Este documento presenta un resumen del pliego de cargos para la contratación de servicios de outsourcing en sistemas y tecnología de la información para Advanced Systems Supply. Se solicitan propuestas para proveer asistencia administrativa, técnica y de personal, así como equipos, materiales y herramientas necesarias. El trabajo deberá realizarse de acuerdo a los términos de referencia provistos y cumpliendo con todos los requisitos de seguridad.

1. PROYECTO FINALDesarrollo del Plan Estratégico de SI/TI para AdvancedSystemsSupply

2. Situación ActualEstrategia de advsysaDIAGNÓSTICO

3. Entorno

4. Estructura Organizacional

5. Flujo de InformaciónCapacitaciónContabilidadRecursos HumanosComprasCuentas por CobrarITGerencia GeneralInventarioManejadores de Proyecto (PM)Pre VentaTallerVentasBase de Datos y Nuevas LíneasServicio al ClientePost Venta

6. ActividadesdeapoyoAdmin. Y Gestión; Cobros; Inventario;Taller;MensajeríaRecursos humanos: Personal admin., Personal Técnico, Finanzas, ContabilidadTecnología: Sist. De Información y RedesMargenSistema de Cotizaciones vía WEBServicio de instalación a nivel nacional. Gestión de Calidad y Control de Servicios. Taller de Reparación de equipos. Flota de vehículos. Venta de productos a través de vendedores con catalogos electrónicos. Instalación de los equipos que se venden. Gestión de las instalaciones yy ventas a través de softwares.MarketingPublicidad, Ferias. Política de descuentos a clientes. Sistema de MercadeoAtención al Cliente. Call Center CréditoAlquileres LeasingComprasEquipo para la ventaPago a proveedoresCobro a clientesContratos de alquilerMargenMantenimento de InstalacionesActividadesprimariasCadena de ValorAdvacedSystemsSupply

7. Sistema de Información en ADVSYSAOPERACIÓNINFRAESTRUCTURAPRESENTACIÓNSistema de CotizacionesVentaCotizaciones VisualesInstalaciónLOFISReportes de Gestión de ProyectosInventarioMAGICServ. al ClienteReportes Financieros Compras ServicioTallerFinanzas

8. MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A MERCADOTECNIAADMINISTRACIONY CONTROL DE LAFUERZA DE VENTASANALISIS Y SERVICIO ACLIENTESGESTIÓN DE PROYECTO DE INSTALACIÓNANALISIS DE REND. Y EFECT.DE VENTAS Y PRONOSTICOSPROMOCIONPRESUPUESTOINVESTIGACIONDE MERCADO YDE INTELIGENCIAANALISIS DE PRODUCTOS YESTRATEGIAS

9. MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A FINANZASCUENTAS PORCOBRARMAGIC. Plataforma de GestiónCOTIZACIONES APROBADASMAYORGENERALACTIVOS FIJOSY DEPRECIACIONPLANILLAORDENES DE COMPRA Y RECIBOCUENTASPORPAGARADMON DE INVENTARIOS

10. MÓDULOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE APOYA INSTALACIÓNCONTROL DEINVENTARIO DE EQUIPOS Y MATERIALESTIEMPO DE ENTREGA DE PROYECTOS DISEÑO EINGENIERIAFACTURA DEMATERIALESCOSTOSESTANDARESPLANEAMIENTODE REQ. DEMATERIALESCOSTOS DELTRABAJOPLANEAMIENTODE REQ. DE CAPACIDADCONTROL DE INSTALACIÓN RENDIMIENTODELREC. HUMANO

11. Necesidades de InformaciónReportes adecuados al volumen del crecimiento del negocio. Unificar la plataforma de Inventario, Servicio, Finanzas (MAGIC) con la de Instalaciones y Ventas (LOFIS). Instruir a las personas en el uso de la herramienta. Evaluar empresas de consultoría de Herramientas Tecnológicas.

12. Necesidades de InformaciónGerente general: Estados financieros.Pronósticos de VentaAnálisis de Inventario de mercancía que se compra en el extranjero. FinanzasRealización de los estados financierosContabilidad diaria de la empresaÓrdenes de Compra contra proyectos abiertos. Órdenes de compra contra análisis de inventario vs pronóstico de venta

13. Necesidades de InformaciónOperativaInforme de indicadores de servicio al cliente. Apertura y cierre de tiquetes. Bitácora de llamadas. Apertura y Cierre de tiquetes de servicio de tallerBitácora de atención de técnicos a clientesSistema para llevar el inventario. Notas de salida firmadas por cada equipo que se despacha diariamente a los técnicos para ser instalado en los clientes. Comercial Apertura de Proyectos Realización de cotizacionesPre venta trabaja soluciones complejas para clientes a través de ingenieros. Post Venta se encarga de cotizar y venderle al cliente menudencias como piezas, reparaciones y reubicaciones. Base de Datos y nuevas líneas. Le da mantenimiento al catálogo de equipos y servicios que se ofrece. Realiza adicional la investigación y desarrolla la competencia para traer nuevos productos.

14. Necesidades de InformaciónAdministrativaGerente administrativa controla el mantenimiento del edificio. En ese sentido no utiliza ninguno de los software de gestiónRecursos humanos. Utiliza un programa llamado Mitdot para hacer pruebas de integridad a nuevos candidatosCapacitación se encarga de realzar la inducción. Prepara cursos en diferentes niveles. Enseña a usar las diferentes herramientas o sistemas que existen para trabajar, enseña sobre los equipos. Da seminarios técnicos, seminarios de ventas. Organiza seminarios administrativos. Envía boletines mensuales con información importante y resumen de las capacitaciones dadas en el mes. IT se encarga de la red interna de la compañía y de las sucursales, tiene el helpdesk y maneja todo lo que es tecnología exceptuando los software de gestión que los administra base de datos.

15. Necesidades de InformaciónInstalacionesDepartamento se encarga de realizar las instalaciones y administrar los subcontratistas. Utiliza el software de administración de proyectos LOFIS. Donde indica los equipos que va a usar, lleva controles de entrega con inventario, da entrada de gastos que va teniendo en el proyecto y cuando lo finaliza envía el proyecto a facturación para cerrar el mismo. Maneja personal técnico y Project managers

17. Infraestructura: EFICIENTESe ha logrado adquirir la tecnología para manejar el crecimiento de la empresa. La tecnología se utiliza para que los procesos se cumplan. El grado de desconexión se da por la rotación de personal. Hay que enseñarle las herramientas y toma tiempo que las usen correctamente.

18. Estrategia de la organizaciónaplicación de la estrategiaPropuesta Estratégica

19. La Perspectiva de Nivel de ServicioAnclaPivoteImpacto

20. ENCUESTA A LOS USUARIOS SOBRE LOS SI POR DEPARTAMENTO

21. MetasMetas OrganizacionalesMetas de SI/TIDigitalización de DocumentosTener un solo software de Gestión para evitar duplicidad de trabajo.Envío automático de Facturas vía email.Programa de Gestión vinculado con la central telefónica.Llevar controles de inventario con código de barras. Y salidas de equipo contra número de series.Realizar forecast automáticos y reportes que puedan generar acciones de compras de equipo s diarias. Herramientas de Seguimiento de VentasHerramientas de Control de Calidad y ServicioIntranet con capacitaciones que lleven puntaje de las personas. Video Conferencias entre Sucursales. Lograr bajar el gasto de oficina. Impresiones y Documentos de archivoReducir el tiempo que se demora en Gestionar la parte administrativa de un Proyecto.Aumentar las ventas con la diversificación de productos.Agilizar los cobros.Mejora en la atención de servicio al cliente.Mejorar las respuestas de GarantíasMejorar los tiempos de entrega de equipos (Gestión de Compras).Crecer en las sucursales.

22. Control de Riesgo de los Proyectos

23. Análisis de Riesgo vs BeneficioRiesgo del proyectoAlto Bajo12Altos56Beneficios potenciales para la compañía374Bajos8910

24. Hojas de RequerimientoPlaneamiento Estratégico SI/TI

35. Hoja de TrabajoparaPriorizarRequerimientosFACTORES ESTRATÉGICOS:P- PRODUCTIVIDADD- DIFERENCIACIÓNTD-TOMA DECISIONESFACTORES FACTIBILIDAD:T-TÉCNICAE-ECONÓMICAL-LEGALO-OPERACIONALC-CALENDARIO

36. Gráfica de Prioridades de Proyectos SI/TI(10,10)PRIORIDAD ALTA(0,10)PRIORIDADBAJA10625138759FACTORES ESTRATÉGICOS410(0,10)PRIORIDADBAJARECHAZAR (0,0)510FACTORES DE FACTIBILIDAD

37. Implementación de la estrategia

38. Análisis de Resistencia al Cambio

39. Resultado de Proyecto

40. Proyectos en Outsourcing – Cía. A Evaluar.

41. Resumen del Pliego de CargoSOLICITUD DE PROPUESTAS Propietario: ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. Dirección: Calle 77A, Urb. La Sabanas Contactos: Sergio Gómez – Teléfono: 269-2841Correo Electrónico: sjgomeze@gmail.com Hyara Apolayo Telefono 20951515Correo Electrónico: Hyara.apolayo@gmail.comAracellysAlvarengaTelefono: 65269290Correo Electrónico: aranays@hotmail.com Por este medio le invitamos a participar en la solicitud de propuestas por los trabajos abajo descritos y de acuerdo con todas las provisiones de este documento y los siguientes puntos mencionados abajo. El trabajo consiste en servicios de OUTSOURCING en Sistemas y Tecnología de Información. Los trabajos descritos en el presente documento deben cotizarse como Suma Global Esta invitación a licitar se compone de las siguientes partes: 1. TRABAJO A REALIZARSE (Términos de Referencia): Con excepción a lo especificado en otras partes de esta licitación, EL CONTRATISTA deberá suministrar toda la asistencia administrativa, servicio técnico y profesional y realizar todas las operaciones incluyendo la provisión y supervisión de todo el personal técnico y laboral y el suministro de todo el equipo, material, herramientas, alojamiento y transporte para el desarrollo de manera satisfactoria de los Trabajos. La información y plan incluidos en esta solicitud de propuestas tienen la intención de mostrar todos los requerimientos para los servicios a realizarse desde la fecha establecida hasta finalización del contrato. Cualquier trabajo que razonablemente pueda deducirse del alcance de los trabajos como requerido para producir el resultado satisfactorio esperado por ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. ya sea que esté o no mencionado específicamente en este documento será realizado por EL CONTRATISTA. Es responsabilidad del PROPONENTE asegurar que esta solicitud de oferta incluye todos los bienes y servicios que considera necesarios para la ejecución de los servicios. En el evento de una adjudicación de contrato, ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. no aceptará cambio en los costos ofertados durante la ejecución del contrato

42. 2. REQUISITOS DE SEGURIDAD: El PROPONENTE debe saber que antes de los inicios de los trabajos en la obra, todo el personal de EL CONTRATISTA debe ser sometido a un Curso de Inducción de Seguridad y Cursos de Entrenamiento relacionados a Seguridad. 3. PERIODO DE VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS: Las propuestas serán válidas durante un período de NOVENTA (90) días de vigencia, a partir de la fecha entrega de las Propuestas. 4. RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE: Para todos los propósitos, es responsabilidad de EL PROPONENTE haber obtenido toda la información necesaria, local o de otro origen en cuanto a los riesgos, contingencias u otras circunstancias que pudiesen en cualquier forma influir o afectar su propuesta. 5. PRESENTACIÓN DEL SOBRE CERRADO: El sobre cerrado, que contiene la propuesta, se presentará con la siguiente identificación e información en el sobre: “DOCUMENTOS Y PRECIOS”SEÑORES: ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A.PROPONENTE: ______________________________________ SOLICITUD DE PROPUESTAS SERVICIOS DE OUTSOURCING EN SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

43. Fecha: Sábado 4 de Septiembre de 2010Hora Límite de Entrega de Propuesta: 5:00 pm. Dentro del sobre cerrado debe incluir los siguientes documentos: Desglose de Precios.Relación de trabajos similares realizados. Tres cartas mínimas de referencias de trabajos similares.Certificaciones que muestren idoneidad y calificaciones para los servicios solicitados.Información que compruebe los años de la empresa en el mercado realizando este tipo de trabajo. (Registro de la Empresa y Certificado de Operación).Adjuntar preforma de Contrato de mantenimiento por un año el cual debe estar incluido en el precio final.Carta de apoyo de los fabricantes de las marcas que ofrece en esta licitación. Personal a no menos de 15 km de las áreas de sucursales. Demostrable. Fianza de Cumplimiento por un valor de 10% del Contrato. 10. IDIOMA OFICIAL: Las propuestas, así como cualquier otra documentación, serán presentadas en idioma español, salvo catálogos y/o folletos que pueden ser presentados en idioma español o en inglés. 11. CONDICIONES DE PAGO: ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. ofrecerá condiciones de pago a 15 días neto contra la aprobación de la factura. 15. SUBCONTRATOS: No se le permitirá a EL CONTRATISTA subcontratar ninguna parte del trabajo, sin una aprobación expresa y por escrito por parte de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. 19. FECHAS IMPORTANTES: 20 de Agosto de 2010 – Reunión de Homologación. Oficinas de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. 4 de Septiembre 2010 – Entrega de Propuestas en las Oficinas de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A. o por vía electrónica hasta las 5:00 pm. Este día se estarán recibiendo las propuestas desde las 8:00 a.m. hasta las 5:00 pm en las oficinas de ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A.. ADVANCED SYSTEMS SUPPLY, S.A.

44. Proyectos a realizar por Departamento de TI

45. Conclusiones y RecomendacionesEs importante involucrar a la empresa completa en cada uno de los procesos de toma de decisiones de Tecnología. Por que no es solo el departamento que lo solicita quien lo va a usar, es la totalidad de la empresa. La Planificación estratégica de proyectos de tecnología deben llevar al crecimiento de la empresa y no deben tomarse proyectos que no tengan beneficios en el negocio. La primera forma de sobrellevar la reticencia la cambio es involucrando a las personas dentro del proyecto.

46. Conclusiones y RecomendacionesLa falta de conocimiento es la mayor amenaza de las empresas modernas, es por esto la importancia de poder utilizar herramientas tecnológicas para el apalancamiento del negocio. Las herramientas te permiten acortar distancias y tiempos en un mundo globalizado. Planear es parte integral de poder ser exitosos, pero medirse como va uno durante la ejecución del plan es lo que te deja alcanzar la meta.