Este documento discute la importancia de la codificación de documentos según la norma ISO 9001. Explica que la norma ISO 9001 requiere que las empresas tengan un sistema de gestión de documentos efectivo, incluyendo la codificación de documentos. Además, detalla algunos ejemplos de sistemas de codificación y la importancia de tener una lista maestra de documentos para organizar y controlar los documentos de una empresa.

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1. Codificación de documentos: la “nueva” ISO 9001. Disponible en: https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-
workspaces/business-challenges/paperless/codificacion-de-documentos-la-nueva-iso-9001.html
2. https://www.iso.org/home.html
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CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ISO 9001:2015
La codificación de documentos es imprescindible a la hora de gestionar los
diferentes departamentos en una gran empresa, sus múltiples proyectos y
servicios, la enorme base de datos de proveedores y clientes… Pero, además, la
codificación de documentos también es importante para una de las normas de
calidad más conocidas del mundo: la ISO 9001:2015. ¿Por qué? Ese es el tema
que nos ocupa en esta guía didáctica.
La norma ISO 9001:2015 certifica que una empresa cumple con los requisitos de
calidad que garanticen la completa satisfacción de su mercado de clientes.
Obtenerla y renovarla periódicamente informa al consumidor que esa empresa
cumple con un sistema de gestión de calidad establecido.1
Este es, simplemente, el objetivo de una norma que, según la organización ISO,
“es una de las más conocidas e implementadas del mundo; de hecho se estima
que más de un millón de organizaciones ya disponen de esta importante
certificación”.2
Por lo que, los múltiples avances tecnológicos vividos en los
últimos años y, sobre todo, los profundos cambios en la gestión documental de
las empresa provocó una revisión de la norma que se centró en:
 Implementar en cadaproyecto un ciclo conocido por sus siglas en castellano
PHVA – Planificar, Hacer, Verificar, Actuar– (PDCA: Plan, Do, Check, Act,
por sus siglas en inglés).
 Garantizar que las empresas practican el llamado “pensamiento de riesgo”,
es decir, que son capaces de prever las dificultades y problemas a corto y
medio plazo y poner en práctica medidas preventivas que minimicen los
daños.
 Implementar un sistema de gestión de la calidad global y que cubra los
diferentes aspectos clave que debe cuidar cualquier empresa competitiva
como, por ejemplo, sus clientes, la mejora de sus sistemas de liderazgo o, el
tema que nos ocupa, la elaboración y correcta codificación de sus bases
documentales, un sistema de gestión documental realmente eficiente.

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LA IMPORTANCIA DE LA CODIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE
LA CALIDAD.
ISO 9001:2015
Hoy en día nadie pone en duda que la codificación de documentos es
importante para todas las empresas, especialmente para aquellas grandes
corporaciones con miles de empleados, proveedores, colaboradores y
asociados. La codificación clara de la ingente documentación digital diaria que
se generan en las oficinas es fundamental para evitar o minimizar la incidencia
de errores y fallos que suponen un costo importante no solo económico, sino de
algo incluso más valioso: el tiempo del personal.
Desde este punto de vista, la codificación de documentos es importante para
garantizar el correcto flujo, almacenamiento y utilización de la documentación
textual o audiovisual de nuestra organización. Pero, además, la correcta
codificación documental permitirá a los responsables de calidad de la
organización almacenar en diferentes carpetas con acceso limitado toda esa
documentación que los departamentos generan y manejan a diario:
 Los manuales de calidad, procedimiento, de actuaciones, de prevención
de riesgos laborales, entre otros.
 Los planes generales de comunicación externa e interna, la Memoria
General de Responsabilidad Social Corporativa, los planes de formación
y promoción interna, planes de seguridad laboral, análisis de trabajo
seguros.
 El registro de las comunicaciones internas entre los diferentes miembros
de un departamento, las comunicaciones internas entre distintos
departamentos, entre otros.
 Los procedimientos técnicos o las instrucciones concretas para ejecutar
procesos de todo tipo.
En resumen, la codificación correcta del volumen de documentación de una
gran empresa no solo reducirá el tiempo de trabajo de las diferentes áreas,
departamentos o sedes de la empresa; sino también mejorará sustancialmente

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los sistemas integrales de gestión de la calidad que certifica la ISO 9001:2015 y
que se traduce en una mejora de la competitividad de la organización a nivel
nacional e internacional.
Ahora bien, ¿Los diferentes documentos del Sistema de Gestión de Calidad se
pueden codificar basándose en la norma ISO 9001?
La norma ISO 9001 no fija ningún método de codificación concreto, lo único
que requiere es que la información documentada se encuentra identificada y
sea trazable. Por lo tanto, igual que en un formato, la codificación se puede
realizar según su propio criterio o el adoptado por las organizaciones. Es
necesario que se aplique un sistema que sea de fácil comprensión por parte de
todos los empleados, ya que los distintos documentos deben encontrase fácil y
rápido.
Cuando se decide a codificar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad,
se refiere a codificar los formatos de los documentos, para esto, se debe
establecer una edición del formato que se encuentra asociada a una fecha
concreta de aplicación de dicho formato. ¿Y si no disponemos de un manual y
de unos procedimientos? Es necesario acotar, la nueva ISO 9001:2015 no
requiere la existencia de un manual de calidad y un manual de procedimientos,
de forma única exige la existencia de la información documentada que sea
evidencia del cumplimiento de los diferentes requisitos de la norma ISO
9001:2015. Por lo que, la empresa debe decidir si elaborar o no los manuales, si
decide no elaborar el manual y los procedimientos Debe idear un sistema de
codificación coherente, con la finalidad de conseguir los documentos de forma
rápida y con una coherencia concreta.
A continuación se detallan ejemplos:

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Otras siglas adoptadas por las organizaciones para la codificación:

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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
Una técnica que permite establecer un orden sistemático de los documentos de
la empresa, es la elaboración de una lista maestra de documentos que permita
de manera controlada ejercer un manejo adecuado de todos los manuales,
procedimientos, formularios, instrucciones de trabajo, instructivos y registros
generados.
A continuación se detalla un ejemplo de un inventario de procesos efectuado
para una empresa donde se establece el nombre del proceso, los documentos
que el mismo contiene y los registros generados según sea el caso. Cada
organización es autónoma al escoger el mejor sistema para llevar a cabo este
control.
Inventario de Procesos de la empresa XXXX.

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En la actualidad existen software que pueden brindar apoyo a las grandes
organizaciones para llevar a cabo el control de documentos, del mismo modo
también se pueden elaborar bases de datos empleando diferentes programas
que ejerzan la misma función y que brinden mayor economía a la organización.
Un ejemplo de lista maestra de manera automatizada se presenta disponible
en: http://www.cusur.udg.mx/sgc/PC-SGC/listamaestradoc.html