Ral entrega recepcion-parte_i

AECOC

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
(RAL)

PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN

Junio de 2001

AECOC

(RAL)

PARTE I

NORMALIZACIÓN DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN

Junio de 2001

RAL Parte: II
Normalización de la Entrega - Recepción

RAL DISPONIBLES

RAL GENERALES
Unidades de Cargas Eficientes.

Funcionamiento de los Pools de Paletas.

Especificaciones Técnicas de las cajas reutilizables de Transporte y
Funcionamiento de los Pools.

Elementos Reutilizables de Transprte: Criterios de Compatibilidad Estándar

Cadena de Transporte “Carga Completa”.

Cadena de Transporte “Carga Fraccionada”.

Código de Buenas Practicas.

Acuerdos de Transporte.

Calidad Concertada.

RAL SECTORIALES
Distribución de Productos de Ferretería y Bricolaje.

Distribución de Productos Frescos.

Distribución de Frutas y Hortalizas.

Distribución de Productos Congelados.

Distribución de Productos Electrodomésticos.

Distribución de Productos Textiles.

AECOC Junio 2001 Página - 2 -

RAL Parte: II

INDICE

PARTE I
NORMALIZACIÓN DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN

Introducción ................................................................................................... 3

Definición Entrega-Recepción y Descarga .................................................. 4

1. Recomendaciones sobre la planificación
de la Entrega-Recepción ........................................................................... 5

2. Recomendaciones sobre condiciones técnicas

3. Recomendaciones sobre administración

4. Calidad concertada en los suministros ................................................... 10

5. Compromisos, operaciones y procedimientos con
acuerdo de calidad concertada ................................................................ 11

Explicación de la ficha logística ................................................................... 15

Albarán de entrega......................................................................................... 17

Este documento elaborado por AECOC recoge las Recomendaciones acordadas
por Clientes, Proveedores, y Operadores Logísticos representados en el Grupo
de Trabajo "Normalización de la Entrega-Recepción" del Comité de Logística
de AECOC.


RAL Parte: II

INDICE

PARTE II
Envases, embalajes y manipulación de productos en la
cadena distributiva

Introducción ................................................................................................... 3

Definiciones.................................................................................................... 4

1. Unidades de carga y sistema modular..................................................... 5

2. Altura de unidades de carga paletizada................................................... 6

3. Identificación: EAN-128 ............................................................................. 10

4. Beneficios................................................................................................... 11

Este documento elaborado por AECOC recoge las Recomendaciones acordadas
por Clientes y Proveedores, representados en el Grupo de Trabajo "Envases,
embalajes, y manipulación de productos" de AECOC.


RAL Parte: II

INTRODUCCIÓN

La Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) se fundó en el año
1977 con el objetivo de promover y difundir sistemas de gestión que favorezcan
las relaciones comerciales entre las empresas y permitan mejorar los aspectos
técnicos y organizativos de la cadena de suministros. Conjuntamente, empresas
de la Fabricación, Distribución y Operadores Logísticos han cooperado en el
desarrollo de este documento y consensuado las Recomendaciones AECOC que
contiene el mismo.

El resultado de este trabajo conjunto son Especificaciones cuyo cumplimiento se
recomienda a todas las empresas vinculadas con el tema, tanto de la Fabricación
como de la Distribución comercial. Acuerdos de este tipo sólo pueden alcanzarse
mediante un espíritu de compromiso por ambas partes: el equilibrio entre
prestación y contra-prestación, así como entre ventajas e inconvenientes, forma
la base de todos los convenios.

Esta iniciativa plantea los nuevos criterios de mejora que requieren Proveedores y
Clientes en sus transacciones comerciales, y ha supuesto en primer lugar el
análisis de todos aquellos puntos que deben optimizarse en la cadena de
suministro. En el trabajo han participado los interlocutores de la cadena de
suministro -Fabricantes, Distribuidores y Operadores Logísticos-, que han
señalado las incidencias más comunes que suelen producirse en la Entrega -
Recepción. En segundo lugar, se ha realizado una labor de concreción de los
procedimientos que deben asegurar la mejora de la cadena de suministro en este
punto.

El Consejo Directivo de AECOC ha aprobado este Documento de las
Recomendaciones AECOC para la Logística, y recomienda su uso para
obtener la eficiencia en el ámbito de las empresas que participan en el Sistema
de Suministros.

AECOC expresa su agradecimiento a todas las empresas que han colaborado en
la realización de estas Recomendaciones, y a todas aquellas que con su crítica y
objeciones han contribuido a perfeccionarlas y acercarlas a la práctica diaria.


RAL Parte: II

DEFINICIÓN DE ENTREGA-RECEPCIÓN Y
DESCARGA

Dentro del Proceso de relación Comercial Cliente-Proveedor, la Entrega-
Recepción es el acto de materialización del compromiso, adquirido por el
Proveedor, de poner a disposición del Cliente la mercancía solicitada a través
del pedido, en la cantidad, lugar, momento y condiciones técnicas y legales
acordadas.

Comprende por tanto todas las gestiones de Planificación, Movimiento Físico, y
Control Administrativo del flujo de producto entre Proveedor y Cliente.

La Descarga es el acto puntual físico del proceso Entrega-Recepción
consistente en trasladar las mercancías desde el vehículo que la ha
transportado hasta el punto donde el Receptor esté en disposición de
recepcionarla. Este punto de recepción debe ubicarse cerca del muelle, de
forma que el Receptor pueda proceder a la identificación de la mercancía, y el
Descargador a mantener el control hasta el momento en el que el Receptor da
la conformidad de la misma.

La responsabilidad sobre la ejecución de la Descarga se indicará en la Ficha
Logística y bajo una de las dos condiciones que se detallan a continuación:

1º Entrega sobre camión:
Implica la accesibilidad directa a la mercancía por los
elementos de manutención disponibles.

2º Entrega sobre muelle:
Implica el acto de la descarga

El proveedor deberá transmitir al operador de transporte los acuerdos RAL de
la ficha logística.
En ambos casos el Receptor pondrá a disposición del descargador los
elementos de manutención apropiados.

La Entrega-Recepción, como actividad que materializa el compromiso de
compra-venta, para llevarla a buen fin, tanto operativa como económicamente,
es responsabilidad compartida por ambas partes y, en consecuencia, debe
estar sujeta a unas reglas estándares suficientemente estrictas para asegurar
su aplicación.

Por otra parte dichas reglas, deben ser lo más adecuadas posibles a las leyes
generales del Comercio, de forma que minimice la solicitud de
particularizaciones.


RAL Parte: II

1. RECOMENDACIONES SOBRE LA
PLANIFICACIÓN DE LA ENTREGA-
RECEPCIÓN

RAL 1.1 Debe fijarse en el pedido la fecha concreta de la
PLAZOS DE entrega. Si procede deberán confirmarlo las partes con
ENTREGA la suficiente antelación al acto de entrega.
Se recomienda establecer programas de recogidas
regulares de envíos.

RAL 1.2 Se recomienda acordar entre receptor y cargador una
HORARIOS DE hora de entrega.
DESCARGA Se recomienda ampliar los horarios de recepción por
parte del cliente, así como la adecuación a estos de los
horarios de servicios o reparto por parte del proveedor,
con el fin de evitar las ineficiencias en las operaciones
de entrega y recepción, producidas por la excesiva
concentración horaria para realizar dichas entregas.

Se recomienda ampliar y agilizar el sistema de
RAL 1.3 comunicación entre clientes y proveedores, con el fin
COMUNICACIÓN de conseguir por ambas partes una mayor
ENTRE CLIENTE Y coordinación en las actividades generales y
PROVEEDOR promocionales.


RAL Parte: II

2. RECOMENDACIONES SOBRE
CONDICIONES TÉCNICAS DE LA
ENTREGA-RECEPCIÓN

RAL 2.1 En el caso de no existir hora convenida de descarga,
TURNOS DE se asignará un turno de descarga en función de la
DESCARGA hora de llegada del vehículo al recinto de recepción.
El vehículo una vez dentro del recinto se desplazará
por los distintos puntos de descarga sin necesidad de
guardar nuevos turnos de descarga.


RAL Parte: II

RAL 2.2 1º se establece la posibilidad de entregar, paletas
ENTREGAS remontadas hasta un máximo de 1.35 m. (ver RAL
PALETIZADAS, Unidad de Carga Eficiente)
PARQUE DE PALETAS
Y ESPECIFICACIONES 2º la mercancía debe estar empaquetada y paletizada
DE USO de forma que pueda almacenarse en los más variados
sistemas de almacenaje ajustados a las dimensiones
recomendadas por AECOC sobre paletización y
embalajes.

3º por razones de los medios de manutención actuales
y futuros, y por razones de protección del medio
ambiente, no deben emplearse las paletas de un solo
uso.

4º En el caso de que el proveedor use un Pool de
paletas, el receptor facilitará y realizará la clasificación
de las mismas, así como proveerá de los medios
necesarios a la hora de su recogida. Tanto proveedor
como cliente se comprometen en el control del buen
uso del Pool. (ver RAL Funcionamiento de los Pool de
Paletas)

En su caso, el Pool de paletas garantizará los
acuerdos de servicios de recogida con el envío de los
vehículos necesarios en cada punto de entrega que se
solicite.

En caso de intercambios de paletas, este será objeto
de acuerdo entre las partes e indicado en la ficha
logística.


RAL Parte: II

RAL 2.2 5º se recomienda la utilización de todos los medios
ENTREGAS técnicos que dentro del respeto al entorno permitan
PALETIZADAS, mantener la estabilidad de las mercancías sobre la
PARQUE DE PALETAS paleta, con el fin de cumplir las recomendaciones de
Y ESPECIFICACIONES AECOC sobre paletización. (Ver RAL Unidades de
DE USO Carga Eficientes)

6º se recomienda de forma general y para todos los
pedidos, con un número de cajas inferior a la que
contiene la paleta estándar, la compra por capas de
productos completas, con el fin de conseguir
técnicamente la optima manipulación de los productos.
Para los pedidos cuyo número de cajas sea inferior al
de la capa de paletización, estos se entregarán juntos
con otros productos con las mismas características de
compra (paleta multiproducto). En este último
supuesto, el receptor aportará las paletas en los casos
que sea necesaria la repaletización del producto.

RAL 2.3 1º las deficiencias de las mercancías observadas en la
INCIDENCIAS EN LAS recepción deberán indicarse en el albarán de entrega,
ENTREGAS recabándose la firma del transportista en todas las
copias del documento de entrega.

2º se realizará la descarga y el tratamiento de la
mercancía en mal estado en función de los acuerdos
reflejados sobre esta materia en la ficha logística.

RAL 2.4 La temperatura controlada o de congelación para la
PRODUCTOS CON conservación de productos debe indicarse en la ficha
TEMPERATURA logística.
CONTROLADA

RAL 2.5 La diferencia de tiempo entre la fecha de consumo
FECHAS DE CONSUMO preferente y/o fecha de caducidad y la fecha de
recepción se acordará entre clientes y proveedores, y
se reflejará en la ficha logística.


RAL Parte: II

3. RECOMENDACIONES SOBRE
ADMINISTRACIÓN
DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN

RAL 3.1 La recepción de mercancía no debe estar
DEVOLUCIÓN DE condicionada por la retirada de otra mercancía
MERCANCÍAS pendiente de recogida. Las condiciones de las
retiradas de estas mercancías se recogerán en la ficha
logística.

RAL 3.2 Debe potenciarse la transmisión y empleo de las fichas
FICHA DE PRODUCTO de productos según la norma EANCOM y su
actualización permanente. Se recomienda el uso del
mensaje PRICAT y del catalogo de productos AECOC
DATA.

La identificación de las unidades de envío debe
corresponderse con los datos de la ficha de producto
(PRICAT).

El proveedor debe comunicar con la suficiente
antelación al cliente cualquier cambio que afecte a la
ficha de producto (PRICAT).

RAL 3.3 Se recomienda la utilización del Lenguaje Común
COMPROBACIÓN DE EANCOM y los Identificadores de Aplicación EAN-128
LAS MERCANCÍAS para evitar las incidencias entre lo entregado y lo
ENTREGADAS solicitado.

RAL 3.4 Los albaranes de entrega deben contener todos los
EL ALBARÁN DE datos necesarios para la cadena total de suministro,
ENTREGA siguiendo el modelo RAL propuesto por AECOC. En
todos los casos la documentación de la entrega debe
entregarse en mano junto con el albarán del
proveedor.


RAL Parte: II

RAL 3.5 El Receptor dará conformidad a la Recepción de
CONFORMIDAD A LA mercancía mediante la aplicación de un sello con firma
RECEPCIÓN y fecha sobre el albarán en el cual se podrá hacer
constar el texto "Conforme salvo examen de
contenido".

RAL 3.6 En caso de rechazo de mercancía por parte del
DATOS Y cliente, este aplicará un sello identificativo de rechazo
CONFIRMACIÓN DEL en el albarán de entrega, incluyendo el nombre del
RECHAZO DE centro, la fecha, motivo del rechazo, y nombre y firma
MERCANCÍAS de la persona responsable de la recepción.

RAL 3.7 El receptor de la mercancía indicará en el albarán de
CONTROL DEL TIEMPO entrega la información de la hora de entrada acordada
DE RECEPCIÓN por el cliente, hora de llegada y hora de salida.


RAL Parte: II

4. CALIDAD CONCERTADA EN LOS
SUMINISTROS *

4.1 Facilitar el flujo de materiales en la entrega - recepción
OBJETIVO
Poner a disposición del cliente (entrega) el producto
solicitado en el pedido:
- en la cantidad,
- en el lugar,
- en la fecha y hora,
- y en las condiciones acordadas.

asegurando la repetibilidad y racionalización de los
procesos.

4.2 - establecer acuerdos con el cliente en un marco de
PUNTOS CLAVES confianza,
- alineamiento de ficheros maestros (AFM),
- seguimiento de las Especificaciones de Codificación
EAN,
- aplicación de herramientas facilitadoras que
incrementen la eficiencia en los procesos,
- enfoque multifuncional con compromiso de liderazgo.

4.3 - menor tiempo del flujo operativo hacia el lineal,
MEJORAS - reducción de las incidencias en las entregas y
POTENCIALES procesos de facturación,
- incremento en los niveles de información y
trazabilidad,
- menor coste de entrega.


RAL Parte: II

* Ver RAL Calidad Concertada


RAL Parte: II

5. COMPROMISOS, OPERACIONES Y
PROCEDIMIENTOS CON ACUERDO DE
CALIDAD CONCERTADA *

5.1 - Un Contrato de Calidad Concertada comporta que el
COMPROMISOS Proveedor esté evaluado y homologado por el cliente.
- La homologación siempre se establece por la libre
iniciativa de las partes para asegurar la calidad
referida a productos y servicios logísticos.

5.2
OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS EN LA ENTREGA Y RECEPCIÓN

5.2.1 RAL: En un entorno de Calidad Concertada no se
ABRIR LAS CAJAS DEL abrirán las unidades de carga durante la entrega con el
ENVÍO objeto de verificar determinados atributos de los
contenidos.

A continuación se detallan las RAL que contribuyen a la
no-apertura de las cajas:
- Se entiende que abrir cajas para comprobar el
Código EAN de la Unidad de Consumo es una
práctica que permite conocer si se ha producido un
cambio improcedente e ineficiente de código del
producto.
- El receptor debe determinar el nivel de garantía que
debe ofrecer el proveedor para evitar las aperturas
de las cajas, y reflejarlo en los acuerdos particulares
que establezca con el proveedor.

Se califica de práctica ineficiente y denunciable:
- No garantizar el mantenimiento del Código EAN
asignado ni avisar de los cambios procedentes de
Código EAN.
- Que el distribuidor no indique al proveedor el nivel de
garantía que precisa para no abrir cajas.

*Ver RAL Calidad Concertada


RAL Parte: II

5.2.2 RAL: El receptor siempre debe disponer previamente a
ABRIR LAS CAJAS DEL la entrega de la siguiente información de los contenidos
ENVÍO de las unidades de carga (primarias, secundarias y
terciarias):

4 Descripción de las unidades contenidas
4 Formato de las unidades contenidas
4 Cantidad de las unidades contenidas
4 Fecha de Caducidad
4 Código EAN de las unidades contenidas.

RAL: Se acepta el contenido de las unidades de carga
secundarias y terciarias multireferencia según criterio de
confianza de calidad concertada establecido entre
cliente y proveedor.

RAL: Se aplicarán las Especificaciones sobre
Codificación EAN de promociones contempladas en las
prácticas de la Optimización de la Expedición y
Recepción.

RAL: El proveedor comunicará con la suficiente
antelación al cliente el cambio de código EAN de
producto o bien el nuevo código EAN que se asigna a un
nuevo producto. Los cambios de código EAN están
justificados entre otros, por los cambios de formato y
contenidos que afectan a la gestión logística.

El formato lo definen:
4 Dimensiones del envase
4 Volumen
4 Peso
4 Unidades contenidas
4 Cambio de diseño.


RAL Parte: II

5.2.3 - En todos los casos el proveedor debe presentar en
EMISIÓN DE mano el albarán de la entrega.
DOCUMENTO - El albarán de proveedor debe tener un formato de
PARALELO AL documento estándar RAL.
ALBARÁN DEL - En los casos que no existan acuerdos de calidad
PROVEEDOR concertada y se presenten diferencias de las
mercancías que se entregan con respecto al dato del
albarán, éstas se reflejarán en el albarán del
proveedor firmado y sellado por el distribuidor.

5.2.4 RAL: La presentación de las unidades de carga
PALETAS mixtas en la entrega siempre está sujeta a los pactos
MULTIREFERENCIA que subscriben proveedor y distribuidor. En todos los
casos debe aplicarse el análisis de costes basado en
las actividades con el fin de conocer las
repercusiones que tienen las formas de presentación
sobre el transporte, las manipulaciones, las esperas
del transporte, y las operaciones post-recepción.


RAL Parte: II

FICHA LOGÍSTICA (RAL)

DATOS DE LAS EMPRESAS CLIENTE Y PROVEEDOR
CLIENTE PROVEEDOR
RAZÓN SOCIAL: RAZÓN SOCIAL:
DOMICILIO SOCIAL: DOMICILIO SOCIAL :
TEL. TEL.
FAX FAX

INFORMACIÓN DE CENTROS LOGÍSTICOS
CENTRO LOGÍSTICO CLIENTE Nº : CENTRO LOGÍSTICO PROVEEDOR Nº :
DIRECCIÓN : DIRECCIÓN :
PERSONAS DE CONTACTO : PERSONAS DE CONTACTO :
TEL. : TEL. : TEL. : TEL. :
FAX : FAX : FAX : FAX :

INFORMACIÓN DE ENTREGAS
RECEPTOR / CLIENTE PROVEEDOR
DÍAS DE RECEPCIÓN X HORARIO DE RECEPCIÓN PLAZOS DE ENTREGA MÍNIMOS :

PETICIÓN / CONFIRMACIÓN HORA PREVIA DESCARGA A PETICIÓN / CONFIRMACIÓN PREVIA DE ENTREGA DE
RECEPTOR / CLIENTE PROVEEDOR
SI NO (Marcar con circulo) SI NO (Marcar con circulo)

ESTIPULACIONES E INFORMACIÓN TÉCNICO - ADMINISTRATIVA

ESTIPULACIONES INFORMACIÓN

MODALIDAD DE ENTREGA X PARQUE DE PALETAS
ENTREGA SOBRE CAMIÓN POOL DE PALETAS
ENTREGA SOBRE MUELLE PALETAS INTERCAMBIABLES
OTROS
DESCARGA POR CUENTA DE X
CLIENTE MATERIAL CONSIGNADO
PROVEEDOR
OTRA INFORMACIÓN
ACUERDOS ENTRE CLIENTE Y PROVEEDOR SOBRE LIMITACIONES EN TIPO DE VEHÍCULOS
INCIDENCIAS EN LAS ENTREGAS
INFORMACIÓN TÉCNICA DE LA MERCANCÍA

ACUERDO SOBRE LA RETIRADA DE MERCANCÍAS CON TEMPERATURA CONTROLADA O DE CONGELACIÓN
DEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL MOMENTO DE LA
ENTREGA SISTEMA DE MEDICIÓN DE LA TEMPERATURA EN LA
RECEPCIÓN

ACUERDO SOBRE LA RETIRADA DE MERCANCÍAS DIFERENCIAS ENTRE LA FECHA DE CONSUMIR
DETECTADAS POSTERIORMENTE A LA ENTREGA PREFERENTEMENTE Y LA FECHA DE RECEPCIÓN


RAL Parte: II

EXPLICACIÓN DE LA FICHA LOGÍSTICA

1. FICHA LOGÍSTICA

Documento diseñado para contener los datos y acuerdos relacionados con las
operaciones de la Entrega- Recepción.

2. INFORMACIÓN DE CENTROS LOGÍSTICOS

Centro logístico del Cliente :

Lugar físico de las instalaciones del Cliente donde se realiza la Entrega-
Recepción de las mercancías.

Centro logístico del Proveedor :

Lugar físico de las instalaciones del Proveedor donde están las personas de
contacto.

Personas de contactos :

Cargos responsables del Cliente y Proveedor que atienden consultas y aspectos
relacionados con las operaciones de la Entrega-Recepción.

3. INFORMACIÓN DE ENTREGAS

Días de recepción:

Días de la semana que dispone el Cliente para que el Proveedor pueda efectuar
la Entrega de la mercancía correspondiente a un pedido.

Horarios de recepción:

Horario disponible del Cliente para que el proveedor pueda efectuar la Entrega de
la mercancía correspondiente a un pedido.

Plazo de entrega mínimo:

Periodo de tiempo mínimo que transcurre desde el instante en el que se acuerda
un pedido hasta el instante en el que la mercancía del pedido estará disponible en
las instalaciones del Cliente.


RAL Parte: II

4. ESTIPULACIONES E INFORMACIÓN TÉCNICO - ADMINISTRATIVA

Descarga por cuenta del cliente:

Descarga que corre a cargo del Cliente.

Descarga por cuenta del proveedor:

Descarga que corre a cargo del Proveedor.

Pool de paletas:

Parque de paletas utilizado por la cadena logística y gestionado por empresas
privadas especializadas.

Material consignado:

Cualquier material que acompaña o forma parte del producto motivo de la
transacción, que es recuperable por el proveedor para posteriores transacciones.

Limitaciones en tipo de vehículos:

Son aquellos condicionantes de cualquier tipo que limitan la utilización de
vehículos de transporte estándares.

Información técnica de la mercancía

Información que describe aspectos técnicos necesarios de la presentación del
producto relacionados con el transporte y almacenamiento del mismo.


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