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Introducción a la Gestión
Documental con Athento.



                          Yerbabuena Software ~ 2.011
Índice
Parte 1:
 ¿Qué es la gestión Documental?
 Aplicaciones de la Gestión Documental
 Ámbitos de Aplicación
 Plataforma Horizontal, Verticalización de la plataforma.
(Método de Análisis, concepto de módulo,
Parametrización)
 Presentación de la herramienta Athento. Módulos
Parte 2:
Herramientas comerciales.
Qué es la Gestión Documental
●   Captura
      ✔   Cómo introducir nuestros documentos al GD.
●
    Almacenamiento.
      ●   Donde y cómo guardar nuestra información.
●   Conservación o custodia.
      ✔   Qué documentos conservar y durante cuánto tiempo. Cómo eliminarlos.
●
    Distribución
      ✔   Cómo ofrecerlo al usuario que necesita. Afrontar la colaboración entre
          usuarios.
●   Publicación
      ✔   Donde queremos publicarlo y quiénes pueden acceder.
Qué es la Gestión Documental
Qué es la Gestión Documental
Repositorio.
●

    ✔   Contenedor virtual de un conjunto de documentos. Pueden ser de
        grandes dimensiones.
●   Documento.
    ●   Recurso compuesto por metadatos que contiene cierta
        información. Esta información pueden ser otros documentos.
●   Metadato.
    ●   Unidad mínima de información usada para describir un documento.
Qué es la Gestión Documental
●   Ciclo de vida.
    ✔   Estado puntual en el que puede encontrarse un documento.
●   Workflow.
    ✔   Transiciones entre estados que describe un proceso de negocio.
        Puede contemplar control de usuarios, temporalidad, etc.
●   Versionado.
    ✔   Crear copias incrementales de un mismo documento para su mejor
        gestión. Pueden ser recuperados los cambios antiguos.
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Qué es la Gestión Documental
La clasificación como valor añadido.
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        ✔   Mejora la organización: fácil de encontrar, archivar y gestionar.
        ✔   Considera los valores que otros pueden necesitar. La documentación es de todos.

●       Usa metadatos para categorizar la información.
        ✔   Mucho mejor que usar estructuración por carpetas.

●       Documentación y emails
    ✔   ¿Es necesario retenerlo todo y siempre?

●       Usa nombres descriptivos.
    ✔   Usa el tamaño necesario y suficiente en el título y abastece de información la descripción.
Aplicaciones en Puertos
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✔   Planes de Inversión
✔   Redacción de Proyectos por medios propios
✔   Redacción de Proyectos por medios técnicos
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Metodologías

➢   Metodología de Desarrollo: SCRUM
➢   Arquitectura de Aplicaciones Orientada a Servicios SOA
➢   Metodología de Componentes OSGi (módulos)
➢   Metodología para la resolución de incidencias: ITIL
➢   Certificaciones: ISO 27k, ISO 9k, ISO 14k
Expediente de Obras
Expediente de Obras
Datos
                           Funciones          Grupos de Usuarios
➢   Número de Expediente   Abren          y Jefe de Departamento
                           asignan
➢   Título de la Obra
                           Ejecutores
➢   Descripción            Ejecutores         Jefe de Departamento
                                              Técnicos
➢   Localización
                           Revisores          Jefe de Departamento
    ➢   Puerto             Visado o firma     Dirección
                           Grupos        de Permisos
    ➢   Zona de Puerto
                           Usuarios
➢   Fecha de Creación      Jefes         de    Editan, Crean, Consultan,
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Presentación comercial

  • 1. Athento Partner Program Introducción a la Gestión Documental con Athento. Yerbabuena Software ~ 2.011
  • 2. Índice Parte 1: ¿Qué es la gestión Documental? Aplicaciones de la Gestión Documental Ámbitos de Aplicación Plataforma Horizontal, Verticalización de la plataforma. (Método de Análisis, concepto de módulo, Parametrización) Presentación de la herramienta Athento. Módulos Parte 2: Herramientas comerciales.
  • 3. Qué es la Gestión Documental ● Captura ✔ Cómo introducir nuestros documentos al GD. ● Almacenamiento. ● Donde y cómo guardar nuestra información. ● Conservación o custodia. ✔ Qué documentos conservar y durante cuánto tiempo. Cómo eliminarlos. ● Distribución ✔ Cómo ofrecerlo al usuario que necesita. Afrontar la colaboración entre usuarios. ● Publicación ✔ Donde queremos publicarlo y quiénes pueden acceder.
  • 4. Qué es la Gestión Documental
  • 5. Qué es la Gestión Documental Repositorio. ● ✔ Contenedor virtual de un conjunto de documentos. Pueden ser de grandes dimensiones. ● Documento. ● Recurso compuesto por metadatos que contiene cierta información. Esta información pueden ser otros documentos. ● Metadato. ● Unidad mínima de información usada para describir un documento.
  • 6. Qué es la Gestión Documental ● Ciclo de vida. ✔ Estado puntual en el que puede encontrarse un documento. ● Workflow. ✔ Transiciones entre estados que describe un proceso de negocio. Puede contemplar control de usuarios, temporalidad, etc. ● Versionado. ✔ Crear copias incrementales de un mismo documento para su mejor gestión. Pueden ser recuperados los cambios antiguos. ● Histórico. ✔ Cambios realizados sobre un documento. No repudio de usuario.
  • 7. Qué es la Gestión Documental Repositorio. ● ✔ Contenedor virtual de un conjunto de documentos. Pueden ser de grandes dimensiones. ● Documento. ● Recurso compuesto por metadatos que contiene cierta información. Esta información pueden ser otros documentos. ● Metadato. ● Unidad mínima de información usada para describir un documento.
  • 8. Qué es la Gestión Documental La clasificación como valor añadido. ● ✔ Mejora la organización: fácil de encontrar, archivar y gestionar. ✔ Considera los valores que otros pueden necesitar. La documentación es de todos. ● Usa metadatos para categorizar la información. ✔ Mucho mejor que usar estructuración por carpetas. ● Documentación y emails ✔ ¿Es necesario retenerlo todo y siempre? ● Usa nombres descriptivos. ✔ Usa el tamaño necesario y suficiente en el título y abastece de información la descripción.
  • 9. Aplicaciones en Puertos Expedientes: ✔ Planes de Inversión ✔ Redacción de Proyectos por medios propios ✔ Redacción de Proyectos por medios técnicos ✔ Estudios ✔ Gestión de Obras Gestión de Mantenimiento ✔ Gestión de Activos ✔ Gestión de Incidencias
  • 10. Metodologías ➢ Metodología de Desarrollo: SCRUM ➢ Arquitectura de Aplicaciones Orientada a Servicios SOA ➢ Metodología de Componentes OSGi (módulos) ➢ Metodología para la resolución de incidencias: ITIL ➢ Certificaciones: ISO 27k, ISO 9k, ISO 14k
  • 12. Expediente de Obras Datos Funciones Grupos de Usuarios ➢ Número de Expediente Abren y Jefe de Departamento asignan ➢ Título de la Obra Ejecutores ➢ Descripción Ejecutores Jefe de Departamento Técnicos ➢ Localización Revisores Jefe de Departamento ➢ Puerto Visado o firma Dirección Grupos de Permisos ➢ Zona de Puerto Usuarios ➢ Fecha de Creación Jefes de Editan, Crean, Consultan, Departamento Observan y Relacionan ➢ Fecha de Cierre Delineantes Consultan y Observan ➢ Tipo de Obra Departamento ➢ Responsable Técnico s APSCT
  • 13. Expediente de Obras Estructura del Expediente ➢ Documentación de la contratación de la Obra. ➢ Documentos del Proyecto. ➢ Seguimiento de la Obra. ➢ Seguridad y Salud. ➢ Medio Ambiente. ➢ Calidad.
  • 14. Herramientas Comerciales Catálogo Herramienta de Gestión de Presupuestos Canal YouTUBE Web Blog Material Comercial
  • 18. El sistema: panel de control