Este documento presenta una introducción a la gestión documental con Athento. Explica conceptos clave como captura, almacenamiento, conservación y distribución de documentos. Detalla los módulos de Athento y cómo puede aplicarse la gestión documental a ámbitos como puertos. Finalmente, menciona herramientas comerciales de Athento como catálogo, presupuestos y canal de YouTube.

1. Athento Partner Program
Introducción a la Gestión
Documental con Athento.
Yerbabuena Software ~ 2.011

2. Índice
Parte 1:
¿Qué es la gestión Documental?
Aplicaciones de la Gestión Documental
Ámbitos de Aplicación
Plataforma Horizontal, Verticalización de la plataforma.
(Método de Análisis, concepto de módulo,
Parametrización)
Presentación de la herramienta Athento. Módulos
Parte 2:
Herramientas comerciales.

3. Qué es la Gestión Documental
● Captura
✔ Cómo introducir nuestros documentos al GD.
●
Almacenamiento.
● Donde y cómo guardar nuestra información.
● Conservación o custodia.
✔ Qué documentos conservar y durante cuánto tiempo. Cómo eliminarlos.
●
Distribución
✔ Cómo ofrecerlo al usuario que necesita. Afrontar la colaboración entre
usuarios.
● Publicación
✔ Donde queremos publicarlo y quiénes pueden acceder.

4. Qué es la Gestión Documental

5. Qué es la Gestión Documental
Repositorio.
●
✔ Contenedor virtual de un conjunto de documentos. Pueden ser de
grandes dimensiones.
● Documento.
● Recurso compuesto por metadatos que contiene cierta
información. Esta información pueden ser otros documentos.
● Metadato.
● Unidad mínima de información usada para describir un documento.

6. Qué es la Gestión Documental
● Ciclo de vida.
✔ Estado puntual en el que puede encontrarse un documento.
● Workflow.
✔ Transiciones entre estados que describe un proceso de negocio.
Puede contemplar control de usuarios, temporalidad, etc.
● Versionado.
✔ Crear copias incrementales de un mismo documento para su mejor
gestión. Pueden ser recuperados los cambios antiguos.
● Histórico.
✔ Cambios realizados sobre un documento. No repudio de usuario.

7. Qué es la Gestión Documental
Repositorio.
●
✔ Contenedor virtual de un conjunto de documentos. Pueden ser de
grandes dimensiones.
● Documento.
● Recurso compuesto por metadatos que contiene cierta
información. Esta información pueden ser otros documentos.
● Metadato.
● Unidad mínima de información usada para describir un documento.

8. Qué es la Gestión Documental
La clasificación como valor añadido.
●
✔ Mejora la organización: fácil de encontrar, archivar y gestionar.
✔ Considera los valores que otros pueden necesitar. La documentación es de todos.
● Usa metadatos para categorizar la información.
✔ Mucho mejor que usar estructuración por carpetas.
● Documentación y emails
✔ ¿Es necesario retenerlo todo y siempre?
● Usa nombres descriptivos.
✔ Usa el tamaño necesario y suficiente en el título y abastece de información la descripción.

9. Aplicaciones en Puertos
Expedientes:
✔ Planes de Inversión
✔ Redacción de Proyectos por medios propios
✔ Redacción de Proyectos por medios técnicos
✔ Estudios
✔ Gestión de Obras
Gestión de Mantenimiento
✔ Gestión de Activos
✔ Gestión de Incidencias

10. Metodologías
➢ Metodología de Desarrollo: SCRUM
➢ Arquitectura de Aplicaciones Orientada a Servicios SOA
➢ Metodología de Componentes OSGi (módulos)
➢ Metodología para la resolución de incidencias: ITIL
➢ Certificaciones: ISO 27k, ISO 9k, ISO 14k

11. Expediente de Obras

12. Expediente de Obras
Datos
Funciones Grupos de Usuarios
➢ Número de Expediente Abren y Jefe de Departamento
asignan
➢ Título de la Obra
Ejecutores
➢ Descripción Ejecutores Jefe de Departamento
Técnicos
➢ Localización
Revisores Jefe de Departamento
➢ Puerto Visado o firma Dirección
Grupos de Permisos
➢ Zona de Puerto
Usuarios
➢ Fecha de Creación Jefes de Editan, Crean, Consultan,
Departamento Observan y Relacionan
➢ Fecha de Cierre
Delineantes Consultan y Observan
➢ Tipo de Obra
Departamento
➢ Responsable Técnico s APSCT

13. Expediente de Obras
Estructura del Expediente
➢
Documentación de la contratación de la Obra.
➢ Documentos del Proyecto.
➢ Seguimiento de la Obra.
➢ Seguridad y Salud.
➢ Medio Ambiente.
➢ Calidad.

14. Herramientas Comerciales
Catálogo
Herramienta de Gestión de Presupuestos
Canal YouTUBE
Web
Blog
Material Comercial

15. Herramientas: procedimentando
...

16. Herramientas: procedimentando (2)

17. El sistema: acceso

18. El sistema: panel de control

19. El sistema: registro

20. El sistema: expediente

21. Referencias Comerciales

22. Referencias Comerciales

23. Proyecto
¡Muchas gracias!