódicamente
Consultar con el personal del área de soporte técnico cualquier duda o situación
que se presente relacionada con los equipos informáticos.
Cuidar las condiciones físicas de limpieza donde se encuentre el equipo
Los usuarios NO pueden instalar ningún tipo de software en los equipos de
propiedad de la Fundación Universitaria de Popayán. Esta actividad es
competencia únicamente del equipo de soporte técnico previa verificación de la
existencia del licenciamiento.

5. Informes semestrales del resultado del plan de mantenimiento y
formulación de planes de mejora
Hasta la fecha no existen informes sobre los mantenimientos realizados, pero a partir
del segundo semestre del 2012, el responsable de mantenimiento y soporte deberá
presentar al director del Centro de Informática un informe de las actividades realizadas
y los hallazgos encontrados. Este informe permitirá realizar los ajustes al presente plan.
El presente plan entra en vigencia a partir del día 01 de noviembre de 2012.
Elaboro:
Cargo:
Documentador SGC
Firma:

Reviso:
Wilmer Urrea
Cargo:
Firma:

Aprobó:
Cargo:
Firma:

Fecha de
Emisión
01/11/2012
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