QPDocManager es un sistema que permite gestionar documentos corporativos de manera centralizada y segura. Ofrece funcionalidades como control de acceso a documentos según roles de usuario, versionado automático, búsqueda de documentos y seguridad en el almacenamiento. Define perfiles como visualizador, autorizador, elaborador y distribuidor para administrar el flujo de trabajo de documentos.

1. Comercializa: Avantis S.A. Rosario Sur N° 91 Of.202, Las Condes, Santiago – Chile
Laboratorio de I+D Qplus Chile SPA. Lavalleja 1070 Córdoba, Argentina
Mesa Central: (56-2) 481 6020 - www.avantis.cl – www.qpluschile.cl
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QPDocManager es un sistema que permite gestionar, compartir y controlar los
documentos corporativos de manera práctica, intuitiva y sencilla.
QPDocManager es una herramienta que permite mantener los documentos corporativos
centralizados y con la seguridad necesaria para garantizar el acceso a los mismos a cada
usuario de acuerdo al privilegio que posea sobre cada tipo de documento, permite también
el control sobre las modificaciones y versiones de los documentos a partir las autorizaciones
necesarias al momento de la modificación y de esta manera asegura que no circulen o se
impriman copias de versiones obsoletas.
La aplicación crea un registro por cada uno de los documentos, guardando los archivos
físicos en repositorios del file system con acceso restringido.

2. Comercializa: Avantis S.A. Rosario Sur N° 91 Of.202, Las Condes, Santiago – Chile
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Ventajas de la implementación de QPDocManager
1. Acceso rápido y seguro a la información.
2. Visualización solo permitida a los visualizadores autorizados por tipo de documento.
3. Control de cambio de documentos. Múltiples niveles de autorización para realizar
un cambio. Modificación solo autorizada para usuarios elaboradores.
4. Versionado automático.
5. Facilidad de búsqueda y consulta de documentos.
6. Seguridad de la información.
7. Reducción del riesgo de pérdidas y de duplicidad de documentos.
8. Garantía de visualización de versiones actualizadas de documentos.
9. Reducción del espacio físico de almacenamiento al evitar duplicidad de documentos.
QPDocManager tiene capacidad para archivar documentos de los más diversos orígenes
y formatos. Para poder implementar esta funcionalidad, por cada uno de los tipos de
documentos definidos en el sistema se especifica que programa permitirá su visualización y
que programa permitirá la edición de ese tipo de archivos. Además de los niveles de
seguridad, restricciones de accesos y de funcionalidad definidos a nivel de usuarios del
sistema, QPDocManager maneja perfiles propios asociados a los tipos de documentos o
sectores, que determinan la funcionalidad y visualización que tendrán los usuarios.
Los perfiles propios del sistema son:
1. Visualizadores: permite realizar consultas de los documentos.
2. Autorizadores: El usuario podrá autorizar /aprobar documentos, para ello se deberá
también especificar que nivel de autorización tendrá, ya que cada tipo de
documento tiene definido que niveles de aprobación hacen falta para activarlo.
3. Elaboradores: El usuario podrá registrar documentos que tenga asignado su perfil de
elaborador.
4. Distribuidores: Se define a nivel de sector, con cada tipo de documento asociado a
un sector. Los distribuidores tienen a su cargo la distribución de los documentos a
cada una de las personas que integren las listas de distribución.
Los diferentes estados en los que puede estar un documento pueden ser:
1. Activo: Una vez que es autorizado por el último nivel de aprobación definido para
ese tipo de documento pasa a estar activo en el sistema, por lo cual se puede no
sólo consultar, sino también distribuir, imprimir, etc.

3. Comercializa: Avantis S.A. Rosario Sur N° 91 Of.202, Las Condes, Santiago – Chile
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2. Eliminado: Cuando se decide eliminar un documento, el documento permanecerá
en este estado hasta que dicha eliminación sea aprobada por todos los niveles
establecidos para ese tipo de documento y sea activada la versión anterior.
3. Deshabilitado: Cuando se trata de un documento que ya no se utiliza más o ha sido
reemplazado por otro documento con distinto código, se deshabilita el documento y
sólo se podrán consultar en el historial de documentos deshabilitados.
4. En Elaboración: Si aún no fue autorizado por algunos de los niveles, y el autorizador
no está de acuerdo con el documento, lo observa y lo pasa a elaboración para que el
usuario que lo generó le realice las modificaciones necesarias. En revisión: Cuando
un usuario quiere modificar un documento activo lo pasa al estado en revisión,
generando una nueva versión para el mismo.