Optimización de procesos de negocios. Puntualmente, nos enfocamos en las cuentas por pagar y contrato entre otros. ¿Cómo construir la organización en una empresa inteligente?

1. Optimización de procesos
de negocios cómo:
Cuentas por pagar y
contrato entre otros
Olga Lucía Baquero
Soluciones de Industria
Gerente para la Región
Países Habla Hispana
1

2. Todas las industrias necesitan
convertirse en industrias más
inteligentes…
Las organizaciones Inteligentes, interconectadas,
instrumendas pueden:
Mejorar el desempeño de Optimizar costos y ser más Lograr una Gestión del
negocio al enfocarse en el ágil al repensar los modelos Riesgo más inteligente al
cliente de negocio y simplificar optimizar los procesos
arquitecturas. críticos de negocio y
apalancados en el análisis
de la información
Con la gran cantidad de contenido,
necesitamos formas para capturar y convertirla
en información accionable.
2

3. Pero para ser más inteligentes, las
empresas tienen un conjunto de retos
por resolver
Competencia
80 % Intensa 10x
Cantidad de información no Con un crecimiento del número La cifra que se proyecta de
estructurada (emails, blogs, etc) de fusiones y adquisiciones, crecimiento de la cantidad de
que es difícil de manejar y seguir. desinversiones y los información digital para el
proveedores privados de 20112
servicios bancarios
Aumento radical de 15 petabytes Rápido crecimiento de
supervisión La cantidad de nueva las expectativas de los
Está marcando el comienzo de una información que se crea
diariamente—ocho veces más
clientes
nueva era de intervención del por ofertas y servicio de
gobierno que la información de las
bibliotecas en USA3 asesoramiento imparcial
3 1 Gartner/Forrester, 2, 3 Unknown

4. Prioridades más importantes de la
industria…
La prioridad es diferente para cada empresa
1. Reconstruir la confianza
2. Crecimiento y Rentabilidad
3. Reducir el riesgo de crédito y
operacional.
4. Reducir costos

5. Enfocarse en una de las tres
propuestas de valor y ser bueno en
eso!!!
Optimización y
Ofertas de valor para la Nuevos e innovadores
Consolidación
línea de negocio (LOB) proyectos de ECM
• Consolidatr las
• Reducción de papel implemenntaciones de ECM • Consolidar la originación de
préstamos
• Mejoramiento de los • Aprovechar la información que
Procesos está en el contenido • Consolidar la apertura de
• Gestión de registros • Introducir los estándares de cuentas nuevas
• Cumplimiento ECM • Consolidar los sistemas de
• Optimizar el sistema de
• Storage & archive gestión de casos
captuar
• Actualizar la automatización • Mejorar los procesos de
los procesos de negocio decisión ad hoc
• Aplicar las mejores prácticas • Facilitar los servicios de la
de ECM cadena de suministro
• Ofrecer los servicios
electrónicos de seguridad
5

6. Las Soluciones de ECM proveen valor y
beneficios para la línea de negocios en
las empresas…
BENEFICIOS:
Mortgage
lending
Business
lending
• Reducción de papel y procesos
Consumer Student manuales
lending lending
• Mejora de los procesos y refuerzo de
reglas de negocio
• Productividad en el procesamiento
Wealth
management ECM Trust Banking
(STP)
• Reducción en el tiempo de los ciclos
• Gestión y captura de los documentos
en la apertura de cuenta
Consolidating Fraud and illegal
case systems transactions • Gestión de todo el proceso de
préstamos
Wholesale Credit card • Captura y retención confiable de los
banking Current account processing
opening documentos
• Gestión de los registros y
cumplimiento
• Archivado
6

7. ANTES – Unica Ubicación,
prolongados tiempos de espera…
Procesos basados en papel

8. DESPUES – Sin papel,
Reducción del tiempo de los ciclos

9. 9
Si tuviera que elegir uno sería el de
préstamos más inteligentes…
Préstamos más inteligentes se anticipa a las necesidades de los clientes y
entrega una decisión mucho más rápido – servicios y prodcuctos innovadores,
más coherente y ágil que las demás ofertas del mercado.
LOGRAR una GESTION Puntos de ENTREGAR una
INTEGRAL e EXPERIENCIA más
INTELIGENTE del
contacto ATRACTIVA PARA EL
RIESGO PRESTAMO CLIENTE
¿Es posible optimizar el riesgo ¿Podemos aprovechar la
financiero y operativo para llegar información de los clientes para tener
a una visión totalmente integrada nuevas ideas, romper los silos para
del riesgo, comprender y una integración entre los canales,
gestionar la exposición al riesgo y líneas de productos y así crear una
recompensa y colaborar en la experiencia más atractiva, y más
promoción de reglamentos y
conveniente, permitiendo a los
sistemas de gobernabilidad a
clientes crecer y proteger su capital
nivel mundial?
de forma más eficaz?
CONSTRUIR PROCESOS Y
SISTEMAS INTELIGENTES Y
FLEXIBLES
¿Podemos simplificar y racionalizar el back-
office para reducir en general su complejidad
operativa, llevar rápidamente nuevos
productos y servicios al mercado, reducir
costos y riesgos significativamente, y cumplir
mejor con las regulaciones?

10. EJEMPLO: Reducción sustancial de costos por la
racionalización del proceso de préstamos ...
IMPROVEMENT OPPORTUNITY $150.00 $950.00 $350.00 $200.00 $750.00 $75.00
Collect Data once
$(10.00) $(15.00) $(50.00)
(Change Process)
Auto-distribute product/price
$(20.00)
(Implement Model)
Automated eligibility , price lock
$(15.00) $(50.00) $(25.00)
(Integrate Sof tware)
Automated task completion
$(150.00) $(75.00) $(100.00)
(Rules Based Workf low)
Automated v endor integrations
$(100.00)
(Integrate Sof tware)
Auto data v alidations
$(150.00) $(100.00) $(100.00) $(100.00) $(50.00)
(Implement Smart Docs)
Electronic transport of docs/data
$(5.00) $(75.00) $(75.00) $(50.00) $(100.00) $(20.00)
(Implementation Imaging)
Electronic f unds management
$(5.00) $(25.00) $(50.00)
(Use wire transf er)
Projected Savings $ $545.00 $275.00 $175.00 $400.00 $70.00

11. Procesamiento de Facturas de Proveedores
Estado del Pago
P
R
Fax O
Excepción
ERP V
E
Ingreso
E
CLIENTE Manual Papel D
de los O
ERP Datos R
Factura E
Proceso Electrónica
S
Pago

12. Fundamentos del Flujo de trabajo
de las imágenes
• Los "Documentos“ de papel pueden ser formularios (las solicitudes de
empleo, hipoteca ó préstamo), facturas ó declaraciones, impresiones, etc
• Todos necesitan ser escaneadas para digitalizarlas (convirtiéndolos en papel
a imágenes digitales)
"Todos” excepto por los formularios electrónicos (e-forms) y otros documentos nacen en
formato digital
• Todos necesitan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ó el
reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) con el fin de extraer
información que puede utilizar como metadata y para el enrutamiento ó flujo
de trabajo del contenido.
Template Documentation 12

13. ANTES de PIE (Production Imaging Edition)
Cuentas Por Pagar
Proveedor Facturas Procesador revisa
Facturas listas
envía factura al Asistente enrutadas a La precisión de
Para procesar
cliente Ordena Facturas procesadores las facturas
Aprobadores revisan
Las facturas y resuelve Facturas aprobadas Factura se regresa
Se enrutan facturas Cualquier discrepancia Facturas se publican
Para pago Al procesador
Al aprobador para pago
Documentos
Disponibles para
Proceso de Pago Documentos de pago Búsqueda y
Basado en los Pago realizado a Enrutados para Documentos Recuperación
Términos Los proveedores ser diligenciados diligenciados
Tiempo Promedio del ciclo de Recibo y Pago de la Factura: : 4 – 8 semanas
Template Documentation 13

14. DESPUES de PIE (Production Imaging Edition)
Cuentas Por Pagar
Almacena la
imgen de la La factura es Procesador
Proveedor envía Asistente factura y se hace Enrutada revisa la factura
factura escanea facturas metadata online automáticamente online
Se publican
Automaticamente Aprobador automaticamente Proveedor
enruta autoriza facturas las facturas al Envía pago al ingresa al portal
discrepancias online ERP proveedor por preguntas
Tiempo Promedio del ciclo de Recibo y Pago de la Factura: : 1 – 4 días!!!
Template Documentation 14

15. Cómo PIE mejora el proceso de cuentas
por pagar y cualquier otro proceso basado
en papel
 Drásticamente reduce los recursos necesarios para la gestión del
proceso
 Drásticamente reduce el tiempo necesario para avanzar el
proceso
 Mejora la comunicación con el proveedor (ó cliente)
 Mejora el servicio con el proveedor (ó cliente)
 Mejore el flujo de caja y el crecimiento del negocio
 Reduce el costo de la transacción
 Reduce los costos por el almacenamiento de papel
 Hacer más con menos recursos
Template Documentation 15

16. ANTES de PIE (Production Imaging Edition)
Solicitud de un Préstamo Generate
Underwriter Deliver to
C. Reject Fileroom Generate
Outbox File Room Barcode
Letters and Inbox
Docs Fax them
FAXed out
Possible Sort for 10 Deliver File Order Generate
Mailroom Regional Manager Underwriter Underwrite
Registration Regions Designated Inbox Flood & Fax
Outbox Inbox Distribute Loans A. B.
Regions Insurance Approval
Sort Mail Letter
Underwriter Generate Outbox to Deliver to
Underwriter Reject Portfolio
Outbox Portfolio
Inbox Letter Department Department
and fax
out
Deliver to
Deliver to
Manager Underwriter
A. M ortgage Insurance
• Requiere la Manager Manager
Mortgage 1008 fax to Fileroom File the File
intervención umana
Inbox Outbox Outbox to Deliver Generate
Insurance Mortgage file to Inbox Barcode
Fileroom
Inbox Insurance Fileroom
Company
• Actividad parcialmente Manager
Review
automática B. Conditions Processing
Manager Manager
• Latencia en el proceso
Change Match Deliver
Outbox Outbox Wait for Conditions Conditions Conditions Underwriter
Conditions faxed Condition Outbox Conditions Inbox
Status in With File To C.
Bravura Underwriter
• Actividad Deliver to
Manager
Deliver to
Committee
Review
completamente
Conditions
automatizada
Committee Committee
Outbox Inbox
File the Fileroom Outbox to Restatus
Deliver to
File Inbox Fileroom Fileroom Loan & fax
Disposition
Letter
Committee
Review
• Este es un ejemplo real de un cliente de IBM, This is a real example from an IBM
customer, compañía de procesamiento de hipotecas.
• En gran parte un proceso manual, alto involucramiento de los empleados y con una
amplia latencia.
• Muchos pasos en el procesoTemplate Documentation de solicitud
principal y secundario 16

17. Loan Origination – After PIE
Review
Process
Generate
Start of C. Reject Letter
Route
to Review & fax to
Customer
Release to Possible LP Order Flood Gener ate & Gener ate Auto Transfer B.
FAX Possible QC & Index Underwr iter Under wr ite Auto Index
IDM Route to & DU Other Internal Route to Audit Loan
Received Registr ation Documents Inbox Loan & Mor tgage fax Appr oval Fr om Loan Documents
Underwr iter Insurance Letter Documents Origination Auditing
Queue System
• Requiere la
intervención umana
Route to
Underwr iter Route to
Manager
B. Conditions Processing
• Actividad parcialmente Manager
Queue
B.
automática
Fax Received Index Assistant Restatus Loan
Docum ents reviews & Letter , Fax
Route to
conditions disposition
Assistant
Done.
• Latencia en el proceso
• Actividad
completamente
automatizada
• Muestra un claro valor al implementar
PIE para ampliar ECM, específicamente
BPM.
Template Documentation 17

18. La Nueva Ruta, Procesamiento Directo
RESULTADOS

El proceso de redujo de 7 días a 48 horas o menos.

Se redujeron los pasos y se eliminaron los sub-procesos

Soporta un incremento de 400% del volumen de préstamos

Se redujo el costo por préstamo de $250 a $60

76% de ahorro en costos

No se perdieron mas documentos

Menor esfuerzo en las transferencias de los documentos

Casi que se eliminaron por completo las tareas manuales

Mínima interacción humana

Todas las partes, incluyendo los clientes, ahora tienen acceso
inmediato a la información y son parte de la solucón.
Template Documentation 18

19. Gracias
19