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Material impreso
Manejo básico de PowerPoint
Módulo 1. Generalidades
El método audiovisual ha demostrado ser muy útil al momento de exponer
una disertación. La evolución de la informática ha permitido que estos recursos
audiovisuales se encuentren hoy en día al alcance de todos.
PowerPoint es un programa incluido dentro del paquete Office de Microsoft.
Entre otras utilidades, esta aplicación permite crear fácilmente presentaciones de
multimedia en las que se pueden incluir textos, videos, imágenes, gráficos,
animaciones especiales, etc. Las presentaciones diseñadas se pueden imprimir,
visualizar en la computadora o proyectar en una pantalla a través de dispositivos
multimedia.
PowerPoint brinda infinidad de herramientas y recursos para diseñar una
presentación adecuada. Sin embargo, se deben tener en cuenta varios aspectos
fundamentales al momento del diseño para no malograr la presentación:
Consideraciones sobre texto. El contenido del texto debe ser breve y
conciso, sin faltas de ortografía. Deberá resaltar las ideas más importantes.
Consideraciones sobre fotos y dibujos. Las fotos deben ser de un tamaño
adecuado, nítidas y comprensibles; evitar una cantidad excesiva.
Consideraciones sobre gráficos. Un gráfico debe servir para clarificar una
idea o un concepto, por lo tanto debe seleccionarse el más adecuado a lo que
se quiera demostrar. Siempre debe contener título y referencias claras.
Consideraciones sobre videos. El video que se inserte en la presentación
debe estar editado, ser breve y nítido. Evitar imágenes innecesarias o de
excesiva duración
El acceso al programa puede realizarse a través del botón Inicio y luego
seleccionar Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft PowerPoint. Para
mayor comodidad se puede crear un acceso directo en el escritorio.

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Una vez que ha ingresado al programa, es recomendable familiarizarse con
las barras de funciones y las distintas herramientas que le ayudarán para diseñar su
presentación:
Barra de menú. Ubicada en la parte superior, contiene distintas solapas
desplegables que permiten ejecutar diferentes tareas. Haga clic sobre la
solapa elegida y seleccione mediante un clic la función deseada.
Barra de vistas y presentación. Ubicada en la parte inferior, 3 iconos
para seleccionar la vista que considere más adecuada a su necesidad:
1. Normal. Con esta vista la pantalla está dividida en tres secciones: la
ventana principal donde se encuentra la diapositiva actual, el panel de
esquema a la izquierda y el panel de notas en la parte inferior. Esta es
la vista que más utilizará para trabajar. Puede cambiar el tamaño de
cada panel haciendo clic en el borde y arrastrándolo hasta que
adquiera el tamaño que desee.
2. Clasificador de diapositivas. Muestra al mismo tiempo una miniatura de
todas las diapositivas de la presentación. De esta forma resulta fácil
agregar, eliminar, duplicar y mover diapositivas.
3. Presentación con diapositivas. Le mostrará a pantalla completa su
presentación, incluyendo las animaciones y transiciones, tal cual como
se verá proyectada para la audiencia.
Barra de menú
Barra de vistas y presentación

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Al ingresar al programa automáticamente se abre una presentación en blanco
y se despliega la solapa INICIO.
La presentación en blanco proveerá diapositivas con diseño mínimo y sin
color. Sin embargo, usted podrá aplicar color y diseño de fondo haciendo un clic
derecho sobre la diapositiva y seleccionando formato de fondo. (para más detalles
ver módulo 2)

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La solapa DISEÑO permite crear una presentación de diapositivas con
diseños automáticos que incluyen fondos, fuentes y combinación de colores
predeterminados.
Una vez elegido el diseño podrá escribir el título de su presentación. Para
crear la diapositiva siguiente, en la solapa INICIO haga clic en nueva diapositiva.
Se abrirá una ventana que le permitirá seleccionar el tipo de diapositiva que desee
insertar de acuerdo a sus necesidades. Cada vez que inserte una nueva diapositiva
a su presentación se abrirá la misma ventana para que usted elija el diseño
adecuado.

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Módulo 2. Elección del fondo
La elección del fondo de la diapositiva se puede hacer manualmente o a
través de la solapa de diseño, seleccionando una plantilla predeterminada como se
especificó en el módulo 1.
La plantilla de diseño resulta muy práctica ya que brinda muchas opciones de
combinación de letras, viñetas y colores ya predeterminados. Para elegir una
plantilla de diseño, simplemente haga clic sobre la plantilla elegida. Tenga en cuenta
que a pesar de ser una plantilla predeterminada, usted podrá realizar modificaciones
tanto sobre el color como sobre las fuentes, posicionándose sobre la herramientas
correspondientes.
Navegue por las distintas opciones de fondo, ya que podrá elegir entre
distintas opciones de color, relleno, degradado, relieve, etc.
Tenga en cuenta que la elección del fondo deberá contrastar luego con la
fuente o letra que utilice para que el texto de su diapositiva sea legible.

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Módulo 3. Elección de la letra
La elección de la letra, llamada “fuente”, es uno de los puntos fundamentales
del diseño de la presentación. Si usted eligió una plantilla de diseño, la fuente ya se
encuentra predeterminada para esa plantilla, sin embargo puede cambiarla en
cualquier momento si lo desea. Seleccione el cambio y modifique tipo de fuente y
tamaño en la herramienta correspondiente de la solapa INICIO.
El tipo de fuente debe ser claramente legible. Para una presentación es
recomendable utilizar alguna de las siguientes tipografías:
Arial
Comic Sans
Tahoma
Verdana
Futura
... ó similares
El estilo de la fuente (negrita, cursiva, etc.) se debe aplicar con criterio, de
acuerdo a lo que se quiera resaltar o diferenciar en el texto.
El tamaño de la fuente siempre debe ser adecuado y guardar proporción con
la presentación en su conjunto. Recuerde que su presentación será proyectada en
una pantalla y debe verse claramente a diferentes distancias; por eso se utilizarán
tamaños grandes de fuente. Los tamaños estándares más adecuados para utilizar
en una presentación son:
Título portada: 44 - 40
Título diapositiva: 40 – 36
Texto común y viñetas de 1º orden/nivel: 36 – 32
A partir de viñetas de 2º orden/nivel: disminuir proporcionalmente el tamaño

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El color de la fuente siempre debe contrastar con el color del fondo. Como
norma general se debe tener en cuenta que si el fondo de la diapositiva es de color
oscuro, el color de la fuente debe ser claro, y viceversa.
Evite escribir el texto de su diapositiva todo con mayúsculas: se vuelve
confuso y difícil de leer. Utilice preferentemente las minúsculas o el tipo oración. Si
desea utilizar mayúsculas, resérvelas para destacar una única palabra o úselas en
un título breve.
Además de escribir el texto dentro del espacio predeterminado en el diseño
elegido, se puede agregar texto mediante la utilización de un cuadro de texto.
Despliegue la solapa INSERTAR y haga clic en Cuadro de texto; luego haga clic en
el lugar de la diapositiva donde quiera colocar el cuadro de texto y escriba lo que
desee.
En los cuadros de texto se puede cambiar el color de relleno, tipo y color del
borde, tipo y color de fuente, colocar efectos, etc. Para ello, seleccione el texto del
cuadro y mediante clic derecho podrá acceder a las herramientas de fuente o a las
de formato de forma.

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Módulo 4. Elección de viñetas
Las viñetas son muy útiles para presentar una nómina o listado, pasos a
seguir, etc. Su aplicación dependerá del contenido de la diapositiva.
Evite insertar viñetas manualmente ya que tendrá problemas con la alineación
y su presentación perderá prolijidad. Cuando desee utilizar viñetas en una
diapositiva utilice el formato de diseño predeterminado correspondiente del
muestrario que se despliega cuando se selecciona de la solapa INICIO la
herramienta nueva diapositiva.
Es aconsejable utilizar tipos distintos de viñetas para párrafos de distinto nivel
dentro del texto; esto dará claridad y mejor visualización a la diapositiva.

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Si utiliza una plantilla para su presentación, esta función se encuentra
predeterminada; sin embargo, podrá cambiar las viñetas si lo desea. En la solapa
INICIO, haga clic en la herramienta de viñetas y se desplegará una ventana con las
últimas utilizadas.
Si hace clic en numeración y viñetas, se abrirá una ventana que le permitirá
cambiar el formato, tamaño y color de la viñeta seleccionada. Si desea más viñetas,
haga clic en personalizar y elija el tipo de viñeta. Si hace clic en imagen podrá
optar por variadas viñetas de forma y color predeterminados. Tenga en cuenta que
tanto el formato como el tamaño y color de la viñeta deben guardar relación con la
fuente (letra) y el fondo utilizados.

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Para aumentar o disminuir el nivel de cada párrafo haga clic en la herramienta
disminuir nivel de lista ó aumentar nivel de lista de la solapa INICIO. Si usted
disminuye el nivel de un párrafo, automáticamente disminuirá también el tamaño de
la fuente y viceversa.

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Módulo 5. Patrón de diapositivas
El patrón de diapositivas le permitirá personalizar el formato de sus
diapositivas y modificar a su gusto fondo, fuente, viñetas, etc. aún cuando se trate de
plantillas predeterminadas. Si usted desea cambiar alguna de estas características
en las diapositivas de su presentación haga clic en la solapa VISTA y luego
seleccione la herramienta patrón de diapositivas. El patrón que aparece en la
pantalla le permitirá hacer las modificaciones que desee y podrán aplicarse a todas
sus diapositivas; además le permitirá agregar a su presentación otros datos como
fecha, pie de página y número de diapositiva. Cuando haya terminado de utilizar el
patrón, simplemente haga clic en cerrar vista patrón.

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Módulo 6. Insertar imagen
Las imágenes resultan muy importantes para una presentación ya que la
hacen más representativa y dinámica. Usted podrá insertar cualquier tipo de
imágenes (dibujos, fotos, autoformas, películas de video, etc.) a través de la solapa
INSERTAR del menú y luego seleccionar la opción de su agrado.
La herramienta imágenes le permitirá insertar fotos o dibujos almacenados en
su computadora o en algún dispositivo extraíble conectado a ella (CD, pendrive,
etc.). Seleccione la imagen deseada y luego haga clic en Insertar. En la opción
imágenes prediseñadas encontrará un buscador que le permitirá acceder a dibujos
y fotos que le ofrece PowerPoint.
Una vez insertada la imagen en su presentación, puede ubicarla donde
desee: simplemente haga clic sobre la imagen y, manteniendo apretado el botón del
mouse, arrástrela al sitio elegido.
Si desea modificar el tamaño, seleccione la imagen, ubique el cursor sobre el
pequeño círculo blanco que aparece en alguna de las esquinas de la imagen y
desplácelo en diagonal hacia fuera (agrandar) o hacia adentro (achicar)
manteniendo apretado el botón del mouse. Los desplazamientos en diagonal le

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permitirán modificar el tamaño de la imagen sin deformarla. Tenga siempre en
cuenta que el tamaño de la imagen debe guardar proporción con el conjunto de la
presentación. Algunas imágenes pierden nitidez cuando se las agranda: evite
modificar el tamaño en estos casos.
Si desea recortar la imagen, seleccione la imagen correspondiente y haga clic
en formato de la solapa herramientas de imagen. Elija la herramienta recortar y
luego desplace el cursor sobre uno de los bordes de la imagen para recortarla en
sentido horizontal o vertical.
También podrá insertar en su presentación imágenes que se encuentren en
internet a través de páginas web. Para ello, puede utilizar algún buscador de
imágenes (Yahoo, Google, etc.), tipear la palabra clave en el espacio
correspondiente y haga clic en buscar. Seleccione la imagen que desee de la
galería, haciendo doble clic sobre ella. Esto le permitirá acceder a la página web a la
que pertenece la imagen y podrá copiarla y luego pegarla en su presentación.
Tipear palabra clave

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Con la herramienta formas usted puede insertar una gran variedad de formas
predeterminadas tales como cuadrados, círculos, líneas, flechas, llamadas, etc.
Seleccione la opción deseada y luego haga un clic sobre su presentación para
insertarla.
Además de poder cambiar el tamaño de la autoforma elegida, usted podrá
modificar el color de relleno, el color y grosor de línea, rotar la imagen, ordenarla por
delante o detrás de otra imagen, etc. Para ello haga clic en formato de la solapa
herramientas de dibujo.

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Si desea insertar un gráfico en su presentación, haga clic en la herramienta
gráfico de la solapa INSERTAR. Haga clic en el tipo de gráfico que desee. La
pantalla se dividirá en 2: del lado izquierdo usted visualizará el gráfico elegido e
insertado en su diapositiva y del lado derecho aparecerá una hoja de cálculo de
Excel con la tabla de datos correspondientes. Usted deberá modificar los datos de la
tabla para adecuarlos a su necesidad. Trabajando sobre el gráfico podrá modificar
colores, fuente, etc.
Para insertar una película de video en su presentación haga clic en película
de la solapa INSERTAR. Seleccione de su archivo la película deseada y haga clic en
Aceptar.

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Una vez insertada la película en su presentación, se abrirá una ventana sobre
opciones de reproducción automática o manual. Dentro de la diapositiva, podrá
desplazar la película con el mouse hasta el lugar que desee.
Tenga en cuenta que sólo podrá ver la película seleccionando el modo
presentación con diapositivas de la barra de vistas y presentación.
Importante: Al finalizar con su presentación, usted guardará el archivo en un
dispositivo extraíble (CD, pendrive, etc.) para transportarlo hasta el lugar de su
conferencia. Si su presentación contiene una película de video, no olvide guardar
también en el mismo dispositivo el archivo de la película, caso contrario la misma no
se reproducirá.

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Módulo 7. Animación
Los efectos de animación se basan en aplicar distintos movimientos al texto e
imágenes de una diapositiva con el objetivo de agregar dinamismo a la presentación
y que resulte más amena. Para ello, haga clic en personalizar animación de la
solapa ANIMACIONES. Se abrirá una ventana que le permitirá seleccionar los
objetos que desee animar y elegir el efecto deseado para cada uno de ellos.
Además podrá optar por un inicio de animación automático o manual. Es
recomendable utilizar los efectos con criterio y moderación: el abuso de animaciones
puede perjudicar la claridad del mensaje y confundir al auditorio.
Para más opciones, haga clic en las flechas desplegables.

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También puede optar por agregar un efecto de animación a la transición de
una diapositiva a otra. Para ello haga clic en la transición deseada de la barra de
herramientas desplegable correspondiente. Tenga en cuenta que podrá aplicar
transiciones distintas para cada diapositiva o la misma transición a todas.