Relevamiento de Procesos.ppt

Relevamiento de ciclos:
INGRESOS

2
 Objetivo general del trabajo
 Alcance del trabajo
 Resumen ejecutivo
 Ciclos de negocios analizados:
Atención al Socio
Cobranzas
Tesorería (Ingresos y egresos de fondos)
Contaduría
Contenido

3
Objetivo general del trabajo
El objetivo general del trabajo fue realizar un relevamiento de los principales ciclos de
negocios de la Asociación a fin de detectar potenciales fallas o debilidades en los
controles. Los ciclos analizados fueron: atención al socio, cobranzas, personal,
tesorería (ingresos de fondos) y contaduría.
Basamos nuestro análisis en relevamientos efectuados con personal de cada sector y
los distintos documentos intervinientes en las transacciones.
Para cada ciclo relevado, realizamos comentarios y / o propuestas de mejoramiento
sobre las debilidades o fallas de control interno observadas. Los comentarios
realizados fueron clasificados de acuerdo a su nivel de criticidad.

4
Alcance del trabajo
El presente informe se refiere al relevamiento realizado durante los meses de abril y
mayo de 2012. Cualquier cambio que se haya producido sobre los procedimientos
con posterioridad a esa fecha, no está contemplado en este informe.
Los puntos comentados en este informe son sólo los que surgieron de nuestra
revisión limitada de los ciclos de negocios analizados, y no necesariamente incluyen
todas las debilidades y fallas de control y sugerencias de mejoramiento que existan
en la Asociación. Las recomendaciones propuestas deben ser analizadas por la
Gerencia para ver su impacto comercial antes de ser implementadas.
Este reporte fue preparado sólo para el uso de miembros de la Gerencia y la
Comisión Directiva y no puede ser repartido en parte o en su totalidad sin nuestro
consentimiento escrito. Ninguna responsabilidad ante un tercero es aceptada dado
que el reporte no fue preparado para ese propósito.
Deloitte se refiere a una o más de las firmas miembros de Deloitte Touche Tohmatsu Limited, una compañía privada del Reino
Unido limitada por garantía, y su red de firmas miembros, cada una como una entidad única e independiente y legalmente
separada. Una descripción detallada de la estructura legal de Deloitte Touche Tohmatsu Limited y sus firmas miembros puede
verse en el sitio web www.deloitte.com/about
Socio

5
Resumen ejecutivo
N° Puntos detectados Criticidad Comentarios de la Gerencia Slide N°
• Se detecto que la información que se
carga en el sistema en ciertos casos no
cruza con la información que proporciona
el asociado.
A 16
• Se detectó que al momento de dar de
alta un asociado, el personal de ATS tiene
que corroborar el mismo de forma
manual. El sistema no alerta si ya existe
el mismo.
A 17
• Se detectó un desfasaje entre la fecha
del pago y la emisión del recibo y por lo
tanto, se da la baja del saldo adeudado
por el asociado.
A 18
• Determinación de la cuota en forma
manual. Si bien utilizan el cuadro tarifario
de parámetro, analizan cada caso en
particular.
A 19
Atención al Socio
Atención al Socio
1
2
3
4

6
Resumen ejecutivo
• No hay control de la integridad de que
todas las altas se hayan facturado. A
su vez no existe separación de
funciones, el mismo sector que realiza
el alta en el sistema, da los códigos a
los asociados.
A 20
• La Asociación al momento de dar de
alta algún asociado, no se le adjunta
ningún formulario pre-numerado. A 32
Atención al Socio
Atención al Socio
6
5

7
Resumen Ejecutivo
• Al momento de determinar cuota social para la
renovación, la Asociación no cuenta con datos
actualizados sobre los montos de ventas de los
asociados. El último relevamiento fue efectuado hace
dos años, sin embargo, no todos los asociados
proporcionaron los datos.
A 38
• Cuando se determina la cuota social, no queda
respaldo de la aprobación por parte del Gerente
General. Adicionalmente, no se realiza un control entre
el monto aprobado y el efectivamente facturado al
asociado.
A 39
• Se observa una concentración de funciones en un
mismo sector. El mismo sector que da de alta al
asociado, es quién lo da de baja.
A 45
• No existe un procedimiento unificado que establezca
el tiempo que hay que reclamar la deuda al asociado
hasta darlo de baja como incobrable.
A 46
•Según lo comentado por personal de Atención al
Público, cuando se da de baja a un asociado no se
reasignan los códigos. Puede ocurrir que los asociados
dados de baja continúen utilizando los códigos, sin
pagar por ello.
A 47
Cobranzas
Cobranzas
7
8
9
10
11

8
Resumen Ejecutivo
• Según lo comentado por personal de Atención al
Público, cuando se da de baja a un asociado no se
reasignan los códigos. Puede ocurrir que los asociados
dados de baja continúen utilizando los códigos, sin
pagar por ello.
A 47
• Existe una concentración de funciones en una
persona. Asimismo, muchas cuestiones la tiene que
realizar de forma manual por fuera del sistema.
A 58
• La Asociación no asigna límite de créditos, las
renovaciones de las cuota se realizan automáticamente,
independientemente del saldo que haya con el
asociado. La medida que utilizan en que al momento del
segundo vencimiento de la factura, se bloquea el
acceso a la web, esto genera que el asociado no puedo
dar de alta, modificar ni consultar códigos. Pero a su
vez puede seguir utilizando los códigos ya existentes.
A 40
• La Asociación no mantiene un archivo maestro de
clientes. En el sistema mantienen una agenda en donde
realizan anotaciones respecto de la modificación de
datos, pero no existe un archivo unificado.
A 41
Cobranzas
Cobranzas
12
13
14
15

9
Resumen Ejecutivo
• Se ha detectado la existencia de fondos en la cuenta
corriente del Banco correspondientes a cobranzas de
asociados que no han sido identificados por no haber
enviado el asociado el comprobante correspondiente.
La antigüedad de algunas es superior a los dos años.
A 65
Tesorería
Tesorería
16

10
Resumen Ejecutivo
• Se ha identificado una partida antigua en la
conciliación bancaria. La misma corresponde a una
cobranza.
77
• Se ha identificado partidas con una antigüedad de mas
de dos años, respecto de los cobros no identificados. 78
• Se han identificado débitos no contabilización. Los
mismo se debieron a que la persona encargada de
confeccionar los recibos no se encontraba.
79
Contaduría
Contaduría
17
18
19

12
Principales funciones del sector relacionadas al ciclo
Atención al Socio
Atención al Socio
Alta de asociados
Baja de
asociados
(ver ciclo de
cobranzas)

13
Atención al Socio
Asociado Atención al Socio Cobranzas Tesorería
Información
Recibo de
documentación
del pago
Emisión de
recibo
Gerencia Gral.
Emisión de
factura
Carga al
sistema
Comunicación
de la cuota
determinada
Archivo del
legajo
Entrega de
factura y recibo
Determinación de la cuota social
Relevamiento del ciclo – Alta de asociados
Pago

14
El jefe del sector de Tesorería determina la cuota en base a la información recibida. Los parámetros
que se tienen en cuenta para la determinación son la facturación de la empresa y la cantidad de
códigos solicitados. Este cálculo es controlado por el Gerente Administrativo.
El asociado paga la cuota anual por adelantado. Los medios de pago habilitados son: transferencia
bancaria o depósito en efectivo en la cuenta corriente de la Asociación y Pago Fácil. La identificación
del pago lo realiza el sector cobranzas, una vez identificadas se lo envía al sector Tesorería, con el
detalle de cuenta corriente y especificando la factura a cual aplicar el pago, para que realice el recibo
correspondiente.
Atención al Socio
Recibo de
documentación
del pago
El sector de ATS ingresa la información al sistema empresas y se emite un número de informe.
ATS le comunica vía mail la cuota determinada al asociado para que proceda a realizar el pago
correspondiente.
Se recibe la documentación del pago y, una vez verificado, se procede a dar de alta en el sistema y
se emite el número de asociado.
Carga al sistema
Determinación de
la cuota social
Comunicación
de la cuota
determinada
Pago
Relevamiento del ciclo – Alta de asociados (cont.)
Información
El asociado le envía la información necesaria para ser dado de alta. La información solicitada va a
depender del tipo de sociedad que sea. (anexo I - formulario alta)

15
El sector de cobranzas recibe la documentación de soporte (el legajo contiene la siguiente
información: Detalle con la cuota social, formulario de alta, constancia de inscripción, servicio
para acreditar el domicilio, DDJJ ganancias y DDJJ Bs. Personales) y emite la factura. La
factura original es entregada al asociado y el duplicado lo archiva cobranzas.
El sector de Tesorería recibe el legajo que contiene la información proporcionada por el
asociado, el comprobante de pago, formularios de alta y formulario de determinación de la
cuota social. Luego controla el pago y emita el recibo aplicándolo a la factura
correspondiente. El original es entregado al asociado y el duplicado lo archiva tesorería.
Cuando el asociado efectúa el pago se remite el recibo y factura por correo, previo control de
la acreditación de los fondos.
La cuenta corriente de los asociados es actualizada automáticamente con la emisión de la
factura (a cargo del sector Cobranzas) y la emisión del recibo (a cargo del sector Tesorería).
Atención al Socio
Emisión de
factura
Emisión de
recibo
Entrega de
factura y recibo
Cuenta
corriente de
asociados
Relevamiento del ciclo – Alta de asociados (cont.)
Atención al socio archiva el legajo con la documentación del alta.
Archivo del
legajo

16
Problema
Identificado
Se detecto que la información que se carga en el sistema en ciertos casos
no cruza con la información que proporciona el asociado.(Ver ejemplo slide
n° 12.)
Efecto
Se pueden estar cobrando una cuota diferente a la que le correspondería
al asociado acorde a los parámetros establecidos. Potencial reclamo del
asociado por cuotas que no le corresponden según el cuadro tarifario.
Sugerencia
Evaluar la posibilidad de implementar la carga de datos por el asociado y
una vez ingresada la información, el sector de ATS controle los datos
ingresados.
Comentarios
de la
Gerencia
Observaciones del ciclo – Alta de asociados
Atención al Socio
Criticidad A

17
Problema
Identificado
Se detectó que al momento de dar de alta un asociado, el personal de ATS
tiene que corroborar el mismo de forma manual. El sistema no alerta si ya
existe el mismo.
Efecto
Se puede estar dando de alta un asociado, que el mismo ya existe y se le
puede cobrar la cuota de alta o también puede pasar que el asociado
tengo una deuda con la asociación y no la estarían saldando.
Sugerencia
Evaluar la posibilidad de implementar que el sistema te avise si el asociado
ya está registrado o ha sido registrado en el pasado. De ser así , y de tener
un saldo pendiente, poder efectuar el cobro del mismo.
Comentarios
de la
Gerencia
Atención al Socio
Criticidad A

18
Problema
Identificado
Se detectó un desfasaje entre la fecha del pago y la emisión del recibo y
por lo tanto, se da la baja del saldo adeudado por el asociado.
Efecto
Al cierre de cada mes, queda mal valuada la cuenta corriente del asociado.
Asimismo, se puede generar mayor carga administrativa por reclamar algo
ya cobrado, sumando al hecho que puede generar disconformidad en el
asociado por el reclamo.
Sugerencia
Al momento de realizar la cobranza, emitir el correspondiente recibo.
Evaluar la posibilidad de utilizar un servicio bancario para realizar la
gestión de cobranza.
Comentarios
de la
Gerencia
Atención al Socio
Criticidad A

19
Problema
Identificado
Determinación de la cuota en forma manual. Si bien utilizan el cuadro
tarifario de parámetro, analizan cada caso en particular.
Efecto
Se puede estar dando que asociados con mismas características cantidad
de códigos y similar monto de facturación tengan una cuota diferente.
Sugerencia
Se podría automatizar el cálculo de la cuota, determinado en base al
cuadro tarifario.
Comentarios
de la
Gerencia
Atención al Socio
Criticidad A

20
Problema
Identificado
No hay control de la integridad de que todas las altas se hayan facturado.
A su vez no existe separación de funciones, el mismo sector que realiza la
alta en el sistema , da los códigos a los asociados.
Efecto
Potencial perjuicio económico para la Asociación por omisión de
facturación de un alta.
Sugerencia
Evaluar la posibilidad de que se realice un desarrollo en el sistema para
controlar que toda alta en el sistema de empresas tenga su comprobante
facturación.
Comentarios
de la
Gerencia
Atención al Socio
Criticidad A

21
Observaciones del ciclo – Alta de asociados (cont.)
Atención al Socio

22
Documentación del ciclo – Alta de asociados (Anexo I)
Atención al Socio
El proceso de alta o renovación comienza con el 1) Formulario de alta/recupero enviado por
el asociado al sector Atención al socio.

23
Atención al Socio
Formulario de alta/recupero enviado por el asociado

24
Atención al Socio
Formulario de alta/recupero enviado por el asociado

25
Documentación del ciclo – Alta de asociados (cont.)
Atención al Socio
El proceso continua con la 2) carga del 1) formulario alta/ renovación en el sistema empresas
por el sector ATS.

26
Atención al Socio
Cuadro Tarifario
Una vez cargado el formulario en el sistema, se le envía la documentación al sector Tesorería y el
mismo 3) determina la cuota utilizando como parámetro el cuadro tarifario. Una vez defina la misma
se le envía al Gerente Administrativo para que realice el ultimo control sobre el importe.

27
Atención al Socio
4) Se le comunica al sector ATS el importe determinado.

28
Atención al Socio
El sector ATS le 5) informa el importe de la cuota al asociado.

29
Atención al Socio
El sector ATS 6) recibe el comprobante de pago.

30
Atención al Socio
El sector cobranzas 7) confecciona la factura.

31
Atención al Socio
El sector Tesorería 8) confecciona el recibo

32
Utilizar formularios pre-numerados al momento en que envía la
solicitud de alta a tesorería para su cotización. Para poder controlar
la integridad de las mismas
Atención al Socio
Problema
Identificado
Criticidad: A
Efecto
Sugerencia
Comentarios
de la
Gerencia
La Asociación al momento de dar de alta algún asociado, no se le
adjunta ningún formulario pre-numerado.
Puede ocurrir que los formularios se completen pero nunca se
ingresen al sistema, resultando en que el asociado nunca sea
facturado.

34
Renovación
de la cuota
social
(facturación)
Nota de
crédito por
baja de
empresa
Nota de
débito por
intereses por
mora
Cobranzas
Seguimiento
de deuda
Cobranzas
Nota de
crédito por
pronto pago

35
Asociado Cobranzas Tesorería
Detección de
renovaciones y
recalculo de la
cuota social
Emisión del
recibo
Relevamiento del ciclo – Renovación de la cuota social
Cobranzas
Emisión de la
factura
Pago
Gerencia
Identificación del
cobro
Aprobación de la
cuota social

36
Mensualmente, el sistema lista los asociados cuyas cuotas se renuevan en dicho mes. El
mismo se compara con las renovaciones del mismo mes del año anterior a modo de control.
Luego, se procede analizar el arancel de cada asociado en función de los parámetros
establecidos en el tarifario del mes en curso.
El asociado puede efectuar el pago a través de un depósito en efectivo, transferencia
bancaria o pago fácil a las cuentas corrientes de la Asociación. Siempre se le solicita que
informe el pago realizado enviando el comprobante para poder identificar la acreditación en
la cuenta bancaria.
Detección de
renovaciones
y recalculo de
la cuota social
Pago e
identificación
del cobro
Relevamiento del ciclo – Renovación de la cuota social (cont.)
Cobranzas
El Gerente General revisa el recalculo de la cuota social y, si responde a los parámetros, lo
aprueba. De lo contrario, se vuelve a analizar en conjunto con el jefe de Cobranzas.
Aprobación de
la cuota social
Una vez aprobadas las cuotas sociales, personal de cobranzas emite las facturas. El original
se envía por correo al asociado y el duplicado lo archiva cobranzas.
Emisión de la
factura

37
Cuenta
corriente de
asociados
La cuenta corriente del asociado se actualiza automáticamente con la emisión de la factura
(a cargo del sector de Cobranzas) y con la posterior emisión del recibo (a cargo del sector de
Tesorería).
Relevamiento del ciclo – Renovación de la cuota social (cont.)
Cobranzas
Emisión del
recibo
Personal de Cobranzas identifica el cobro y solicita a Tesorería la emisión del recibo (previa
verificación de acreditación en la cuenta corriente). Cobranzas acompaña al pedido la cuenta
corriente del cliente con indicación de la factura a la que se debe aplicar el recibo. La misma
es firmada por el responsable de cobranzas. El original de recibo es enviado al asociado y el
duplicado lo archiva Tesorería.

38
Problema
Identificado
Al momento de determinar cuota social para la renovación, la Asociación
no cuenta con datos actualizados sobre los montos de ventas de los
asociados. El último relevamiento fue efectuado hace dos años, sin
embargo, no todos los asociados proporcionaron los datos.
Efecto
Determinación de una cuota social fuera de los parámetros
Sugerencia
Efectuar campañas de actualización de datos con mayor frecuencia.
Evaluar contratar alguna empresa a fin de obtener información actualizada
de ventas. Establecer el momento del alta, la obligatoriedad de presentar
anualmente el monto de facturación. Caso de que no se realice, se
efectuará la re expresión según algún índice.
Comentarios
de la
Gerencia
Cobranzas Observaciones del ciclo– Renovación cuota social
Criticidad A

39
Problema
Identificado
Cuando se determina la cuota social, no queda respaldo de la aprobación
por parte del Gerente General. Adicionalmente, no se realiza un control
entre el monto aprobado y el efectivamente facturado al asociado
Efecto
Potencial desvíos entre cuota social aprobada y la facturada.
Sugerencia
Dejar documentada aprobación del Gerente General vía mail y que un
tercero a cobranzas emita la factura a los efectos separar las funciones.
Comentarios
de la
Gerencia
Criticidad A

40
Problema
Identificado
Efecto
Sugerencia
Comentarios
de la
Gerencia
Criticidad: A
Deberían asignarse límites de crédito a los asociados basándose en
una evaluación de su posición crediticia y en su habilidad en pagar
por bienes y servicios.
La Asociación no asigna límite de créditos, las renovaciones de las cuota
se realizan automáticamente, independientemente del saldo que haya
con el asociado. Cabe mencionar que al momento del segundo
vencimiento de la factura, se bloquea el acceso a la web, esto genera
que el asociado no puedo dar de alta, modificar ni consultar códigos de
modo de presionar al asociado para que cancele su deuda. Pero puede
seguir utilizando los códigos ya existentes.
Si se aceptan renovaciones que sobrepasen el límite de crédito del
asociado, la cobranza de crédito puede resultar en un incobrable

41
Problema
Identificado
Efecto
Sugerencia
Comentarios
de la
Gerencia
Criticidad: A
La Asociación no mantiene un archivo maestro de asociados. En el sistema mantienen una
agenda en donde realizan anotaciones respecto de la modificación de datos, pero no existe
un archivo unificado, actualizado.
Cambios incorrectos al archivo maestro de asociados podrían resultar en datos
erróneos en diferentes áreas. Estos datos inválidos podrían resultar en una variedad de
errores, incluyendo los siguientes: (1) un nombre y una dirección errónea podrían
resultar en el envío de facturas a la dirección incorrecta, resultando en cobranzas lentas,
en cuentas incobrables, y/o en el cálculo incorrecto de pagos tardíos; también, si se
hacen demandas persistentes a los clientes respecto a facturas enviadas a la dirección
equivocada, esto se refleja de manera negativa en la Asociación y puede resultar en la
inconformidad del asociado.
Generar una base de datos confiable, que este en poder de la Jefa Cobranza y que
ella sea la única en poder modificar datos.

42
Asociado Cobranzas ATS
Análisis de la cuenta
corriente
Cobranzas
Formulario de
baja
Deuda vencida
Reclamos al
asociado
Contabilidad
Baja del asociado
Emisión de la
nota de
crédito
Relevamiento del ciclo – Nota de crédito por baja de empresa
Con deuda Sin deuda
Deuda
impaga
Deuda
saldada

43
Formulario de
baja
El asociado envía por fax o correo el formulario de baja completo especificando el motivo por
el cual desea darse de baja.
Análisis de la
cuenta
corriente
El encargado de la cuenta del asociado imprime el estado de la cuenta corriente para
analizar si posee deuda o está saldada.
Cobranzas Relevamiento del ciclo – Nota de crédito por baja de empresa (cont.)
Deuda
vencida
Pasados quince días desde el vencimiento de la cuota, personal de Cobranzas comienza a
realizar los reclamos.
Reclamos al
asociado
Los reclamos al asociado se dan porque el mismo haya solicitado la baja con deuda o posee
deuda vencida. Si responde que no va a renovar la cuota o que no puede pagar la deuda, el
mismo continúa en Legales. Si no responde, se reclama la deuda durante el plazo de un año
y en el caso de que no prospere la negociación se envía al sector Legales. Cabe destacar
que el asociado puede continuar utilizando los códigos de barra aún cuando se ha dado de
baja ya que los mismos no son reasignados.

44
Cobranzas Relevamiento del ciclo – Nota de crédito por baja de empresa (cont.)
Emisión de la
nota de
crédito
Si efectuados los reclamos correspondientes la deuda no es saldada, el jefe de Cobranzas
envía a contabilidad la solicitud de emisión de nota de crédito por baja de empresa firmada,
adjuntado el análisis de la cuenta corriente firmada por el cobrador correspondiente, la
agenda de reclamos (tanto de Cobranzas como de Legales) e información adicional sobre la
situación de asociado (ej. quiebra). Contabilidad controla la documentación y emite la nota de
crédito archivando el duplicado. El original lo archiva Cobranzas y controla la cuenta
corriente para verificar que haya sido correctamente emitida.
Baja del
asociado
La baja del asociado en el sistema la puede dar personal de Atención al Socio como personal
de cobranzas. Para ello controla la documentación correspondiente: formulario de baja
firmado por el asociado, cuenta corriente del asociado firmado por el cobrador
correspondiente, la agenda de reclamos (tanto de Cobranzas como de Legales) y la nota de
crédito por baja de empresa (de corresponder).
Cuenta
corriente de
asociados
La cuenta corriente se actualiza con la emisión de la nota de crédito emitida por contabilidad.
En el caso en que exista cobro de deuda, se actualiza con la emisión del recibo por parte de
Tesorería (ver relevamiento de ciclos de Tesorería).

45
Problema
Identificado
Se observa una concentración de funciones en un mismo sector. El mismo
sector que da de alta al asociado, es quién lo da de baja.
Efecto
Al no existir separación de función, se podría vulnerar los controles,
generándose algún potencial perjuicio económico para la Asociación.
Sugerencia
Establecer que otro sector realice la baja de las empresas. Por ejemplo el
sector contaduría.
Comentarios
de la
Gerencia
Cobranzas Observaciones del ciclo– Nota de crédito por baja de empresa
Criticidad A

46
Problema
Identificado
No existe un procedimiento unificado que establezca el tiempo que hay
que reclamar la deuda al asociado hasta darlo de baja como incobrable.
Durante el ejercicio 2011 el importe por Notas de Créditos por baja de
empresa asciende a $1.860.792
Efecto
Al no existir un procedimiento formal, el responsable de cuenta es el que
decide en que momento se estaría dejando de reclamar y propone pasar
al asociado como incobrable.
Sugerencia
Establecer una política de reclamos, especificando los tiempos y pasos
estándar a seguir.
Comentarios
de la
Gerencia
Cobranzas Observaciones del ciclo– Nota de crédito por baja de empresa
Criticidad A

47
Problema
Identificado
Según lo comentado por personal de Atención al Público, cuando se da de
baja a un asociado no se reasignan los códigos. Puede ocurrir que los
asociados dados de baja continúen utilizando los códigos, sin pagar por
ello.
Efecto
El asociado sigue utilizando los códigos luego de haber sido dado de baja,
generando un perjuicio económico para la Asociación.
Sugerencia
La Asociación debería considerar la posibilidad de iniciar acciones legales
a los asociados que no discontinúan la utilización de los códigos de barra
una vez que fueron dados de baja. Podría incluirse en el Formulario de alta
una cláusula que habilite a reclamar una multa por el uso indebido de los
códigos, persiguiendo desalentar esta práctica por parte de los asociados
y, en caso de que suceda, el reclamo legal sea por un monto más
significativo que la cuota social correspondiente.
Comentarios
de la
Gerencia
Cobranzas Observaciones del ciclo– Nota de crédito por baja de empresa (cont.)
Criticidad A

48
Cobranzas
Se propone agregar
una cláusula donde
se determine una
multa en caso de
incumplimiento de
los términos del
contrato.
Observaciones del ciclo– Nota de crédito por baja de empresa (cont.)

49
Cobranzas
El asociado 1) envía el formulario de solicitud de baja al sector ATS.
Documentación del ciclo– Nota de crédito por baja de empresa

50
Cobranzas
El sector de cobranzas 2) analiza la agenda de reclamos y la cuenta corriente del asociado
para verificar que no exista deuda alguna.
Documentación del ciclo– Nota de crédito por baja de empresa (cont.)

51
Cobranzas
Si el asociado no posee deuda alguna se procede a 3) emitir la Nota de crédito por baja de
empresa.

52
Cobranzas
Por último la jefa de cobranzas realiza un 4) control sobre la correcta aplicación de la nota de
crédito realizado.

53
Asociado Cobranzas Tesorería
Reclamo al
asociado
Cobranzas
Pago
Control de la
cuenta
corriente
Contabilidad
Emisión de la
nota de
débito
Emisión del
recibo
Relevamiento del ciclo – Nota de débito por intereses por mora

54
Reclamo al
asociado
El personal de cobranzas realiza un aviso de vencimiento masivo vía mail por las facturas a
vencer y las vencidas con el interés correspondiente el mismo es del 2% mensual.
Adicionalmente, a mediados de mes se realiza un reclamo por carta. En el caso que el
asociado decida pagar su deuda, el responsable de la cuenta del sector Cobranzas analiza
la cuenta corriente del mismo y se pacta los intereses que deberá abonar por la mora.
Pago
Emisión de la
nota de débito
El asociado paga la factura adeudada más los intereses pactados oportunamente con el
responsable de cuenta e informa el pago a Cobranzas.
Cobranzas envía a Contabilidad la solicitud de emisión de nota de débito por intereses por
mora firmada por el jefe de Cobranzas adjuntando: análisis de la cuenta corriente firmada por
el cobrador, agenda de reclamos, cálculo de los intereses pactados y el pago (si fue hecho
con anterioridad). Contabilidad analiza la documentación y emite la nota de débito,
archivando el duplicado y el original es enviado al asociado.
Cobranzas Relevamiento del ciclo – Nota de débito por intereses por mora (cont.)

55
Emisión del
Recibo
Cobranzas informa al personal de Tesorería el pago efectuado por el asociado enviando
documentación del mismo. Adicionalmente, envían la cuenta corriente del asociado
indicando la nota de débito a la cual se debe aplicar el recibo. El personal de Tesorería
verifica la acreditación en la cuenta bancaria del pago y emite el recibo aplicándolo a la nota
de débito correspondiente.
Actualización
Cuenta
corriente de
asociados
La cuenta corriente del asociado se actualiza al emitirse la nota de débito (a cargo del sector
de Cobranzas) y al emitirse el recibo (a cargo del sector de Tesorería).
Cobranzas Relevamiento del ciclo – Nota de débito por intereses por mora (cont.)
Control de la
cuenta
corriente
Cobranzas emite la cuenta corriente del asociado y verifica la correcta emisión de la nota de
débito y la aplicación del recibo.

56
Cobranzas
El sector de cobranzas le 1) envía a contaduría el detalle de la cuenta corriente en el cual se indica
cual es la nota de debito que tiene que confeccionar y en función de que factura.
Documentación del ciclo – Nota de débito por intereses por mora

57
Cobranzas
El sector contaduría 2) confecciona la nota de débito por intereses por mora. Una vez
finalizada la misma es controla el sector cobranzas.
Documentación del ciclo – Nota de débito por intereses por mora (cont.)

58
Cobranzas Funciones Jefe cobranzas en el ciclo
El jefe cobranzas cumple un rol muy importante en el ciclo ya que realiza los controles en el
momento de cerrar el ciclo de cobranzas.
Problema
Identificado
Existe una concentración de funciones en una persona. Asimismo,
muchas cuestiones la tiene que realizar de forma manual por
fuera del sistema.
Efecto
Potencial errores por proceso manual.
Dificultades operativas en el caso de ausencia de la jefa de
cobranzas.
Sugerencia
Incorporar más procesos dentro del sistema de forma tal de
que la jefa solo analice las excepciones.
Alguna persona del sector debería ir tomando el rol de back
up, respecto de las funciones de la jefa contable a fin de
cubrir en el caso de ausencia de ella.
Comentarios
de la
Gerencia
Criticidad: A

59
Cobranzas Funciones Jefe cobranzas en el ciclo
Tareas que realiza la jefa de cobranzas de forma manual.
Al momento de realizar la renovación, la jefa de cobranzas realiza un cruce manual entre
las altas de año anterior en comparación con las de este año a fin de verificar que no se
este omitiendo facturar ninguna renovación.
Cuando se tiene que actualizar la cuota del sistema la Jefa de cobranzas emite un
archivo en formato Excel con el dato del asociado y la cuota que se renueva. Este
archivos se remite personal encargado del sistema empresa y BAS para que actualice la
cuota y se emita correctamente la facturación.
A su vez se realiza un control manual sobre las notas de crédito y debito emitidas, con el
objetivo de corroborar la correcta imputación al asociado.

61
Tesorería
Ingresos -
Cobranzas
Egresos -
Pagos
Tesorería

62
Relevamiento del ciclo - Ingresos - Cobranzas
Cheque
Transferencia,
depósito o
pago fácil
Emisión del
recibo
Asociado
Procesamiento
de la cobranza
Tesorería
Acreditación de
fondos en
cuenta
Arqueo
Tesorería
Cobranzas
Identificación
del cobro

63
Cheque
Transferencia,
depósito o pago
fácil
Ocasionalmente, cuando se llega a un acuerdo con el asociado, el pago también puede
realizarse mediante cheque que puede entregarse personalmente en las oficinas de la
Asociación o por correo. Esta operación no es frecuente.
Las formas determinadas para el pago son: transferencia bancaria, depósito o pago fácil.
Una vez realizada la operación, el asociado debe enviar el comprobante correspondiente
indicando el código de asociado.
Relevamiento del ciclo - Ingresos - Cobranzas (cont.)
Tesorería
Procesamiento
de la cobranza
Los cheques los recibe, personal de Atención al Socio o Cobranzas, y se lo remite al jefe de
Tesorería, quién lo guarda en la caja bajo llave. Diariamente, se depositan en el banco los
cheques a nombre de la Asociación.
Identificación
del cobro
El asociado puede efectuar el pago a través de un depósito en efectivo, transferencia
bancaria o pago fácil a las cuentas corrientes de la Asociación. Siempre se le solicita que
informe el pago realizado enviando el comprobante para poder identificar la acreditación en
la cuenta bancaria.

64
Emisión del
Recibo
Un empleado de Tesorería emite el recibo. Se envía el original por correo el asociado y el
duplicado lo archiva tesorería.
Arqueo
Al final del día, el tesorero realiza un arqueo de todos los valores recibidos y confecciona un
detalle diario de ingresos indicando la naturaleza de las cobranzas.
Relevamiento del ciclo - Ingresos - Cobranzas (cont.)
Tesorería
Acreditación de
fondos en cuenta
Un empleado del sector de Tesorería debe verificar la acreditación de los diferentes medios
de pago antes de la emisión del recibo.

65
Problema
Identificado
Se ha detectado la existencia de fondos en la cuenta corriente del Banco
correspondientes a cobranzas de asociados que no han sido identificados por no
haber enviado el asociado el comprobante correspondiente. La antigüedad de
algunas es superior a los dos años.
Efecto
Existe el riesgo de que esas cobranzas no identificadas sean asignadas
incorrectamente a asociados que no realizaron el pago o bien que, se apropien
indebidamente de cobranzas hechas en efectivo mostrando estas últimas como
transferencias no identificadas. Adicionalmente, el sector Cobranzas puede estar
reclamando una deuda que en realidad ya está paga, con la consiguiente
disconformidad del asociado por tal reclamo. Finalmente se pueden estar
previsionando saldos que han sido cobrados
Sugerencia Evaluar la conveniencia económica de contratar un servicio de cobro de algún
banco, donde identifiquen los cobros a que asociado corresponde.
Comentarios
de la
Gerencia
Observaciones sobre el ciclo- Ingresos - Cobranzas (cont.)
Tesorería
Criticidad A

67
Contaduría
Emisión de notas de
crédito
Control de correlatividad
de documentación
interna
Contaduría
Emisión de notas de
débito
Conciliaciones bancarias

68
Relevamiento del ciclo – Emisión de notas de débito
Contaduría
Documentación
de soporte
Cobranzas Contaduría
Emisión de nota
de débito
Control de la
nota de débito
Por intereses
por mora
Por ajustes en
cuenta corriente

69
Contaduría
El sector cobranzas envía a contaduría la documentación del pedido (solicitud de emisión
de nota de débito firmada por el jefe de cobranzas donde se indica el motivo de la emisión e
importe a aplicar, análisis de la cuenta corriente firmado por el cobrador y agenda con los
reclamos efectuados). Se pueden solicitar notas de débito por intereses por mora o ajustes
de cuentas corrientes.
Contaduría emite la nota de débito en función a la información proporcionado por el sector
de cobranzas. Envía el original junto con la documentación de soporte al sector cobranzas.
El duplicado lo archiva Contabilidad.
El responsable de cobranzas controla que se hayan imputado bien las mismas. Si hay algún
error se envía nuevamente la documentación a contaduría y se corrige. En caso contrario,
si corresponde a una nota de débito por ajuste en la cuenta corriente, el original lo archiva
cobranzas. Si es una nota de débito por intereses por mora, el original se envía al asociado.
Contaduría
Documentación
de soporte
Emisión de nota
de débito
Control de la
nota de débito
Relevamiento del ciclo – Emisión de notas de débito (cont.)

70
Contaduría
Contaduría
Nota de débito por intereses por mora
Documentación del ciclo – Emisión de notas de débito

71
Contaduría
Contaduría
Nota de débito por ajuste en la cuenta corriente
Documentación del ciclo – Emisión de notas de débito (cont.)

72
Relevamiento del ciclo – Emisión de notas de crédito
Contaduría
Cobranzas Contaduría
Documentación
de soporte
Emisión de nota
de crédito
Control de la
nota de crédito
Por pronto pago
Por
bonificaciones
Por ajustes en
cuenta corriente
Por baja de
empresa

73
Contaduría
El sector cobranzas envía a contaduría la documentación del pedido (solicitud de emisión
de nota de crédito firmada por el jefe de cobranzas donde se indica el motivo de la emisión
e importe a aplicar, análisis de la cuenta corriente firmado por el cobrador y agenda con los
reclamos efectuados). En el caso de las NC descuento por alta y alta por convenio por
provincia, se adjunta una hoja con el porcentaje de descuento firmada por responsable de
tesorería y Gerente administrativo
Contaduría emite la nota de crédito en función a la información proporcionada por el sector
de cobranzas. Envía el original junto con la documentación de soporte a cobranzas y
archiva el duplicado.
El responsable de cobranzas controla que se hayan imputado bien las mismas. Si hay algún
error se envía nuevamente la documentación a contaduría y se corrige.
El original es enviado al asociado, salvo el los casos de notas de créditos por bajas y
ajustes en cuenta corriente que los archiva cobranzas.
Contaduría
Documentación
de soporte
Emisión de
nota de crédito
Control de la
nota de crédito
Relevamiento del ciclo – Emisión de notas de crédito (cont.)

74
Contaduría
Contaduría
Nota de crédito por descuento por alta
Documentación del ciclo – Emisión de notas de crédito

75
Contaduría
Contaduría
Nota de crédito convenio con provincia
Documentación del ciclo – Emisión de notas de crédito (cont.)

76
Relevamiento del ciclo – conciliaciones bancarias y
control correlativo de documentación
Contaduría
Control
correlativo de la
documentación
interna
Todos los meses se realiza un control de la correlatividad de la siguiente documentación:
facturas, notas de crédito, notas de débito y recibos. La misma consiste en ver si hay algún
salto en la correlatividad y si llega a existir busca la justificación y se documenta en una
carpeta (corte documentación).
Conciliaciones
bancarias
Las mismas son efectuadas por el sector contaduría una vez al mes. Se analizan las
partidas conciliatorias y se ajustan en caso de corresponder.
Por otro lado, se detallan las cobranzas no identificadas y se validan que las mismas
existan en el extracto. Estos movimiento se envían al sector cobranzas para ver si se
pueden identificar.
Adicionalmente, registra contablemente los gastos bancarios y otros conceptos debitados o
acreditados, una vez analizada su razonabilidad.
Posteriormente, se efectúa el control de la regularización de todas las partidas conciliatorias
en períodos posteriores.
Contaduría

77
Relevamiento del ciclo – conciliaciones bancarias
Contaduría
Contaduría
Se ha identificado una partida antigua en la conciliación bancaria. La
misma corresponde a una cobranza.
Como la misma corresponde a una cobranza, la misma puede generar que
se le reclama al asociado una deuda que no corresponda.
Evaluar la posibilidad que las partidas mayores a un año de antigüedad,
si no se pudo identificar realizar un seguimiento sobre esa partidas.

78
Relevamiento del ciclo – Conciliaciones bancarias (AENI)
Contaduría
Contaduría
Se ha identificado partidas con una antigüedad de mas de dos años,
respecto de los cobros no identificados.
Posibilidad de emitir la apertura de créditos por vencimiento con distorsiones
en la clasificación generando errores en el cálculo de previsión para créditos
de dudoso cobro.
Apertura incorrecta de las cuentas corrientes incorrecta por falta de
aplicación de cobros.
Evaluar la posibilidad que las partidas mayores a un año de antigüedad,
si no se pudo identificar al asociado realice un análisis mas exhaustivo
para poder identificar las mismas.

79
Relevamiento del ciclo – conciliaciones bancarias
Contaduría
Contaduría
Se han identificado débitos no contabilización. Los mismo se
debieron a que la persona encargada de confeccionar los
recibos no se encontrabaja.
Como la misma corresponde a una cobranza, la misma puede generar que
se le reclama al asociado una deuda que no corresponda.
Evaluar la posibilidad que las partidas mayores a un año de
antigüedad, si no se pudo identificar al asociado que se eliminen
de las partidas conciliatorias.

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