SGI-INT-03 INSTRUCTIVO REQUISITOS HSEQ PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES.docx

Gestión HSE
SGI-INT-03
Versión: 02
01-03-2018
INSTRUCTIVO REQUISITOS HSEQ PARA
CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
Elaboró: Revisó: Aprobó: Código: GRC-I-02
Fecha de modificación:
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
REQUISITOS
DOCUMENTO CONTROLADO
Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado
en todo o en parte sin previa autorización de la empresa
Reviso:
XXXXXXXXXX
coordinador HSEQ
Aprobó:
XXXXXXXXXX
Gerente.
Firma: Firma:
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
01-01-2015 CREACION DEL DOCUMENTO 01
01-03-2018 ACTUALIZACION DEL DOCUMENTO 02

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1. OBJETIVO.
Establecer los requisitos HSEQ para la prestación de servicios que se desarrollen directa
o indirectamente en las instalaciones, frentes de obra o sedes de “AQUÍ SU EMPRESA”
2. ALCANCE.
“AQUÍ SU EMPRESA” será autónomo para definir la aplicación de este instructivo a las
personas naturales o jurídicas que contrate para la adquisición de productos o prestación
de sus servicios.
3. RESPONSABILIDAD
Coordinador de HSEQ
Revisar y aprobar el presente documento.
 Participar en la revisión y actualización del documento según frecuencia definida.
 Brindar asesoría para la selección y evaluación de contratistas y proveedores en
temas de HSEQ.
 Acompañar los procesos de Selección de Proveedores y contratistas solicitados por
el departamento de Compras.
 Comunicar al proceso de Gestión de Recursos los incumplimientos identificados
durante inspecciones de seguridad.
 Realizar las inducciones en HSEQ para Proveedores y contratistas.
 Apoyar la evaluación del desempeño en HSE de Proveedores y contratistas.
 Informar al departamento de Compras los requisitos HSEQ de los clientes para
hacerlos extensivos a los proveedores y contratistas.
 Verificar el cumplimiento de requisitos en HSE por parte de Proveedores y
contratistas en el sitio donde presten sus servicios.
Administrador
 Comunicar los incumplimientos legales de Proveedores y contratistas a su cargo al
departamento de Compras.
 Notificar al proceso de HSE y Calidad y Mejora de XXXXXXXXXX, sobre cualquier
incidente que se presente por parte de Proveedores y/o Contratista en el desarrollo
de su trabajo.
Jefe de Compras

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 Informar a Proveedores y contratistas los requisitos en materia de HSEQ descritos
en el procedimiento.
 Solicitar los documentos requeridos en HSE, durante los procesos de Selección,
evaluación y reevaluación de Proveedores.
 Solicitar el plan de acción a los contratistas o proveedores frente al incumplimiento
de requisitos legales y/o de HSEQ, definidos por XXXXXXXXXX
Proveedores /Contratistas
 Conocer y aplicar todas las recomendaciones establecidas en el presente
documento.
 Los Proveedores y/o contratistas serán responsables ante XXXXXXXXXX y ante
terceros por los perjuicios que ocasionen a personas, instalaciones y/o equipos y
Medio Ambiente durante la prestación del servicio contratado. En el evento en que
XXXXXXXXXX tenga que cancelar algún dinero por estos conceptos, estará
autorizado para descontar estos valores de las cuentas por pagar a Proveedores y/o
contratistas.
 Capacitar a sus colaboradores en temas de Seguridad, Salud en el Trabajo y
Medioambiente.
 Garantizar el cumplimiento de requisitos Legales y el pago de aportes a seguridad
Social, Parafiscales y toda la normatividad que en temas de HSE tenga la
Legislación (aquí nombras tu país).
 Cumplir con todas las demás exigencias legales aplicables a su actividad
económica.
 Entregar toda la documentación y requisitos en HSE exigidos, al Departamento de
HSEQ de XXXXXXXXXX. cuando sean requeridos.
 Participar de las reuniones de HSEQ solicitadas por XXXXXXXXXX
 Deben mantener en sus sitios de trabajo un ambiente limpio, ordenado, seguro y
saludable desde el inicio hasta finalizar su trabajo. (Aplica cuando se desarrollan
obras dentro de las instalaciones de XXXXXXXXXXo de sus clientes).
4. DEFINICIONES.
 Proveedores/Contratista: Persona natural o jurídica, legalmente constituida que
suministra productos, materias primas, insumos, bienes y/o servicios con quien
XXXXXXXXXX contrata una labor o un servicio.
 Subcontratista: Es toda persona que presta sus servicios a una empresa
contratista/subcontratista de XXXXXXXXXX

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 Visitante: Es toda persona que ingresa a las instalaciones de la Empresa Cliente a
cumplir citas o compromisos sin que medie para ello ningún tipo de contrato o
relación contractual
 HSE: Proceso de Seguridad Industrial, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente,
encargado de definir los parámetros para garantizar, evaluar y controlar las
condiciones de trabajo y salud, con el fin de prevenir la ocurrencia de incidentes,
accidentes y/o enfermedades laborales, la preservación del medio ambiente, bajo los
lineamientos del Sistema Integrado de Gestión de XXXXXXXXXX.

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5. DESARROLLO
5.1. Requisitos generales en HSE.
 Antes de suscribir el contrato se entregará el presente documento con el fin de
verificar el cumplimiento a los requisitos establecidos y dar aprobación para su
contratación.
 Los contratistas, personas naturales y subcontratistas deben ser mayores de edad.
 Se establece que no existe ninguna relación laboral entre el personal de contratistas y
XXXXXXXXXX, de ninguna manera la empresa se considera como empleador.
 El contratista asume totalmente la responsabilidad y riesgos de la seguridad de su
personal, equipos propios o de la Empresa, al igual que el control estricto del
cumplimiento de las normas establecidas en este documento.
 Todo contratista debe conocer, cumplir y divulgar entre sus colaboradores las
disposiciones de HSEQ de XXXXXXXXXX
 El desempeño en seguridad del contratista será tenido en cuenta para la asignación
de nuevos contratos.
 XXXXXXXXXX no se hace responsable por la pérdida de herramientas, equipos o
cualquier objeto perteneciente al contratista.
 Todo contratista en cabeza de su representante legal o a quien él delegue debe
recibir una inducción por parte de HSEQ de XXXXXXXXXX con el fin de dar a
conocer el manual y los requerimientos específicos en términos de Seguridad, Salud
en el Trabajo y Medio ambiente.
 Si el personal contratista o subcontratista debe realizar trabajos de alto riesgo como
trabajos en altura, en sitios confinados, en caliente o trabajos eléctricos, recibirá
obligatoriamente una inspección previa por parte del área de HSEQ de
XXXXXXXXXX, a la realización de estos trabajos con el fin de garantizar el
cumplimiento de las normativas vigentes.
 Todo Contratista debe tener una persona designada como coordinador o responsable
de Salud en el Trabajo, quien será el contacto directo con el área de HSEQ de
XXXXXXXXXX y/o el Administrador del Contrato.
 Los contratistas deben cumplir con las normas internas de circulación peatonal y
vehicular dentro de las instalaciones del cliente, respetando las políticas de seguridad
establecidas en el sitio donde se encuentren.
6. SEGURIDAD INDUSTRIAL
Nota: Los requisitos mencionadas en esta guía por ningún motivo representan el total de
las reglas de trabajo seguro; por lo cual la empresa contratista está obligada a cumplir con
las disposiciones que, en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio ambiente
que el gobierno nacional haya emitido.

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6.1 Requisitos Generales:
 La empresa contratista deberá presentar la matriz de riesgos de su actividad,
aplicando el mismo, al proyecto específico a desarrollar en XXXXXXXXXX
 La Empresa contratista debe evidenciar el desarrollo de un cronograma de trabajo en
Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente acorde a los riesgos.
 La empresa contratista deberá evidenciar la inducción en Seguridad Industrial, Salud
en el Trabajo y Medio ambiente de sus colaboradores y adicionalmente el proceso de
formación continua en HSE.
6.2 Elementos de protección personal:
 El contratista se obliga a dotar a todos sus trabajadores de los elementos de
protección requeridos para sus labores.
 El contratista deberá contar con los elementos de protección personal requeridos
para sus trabajos.
 Los elementos de protección personal que deben utilizar los contratistas para
cualquier caso son:
 Protectores auditivos: Si hay exposición a ruido.
 Botas de Seguridad: Para personal operativo que deba ingresar a zonas de trabajo
y que laboren con herramientas, máquinas etc. o donde se reglamente su uso (Ej.:
Descargue de productos)
 Gafas de Seguridad: Cuando existe el riesgo de proyección de partículas,
salpicadura de químicos en los ojos etc.
 Casco de Seguridad: Cuando existe el riesgo de golpes en la cabeza por caída de
objetos, herramientas o cuando se exige el uso del mismo por el cliente donde se
desarrolla el trabajo.
 Guantes de vaqueta o carnaza: Cuando se deben manipular herramientas,
máquinas y material metálico.
 Careta para soldadura: Deben ser utilizadas al realizar tareas de soldadura.
 Equipo para protección contra caída (Resolución 1409/2012)
Nota: Los elementos de protección personal deberán cumplir con la normatividad
Colombiana como mínimo.
 El contratista deberá verificar y controlar que sus trabajadores utilicen de manera
adecuada y permanente los elementos de protección personal.
6.3 Equipos y maquinaria

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 Todo contratista que ingrese al contrato con equipos, debe entregar una relación de
los mismos a la portería de la empresa cliente con el fin de poderlos retirar al finalizar
el trabajo y entregar una copia al Administrador de contrato.
 El Administrador de contrato debe revisar las condiciones de los equipos para
determinar si están en óptimas condiciones de seguridad (cableado, tomas
eléctricas), si estos equipos no se encuentran en condiciones de funcionamiento, el
Administrador podrá ordenar la suspensión de los trabajos programados hasta que tal
actividad sea realizada con equipos en correcto estado de funcionamiento.
 Cuando las actividades a realizar sean trabajos eléctricos, deberán contar con
superficies dieléctricas y polo a tierra en caso que aplique.
6.4 Reporte e investigación de incidentes
 Todo incidente debe ser reportado por el contratista dentro de las primeras 48 horas.
 El contratista deberá realizar la investigación del incidente dentro de los primeros 5
días después de ocurrido el mismo, en caso de no poder hacerlo con la persona
accidentada, se realizará una investigación preliminar y posteriormente se revisará la
información.
 El contratista una vez realice la investigación del incidente de trabajo, deberá
presentar al responsable de contrato el plan de acción derivado de la investigación.
 En el contrato donde se desarrolle el trabajo deben existir formatos para el reporte de
accidentes de trabajo y la lista de las clínicas adscritas a la A.R.L., correspondiente,
con la dirección.
 Todo contratista debe contar con la lista actualizada de los colaboradores y los
teléfonos de un familiar en caso de emergencia. (MEDEVAC)
 Pliegos de condiciones
 Términos de referencia
 Contrato
 Especificaciones técnicas y diseños (memorias)
 Planos de construcción
 Planes de manejo ambiental y seguridad industrial
 Licencia Ambiental del Proyecto
 Plan HSE-RS (Desarrollado por XXXXXXXXXX)
 Plan de Calidad (Desarrollado por XXXXXXXXXX)
 Plan de inspección y ensayos (Coordinar con Ingeniero Residente o Director)
A partir de esta revisión se debe:
 Revisar las cláusulas del contrato y generar el registro de requisitos contractuales
para su seguimiento, se debe realizar un estricto cumplimiento a las fichas del Plan
de Manejo Ambiental que apliquen para el desarrollo del proyecto.

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 Revisión de la legislación y normatividad que aplica para su cumplimiento en cuanto a
HSEQ (matriz legal).
 Definir el personal (profesional, técnico, operativo) requerido para el proyecto,
teniendo en cuenta la competencia (experiencia, estudios, habilidades) requerida
para el proyecto y solicitar su búsqueda si no se cuenta con él para su contratación.
 Definir los equipos de medición y certificados de calibración requeridos.
 Definir la Calidad de los materiales solicitados, los ensayos de laboratorio que se
requieren para verificar el cumplimiento de la calidad del material, los certificados de
calidad expedidos por el fabricante o los protocolos. (Plan Inspección y Ensayos)
 Definir las normas, especificaciones o criterios de aceptación para el desarrollo y
entrega de las diferentes actividades a desarrollar.
 Definir los procedimientos de comunicación con la interventoría y el cliente, con los
tiempos de respuesta solicitados (si aplica).
 Definir las condiciones ambientales para la correcta realización de las actividades y el
producto.
 Definir la maquinaria requerida para el proyecto y solicitar los registros de hojas de
vida y revisiones tecno-mecánicas.
 Definir los ensayos de laboratorio y laboratorios de materiales necesarios para el
proyecto.
 Revisar el plan de calidad para el proyecto.
 Determinar con el Director de obra, de que balastrera / cantera, se va a sacar el
material de arrastre y proceder a solicitar copia de la licencia Ambiental y el Titulo
minero; estos documentos tienen que ser validados por la corporación a la cual
pertenezca el proyecto y se debe tomar muestras del material y comparar si cumple
con las especificaciones técnicas del contrato; De lo contrario si no cumple y no se
tienen más opciones se tiene que solicitar la validación del material a la interventoría
o al cliente dejando registro en bitácora o soportada con un oficio.
 Buscar una empresa certificada y con licencia Ambiental en el tratamiento y
disposición final de residuos sólidos y líquidos.
 Buscar en el centro poblado más cercano y establecer relaciones con los organismos
de apoyo externo que nos pueden brindar sus servicios en caso de que se nos
presente una emergencia. (Hospitales, Ambulancia, Bomberos, Cruz Roja, Policía,
Defensa Civil, Ejército Nacional, etc.).
 Solicitar en el Hospital del área de influencia del proyecto, el perfil epidemiológico.
 Buscar en el área más cercana al proyecto un Médico especializado (certificado) en
Salud en el Trabajo y con la disposición de prestarnos los servicios.
 Realizar entrega de profesiograma al Médico especializado en Salud en el Trabajo
seleccionado para la realización de exámenes ocupacionales.
 Verificar pruebas biológicas al agua de consumo humano
 Determinar la empresa que dispondrá de los residuos especiales y peligrosos
generados en el proyecto, informando al Coordinador la tarifa y la licencia ambiental
de funcionamiento, así como el acta de recibo y tratamiento final del residuo.

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El Coordinador HSEQ se reunirá con el Director de Obra y determinara cuanto personal
operativo y que perfiles se requieren para la ejecución del contrato.
Para la contratación de personal el Administrador de Obra debe tener en cuenta el
Instructivo de actividades Administrativas.
Teniendo la información de personal necesario para el proyecto, se procede a realizar la
solicitud de pedido de dotación, de los siguientes elementos. (Tener en cuenta Matriz
Elementos de Protección por Cargo HSE-F-14)
 Botas de seguridad (Caucho – Material).
 Zapatos.
 Pantalón.
 Camisas.
 Gafas.
 Protección auditiva.
 Impermeable.
 Cascos.
 Guantes.
 Mascarilla desechable.
NOTA: La cantidad de cada elemento se solicita según la proyección de personal que se
haga con el Director de Obra.
Al establecerse en el sitio de ejecución de la Obra se debe proceder de inmediato a
realizar un inventario de que implementos de seguridad se requieren y proceder a
solicitar:
 Cinta de seguridad.
 Señalización.
 Baños portátiles.
 Carpas.
 Termos para agua y hielo.
 Linternas.
 Botiquines.
 Extintores.
 Carteleras.
 Camillas.
 Inmovilizadores.
 Canecas para recolección de residuos.

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 Geomembranas para dique de combustible.
 Bombas para tanqueo de equipos. (Manual y eléctrica).
 Tela oleofilica.
 Bolsas para la recolección de residuos.
 Tarjetas de control de combustible. (Proceso Construcción)
 Útiles y papelería.
NOTA: Enviar todos los pedidos a Almacén para verificar la existencia de lo solicitado y de
no contar con ello se procederá a la compra.
A. SEGUIMIENTO EN EL DESARROLLO DEL PROYECTO.
 Se deben constituir las brigadas de emergencia, el COPASST y el Comité de
Convivencia Laboral.
 Se debe realizar un informe diario de actividades HSE de acuerdo al formato que
suministre la operadora; este informe debe enviarse a más tardar 9:00 PM.
 Se debe realizar el reporte diario de campo a diligenciar por el administrador del
proyecto con el apoyo de todo el personal de obra.
 Realizar el informe mensual de estadísticas HSE código HSE-F-04 y enviarlo al
coordinador HSE, de la empresa.
 Diligenciar las acciones de mejora que se generen en el proyecto y hacer seguimiento
hasta su cierre.
 Verificar el registro del control de correspondencia recibida y enviada. GC-F-13.
 Realizar el registro fotográfico diario del proyecto y mantener copia en medio
magnético, organizada por fecha y seguimiento del proyecto.
 Se debe llevar el control de planos y documentos entregados por el cliente, registrando
los cambios que se presenten (control de documentos externos GC-F-03 y GC-F-08).
 Llevar el control de todas las carpetas, AZ, fólderes, en los cuales se archive
información del proyecto y tener en cuenta el formato de control de registros GC-F-02.
 Las AZ deben estar rotuladas y enumeradas según su consecutivo de tal forma, que se
identifique fácilmente la información que contengan; teniendo en cuenta el formato de
rotulo para AZ y FOLDER establecido por la empresa.
 Seguimiento al formato de requisitos contractuales para verificar su cumplimiento.
 Verificar que se diligencien los formatos de seguimiento de las diferentes actividades
de obra, control de concretos, reporte diario de equipo, control de combustible.
(PROCESO CONSTRUCCIÓN)
 Verificar el ingreso de materiales que cumplen con la calidad requerida, que se tienen
los ensayos o certificados de calidad necesarios.
 Se debe realizar y llevar registro (GRH-F-03) de una charla diaria de capacitación,
según el cronograma de capacitación. (HSE-F-08)

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 Dar seguimiento y cumplimiento al cronograma de actividades de HSEQ (HSE-F-08);
este cronograma se debe realizar de acuerdo al Plan de Manejo Ambiental.
 Se debe llevar registro diario de residuos sólidos clasificados generados y de residuos
líquidos. (HSE-F-17)
 Se debe realizar seguimiento al inventario de dotación, teniendo en cuenta que tiene
que permanecer diez dotaciones completas en el proyecto.
 En caso de que se presente un incidente o accidente se debe realizar lo siguiente:
o Reportar de inmediato al Coordinador de HSEQ.
o En caso de accidente realizar el reporte a la ARL del incidente e imprimir todo el
soporte generado
o Realizar el reporte interno del incidente (HSE-F-15)
o Realizar registro fotográfico.
o Realizar la investigación del incidente
o Realizar capacitación “Lecciones Aprendidas” con soporte
 Se debe realizar seguimiento al cronograma de actividades de HSEQ de
XXXXXXXXXX. “Lo que aplique”
 Realizar la verificación en obra al equipo de topografía con el fin de que el equipo,
mantiene su conformidad.
 Hacer seguimiento al cumplimiento de ensayos de laboratorio o pruebas necesarias
para la verificación de la calidad del producto y de las actividades en ejecución,
teniendo en cuenta como base las especificaciones del cliente y el plan de inspección y
ensayo del proyecto).
 Seguimiento a las quejas y reclamos de la interventoría o del cliente cuando se
presenten hasta generar el cierre.
 Seguimiento al producto no conforme detectado internamente o por el cliente durante
la ejecución del proyecto, hacer el registro y verificar el cumplimiento de los requisitos
hasta el cierre. Se debe buscar el que no se repitan los productos no conformes y
hacer seguimiento a las acciones propuestas para verificar su eficacia.
 Hacer seguimiento a las fechas de vencimiento de la calibración o verificación de los
equipos de medición, para solicitar su actualización, cambio o volver a calibrar para
evitar su uso después de vencidos.
 Seguimiento a las condiciones ambientales en el proyecto para la realización de las
diferentes actividades dentro de los parámetros establecidos y protección del producto
a entregar.
 Generar los indicadores del plan de calidad para el proyecto analizados por el director
de obra.
 Verificar que cada historia laboral contenga la TOTALIDAD de los documentos
exigidos.
B. PARA LA ENTREGA DEL PROYECTO

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 Entregar todas las carpetas de documentos (fólder AZ o fólder tipo catalogo
únicamente) generados en el proyecto a la oficina principal y registrarlas en el formato
de control de registros GC-F-02.
 Realizar la matriz de eficacia del proyecto con los indicadores de los procesos que
intervinieron.
 Generar la copia de seguridad de los equipos de cómputo usados en el proyecto.
 Generar los planos récord del proyecto
 Verificar requisitos contractuales adicionales a cumplir para la entrega del proyecto.
 Verificar el inventario para el cierre del almacén generado por el administrador de
Obra.
 Generar el informe final de HSE solicitado por el cliente, debe quedar una copia en la
oficina principal o en sede de trabajo.
7. FORMATOS.
 Matriz Elementos de Protección por Cargo HSE-F-14
 informe mensual de estadísticas HSE HSE-F-04
 control de correspondencia recibida y enviada. GC-F-13
 registro de Asistencia GRH-F-03
 cronograma de capacitación HSE-F-08
 registro diario de residuos sólidos clasificados generados y de residuos
líquidos.HSE-F-17.
 reporte interno del incidente HSE-F-15.

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