Presentación Gestion Almacenamiento.pdf

GC-F-004 V.01
EL ALMACÉN
PROCESO DE ALMACENAMIENTO
LAYOUT ALMACÉN
Instructor: Alberto Castro Garzón

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GESTION ALMACENAMIENTO
La gestión de almacenes se define como el proceso de la
función logística que trata la recepción, almacenamiento y
movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de
consumo de cualquier material (materias primas, semielaborados,
terminados, etc.), así como el tratamiento e información de los
datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo
optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de
flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física,
constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más
importantes para el funcionamiento de una organización.

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GESTION ALMACENAMIENTO

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OBJETIVO DE LA GESTIÓN ALMACENAMIENTO
El objetivo general de una gestión de almacenes consiste
en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y
medios de producción requeridos para asegurar los servicios de
forma ininterrumpida y rítmica.
 Rapidez de entregas
 Fiabilidad
 Reducción de costes
 Maximización del volumen disponible
 Minimización de las operaciones de manipulación y transporte

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FUNCIONES DE LA GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO
Un almacén que esté bien diseñado debe de ser capaz de asumir
siguientes funciones:
 La recepción de todos los productos que comprendan la actividad
industrial o de servicios de la empresa propietaria del almacén.
 La ejecución de un control de calidad inmediato.
 El control e inventario de los productos almacenados.
 El almacenamiento correcto de las mercancías.
 La preparación de los pedidos con destino a los almacenes
regionales, a los clientes o a ambos.
 La expedición rápida de los pedidos.

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BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO
 Reducción de tareas administrativas.
 Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos.
 Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante.
 Mejora de la calidad del producto.
 Optimización de costes.
 Reducción de tiempos de proceso.
 Nivel de satisfacción del cliente.

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PRINCIPIOS EN LA GESTIÓN DE UN ALMACÉN
(Tomado: TREJOS NOREÑA, Alexander. Gestión Logística, Stocks, Almacenes y Bodegas.
Seminarios Andinos.).
La gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos
principios, conocidos como principios del almacén (aplicables a
cualquier entorno):
 La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe
encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona
en cada almacén.
 El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones
especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión,
despacho y ayuda en el control de inventarios.
 Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra
de salida (ambas con su debido control).
 Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

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 Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos
los movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación
y control de producción sobre las existencias.
 Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por
el nombre común y conocido de compras, control de inventario y
producción.
 La identificación debe estar codificada.
 Cada material o producto se tiene que ubicar según su
clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios
marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe
marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
 Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal
ajeno al almacén.

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 Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere
documentación autorizada según sistemas existentes.
 La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no
esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por
la gerencia o departamento de control de inventarios.
 La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para
poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
 Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
 La disposición del almacén deberá facilitar el control de los
materiales.
 El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del
almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como
lo permitan las condiciones de operación.

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PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE
ALMACENAMIENTO
Fuente: BASTIDAS, Edwin Jair. Énfasis en Logística y Cadena de Abastecimiento
El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y
táctico, dado que tiene que brindar soluciones de recursos en
comunión con las políticas y objetivos generales que contempla la
estrategia de la compañía. Entre ellos están:
a. Diseño de la red de distribución de la compañía:
Toda compañía necesita establecer políticas respecto a su red de
distribución, dado que esta debe ser acorde a su mercado y óptima en
capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su demanda.
La complejidad de las decisiones respecto al diseño de la red de
distribución es tal, dado que requiere de la combinación precisa de
instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias.

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ALMACENAMIENTO
Es la planificación y ubicación estratégica de los almacenes y centros
de distribución de manera que permitan gestionar el flujo de
productos desde uno o más orígenes hasta el cliente. Requiere
considerar elementos como: número de almacenes, las ubicaciones,
la propiedad de la gestión o el tamaño de los mismos.
b. Responsabilidades de la Gestión de Almacenes (Gestión Propia o
Subcontratación):
Una vez se ha diseñado la red de distribución se procede a determinar
si se autogestionará el almacén o si se subcontratará. Una vez más la
decisión depende de muchos factores dependientes de la estrategia
de la organización, de su mercado, tamaño y cadena de
abastecimiento.

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ALMACENAMIENTO
c. Ubicación de almacenes:
La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la localización de
los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:
 Una visión general del mercado: Para acotarse geográficamente a
un área amplia.
 Una visión local del mercado: Que contemple aspectos particulares
de las zonas acotadas.
El tema de la localización de almacenes, se ha abordado mediante
múltiples métodos matemáticos: Von Thünen, Hoover, Weber,
Greenhut y el método de Centro de Gravedad. Sin embargo los
factores no son meramente cuantitativos y existen una gran cantidad
de criterios cualitativos (que evidentemente redundan en el plano
financiero) y entre los que se destacan:

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ALMACENAMIENTO
Fuente: BASTIDAS, Edwin Jair. Énfasis en Logística y Cadena de Abastecimiento

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ALMACENAMIENTO
d. Tamaño de los almacenes:
Un almacén debe ser dimensionado principalmente en función de los productos a
almacenar (tamaño, características propias y cantidad de referencias) y la demanda
(especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero
además de estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora
de dimensionar el tamaño de un almacén. Los factores a tener en cuenta son:
 Productos a almacenar (cantidad y tamaños)
 Demanda de los mercados
 Niveles de Servicio al cliente
 Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar
 Tiempos de producción
 Economías de escala
 Layout de existencias.
 Requisitos de pasillos.
 Oficinas necesarias.
Es importante la consideración de las tres dimensiones para determinar la
capacidad del almacén, es decir determinar la magnitud en función de metros
cúbicos.

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RECEPCIÓN DE PRODUCTOS
Para llevar a cabo una correcta recepción de todos los productos que
comprenden la actividad industrial y/o servicios de la compañía que
instala un almacén central es necesario realizar una serie de trabajos
previos para determinar las necesidades de los medios mecánicos,
humanos e informáticos que se requieren.
El primer paso comienza con el análisis exhaustivo de los
productos que se reciben en el centro. Dicho análisis debe tener en
cuenta:
 Las dimensiones del producto.
 El peso de las unidades de carga.
 La consistencia del embalaje o embalajes (si es que se utilizan).
 La frecuencia de llegada de cada material.
 La cantidad de mercancía recibida en cada envío.

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1. Peso y dimensiones de los productos que se han de recibir
El análisis de estos dos factores condiciona las necesidades que se
deben cubrir en relación a las mercancías que son recibidas, al tipo de
máquinas y a las capacidades de carga de estas, que no
necesariamente serán las mismas que las que se emplearán
posteriormente para el almacenamiento propiamente dicho. Se ha de
procurar que las máquinas utilizadas en la zona de almacenamiento
sean válidas para la recepción y, a ser posible, también para la
expedición.

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2. Medidas a tener en cuenta en la mercancía paletizada
Las mercancías recibidas pueden ser de diferentes formas, tamaños y
pesos. De hecho, casi siempre es así y esto resulta más frecuente
cuanto más variadas sean las fuentes de suministro. Suelen darse dos
situaciones: o bien todas las unidades tienen las dimensiones y el
peso adecuados para su almacenaje directo o bien una buena parte
no posee estas características y necesitan una modificación previa a
su ubicación.
En ambos casos el almacén central ha de estar preparado
para recibir, preparar y alojar cualquier tipo de mercancía y, por lo
tanto, deberá estar provisto de uno o varios muelles, máquinas de
manutención para la descarga de los camiones, una zona de
recepción y, cuando sea necesario, otra de preparación.

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3. Medios mecánicos utilizados para la carga y descarga
Las máquinas o medios mecánicos que se pueden y se suelen utilizar
para facilitar la carga y descarga de la mercancía son:
• Las transpalets o transpaleta
(estibadores).
• Los apiladores.
• Las carretillas elevadoras
contrapesadas (montacarga).

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• Las transpalets o transpaleta (estibadores).
• Los apiladores.
• Las carretillas elevadoras contrapesadas (montacarga).

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4. Ejecución de un control de calidad inmediato
El control de calidad que se realiza en un almacén central se debe
limitar a la comprobación de que el contenido del envase en el que
se recibe el producto se corresponde con el continente.
Para facilitar esta operación, las unidades de carga deben ir
acompañadas de un albarán (nota de entrega) en el que se detallan
las características del producto que se ha recibido, su nombre
comercial si este existiese y la cantidad de unidades contenidas en
cada envase o embalaje (por ejemplo, en cada pallet, contenedor o
caja).
Con este albarán, el personal que reciba la mercancía debe hacer un
muestreo selectivo, abriendo algún envase, si es necesario y
comprobando su contenido. Este examen se realiza para certificar
tanto la cantidad como la calidad del envío.

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Un segundo aspecto del que debe ocuparse el control de calidad es el
de la comprobación de que el envase es lo suficientemente resistente
como para soportar el tiempo y las condiciones previstas de
almacenamiento. En este punto es cuando se procede, si así se
requiere, a la modificación del embalaje para adaptarlo a las
características del almacén. Esto se lleva a cabo, sobre todo, cuando
se trata de un almacén central que recibe mercancías de diversas
procedencias o proveedores.

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5. Control e inventario de los productos almacenados
Inmediatamente después del control de calidad se procede a un
recuento de los productos y una vez efectuado este (nunca antes) se
introducen los datos en el ordenador central. El departamento de
recepción debe contar con uno o varios terminales, de tal manera
que en el caso de que se detecte alguna discrepancia entre la
mercancía y el albarán que la acompaña, se proceda a efectuar
inmediatamente una reclamación al centro de fabricación o al
proveedor correspondiente.
Una vez introducida la entrada de la carga en el ordenador, este debe
informar de la ubicación precisa que asigna a cada unidad, conforme
a la programación de almacenamiento preestablecida.

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Durante el proceso de expedición de las mercancías se debe efectuar
la operación inversa, informando al ordenador central de la baja o
salida de las unidades correspondientes. Así, el sistema de gestión
puede disponer del hueco vacío y asignarle una nueva carga.
Esta salida de mercancía debe realizarse en el momento en el que se
lleve a cabo la operación ya que, aunque el ordenador genere un
albarán, durante el tiempo que pasa entre la emisión de ese
documento y el momento de recoger la carga de su ubicación la
posición de esta debe figurar como ocupada.
De otro modo, podría ocurrir que el sistema diese por libre la
posición y que se la asignase a una nueva carga. Si aún no se ha
recogido la anterior, el operario se podría encontrar con el hueco
ocupado, una situación que puede darse si la entrada de mercancías
se realiza a un ritmo diferente que el de las salidas.

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Para evitarlo, el ordenador no da la ubicación por vacía hasta que el
operario recoge la unidad y se lo comunica al sistema. El empleo de
un SGA (sistema de gestión de almacenamiento) adecuado garantiza
todos los procesos implicados en este punto y evita este tipo de
posibles errores de gestión de las posiciones.

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6. Almacenamiento correcto de las mercancías
Los almacenes centrales deben disponer de los medios mecánicos
suficientes y necesarios para la realización de un alojamiento
correcto de las mercancías. Si estas son recibidas sobre pallets,
deberá disponer de alguno de los medios o equipos de manutención
para poder manejarlos con comodidad y seguridad, así como
introducirlos en la zona de almacenamiento.
Si por el contrario la mercancía es recibida a granel, es necesario no
sólo que se disponga de los medios requeridos para su movimiento,
sino que en ocasiones también es preciso que se cuente con las
herramientas o máquinas para proceder a su envasado. Para ello
debe haber disponibles tolvas, cucharas u otros elementos
mecánicos adecuados, como mini cargadoras o incluso palas
cargadoras, si el volumen y características de la mercancía lo
requieren.

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En general, no se puede efectuar un almacenamiento correcto ni
tampoco se puede exigir una rentabilidad y eficiencia a una
instalación si no se la dota de los adecuados medios físicos, humanos
y materiales.

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PREPARACIÓN DE PEDIDOS CON DESTINO A LOS
ALMACENES REGIONALES
Una de las misiones fundamentales de un almacén central es la de
servir de reserva de los centros regionales o locales, por lo que una
función primordial que debe cumplir es la de la preparación de los
pedidos que éstos le soliciten.
Esta operación puede llevarse a cabo diaria, semanal, mensual o
bimensualmente (o más diferida, incluso), dependiendo de la
periodicidad necesaria, de los productos que se manejen y de su
tamaño.
El siguiente apartado se dedicará al análisis de los diferentes sistemas
y métodos que se pueden encontrar para la preparación de pedidos.
Todos ellos están estudiados para aplicaciones concretas, por eso su
utilización se basa en la adaptación a las necesidades específicas de
cada empresa.

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Es imprescindible que se dejen espacios para tal fin en las estanterías
o en el suelo y para ello es fundamental que haya un
almacenamiento correcto.
Normalmente, la preparación de pedidos en un almacén central debe
ser efectuada en el suelo o mediante sistemas automáticos o
semiautomáticos; al menos, así debería proyectarse. Esto
proporciona una mayor capacidad de alojamiento, así como
una mejora en la facilidad y rapidez de la operación. La razón de que
se produzcan esas dos ventajas se debe a dos factores principales:
• Llenar completamente los huecos de las estanterías, lo que
evidentemente aumenta la capacidad de almacenamiento en
comparación con la preparación en estantería, que hace que el
hueco o los huecos destinados a tal efecto estén la mayor parte
del tiempo semivacíos.

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• En segundo lugar, el suelo es el nivel idóneo para que el personal
ejecute estas operaciones, con lo cual su rendimiento se multiplica
y ello trae consigo esa facilidad (menor número de errores) y esa
rapidez que se han indicado.
La preparación de pedidos mediante sistemas automáticos o
semiautomáticos reduce los tiempos empleados. Otro factor que
influye en la agilidad y eficiencia es la capacidad del almacén central
para conocer permanentemente las necesidades del resto de puntos
de la cadena y prevea, con la mayor antelación posible, sus
solicitudes.

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¿Cómo se puede lograr la previsión de los pedidos?
El único sistema eficaz para lograrlo es la información y cuanto más
rápida y precisa sea, mejores serán los resultados. Por eso, es
indispensable establecer una comunicación en tiempo real entre
todos los eslabones de la cadena, desde el más remoto punto de
consumo final (por ejemplo, el comercio que expende los artículos),
hasta el ordenador central del punto de producción o recolección.

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RÁPIDA EXPEDICIÓN DE LOS PEDIDOS
El tiempo en la expedición de pedidos es fundamental para evitar
demoras y rupturas de las cadenas de distribución. Por eso, una de
las funciones de un almacén central es, precisamente, la de realizar
dicha operación ágilmente.
La rapidez en la ejecución de las expediciones es solamente una
consecuencia de una correcta organización de todos los aspectos que
se han explicado en los apartados anteriores. Si todas esas funciones
se realizan de la manera más adecuada, la expedición de pedidos se
simplifica y se acelera.
Por contra, si aparecen atascos y se generan cuellos de botella en
alguno de los puntos anteriores, la expedición de pedidos se
convierte en un caos y se ralentiza. Por eso es esencial que en el
interior de la instalación se trabaje coordinadamente y esa es la
responsabilidad más importante de un buen jefe de almacén.

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El diseño de almacenes debe comprender la organización y
distribución del espacio en distintas áreas operativas. En general, un
almacén central debe estar formado por seis secciones:
• Recepción
• Control de calidad.
• Adaptación de unidades de carga.
• Almacenamiento.
• Preparación de pedidos
• Preparación de expediciones.

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ZONA DE RECEPCIÓN
Esta área engloba la recepción de mercancías, el control de calidad y,
si así se requiere por la naturaleza del producto o la mercancía, la
adaptación de unidades de carga.
La zona de recepción debe quedar contigua a los muelles de
descarga y debe tener las dimensiones adecuadas para gestionar
todas las mercancías que puedan llegar al almacén en una jornada
completa de trabajo normal.
En el caso de que sea necesario efectuar una adaptación de las
unidades de carga recibidas, es preciso aumentar la superficie y
contar con los medios para poder ejecutar esta tarea, lo que incluye
tener en cuenta el personal necesario, contar con bancos de trabajo y
útiles apropiados, reservar una parte del espacio de almacenamiento
para envases vacíos y un sistema de eliminación de los envases
originales.

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ZONA DE RECEPCIÓN
Almacén para centro de distribución de la
alimentación
Almacén para empresa dedicada al
transporte urgente y distribución

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ZONA DE ALMACENAMIENTO
El diseño del área de almacenamiento dependerá de si se va a llevar
a cabo una preparación de pedidos en la instalación y si esta se va a
realizar en las estanterías.
En un almacén central esta área puede estar formada por una o
varias secciones. Como el objetivo de este manual es facilitar la
mayor información posible acerca de las diferentes posibilidades,
podríamos poner como ejemplo, una instalación que recibe diversos
tipos de productos, en diferentes cantidades, con índices de rotación
dispares y con necesidades de alojamiento complejas.
Para efectuar el diseño de un almacén de estas características,
primero hay que elaborar un estudio de los índices de rotación de los
productos, clasificándolos en tres categorías: baja, media y alta
rotación.

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La determinación de estas tres categorías es muy subjetiva, por
supuesto, pero se puede y se debe determinar mediante la
designación de un índice medio de referencia. Los productos con un
índice cercano a éste, se considerarán de rotación media. Los que se
alejen mucho por debajo se designarán como de baja rotación y los
que estén muy por encima serán de alta rotación.
Una vez definidos los productos, sus volúmenes y sus rotaciones
correspondientes, se procede a su ubicación dentro del almacén,
para lo que se tienen en cuenta tres consideraciones:
• Las mercancías de baja rotación son, por regla general, las que se
consumen en pequeñas cantidades, por lo que suelen necesitar de
un reducido volumen de almacenamiento.

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• Las referencias de rotación media se suelen hacer pedidos
habitualmente y con unas cantidades moderadas (es decir, que se
solicitan en tandas medias y habituales). Por ello, necesitan una
rapidez de salida ni muy rápida, ni muy lenta y requieren una
buena accesibilidad.
• Las mercancías de alta rotación se suelen solicitar un gran número
de veces y con una excesiva demanda (por lo que la situación
suele ser de tandas medias y altas pero muy frecuentes). En
productos de alta rotación, lo más importante es disponer de una
gran accesibilidad y una alta velocidad de extracción.

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Así pues, en un almacén central de estas características se podrían
instalar:
• Una zona de almacenamiento en bloque o mediante un sistema de
compactación, destinada a los productos de alta rotación en los
que prima más el volumen que la accesibilidad o la velocidad de
extracción. En función de la cantidad de producto y de la
capacidad disponible, se puede recurrir a una configuración en
bloques o a cualquier otro de los sistemas de almacenamiento por
compactación.
• Una zona con estanterías que, en función de la cantidad de
productos de alta rotación que existan, puede ser de
almacenamiento puro (sólo se ubica la carga) o mixto, con
estanterías de preparación o picking incorporadas.

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• Si el almacenamiento es puro, se puede elegir como medio de
manutención entre carretillas convencionales (necesitan pasillos
de 3.500 a 4.000 mm de anchura), carretillas retráctiles (los
pasillos deben ser de entre 2.500 y 3.000 mm de
ancho), carretillas trilaterales (pasillos de entre 1.700 y 2.200 mm)
o transelevadores (pasillos inferiores a 1.700 mm). La elección
entre unos u otros medios de manutención no se toma sólo en
función del espacio necesario entre estanterías, sino
fundamentalmente, tomando como referencia la relación entre el
volumen de almacenamiento que se precise y del que se disponga.
• Es imprescindible tener en cuenta las diferentes capacidades de
altura de elevación de cada uno de estos tipos de máquinas para
saber cuál es la que más conviene en cada caso.

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Otro factor muy importante es la inversión que supone la adopción
de un sistema u otro porque cuanto más sofisticado sea el medio de
manutención empleado, mayor es su coste. Sin embargo, no hay que
olvidar el retorno de la inversión, ya que es posible que los sistemas
más sofisticados, con un coste inicial mayor, tengan un retorno (ROI)
más rápido.
Por otra parte, si el número de productos con un índice de rotación
alto es muy elevado, es conveniente diseñar una zona de
almacenamiento mixta. Ahora bien, dado que el picking más rápido
se suele efectuar a la altura más baja posible, mientras que el
almacenamiento más rentable se produce a la mayor altura posible,
es conveniente diseñar una configuración de estanterías con
preparación de piezas pequeñas a media altura (y almacenamiento
en el resto) o instalar sistemas automáticos.

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BAJA
ROTACIÓN
MEDIA
ROTACIÓN
ALTA
ROTACIÓN

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ZONA DE EXPEDICIONES
En esta área se agrupan tanto los departamentos de preparación de
pedidos (ya se lleven estos a cabo sobre el suelo o en estantería),
como los de expedición.
En esta zona se debe efectuar la preparación y, si procede,
el embalaje, de los pedidos del resto de los almacenes de la cadena.
Para ello debe contar con los medios adecuados y no se debe
escatimar en ellos bajo ningún concepto, ya que esta es la parte del
almacén que más influye en su imagen exterior y su prestigio. Si la
preparación de pedidos previa es efectuada en las estanterías, el
trabajo de esta zona se simplifica considerablemente.
En cualquier caso, en el organigrama, el personal de preparación
debe depender del departamento de expediciones, ya que será este
el encargado de regular las actividades de aquel en función de la
demanda externa.

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Consolidación de pedidos en zona de expediciones

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Si se cuenta con un sistema de gestión aplicado al almacén, el trabajo
de preparación de pedidos se limita a la colocación de los productos
en lotes en una zona delimitada para ello.
Este espacio reservado para la carga debe estar suficientemente
dimensionado para alojar todas las líneas que salgan en una jornada
normal, aunque es conveniente y necesario prever un área de
expansión que pueda absorber picos de demanda no programados.
La ubicación de esta zona de salida de expediciones debe estar lo
más próxima posible a los muelles de carga.
Cuando la preparación de pedidos se realiza en un espacio separado
(en especial, si se trata de picking o caja individual) se necesita
una zona de consolidación adecuada. Cerca de ella se pueden
integrar transportadores de clasificación que distribuyan las unidades
preparadas por pedidos o rutas.

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Otras alternativas a los transportadores para llevar la carga
consolidada hasta la zona de expediciones son los transpalets,
las carretillas y los vehículos auto guiados (AGV y LGV). En la imagen
sobre estas líneas se muestra un ejemplo de uso de vehículos láser
guiado; estos LGV dejan los pallets en cinco mesas con rodillos y de
ahí los recoge una lanzadera que, a su vez, deposita la carga en una
de las varias líneas de salida dotadas de transportadores de
acumulación.

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