Este documento describe brevemente lo que puede aportar un sistema ERP en momentos de crisis. En 3 oraciones o menos, el documento resume que un ERP puede proporcionar información a tiempo real sobre los indicadores clave del negocio, permitiendo identificar y corregir problemas de manera anticipada. También puede automatizar procesos, integrar datos entre departamentos y optimizar los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia.

1. avanza
Integración de procesos y tecnología
¿Qué puede aportar un ERP en momentos de crisis?
Mayo 2009

2. Índice
Indice
Quiénes somos
¿Que es un sistema ERP?
Objetivos en la implantación de un ERP
Casos prácticos
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3. ¿Quiénes somos?
Synergia y Avanza colaboran estrechamente en el diseño e implantación de soluciones de
gestión aprovechando el conocimiento y experiencia en tecnología y consultoría de negocio
Nos encontramos asociados a la multinacional SAGE, empresa de desarrollo y distribución
de software de gestión (ERP) Logic Class
Datos
SAGE cuenta con más de 280.000 clientes en toda España y 1,5 millones en
todo el mundo
21 delegaciones y más de 140 partners repartidos por toda la geografía
1.300 empleados y 35 años de experiencia en el desarrollo de software de
gestión
Logic Class está implantado en más de 10.000 empresas en todo el territorio
nacional
Departamento de I+D de más de 300 personas que genera actualizaciones
periódicas y adaptación a nuevas normativas
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4. Índice
Indice
Quiénes somos
¿Que es un sistema ERP?
Objetivos en la implantación de un ERP
Casos prácticos
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5. ¿Qué es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning)?
Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales tienen como objetivo la adecuada gestión
de la información de la empresa
El ERP reúne en un único sistema todos los procesos de negocio de la empresa y unifica todas sus
áreas
Todos los datos deben estar disponibles en todo momento para todo el mundo (obviando permisos)
de forma centralizada
Diferencias entre un ERP y Software de gestión, salvando las funcionalidades, …
Integridad
La integridad elimina errores, incidencias y disminuye el de recursos
Modular
Dividido en módulos que se instalan según requisitos funcionales de los procesos a cubrir
Adaptable y personalizable
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6. Índice
Indice
Quiénes somos
¿Que es un sistema ERP?
Objetivos en la implantación de un ERP
Casos prácticos
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7. Objetivos en la implantación de un ERP I
Automatización
Eliminación de tareas reiterativas mediante el uso de los sistema de información permitiendo que los
recursos humanos se centren en aportar de valor
Integridad de la información
Información correcta y a tiempo real, (Ej. borrado de factura o borrado de albarán)
La información se introduce una sola vez y está disponible a todos
Ej., imputación de horas y gastos de un empleado a un proyecto …
Modifica la información sobre rentabilidad del proyecto y partida (Área Gerencia)
Incrementa los gastos de mano de obra del proyecto y la partida (Área Gerencia)
Actualiza información sobre el grado de ejecución del proyecto ( Área Producción)
Incrementa las horas dedicadas del empleado para elaboración de nóminas y control (Área
administración)
Genera información necesaria para la liquidación a empleado (Área administración)
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8. Objetivos en la implantación de un
ERP II
Objetivos en la implantación de un ERP II
Aumento de competitividad, aumento de rentabilidad y aportación de valor a menor coste
Aumento de productividad mediante la automatización de tareas e incorporación de agilidad
en los procesos (Ej. aumento de velocidad, disminución de tiempos y recursos en la ejecución de
tareas, p.ej. facturación, preparación de pedidos, recepción de mercancías, etc. mayor eficiencia
comercial, etc.)
Aportación de valor, (Ej. mejora en la gestión de clientes, disminución de tiempos en la
prestación de los servicios, generación de acciones comerciales)
Reducción de costes (Reducción de inversión en inventarios, reducción en el uso de recursos,
disponibilidad de información para optimizar costes, etc.)
Control, la información introducida por los distintos departamentos a lo largo de la actividad
diaria, es utilizada por el sistema para el automático mantenimiento de los indicadores de
negocio
Trazabilidad, rastreo de la historia de cualquier entidad de mi empresa mediante la información
registrada (Ej. trazabilidad de cualquier documento, partida de material utilizado en una venta,
etc.)
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9. Objetivos en la implantación de un ERP III
Incremento de eficiencia y optimización de procesos
Eficacia vs eficiencia
Optimización, la selección de la opción de menor coste,
máxima calidad, en el menor tiempo. Una variable dependiente
de la información
El acceso la información correcta en el momento adecuado nos ayuda en la correcta toma de
decisiones
Un ERP debe transformar el dato en información
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10. Índice
Indice
Quiénes somos
¿Que es un sistema ERP?
Objetivos en la implantación de un ERP
Casos prácticos
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11. CASO: Morir de éxito I
DJK
La distribuidora DJK conocida por su amplia gama de material de oficina (lápices, reglas, bolígrafos,
etc.) vende principalmente a tiendas de papelería, aunque algunos de sus productos se comercializan
sobre otros canales (grandes almacenes, bazares, etc.).
El cliente tipo es la papelería de barrio, negocio relativamente pequeño y con una administración no muy
sofisticada.
La empresa inició hace un par de años un ambicioso plan de expansión con el que obtuvo un notable
éxito haciendo una media de 20 nuevos clientes/mes con un margen medio de explotación de un 30%.
El plazo medio de cobro normalmente es 30 días, aunque en determinados casos es negociable.
Dos años después de iniciar este ambicioso plan, DJK entra en suspensión de pagos
¿Cuales pudieron ser la causas de que estas buenas expectativas terminaran en tan rotundo fracaso
empresarial?
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12. CASO: Morir de éxito II
Analizadas posteriormente las causas que originaron esta situación se extrajeron las siguientes
conclusiones:
Incremento inversión saldo medio de clientes escenificado por el vertiginoso incremento de nuevas
cuentas
Año Valoración
2006 300.000€
2008 980.000€
El segundo año el entorno macro se ve dañado por cambio de ciclo, esto desencadena …
Aumento generalizado del plazo medio de pago por los clientes
Año Días
2006 32 días
2008 65 días
Lenta reacción en la gestión de cobros por DBK ante el crecimiento del número de impagados
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13. CASO: Morir de éxito III
Deficiente gestión de riesgos por cliente
En ningún momento se realizó un análisis de rentabilidad de clientes para asignar el riesgo
Crecimiento de impagados en clientes a los que se le seguían sirviendo pedidos
Deficiente gestión de previsión de tesorería, no se detectaron a tiempo las necesidades de
financiación dificultando la refinanciación de la deuda
Falta de rentabilidad de ciertos clientes
El vertiginoso aumento de clientes supuso paralelamente un aumento de la inversión de stocks
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14. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito IV
Información a tiempo real sobre la evolución de los indicadores del negocio, información con la que
hubiéramos podido adelantarnos a los futuros problemas y tomar medidas
De haber estado al tanto de la evolución del saldo de clientes o recibir una evento por el
sistema una vez alcanzado cierto límite, podríamos haber tomado medidas
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15. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito V
De haber sido informados por el sistema del aumento del plazo medio de cobro o volumen de
impagados, podríamos a ver antepuesto medidas y gestionado de forma más eficiente con objeto
de reconducir la situación
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16. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito VI
Si hubiéramos contado con un sistema de gestión que hubiera dispuesto del control de los
riesgos, hubiéramos evitado que se hubiera seguido vendiendo y enviado pedidos a ciertos
clientes
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17. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito VII
De haber contado con información sobre los vencimientos y situación de la tesorería
podríamos haber realizado una mejor planificación de las necesidades de financiación
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18. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito VIII
De haber contado con una herramienta que hubiera permitido una más eficiente gestión de los
stocks
o Avisos de necesidades de compra una vez superado el punto de pedido
o Acceso a stock virtual
o Evitamos roturas de stocks
o Limitamos la perdidas de ventas por indisponibilidad de mercancía
La gestión de movimientos de mercancía mediante lectores de código de barras agiliza la
entrada y salida de productos
La gestión de ubicaciones minimiza los errores de inventario
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19. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito IX
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20. Circuito tipo gestión pedido cliente CASO: Automatización I
Nota de carga
Pedido cliente
Recepción pedido Preparación pedido Carga
¿Stock virtual ? ¿Trazabilidad?
¿Actualización de inventarios?
Cobros y pagos
Impagados
Contabilidad Facturación
¿Mecanización?
¿Mecanización? ¿Mecanización?
¿Control de vencimientos?
¿Control impagados?
¿Remesas?
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21. Que aporta un ERP CASO: Automatización II
Albarán
Pedido cliente
Recepción pedido Carga
Preparación pedido
Stock virtual
Albarán
Automatización y disminución errores
Rebaje de stocks
Gestión de ubicaciones
Trazabilidad
Automatización
Facturación
Vencimientos
Impagados
Contabilidad
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22. Circuito tipo recepción de mercancía CASO: Optimización de procesos I
Albarán Stock virtual
Repaso
Descarga ¿Pedido completo?
¿Alta inventarios? ¿Histórico precios de
¿Entrada líneas ? compra?
¿Comprobación pedido? ¿Valoración inventario, etc.?
Documento pedido ¿Gestión de pedidos parciales? ¿Márgenes de artículos?
Factura
¿Gestión ubicaciones? ¿Mecanización?
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23. Interacciones del proceso CASO: Optimización de procesos II
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24. Centralización de la información CASO: Optimización de procesos III
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25. Que aporta un ERP CASO: Optimización de procesos IV
Información de
negocio
Pedido cliente
Datos
Stock virtual
Albarán
Confirmación entrada
Repaso
Descarga Servido parcial
colocación Factura
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26. La trazabilidad como fuente de ingresos CASO: Trazabilidad I
Recepción cliente
¿Escandallos?
Orden de fabricación ¿Tiempos? Proceso de fabricación Envío pedido
¿Costes variables?
¿Rebaje de stocks?
¿Partida?
¿Cuál es el origen de la incidencia ?
Materia prima
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27. Que puede aportar un ERP CASO: Trazabilidad II
Escandallos
Orden de fabricación Tiempos Proceso de fabricación Envío pedido
Costes
Rebaje de stocks Control Trazabilidad
Partida
Materia prima
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28. CASO: El valor de la información a tiempo real I
Día1
La empresa Sancho Banade, S.L. recibe solicitud para realizar una propuesta de construcción de
una nave industrial que su departamento técnico se encarga de elaborar
Día14
Días más tarde presenta a su cliente la propuesta donde las distintas partidas se resumen
Excavación ……………………… 11.741€
Cimientos ……………………….. 10.842€
Estructura ..…………………….. 8.601€
Cubierta ………………………… 10.661€
Electricidad …………………...… 4.007€
Fontanería ……………………… 1.281€
Carpintería ……………………... 2.098€
TOTAL ………………………….. 55.944€
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29. CASO: El valor de la información a tiempo real II
Día 22
extras, compras,
Dietas, horas
km, etc
¡Comienza la obra ….!
Mano de obra Subcontrataciones
Materiales
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30. CASO: El valor de la información a tiempo real III
El área de administración lleva a cabo la imputación de costes que los distintos departamentos le
van haciendo llegar
Llevar un control de costes en Excel por cada una de las partidas es tremendamente complejo,
lo que determina …
La información no está actualizada, tiene errores, los datos no son reales, etc.
Este mismo hecho provoca que no se siga de forma estricta
3 Meses después
Se detecta que el proyecto tiene una desviación respecto al presupuesto, pero no se sabe aún en
que partida y cual es el origen de la misma.
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31. CASO: El valor de la información a tiempo real IV
1 semana después
Después de mucho esfuerzo y bastantes horas de trabajo, se detecta el origen de la desviación
Ya es demasiado tarde para evitar la incidencia, toca renegociar con cliente y proveedores para
intentar reconducir la situación, esto supondrá nuevamente la dedicación de mas recursos …
Todo esto provoca un retraso en el proyecto, habrá que esperar para analizar detenidamente el
impacto y reordenar el flujo de tareas para poder comunicar al cliente nuevas fechas de finalización,
más horas de trabajo ….
En resumen perdida económica, mala percepción por parte del cliente, gasto de recursos técnicos y
materiales, lo que se traduce en perdida de eficiencia y menor competitividad
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32. CASO: El valor de la información a tiempo real V
Que puede aportar un ERP
Presupuestación, multinivel, composición capitulo, partida, subpartida, etc..
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33. CASO: El valor de la información a tiempo real VI
Que puede aportar un ERP
Planificación
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34. CASO: El valor de la información a tiempo real VII
Que puede aportar un ERP
Pero, ¿Esto que tiene que ver con mi negocio?
El ERP me proporciona información precisa y a tiempo real sobre cualquier entidad de mi negocio
Márgenes por cliente, por artículo, por venta
Centros de costes, precios de artículo, por proveedor, etc.
La diferencia entre dato e información es que la segunda es la que utilizamos en la toma de
decisiones
Para la toma de decisiones correctas y a tiempo, es imprescindible contar con información veraz y
fácil de extraer
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35. avanza
Integración de procesos y tecnología
nicolas.suarez@avanza-consultores.net
Mayo 2009