El documento describe los roles clave del equipo de implementación de un sistema ERP. Identifica 7 roles necesarios: patrocinador, gerente de proyecto interno y externo, usuarios líderes y claves, administrador del sistema, y consultores externos de procesos/proyecto y del software ERP. Cada rol tiene funciones y responsabilidades específicas y puede ser cubierto internamente o por consultores externos para garantizar el éxito de la implementación.

1. UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO DE MONAGAS
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
CURSO ESPECIAL DE GRADO
Equipo De Implementación De ERP
PROF: BACHILLERES:
Ing. Jesús Chaparro Alejandro Elimar
C.I. 19.876.597
Parra Gabriel
C.I. 19.256.648
Equipo CRM
Maturín, Marzo 2014

2. INDICE
Contenido
INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................3
Equipo de implementación de ERP ..............................................................................................4
• Patrocinador:.....................................................................................................................4
• Gerente del Proyecto:......................................................................................................4
• Usuarios Líderes: .............................................................................................................4
• Usuarios Claves y Finales ..............................................................................................5
• Administrador del Sistema:.............................................................................................5
• Consultores Externos (Procesos y Proyecto ...............................................................5
• Consultores del Software ERP: .....................................................................................5
Instalación: ..............................................................................................................................7
Soporte de mantenimiento: ..................................................................................................7
Seguridad y privacidad:.........................................................................................................7
Formación: ..............................................................................................................................7
Valoración: ..............................................................................................................................7
Cambios en las relaciones de poder en el equipo de implementación al emplear la
implementación de ERP .....................................................................................................8
DISCUSIÓN................................................................................................................................9
CONCLUSIÓN......................................................................................................................11
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS..................................................................................12

3. INTRODUCCIÓN
El ERP es un sistema que integra diversos procesos organizativos, tales como
gestión de recursos humanos, contabilidad de inventario, compras y fabricación.
La implementación de un ERP se inicia con la instalación de paquetes de
hardware y software y luego se procede a la gestión y el mantenimiento de este
sistema unificado. Por lo tanto, el ERP es un sistema complejo requiere de
individuos altamente especializados y cualificados para ejecutarlo. A las empresas
les resulta más rentable contratar a los consultores de implementación de un ERP
de los proveedores o de empresas de consultoría independientes para trabajar
con sus expertos técnicos internos.

4. MARCO TEÓRICO
Equipo de implementación de ERP
Al implementar un ERP se debe tener en claro, como primera reflexión, que se
está frente a un proyecto y como tal, se trata de un esfuerzo temporal, único y
progresivo. Por eso, es necesario considerar de antemano como será la
conformación del equipo que llevará adelante el proyecto. A este equipo se le
conoce con el nombre de equipo de implementación, el cual es el encargado de
llevar a cabo tanto la implementación como el monitoreo del sistema en la
organización. En la conformación del Equipo de implementación es obligatorio la
definición de los roles y perfiles de los miembros del equipo, ya que cada
participante debe tener claro sus funciones dentro de la implementación.
Para llevar a cabo la implementación de un ERP debe existir un equipo con
diferentes roles que deberán ser cubiertos por personas con los perfiles
adecuados y específicos para cumplir eficientemente con las tareas demandadas
por el puesto:
• Patrocinador: Es quien toma la decisión de llevar adelante el proyecto y
autoriza la financiación del mismo. Posee características de liderazgo y de
innovación. Por lo general, se trata del dueño de la empresa o de alguno de
los gerentes con competencias decisorias dentro de la organización. Será
él, quien deba institucionalizar el proyecto de manera que tome la
dimensión e importancia para ocupar un lugar en la agenda de todos los
miembros internos de la empresa que conforman el equipo del proyecto.
• Gerente del Proyecto: esta es una de las figuras más importantes que
conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificar
el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades
y mantener informada a la Dirección de la empresa sobre el avance del
Proyecto. Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el
proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que
esa visión se haga realidad. En la mayoría de las pequeñas y medianas
empresas, esta figura es ocupada por un consultor externo con amplia
experiencia en este rol, mientras que en empresas más grandes puede
constituirse un equipo con un Gerente Interno (típicamente el Gerente a
cargo del área de Sistemas) y uno Externo. Mientras que el Interno
garantiza el conocimiento de la organización y las habilidades de la
“navegación política del proyecto”, el Externo puede actuar como facilitador
de los procesos de cambio, además de ser quien garantiza el uso de la
metodología de proyectos más adecuada para el caso.
• Usuarios Líderes: son los miembros de la organización, habitualmente el
director funcional de la empresa, que proveerán los recursos humanos y

5. materiales para llevar adelante el proyecto. Por lo general, son los
responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de
un ERP (Enterprise Resource Planning). Deberán poseer un espíritu
colaborador que permita la afectación de los recursos en tiempo y forma de
manera tal que los objetivos se obtengan de acuerdo a los tiempos
planeados. Si bien muchas veces no se involucran directamente por falta de
tiempo, es clave que “compren” los nuevos procesos y formas de operar
que vendrán de la mano del nuevo sistema informático. La experiencia
indica que los mayores esfuerzos de Gestión del Cambio deben ocurrir a
este nivel.
• Usuarios Claves y Finales: son los miembros de la organización cuyos
puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de
manera directa por el cambio que supone la implementación de un ERP
(Enterprise Resource Planning). Estos, deberán ser flexibles y tolerantes
para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la
implementación de un sistema integrado de gestión. El aporte de los
Usuarios será fundamental a la hora de diseñar los procesos que subyacen
la implementación de todo ERP (Enterprise Resource Planning).
• Administrador del Sistema: este es un rol clave, y en muchas ocasiones
implica una nueva posición en el área de Sistemas, pero es absolutamente
indispensable, un nuevo ERP (Enterprise Resource Planning) será una
aplicación “viva” que requerirá de continuos ajustes que justificarán esta
posición. Contar con esta posición cubierta al comenzar el proyecto
facilitará la inducción y traspaso de conocimiento a la persona que la ocupe.
• Consultores Externos (Procesos y Proyecto): es un rol clave y de
carácter temporario (usualmente dura lo que dura el proyecto), típicamente
se conforma con una o más personas. Son quienes colaboran con el
Gerente de Proyecto en la definición de la metodología de implementación,
participan en la definición de los requisitos y el diseño de los procesos de
negocio y las soluciones que se van a implementar, hacen el seguimiento
detallado de las tareas de todo el equipo, asisten en la elaboración de la
documentación de usuarios, etc. En las pequeñas y medianas empresas,
este rol es ocupado por consultores externos con experiencia en gestión de
proyectos ya que resumen un “saber cómo” que por su especialización no
se encuentra en forma interna dentro de la organización. Esta
“tercerización” permite disminuir riesgos y garantizar la calidad de los
objetivos de la implementación.
• Consultores del Software ERP: es un rol que generalmente esta
tercearizado en la empresa que brinda la solución tecnológica (el software
ERP). Dicho rol debe ser ocupado por organizaciones que posean un staff
de trabajo coordinado, disciplinado y sistemático donde el trabajo requerido

6. sea entregado en tiempo y forma. El proveedor y su personal, deberá
trabajar en conjunto con los todos los miembros del equipo de proyecto de
manera de poder ajustar lo máximo posible su producto a las necesidades
de la organización.
En síntesis, un proyecto de esta naturaleza requiere cubrir 7 roles:
ROL INTERNOEXTERN
O
CARÁCTE
R DEL
ROL
DEDICACIO
N AL
PROYECTO
PROVISTO
POR
Sponsor Interno Temporario,
por el
Proyecto
Eventual La
Organización
Gerente de
Proyecto
Interno
Interno Temporario,
normalmente
el Gte de
Sistemas
Part Time La
Organización
Gerente de
Proyecto
Externo
Externo Temporario Part Time Empresa
especializada
en Dirección
de Proyectos
de
Implementació
n ERP
Usuarios
Líderes
Interno Temporario Part Time La
Organización
Usuarios
Claves y
Finales
Interno Temporario Part o Full
Time
La
Organización
Administrado
r del Sistema
Interno Permanente Full Time La
Organización
Consultores
Externos
(Procesos y
Proyecto)
Externo Temporario Full Time Empresa
especializada
en Dirección
de Proyectos
de
Implementació
n ERP
Consultores
del Software
ERP
Externo Temporario Part Time Empresa
proveedora del
Software ERP
Funciones y responsabilidades del equipo de implementación en general

7. Instalación: El proveedor de ERP, por lo general, dirige el proceso de instalación.
Sin embargo, en el equipo de instalación también se incluyen los expertos técnicos
de la empresa. Ellos ponen a prueba el sistema y comprueban si las
características requieren alguna personalización. Los implementadores deben
entender que, aunque la personalización puede conducir a mejoras, también
puede ralentizar la aplicación. Además, pueden causar gastos adicionales. El
plazo para la instalación completa depende del tamaño de la organización y los
cambios realizados en el sistema.
Soporte de mantenimiento: Los consultores externos de ERP ayudan al personal
interno en el manejo del software ERP y del sistema. En la mayoría de los casos,
las organizaciones firman un contrato de mantenimiento integral con una firma de
consultoría de ERP o proveedor. La mayoría de los acuerdos siguen un periodo de
tiempo e involucran servicios tales como servicios de asistencia técnica,
reparaciones y actualizaciones de software del sistema.
Seguridad y privacidad: Se espera que los implementadores de ERP monitoreen
continuamente y mejoren los sistemas de seguridad si se considera necesario. Se
aseguran de que sólo el personal designado tenga acceso a los datos y procesos
específicos. Los implementadores deben diseñar políticas claras para todos los
empleados que utilizan el sistema cuando se trata acerca del manejo de
información privada. Esto incluye medidas de rendición de cuentas para los
empleados que violen dichas políticas.
Formación: Los implementadores internos de un ERP determinan el estado de los
conocimientos necesarios para utilizar el software de ERP y el sistema. Llevan a
cabo capacitaciones adecuadas para los nuevos usuarios para poder ejecutar el
sistema correctamente. Los administradores de ERP también deben designar a las
personas con la actitud correcta y el nivel de competencia para los puestos clave.
Estos empleados están encargados de la ejecución del ERP en su propio derecho.
Por lo tanto, sus opiniones y experiencias personales con el sistema también
deben ser solicitadas en las evaluaciones.
Valoración: Los implementadores de ERP realizan evaluaciones para analizar la
eficacia del ERP para la empresa. La evaluación debe hacerse dentro de un
período operativo del ERP con un intervalo de tiempo de tres meses, seis meses y
al cabo de un año. Esta revisión periódica garantiza que se puedan hacer ajustes
de inmediato si se considera necesario. Los implementadores elaboran un
conjunto de criterios para la evaluación del ERP. Los criterios deberán permitir
determinar si el rendimiento consistente del ERP satisface las necesidades y
objetivos de la organización. Debe ser capaz de determinar si la implementación
del ERP está produciendo más ganancia económica en comparación con los
costos operativos.

8. Cambios en las relaciones de poder en el equipo de implementación al
emplear la implementación de ERP
Se identifica y analiza los cambios en las relaciones de poder de una empresa,
como consecuencia de la implementación de un sistema ERP. El equipo de
implementación se divide en las siguientes categorías:
Al implementar el sistema ERP dentro de una organización surge una serie de
cambios en el poder de los miembros del equipo de implementación. En el
siguiente cuadro se observa un antes y un después de la implementación.

9. DISCUSIÓN
Implementar un sistema ERP en cualquier tipo de organización es un proceso
complejo y difícil, ya que estamos en presencia de la implementación de un
proyecto que cambiara todos los procesos inmersos en una empresa, es por ello
que es de vital importancia escoger personas calificadas y responsables para
conformación un equipo de implementación eficaz.
Muchas empresas hoy en día han fracaso en la implementación del sistema ERP,
ya que no creen necesario tener un equipo de implementación para dicho sistema,
en tal caso toman personas de la misma empresa no capacitadas para desarrollar
roles claves en la implementación de ERP y esto es un errores ya que esas
personas no están preparadas para desarrollar el sistemas, al contrario se
necesitan personan preparadas para esta tarea.
El equipo de implantación de ERP tiene que tener ciertas características, entre las
cuales se destacan: que debe ser un equipo líder capaz de tomar decisiones en
conjunto, además debe ser un equipo interdisciplinario, conformado por diferentes
profesionales que luchen por obtener un mismo objetivo, también deben ser
planificadores y tener iniciativa propia.
El equipo de implementación de ERP está conformado por el siguiente personal:
en primera instancia se debe tener un patrocinador, el cual es encargado de tomar
la decisión de llevar adelante el proyecto y autoriza la financiación del mismo.
Posee características de liderazgo y de innovación. El patrocinador es clave en la
implementación del sistema, ya que sin su autorización no se podría llevar a cabo
el proceso, normalmente este patrocinador es el dueño de la organización y un
gerente clave en la misma.
En segundo lugar tenemos al gerente del proyecto, quien se encarga de planificar
el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y
mantener informada a la Dirección de la empresa sobre el avance del Proyecto. El
gerente del proyecto tiene de capacidad de visualizar la implementación del
proyecto desde el principio hasta el fin, tomando en cuenta los riesgos, las
ventajas y desventajas de la implementación del sistema dentro de la
organización.
Luego tenemos los usuarios líderes, que está integrado por miembros de la
organización, que proveerán los recursos humanos y materiales para llevar
adelante el proyecto. Estos miembros deben tener un espíritu colaborador y ser

10. capaz de prestar cualquier servicio relacionado con recurso humano y material
que sea requerido por los implementadores del sistema.
Por otra parte tenemos usuarios claves y finales que son los miembros de la
organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor
medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación de un
ERP, la mayoría de las veces las personas se resisten al cambio, es por ello que
se les debe motivar y capacitar para la ejecución y utilización del sistema.
También tenemos el administrador del sistema, este es un rol clave, y en muchas
ocasiones implica una nueva posición en el área de Sistemas, pero es
absolutamente indispensable, un nuevo ERP. Esta persona es el encargado de
velar por el buen funcionamiento del sistema, detectando posibles errores en la
implementación y desarrollo del mismo.
Igualmente tenemos los consultores externos y consultores de software, los
primeros son quienes colaboran con el Gerente de Proyecto en la definición de la
metodología de implementación, participan en la definición de los requisitos y el
diseño de los procesos de negocio y las soluciones que se van a implementar; y el
segundo es aquel que brinda soluciones tecnológicas a la implementación del
sistema.
Este equipo de implementación posee unas funciones y responsabilidades en
general, entre ellas están: Instalación, Soporte de mantenimiento, Seguridad,
privacidad, Formación y Valoración, es tarea del equipo de implementación velar
por el buen funcionamiento del sistema, estando atento a posibles errores y ser
capaces de buscar soluciones efectivas.
Con la implementación de ERP en la organización muchas cosas van a cambiar,
entre ellas el poder de los empleados de la empresa, ya que se le asignaran
nuevas responsabilidades a personas claves para el desarrollo del sistema.

11. CONCLUSIÓN
El equipo de implementación de ERP es de vital importancia en la implementación
del sistema, pues de ello depende el éxito de la implantación de ERP, este equipo
debe estar conformado por personas profesionales capaces de enfrentar cualquier
situación que se les presente en la implementación.
Este equipo velara por el buen funcionamiento del sistema a la hora de
implementarlo, también debe instruir a los empleados de la organización para que
se adapten al sistema, y además deben estar atentos en el monitoreo del sistema
para evitar posibles errores a futuro y dar soluciones a tiempo.

12. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Como se conforma un equipo de implementación de ERP. [En línea]. Consultado
el 10 de marzo del 2014. Disponible en: http://www.evaluandoerp.com/nota-1540-
Como-se-debe-conformar-un-equipo-para-la-implementacion-de-un-ERP.html
Roles del equipo de implementación ERP. [En línea]. Consultado el 10 de marzo
del 2014. Disponible en: http://www.ehowenespanol.com/roles-responsabilidades-
implementadores-erp-lista_75157/
Equipo de implementación de ERP. [En línea]. Consultado el 10 de marzo del
2014. Disponible en: http://www.ids-
ac.com/index.php?option=com_content&view=article&id=48&type=single&Itemid=8