Este documento resume los sistemas de información, incluyendo que son un conjunto de elementos interrelacionados como datos, personas y actividades que permiten la toma de decisiones y reconocimiento de errores. También describe los dispositivos tecnológicos como computadores, teléfonos inteligentes y routers que permiten automatizar procesos. Además, explica herramientas ofimáticas como Microsoft Office y aplicaciones que hacen más eficientes las tareas.

1. Administración de los Sistemas de Información
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Centro Sur Colombiano de Logística internacional
Servicio Nacional de Aprendizaje
Asesoría Comercial y operaciones de Entidades Financieras
Resumen “Administración de los sistemas de información”
Por
Lina Rocío Linares Díaz

2. Administración de los Sistemas de Información
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Resumen
Sistemas de información
La información se considera como un conjunto de datos ya supervisados y ordenados, siendo
un recurso vital y parte fundamental de toda empresa para tener un alto nivel de competitividad y
posibilidades de desarrollo dentro del ambiente comercial, haciendo que el talento humano de las
organizaciones tenga un mejor desempeño laboral porque les permite tener comunicación
asertiva con sus compañeros y un conocimiento que le da la habilidad para juzgar de modo
adecuado cuándo, cómo, dónde y por qué objetivo se emplea el conocimiento adquirido.
Un sistema son partes o elementos que además de estar organizados deben estar relacionados
para que interactúen y así poder lograr los objetivos para el cual fueron creados; es cuando existe
un conjunto de funciones bien sean reales o abstractas referenciadas entre sí para el desarrollo de
un proceso.
Basándonos en las anteriores definiciones, un sistema de información puede definirse como
un conjunto de elementos tales como datos, personas, actividades o recursos materiales en
general interrelacionados que componen procesos los cuales permiten la toma de decisiones y el
reconocimiento de posibles errores en el desempeño de las funciones propias del negocio.
Estos sistemas de información nos brindan grandes beneficios porque podemos tener un acceso
inmediato a los datos que necesitemos y poder dar un buen servicio a los usuarios evitando el
retraso en las respuestas de los requerimientos hechos por clientes internos y externos. Estos
sistemas de información que posee cada organización generan interés en los funcionarios para
crear un nuevo proceso de trabajo debido a la facilidad que brinda para la obtención y el
procesamiento de la información haciendo grupos de trabajo con resultados agiles y confiables.

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Los sistemas de información se utilizan para el registro de todas las operaciones económicas
de una entidad, realizándola de forma cronológica y por lo tanto ordenada a través de diversos
soportes o documentación que permite hacer cumplir procedimientos, reglas, principios que
están debidamente relacionados para un análisis y comprobación de hechos realizados y así
minimizar los recursos económicos que se puedan emplear para lograr llegar al resultado de una
información resumida, concreta y eficaz. A parte de ello, los sistemas de información reducen el
riesgo de fracaso producido por cualquier tipo de amenazas presentes en todo proceso de una
empresa y a su vez comprenden una información flexible ante los futuros cambios que se
presenten a lo largo del desempeño de las actividades misionales de las compañías que los
implementen. Desde el puto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse
de diversas formas, por ejemplo Sistemas de información gerencial con el fin de resolver
conflictos de la empresa, Sistemas de procesamiento de transacciones que se encargan de
manejar la información en el contexto de los intercambios comerciales, Sistemas de información
ejecutiva para los directivos, Sistemas de soporte a las decisiones analizan los distintos factores
que hacen al negocio para decidir qué rumbo tomar, Sistemas de automatización de oficinas que
ayudan al trabajo administrativo. Todos encaminados a ayudar al gerente a mantener su
compañía en orden, a analizar todo lo que por ella pasa y a crear nuevos productos que coloquen
en un buen lugar a la organización.
Dispositivos tecnológicos
Dentro de los elementos más importantes que usamos para lograr un adecuado sistema de
información, tenemos los dispositivos tecnológicos que son las herramientas que nos brinda la
ciencia para automatizar nuestros pensamientos, deseos e ideas, por medio de aparatos o
maquinas de gran velocidad y procesamiento, ofreciendo así grandes beneficios para los

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empresarios como por ejemplo minimizar tiempo en la realización de labores y procesos,
minimizar las posibilidades de error en la información, comunicación asertiva con el cliente y los
empleados, y algo muy importante hoy en día que es estar en contacto con el mundo.
Actualmente se manejan dispositivos electrónicos básicos que son comercialmente accesibles
a todo el mundo, dentro de estos encontramos los computadores portátiles los cuales deben tener
una excelente velocidad de procesamiento al igual que gran capacidad de almacenamiento, por
otro lado los funcionarios de las compañías deben contar con un Smartphone considerado un
celular de alta gama que le permita estar en contacto inmediato en cualquier lugar, también es
indispensable que la compañía cuente con un router generador de internet que este en capacidad
de mantener conexión permanente para el desempeño de los negocios diarios. Aun en las
empresas se hace uso de documentos en físicos a pesar de las grandes campañas por la buena
relación con el medio ambiente, por ello las organizaciones deben tener como parte de sus
dispositivos tecnológicos una multifuncional o impresora que realice la impresión de
documentos de buena calidad, que produzca fotocopias o preste servicios de scanner. Para que
los bienes tecnológicos que posea la empresa tengan un buen uso, se hace necesario el
acompañamiento de un software que por medio de herramientas ofimáticas permita al empleado
realizar sus funciones de la mejor manera.
Herramientas ofimáticas
Existen unas herramientas ofimáticas básicas de conocimiento y manejo de la mayoría de las
personas actualmente las cuales hacen parte que del paquete de Microsoft Office dentro del cual
encontramos Word que es un editor de texto, Excel que es una hoja de cálculo, Access que es
una base de datos por excelencia, PowerPoint útil para realizar presentaciones, Outlook el cual
administra su correo electrónico, entre otros que han sido de gran utilidad a lo largo de muchos

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años y que han tenido valiosas actualizaciones en su trayectoria. Hoy en día con los pasos
agigantados que da la ciencia y la tecnología y por medio de la internet, se han hecho famosas las
APP (aplicaciones) usadas por las personas en sus dispositivos móviles las cuales le permiten
realizar tareas sin moverse de sus casas, por ende son para las empresas una herramienta
ofimática moderna y de gran difusión por todo el mundo para hacer llegar sus productos o
servicios a cualquier lugar que desee expandir sus negocios. En estudios realizados se comprueba
la magnitud de los alcances de las aplicaciones tecnológicas en la vida diaria de los seres
humanos, se le pregunto a 394 personas a cerca de su relación con las aplicaciones y se obtuvo
estos resultados: “¿Qué tipo de Apps utiliza con mayor frecuencia? El 29.2% de los encuestados
manifestó que utiliza con mayor frecuencia una App de tipo Email. Las Apps de tipo Navegador
de Internet y Red Social le siguen en frecuencia, con 28.4% y27.7%, respectivamente. Las
Apps de tipo Motor de Búsqueda y de Otros tipos son usadas con menor frecuencia.
¿Considera que las Apps le permiten ser más eficiente en sus labores diarias? El 90.6% del total
de encuestados respondió que el uso de Apps contribuye a que las personas sean más eficientes
en la realización de actividades diarias. Mientras el 6.6% considera que las Apps no contribuyen
en la eficiencia de las labores diarias. El 2.8% de los encuestados respondió que No sabe.” (Cita
basada en el autor Jorge Eliécer Camargo Mendoza, PhD. Decano de la Facultad de Ingeniería
de Sistemas de la Universidad Antonio Nariño. Ingeniero de Sistemas de la Universidad
Nacional de Colombia, Magíster en Ingeniería de Sistemas y Computación de la Universidad de
los Andes. Doctor en Ingeniería de Sistemas y Computación de la Universidad Nacional de
Colombia.). La encuesta realizada revela interesantes aspectos sobre cómo las Apps impactan la
vida cotidiana de las personas. Además, los resultados generan varias conclusiones y asuntos
para tener en cuenta, por ejemplo nos revela que el uso de ellas, ha copado espacios y momentos

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que la persona antes tenía destinado a un tema tan importante como la familia o espacios
personales de relajación y meditación, generando problemas en la sociedad actual. Es válido
mencionar que el uso de herramientas ofimáticas o Apps debe ser medido y controlado para que
surtan el efecto para el cual fueron diseñadas y no por el contrario causen inconvenientes o
problemas sociales. Actualmente, se hace un estricto control para mejorar el bienestar del
empleado, cuidando su salud física y la vez su salud mental, incorporando en las organizaciones
un sistema de Salud ocupacional que abarca temas como la afiliación a salud, pensión y riesgos
profesionales, le brinda al funcionario una adecuada vestimenta para desempeñar sus labores de
forma cómoda y segura dependiendo del riesgo al que esté expuesto, también es importante que
el ambiente laboral en las empresas sea adecuado para la sicología de todos los que allí laboran
que prevalezcan los valores éticos y morales necesarios para la comunicación y la convivencia
diaria, teniendo en cuenta que los clientes internos son los recursos más importantes que poseen
las organizaciones porque de ahí parte el buen funcionamiento de todos los procesos. Por ultimo
y no menos importante el desarrollo sostenible que se debe estar implementando juega un papel
importante dentro de los sistemas de información ya que la relación con el medio ambiente y los
recursos que tenemos en el mundo debe ser la mejor, este es un concepto empresarial que se
traduce en un conjunto de actividades, medios y técnicas tendientes de conservar los elementos
de los ecosistemas y las relaciones ecológicas entre ellos, en especial cuando se producen
alteraciones debidas a las acciones de la empresa. Clientes, consumidores y accionistas centran
cada vez más su demanda en productos y servicios respetuosos con el medio ambiente y a la vez
prestados por compañías socialmente responsables.