La propuesta busca implementar un software de gestión documental llamado DOCUMENTSOFT en la Empresa de Energía del Quindío para digitalizar sus documentos. El software permitiría escanear y almacenar grandes cantidades de información de forma segura para su uso interno y acceso externo, mejorando así el servicio a usuarios. El software incluye características como mejora de imágenes, nomenclatura automática, separación de trabajos y anotaciones que facilitarían la organización y recuperación de documentos en la empresa.

1. EMPRESA DE ENERGIA DEL QUINDIO
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PROPUESTA DE
DIGITALIZACIÒN
DANIELA HERNANDEZ CANO
ANDREA RAMIREZ PACHON
LUZ AMELIA PINEDA

2. TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION………………………………………………pag.1
JUSTIFICACION……………………………………………….pag.2
OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS…………………...pag.3
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………….pag.4
PROPUESTA…………………………………………………..pág. 5

3. INTRODUCCIÒN
Gestión Documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,
permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.

4. JUSTIFICACIÒN
Esta propuesta surge de la necesidad de conservar documentación importante en
medios híbridos que garanticen el fácil acceso a la documentación, sin afectar
físicamente los documentos originales.
Teniendo en cuenta las normas que rigen a esta entidad por ser una entidad que
presta un servicio público, debe cumplir con ciertos parámetros para la gestión
documental, tal como lo dice la ley 594 del 2000 y el acuerdo 006 del 2014, en
donde se recomienda el uso de las nuevas tecnologías para el almacenamiento de
información de gran volumen utilizando software en donde se pueda manejar la
documentación con mayor seguridad y agilice el proceso de búsqueda para los
funcionarios de la entidad como para los usuarios.

5. OBJETIVO GENERAL
Presentar a la empresa de energía del Quindío EDEQ nuestra propuesta y servicio
de uso de las nuevas tecnologías en su sistema de organización de documentos,
brindando así una solución favorable para la entidad a su problema de fondos
acumulados.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Dar a entender la importancia de la buena gestión documental en una
entidad.
 Ofrecer un servicio que cumpla con lo establecido en las normas dictadas
por el archivo general de la nación para este tipo de empresas.
 Mejorar el servicio de la entidad con el usuario.
 garantizar la conservación de documentos.
 Mejorar la seguridad de la información.

6. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa de energía del Quindío EDEQ presenta problemas en la
organización, digitalización y realización de transferencias documentales, esto
causa serios problemas en la empresa ya que afecta la adecuada conservación y
el fácil acceso a los documentos tanto para el personal administrativo como a
personas del común. Esto es algo que no debería pasar ya que esta empresa
presta un servicio a la sociedad y la cantidad de documentos que manejan o
llegan a su archivo son de suma importancia.
La falta de transferencias documentales hace que se formen fondos documentales
en donde se corre un gran riesgo de pérdida de información y realizar una
segunda clasificación, organización y descripción de los documentos significa un
gran costo para la entidad, este problema nace en el incumplimientos de los
tiempos estipulados en las tablas de retención documental y tablas de valoración
documental.

7. PROPUESTA
Nosotros como gestores documentales queremos dar solución al problema que
presenta actualmente la empresa de energía del Quindío EDEQ, planteando el
uso de las nuevas tecnologías como estrategia para mejorar el funcionamiento del
archivo en esta entidad.
Teniendo en cuenta que La tecnología y el universo digital están más presentes
que nunca en la sociedad actual. Por primera vez, el mercado de consumo es más
grande que el mercado corporativo en la industria de las Tecnologías de la
Información y la Comunicación (TIC). Este proceso, conocido como la
consumerización de las TIC, ya es imparable. No sólo está aquí para quedarse,
sino que está transformando por completo tanto a empresas como a sectores
empresariales. Esto, a su vez, supone una serie de retos importantes para las
compañías, pero a la vez grandes oportunidades de creación de valor.
Dicho lo anterior, lo que proponemos para esta entidad es el uso de un software
que permita almacenar grandes cantidades de información de forma segura y se
pueda manejar internamente en la entidad, pero que también permita que el
usuario exterior a la empresa pueda tener acceso a esta, dándole la opción a la
entidad de elegir el tipo de documentación que pueda ser vista por el usuario
exterior para evitar posibles problemas legales y así mejorar el servicio en los
tramites que se tengan que hacerse personalmente, ya que con el uso de este
software se eliminarían las grandes multitudes de personas en las oficinas de la
empresa de energía para tramites sencillos como la copia de la factura del
servicio.
DOCUMENTSOFT
Es un software de procesamiento de imágenes , perteneciente a la solución
de administración digital de documentos que proporciona todas las funciones
necesarias para digitalización de documentos de alta velocidad, mejoramiento de
imágenes, captura zonal automática, visualización, anotación, impresión y
almacenamiento de imágenes para páginas en blanco, negro y color. Admite
reconocimiento de códigos de barras y códigos de parche para separación
automática de documentos y funciones avanzado de scanner como, por ejemplo,
la detección automática de color. Este software tiene la opción de manejar la
información escaneada o digitalizada por intranet para ser compartida con todo
tipo de usuarios por medio de una plataforma que se puede configurar de acuerda
a la necesidad de la entidad.

8. ESCANEO
Las funciones de digitalización de documentos, indexación, presentación y
visualización de DOCUMENTSOFT permiten a los usuarios agilizar el proceso de
escaneo por lotes. Además de ser compatible con scanners estándar binarios y
con posibilidad de color, también soporta funciones avanzadas de escaneo de
documentos, incluyendo MultiStream y detección automática del color.
El reconocimiento óptico de caracteres convierte documentos electrónicos en
documentos de texto editable tales como texto PDF, XML, Word y ASCII, HTML y
otros formatos de archivos de texto configurables para Web. El OCR zonal captura
los datos en zonas previamente configuradas de una imagen, como, por ejemplo,
los números de factura o de recibos de ventas. Para ayudar a automatizar el
proceso de captura de datos, utiliza funciones como reconocimiento automático de
datos en códigos de barras 1D y 2D, que pueden rellenar campos de índice, lotes
independientes sin necesidad de páginas separadoras y asignar nombres
automáticamente a los documentos. Las imágenes de los documentos
escaneados se pueden visualizar y manipular mediante funciones como el
dimensionamiento rápido (ampliación y reducción), la rotación y la escala de
grises.
CARACTERÍSTICAS
Mejora de imagen
Los filtros de mejora de imagen permiten reducir los tamaños de archivo para que
sean más fáciles de enviar y que el almacenado sea más eficiente. Los usuarios
pueden mejorar la claridad de la imagen mediante los filtros de limpieza de para
mejorar los resultados de reconocimiento de los datos. Los filtros incluyen
reconocimiento de códigos de barras, establecimiento de umbrales, supresión
automática de páginas en blanco, supresión de líneas, supresión de bordes,
recorte de márgenes, corrección de imágenes sesgadas, reconocimiento de
códigos de parche, supresión de ruido, rotación, supresión de orificios y sello
digital.
Nomenclatura automática
Dispone de una función automática de asignación de nombres de archivos, que
permite a los usuarios no sólo asignar nombres a los archivos sino organizar
también dichos archivos. Los usuarios pueden crear esquemas de nomenclatura

9. en función de las necesidades de su empresa. Cuando se selecciona o crea un
esquema, un cuadro de diálogo visualiza una muestra de los archivos que se
nombrarán y qué subdirectorios se crearán.
Separación de trabajos integrada
Admite una separación flexible de los trabajos en el momento del escaneo a través
de códigos de parche, códigos de barras, páginas en blanco y recuento de
páginas, permitiendo segmentar convenientemente las imágenes escaneadas en
archivos o directorios de varias páginas.
Anotaciones
Las imágenes se pueden mejorar con resaltado en varios colores, dibujo de líneas
a mano alzada, dibujo multilínea, redacción, “notas adhesivas”, flechas, una
herramienta de sello, una herramienta de texto que admite caracteres especiales y
muchas otras anotaciones.

10. BIBLIOGRAFIA
http://www.iese.edu/es/conoce-iese/prensa-noticias/noticias/2013/marzo/las-nuevas-
tecnologias-y-su-impacto-en-la-competitividad-empresarial/
http://latam.tiedcomm.com/TiedCOMM/DI/