Este documento contiene información sobre cómo crear consultas, formularios e informes en Access. Explica que una consulta de creación de tabla copia datos de una o más tablas a una nueva tabla, mientras que las consultas de actualización y datos anexados actualizan o agregan registros a tablas existentes. También describe los pasos para crear formularios, que permiten ver los campos de un registro en una sola pantalla, e informes, que pueden generarse utilizando un asistente.

1. CUESTIONARIO
COMO SE HACE UNA CONSULTA CON
ACCESS
En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta
de creación de tabla. Este tipo de consulta se usa cuando hay
que copiar datos a una tabla o almacenarlos.
Para cambiar o actualizar parte de los datos de un conjunto
existente de registros, como uno o varios campos, puede usar
una consulta de actualización. Para más información,
consulte el artículo crear una consulta de actualización
Si necesita agregar registros (filas) a una tabla existente, use
una consulta de datos anexados. Para más información sobre
las consultas de datos anexados, consulte el artículo crear
una consulta de datos anexados. Las consultas de creación
de tabla
Una consulta de creación de tabla recupera datos de una o
varias tablas y, a continuación, carga el conjunto de
resultados en una nueva tabla. Esa nueva tabla puede residir
en la base de datos abierta o puede crearse en otra base de
datos.
Normalmente, las consultas de creación de tabla se crean
cuando hay que copiar o archivar datos. Por ejemplo,
supongamos que tiene una tabla (o tablas) de los datos de
ventas pasos y que usa esos datos en informes. Las cifras de
ventas no pueden cambiar porque las transacciones tienen al
menos un día de antigüedad y la ejecución continuada de una
consulta para recuperar los datos puede tardar un tiempo, en
especial si se ejecuta una consulta compleja en un almacén
de datos de gran tamaño. Cargar los datos en una tabla
independiente y usar esa tabla como origen de datos puede

2. reducir la carga de trabajo y proporcionar un archivo de datos
útil. Durante el proceso, recuerde que los datos en la nueva
tabla son estrictamente una instantánea; no tienen ninguna
relación o conexión con su tabla o tablas de origen.
El proceso de creación de una consulta de creación de tabla
se compone de los siguientes pasos:
 Habilite la base de datos si no está firmada o si no reside en
una ubicación de confianza. En caso contrario, no podrá
ejecutar consultas de acción (consultas de datos anexados,
consultas de actualización y consultas de creación de tabla).
 En la vista Diseño de la consulta, cree una consulta de
selección y, a continuación, modifique esa consulta hasta que
devuelva los registros que desee. Puede seleccionar datos de
más de una tabla y, en términos reales, puede des normalizar
los datos. Por ejemplo, puede incluir los datos de cliente,
transportista y proveedor en una sola tabla, lo cual no se hace
en una base de datos de producción con tablas
correctamente normalizadas. Asimismo, puede usar criterios
en la consulta para personalizar o restringir más el conjunto
de resultados.
Para más información sobre normalización de datos, consulte
el artículo conceptos básicos del diseño de una base de
datos.
 Convierta la consulta de selección en una consulta de
creación de tabla, elija una ubicación para la nueva tabla y, a
continuación, ejecute la consulta para crear la tabla.
No hay que confundir una consulta de creación de tabla con
una consulta de actualización o de datos anexados. Puede
usar una consulta de actualización cuando necesite agregar o
cambiar los datos de campos individuales. Use una consulta
de datos anexados cuando necesite agregar registros (filas) a
un conjunto de registros existente en una tabla existente.

3. COMO SE HACE UN FORMULARIO EN
ACCESS
Crear un formulario en Access
Un formulario en Access es muy similar a un formulario en
papel el cual tiene el formato adecuado para desplegar las
etiquetas y la información. En Access podemos crear
formularios que contengan todos los campos de una tabla.
Razones para crear un formulario en Access
Cuanto tienes una tabla formada por muchos campos
(columnas), no es posible visualizar toda la información en el
monitor, es necesario mover la barra espaciadora para
conocer la información de algún registro específico.
Una razón para crear un formulario en Access es porque
deseamos ver todos los campos de un registro en una sola
pantalla.
Pasos para crear un formulario en Access
El primer paso para crear un formulario es seleccionar la tabla
en la cual se basará el formulario y posteriormente ir a la ficha
Crear donde pulsaremos el botón Formulario e
inmediatamente observaremos el formulario en pantalla.
Crear un formulario en Access
Un formulario en Access es muy similar a un formulario en
papel el cual tiene el formato adecuado para desplegar las
etiquetas y la información. En Access podemos crear
formularios que contengan todos los campos de una tabla.
Razones para crear un formulario en Access
Cuanto tienes una tabla formada por muchos campos
(columnas), no es posible visualizar toda la información en el
monitor, es necesario mover la barra espaciadora para
conocer la información de algún registro específico.
Una razón para crear un formulario en Access es porque
deseamos ver todos los campos de un registro en una sola
pantalla.

4. Pasos para crear un formulario en Access
El primer paso para crear un formulario es seleccionar la tabla
en la cual se basará el formulario y posteriormente ir a la ficha
Crear donde pulsaremos el botón Formulario e
inmediatamente observaremos el formulario en pantalla
Podrás acceder al formulario desde el panel izquierdo que
despliega los objetos de Access.
COMO SE HACE UN INFORME EN
ACCESS
Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft
Office Access 2007, desde los más sencillos a los más
complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el
origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un
listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las
ventas realizadas por zona comercial, primero debe
determinar qué campos contienen los datos que desea ver en
el registro y en qué tablas o consultas residen.
Después de elegir el origen de los registros, normalmente le
parecerá más sencillo crear el informe utilizando un asistente
para informes. El Asistente para informes es una
característica de Access que le guía por una serie de
preguntas y, a continuación, genera un informe tomando
como base las respuestas proporcionadas.