El documento habla sobre la administración de sistemas de información y herramientas ofimáticas. Explica que la administración de sistemas de información tiene como objetivo desarrollar sistemas que ayuden a resolver problemas administrativos. También describe las principales herramientas ofimáticas como Word, Excel, Access, PowerPoint y Outlook, y sus usos. Además, detalla los objetivos de los sistemas de información como suministrar información a la dirección y coordinar a las personas de la empresa.

1. ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION.
La administración de los sistemas de información tiene como objetivo el desarrollo de los
diferentes sistemas, que ayudan a resolver problemas de la administración.
El proceso administrativo. En los sistemas actuales hay una interdependencia entre las
estrategias organizacionales del negocio, las reglas y procedimiento cada vez más requieren
de cambios en el Hardware y Software base de datos y telecomunicaciones. A menudo lo
que la institución desearía depende de lo que sus sistemas le permitan.
Cuando hablamos de Administración hablamos de cuatro fases :
Planeación:
Es el punto en el cual resolvemos cinco interrogantes que son: QUIEN-COMO-CUANDO-
DONDE-QUE.
QUE: de que dispositivos sistemas y herramientas vamos a utilizar .
COMO: como vamos a desarrollar la información con los dispositivos herramientas o
sistemas que escogimos.
CUANDO: cuando desarrollaremos los sistemas que estaremos utilizando, el momento
idóneo para su práctica.
DONDE: el lugar donde se llevara a cabo lo expuesto en lo anterior.
QUIEN: la persona que realizara la planeación que podría ser el gerente o cualquier otra
persona que esté involucrada con la empresa de acuerdo al sistema.
ORGANIZACIÓN:
En la organización estará el interrogante de que es lo que necesito para lograrlo.
DIRECCION:
Son los responsables del programa a desarrollar en el trascurso del proceso.
CONTROL:
Es quien controla, evalúa o dictamina si está bien o mal elaborado todo el proceso.

2. HERRAMIENTAS OFIMATICAS
Es una recopilación de programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para
diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir etc. archivos y
documentos. Son ampliamente usados en varios lugares, ya que al ser eso (una
recopilación), hace que sea asequible adquirir toda la suite, que programa por
programa, lo cual es más complejo, al tener que conseguir programa por programa, y
en caso del software pagado, más caro.
Generalmente las suites ofimáticas,(de oficina).De estas suites, al incluir los programas
en estas, no hay un estándar sobre los programas a incluir; pero la gran mayoría
incluyen al menos un procesador de textos y una hoja de cálculo. Adicionalmente, la
suite puede contener un Programa de presentación, un sistema de gestión de base de
datos, herramientas menores de gráficos y comunicaciones, un gestor de información
personal (agenda y cliente de correo electrónico) y un navegador web.
Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar
información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén
conectadas a una red local y/o a internet.
Cuáles son las herramientas ofimáticas.
WORD.
Es un procesador de textos si lo que usted desea es redactar un carta, un fax,
un curriculum, llevar acabo un informe o memorando, incluso si quiere
hacer un folleto, un manual, una tesis, manografia o resumen, crear una
agenda o un calendario, esta es una aplicación soñada.
También puede, claro está utilizar toda su potencia, crear página web,
realizar gráficos, organigramas, diseños con terminación profesional
introducirle imágenes, animaciones sonidos, etc.
EXCEL.
Su función principal es la de una hoja de cálculo o planilla electrónica, Puede
crear facturas hojas de balance, control de gastos llevar estados de cuenta,
incluso puede manejar toda la economía de su hogar y su empresa,
incluyendo el manejo de sueldos y el control de su tarjeta de crédito.
Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permiten innumerables posibilidades...
también podemos confiarle estadísticas y complicados cálculos, compartir los
datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle
todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc… y los tan
bienvenidos comentarios, que pueden ser introducidos en cada celda. Como

3. beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos
para darnos solo la información que nos interesa.
Access.
Una BASE DE DATOS por excelencia. Se ha ganado por si misma un reconocimiento
del usuario a cualquier nivel. Los diferentes niveles de manejo de Access harán la
diferencia del resultando de su creación. Puede llevar la administración de
contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de
libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables.
Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos
que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento,
imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios
ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.
POWER POINT.
Muy útil para realizar presentaciones. Una forma amena para presentar a los
demás sus proyectos, ideas, resultados de una empresa, cualidades de sus
productos explicando de sus clases.
Es el formato ideal para acompañarlo en sus discursos o presentaciones con
público, o bien enviar el archivo y dejar que se explique por sí mismo.
Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas,
música o sus propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una
cámara web y un micrófono, hacer difunciones en directo a grupos pequeños, su
presentación.
OUTLOOK.
Administra su correo electrónico. Pero va mucho más allá… si es una persona
ocupada con muchas actividades, o si se conecta con mucha gente dará las gracias
a esta aplicación en más de una ocasión.
Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba
o envié. También puede organizar los mensajes por carpetas, por colores o visitas,
puede seleccionar el correo no deseado y mucho más.
Incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede recordarle
sus tareas a realizar y le permite escribir notas que puede ordenar según diferentes
colores si es que necesita hacer un apunte.
Ha brindado la posibilidad de llevar una gestión positiva y de manera sumamente
sencilla. Tanto así que estas herramientas cruzaron el portal de la oficina para
administrarse de igual forma en el hogar, en los estudios y en el ocio ya sea una
ama de casa, un empresario, un escolar o universitario, una secretaria, un

4. comerciante o se encuentre retirando; las múltiples funciones de estas
herramientas conseguirá atraparlo.
SISTEMAS DE INFORMACION.
La administración efectiva de una organización requiere buenos sistemas de
información la toma de decisiones lógicas requiere que se entiendan las
circunstancias que rodean un elemento y de las expectativas de que se disponga.
Mientras más oportuna y pertinente sea la información mejor será la decisión
resultante.
El sistema de información de la empresa es el punto básico para la buena gestión
administrativa, ya que atreves de sus componentes toma los datos desde la
actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración, al proceso
de decisiones.
Para comprender lo que significa un buen sistema de información dentro de una
entidad. Es necesario identificar los objetivos que este persigue.
OBJETIVOS DE LOS SISITEMAS DE INFORMACION.
Este trata fundamentalmente de:
 Suministrar a la dirección de la empresa y a todos los niveles el conocimiento de
los resultados de la actividad, así como el estado de los factores internos o externos
que afectan el curso de la misma.
 Proveer los canales a través de los las decisiones de la dirección, expresada en
ordenes e información de diversas clases y contenidos, se incorporen a las
operaciones de la empresa.
 Coordinar entre todas las personas de la empresa afín de lograr el grafo de relación
precisa para conseguir los objetivos de aquella.
De acuerdo a lo señalado anteriormente el objetivo del sistema queda
expresado de los siguientes puntos:
 Elaborar los métodos y desarrollar las técnicas necesarias para adquirir y trasmitir
la información, asi como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y
utilización posterior.
 Servir de soporte al sistema de planificación, recogiendo su contenido en
documentos para hacerla efectiva y trascendente.
 Establecer cauces para recoger la información interna y externa, lo cual es
relevante para la vida de la empresa trasmitiéndola a aquellos que deben
incorporarla a través de sus decisiones.
SISITEMAS DE INFORMACION DEDNTRO DE UNA EMPRESA.

5. En las empresas pueden existir innumerables sistemas de información,
dependiendo del tipo de empresa los mas comunes son:
EL SISTEMA CONTABLE.
Este sistema es el mas usado de todos ya que casi la totalidad de las empresas
cuentan con un sistema contable, es decir, un medio para recolectar, sumarizar,
analizar y presentar en signos monetarios la información relativa al negocio.
SISTEMA DE COSTOS.
La contabilidad de costos es la técnica encargada registrar y presentar operaciones
relativas a la producción de mercancía y servicios. Por medio de los cuales esos
registros se convierten posteriormente en un método de medida y en un medio de
control. Este tipo de contabilidad implica el análisis y la sisntesis de las
operaciones de tal forma que es posible determinar el costo total de producción de
una mercancía.
DISPOSITIVOS TECNOLOGICOS.
Son un conjunto de maquinas y dispositivos que se utilizan en las oficinas para
realizar tareas relacionadas con la elaboración, envió y archivo de documentos y
papeles y para establecer comunicaciones con proveedores, clientes ,
organizaciones y otras personas u empresas con las que la oficina se relaciona.
Las mismas incluyen teléfonos, computadores, fotocopiadoras, fax, video proyector
etc.

6.  FICHAS DE CLIENTE. El vendedor tiene que seguir unas rutas diariamente acompañado de
este tipo de documento; en él se recogen los siguientes datos:
o Datos del cliente y su clasificación.
o Frecuencia de la visita.
o Forma de pago y plazos.
o Fecha de la última visita realizada.
o Volumen de pedidos del año anterior.
o Volumen de pedidos previstos para este año.
o Cantidad servida en el último pedido.
o La gama de productos que trabaja.
o Cómo y en qué cantidad trabaja con la competencia.
o Observaciones.
o Esto nos permitirá evaluar:
o El tiempo transcurrido desde la última visita.
o La rotación del producto en ese tiempo.
o El comportamiento de nuestro producto en este periodo.
o Tendencias del mercado.
o Etcétera.

7.  INFORME DE GESTIÓN. Se entregará diariamente o se enviará semanalmente en caso de
desplazamiento. Tiene como finalidad conocer lo siguiente:
o La actividad diaria del vendedor.
o Resultado de la gestión de ventas.
o El grado de cobertura de los objetivos.
o Gestión de cobros realizados.
o Kilómetros recorridos.
o Clientes nuevos conseguidos.
o Productos vendidos.
o Observaciones.
Es frecuente que el vendedor sea reacio a este tipo de herramientas, pero hay que hacerle
ver la importancia de disponer de una base de datos actualizada para una gestión
profesional y un mejor conocimiento de las necesidades de los clientes. Del mismo modo, la
dirección comercial ha de enfatizar la necesidad de que se complete diariamente y de que
se incluya toda la información que la empresa desea conocer.