El documento describe las columnas y fórmulas utilizadas en una hoja de cálculo de nómina para registrar la información de los empleados de una empresa. Se detallan las columnas para el sueldo, horas extras, comisiones, descuentos, e ingresos totales de cada empleado en el rol general de nómina. Luego explica cómo generar un rol de pago individual para cada empleado utilizando fórmulas que extraen los datos correspondientes del rol general.

2.  Ejemplo:

3.  Columna A: Para registrar el número de
empleados de la empresa
 Columna B: Para detallar los apellidos y
nombres de cada empleado
 Columna C: Para hacer constar el cargo
que ocupa cada empleado
 Columna D: Para los días trabajados por
los empleados
 Columna E: Para el sueldo nominal

4.  Columna F: Para el sueldo ganado, este
valor está en función de los días
trabajados; es decir si el empleado
trabajó el mes completo, recibe su
sueldo completo, pero si no es el caso
recibe el proporcional de acuerdo a los
días trabajados, por ejemplo en la celda
D8, observamos que el contador laboró
27 días, por lo tanto en la celda F8 se
registra $ 450,00 en lugar de $ 500,00

5.  NOTA: Para todas las demás columnas
donde se apliquen fórmulas, se va a
exponer las fórmulas de la fila 7 como
ejemplo, pero se aclara que las mismas se
debe aplicar para el resto de empleados
es decir hasta la fila 16, que corresponde a
la última persona del rol.

6. Columna H: Para la cantidad de horas extras
que tienen el 100% de recargo, estas son las
horas trabajadas después de las 12 de la
noche hasta las 6 de la mañana del siguiente
día o las ejecutadas los fines de semana y días
feriados. Estos datos se obtienen de las
marcaciones que cada empleado ejecute en
el reloj de control de horas laboradas.

7.  Columna I: Para calcular el número total de horas extras
en base a la siguiente fórmula: =(G7*1,5)+(H7*2) en donde
multiplicamos por 1,5 las horas registradas en la columna
G por que son con el 50% de recargo y multiplicamos por
2 las horas de la columna H por cuanto son con el 100%
de recargo.
 Columna J: Para calcular el valor de las horas extras en
base a la siguiente fórmula: =(E7/30)/8*I7 en donde el
sueldo nominal dividimos para 30 días de trabajo del mes,
este resultado dividimos para 8 horas laborables en el día
y este resultado que es el valor de las horas extras
multiplicamos por el total de horas extras obtenidas en la
columna I, cabe señalar que también podemos dividir
directamente el sueldo nominal para 240 para obtener el
valor de la hora extra. Esta fórmula puede variar
dependiendo del número de horas que se labora en
cada país, en el caso de Ecuador son 8 horas diarias de
trabajo.

8.  Columna K: Para registrar el valor de la
comisión ganada por los vendedores,
según la política de cada empresa.
 Columna L: Para totalizar los ingresos de
cada empleado con la siguiente
fórmula: =F7+J7+K7, en donde sumamos
el sueldo ganado, horas extras y
comisiones de cada empleado.

9. DESCUENTOS
 Columna M: Para calcular los aportes para la Seguridad
Social (IESS), según la Ley, cada trabajador o empleado
debe estar asegurado, el patrono aporta con una parte y
otra parte se debe descontar al trabajador, en el caso de
Ecuador, se descuenta el 9,35% del total de ingresos, por
tanto aplicamos la siguiente fórmula =L7*9,35%
 Columna N: Para descontar a las personas que han
realizado Préstamos Quirografarios, las cuotas que
corresponda en el mes, estos préstamos son otorgados
por el IESS, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
 Columna O: Para descontar los anticipos y préstamos
otorgados por la empresa, por lo general los empleados
solicitan un valor a mitad del mes en calidad de anticipo,
otros en cambio deben un monto mayor por préstamo
solicitado a la compañía y por este concepto se les debe
descontar en el rol la cuota pactada.

10.  Columna P: Para sumar el total de descuentos
aplicando la siguiente fórmula: =SUMA(M7:O7), en
donde sumamos los valores desde la columna M
hasta la columna O.
 Columna Q: Para establecer el valor líquido a pagar;
es decir, la diferencia entre el total de ingresos (L),
menos el total de descuentos (P), aplicando la
siguiente fórmula: =L7-P7.
 En la fila 17, totalizamos los valores desde la columna
E hasta la columna Q con fórmulas iguales a la
siguiente =SUMA(E7:E16).
 En este rol de pagos general hemos registrado a la
totalidad del personal que trabaja en la empresa en
el mes de mayo, se podrá incluir las filas necesarias
para las personas que ingresen a la entidad en los
meses siguientes.

11.  Con el propósito de que cada persona tenga su
propio rol y con el objeto de que no tengan acceso
al rol general para evitar que hagan comparaciones
entre empleados se realiza el rol de pagos individual,
este rol se debe imprimir por duplicado, uno
corresponde al empleado y otro debe reposar en los
archivos de la compañía debidamente firmado
como constancia del pago realizado para hacer
frente a cualquier reclamo o demanda posterior.
 En la misma hoja de Excel, se puede proceder a
realizar el rol individual que recoge la misma
información del rol general, vamos a observar la
siguiente gráfica y a explicar como se establecen los
valores y las fórmulas para cada empleado.

13.  Celda AA2: Para el número de empleado, registramos la
fórmula =U6
 Celda V4: Digitamos ROL DE PAGOS INDIVIDUAL
 Celda Z4: Para registrar el mes, utilizamos la fórmula: =B3
 Celda AA4: Para que se registre el año, ponemos la fórmula:
=C3
 Celda W6: Para que aparezca el nombre del empleado,
podemos observar la fórmula: =BUSCARV(U6;A7:Q17;2), esto
significa que Excel busca en base al dato de la celda U6
(número de la celda A7), el nombre de la columna B
(número 2 en el sentido de izquierda a derecha) del rango
A7:Q17 que corresponde al rol general, como resultado
aparece el nombre del empleado de la celda B7.
 Celda W7: Para que aparezca el cargo del empleado,
aplicamos la misma fórmula anterior =BUSCARV(U6;A7:Q17;2)

14.  Celda W11: Para obtener el sueldo ganado aplicamos la siguiente
fórmula: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;6), aquí se nota una variante, en
cada letra antes y después se registra el signo $, esto es para facilitar la
copia de la fórmula para las siguientes celdas.
 Celda W 12: Para que aparezca el valor de horas extras:
=BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;10)
 Celda W13: Para obtener el valor de las comisiones:
=BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;11)
 Celda AA11: Para que se reflejen los aportes IESS:
=BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;13)
 Celda AA12: Para préstamos quirografarios IESS:
=BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;14)
 Celda AA13: Para préstamos y anticipos de la empresa:
=BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;15)
 Celda W16: Registramos el total de ingresos con la fórmula:
=SUMA(W11:W15)
 Celda AA16: Registramos el total de descuentos con la fórmula:
=SUMA(AA11:AA15)
 Celda Y18: Para obtener el neto a pagar utilizamos la fórmula: =W16-
AA16
 En la celda W23, el empleado deberá consignar su firma con el número
de su cédula de identidad. Para obtener el rol individual de los demás
empleados bastará con cambiar el número de la celda U6 y todos los
demás datos cambiarán en función de los valores del rol general