El documento describe la necesidad de implementar un Sistema de Información Gerencial en la unidad de Historias Médicas de ASCARDIO para automatizar los procesos actualmente manuales. El sistema propuesto digitalizaría toda la información de pacientes, permitiendo el acceso rápido a datos médicos y generación de informes. Esto mejoraría la atención clínica y apoyaría la toma de decisiones mediante el análisis estadístico. Se requeriría hardware, software, procedimientos y usuarios con accesos limitados según su rol para garantizar

1. Universidad Fermín Toro
Vice-rectorado Académico
Decanato de Investigación y Postgrado
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN GERENCIAL
CASO: ASCARDIO
Glenis Acosta
C.I.: 18.656.601
Materia: Sistema de Información y Decisión
Gerencial.
Prof.: José Marrufo

2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
GERENCIA GENERAL
ASCARDIO es una institución de salud se dedica a prestar el servicio de atención médica a la
población en general, teniendo como especialidad el área de cardiovascular, que incluye desde
consultas sencillas hasta operaciones a corazón abierto y cateterismos. Además presta el servicio de
medicina integral ya que cuenta con médicos especialistas en diversas áreas de salud, tales como
dermatología, endocrinología, oftalmología, nutricionista, urología, odontología, entre otras.
PLANEACIÓN
Promover lo relativo a la
investigación,
prevención y tratamiento
de las enfermedades
cardiovasculares
mediante el empleo de
todos los recursos
económicos, técnicos,
científicos y asistenciales
a su alcance; así como la
divulgación de los
conocimientos básicos
indispensables para que
las colectividades estén
en capacidad de adoptar
las medidas conducentes
a la prevención y
oportuno tratamiento de
aquellas enfermedades.
Estrategias
Servir de modelo para
la multiplicación de
una gestión exitosa de
salud, reduciendo al
mínimo los factores de
riesgo de mortalidad
por enfermedades
cardiovasculares en la
población y alcanzar
óptimas condiciones
de vida.
Objetivo
Ofrecer todos los
servicios de salud para la
prevención, control y
tratamiento de
enfermedades
cardiovasculares
mediante el empleo de
todos los recursos
económicos, técnicos,
científicos y asistenciales
a nuestro alcance,
apoyando a nivel
nacional el programa
cardiovascular, con la
finalidad de que la
población obtenga una
atención integral de alta
calidad y costo
soportable.
Visión
Misión
La Gerencia General está orientada al cumplimiento de la filosofía organizacional, que se
resume en lo siguiente:
* Operar un servicio de
salud oportuno, eficiente e
interrumpidamente, a
favor de personas con o sin
capacidades de pago, sin
que este factor modifique la
atención prestada.
* Mantener un sistema de
tarifas diferenciales que
permitan lograr la
universalización del
servicio.
* Ejecutar los programas de
salud comenzando con los
servicios periféricos del
Estado ubicados en zonas
rurales y poblaciones
pequeñas.
* Lograr la sincronización y
buen aprovechamiento del
talento humano.

3. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
GERENCIA GENERAL
ORGANIZACIÓN
ASCARDIO, fundamenta su estructura organizativa de la siguiente manera:
• Nivel Central: integrado por una Junta Directiva, una Coordinación General y los departamentos de
Administración, Contabilidad, Desarrollo Humano y Sistemas, que junto a los Consejos Asesores (Bioética,
Técnico, Investigación, Docencia), establecen las políticas generales de la Institución.
• Centro Cardiovascular Regional (C.C.R.): dirigido a apoyar y desarrollar los programas de
prevención y control de enfermedades cardiovasculares del Ministerio del Poder Popular para la Salud.
Cuenta con 15 unidades especialistas en diferentes áreas de la salud cardiovascular.
• Centro Médico Integral (C.M.I.): dirigido a dar atención de salud de una manera integral en el área
cardiológico y no cardiológico dentro y fuera de sus instalaciones a través de servicios de emergencias y de
convenios con otras organizaciones, contando con 8 unidades para la prestación de los diversos servicios.
•Centro y Unidades de Apoyo y Servicio
Especiales (C.U.A.S.E.): dirigido a dar apoyo
y servicio a los demás Centros de la Institución;
para ello cuenta con 6 unidades como Sistemas,
Mantenimiento, Docencia, entre otras.
• Centro de Investigación, Docencia y
Extensión (C.I.D.E.): orientado al desarrollo
de proyectos especiales para el mejoramiento de
los servicios de la organización.

4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
GERENCIA GENERAL
DIRECCIÓN
Tal como se observó en la estructura
organizativa, ASCARDIO a nivel general es dirigida
por la Asamblea de Accionistas, la Junta Directiva
y la Coordinación General.
De igual manera, para cumplir con los
objetivos, estrategias y planes establecidos, cada
centro tiene un Coordinador General, y a su vez,
cada departamento o unidad tiene un Jefe de Área
responsable de dirigir y guiar el cumplimiento de
las funciones y tareas de su equipo de trabajo para
el logro de las metas.
CONTROL
Las actividades de supervisión, evaluación y
seguimiento están a cargo de los Jefes de Área, quienes
tienen como política reunirse semanalmente con su
equipo de trabajo para conocer el avance de las
actividades.
Adicionalmente, todos los Jefes de Áreas junto
con los Coordinadores Generales se reúnen
mensualmente para evaluar las operaciones de toda la
organización y tomar decisiones sobre los proyectos y
asuntos críticos; y luego enviar informes a la Junta
Directiva.

5. NECESIDAD EN
ÁREA FUNCIONAL
De acuerdo a un análisis de los factores internos y externos
de ASCARDIO, realizado por medio de una Matriz FODA, se
detectó la existencia de una necesidad en la Unidad de
Historias Médicas, la cual se presenta como una amenaza para
la organización, debido a que no ha incorporado dentro de sus
operaciones la adopción de las tecnologías de información para
esta área que es indispensable en la optimización de la prestación
de sus servicios.
Actualmente, la Unidad de Historias Médicas tiene un Sistema de Información de forma manual,
utilizando para ello archivos físicos y carpetas, con el fin de controlar y manejar las historias clínicas y datos
importantes de los pacientes que asisten a todas las unidades de la organización.
El sistema se inicia cuando el paciente acude a la consulta de manera voluntaria por primera vez. La
enfermera asignada a la unidad elabora la ficha con los datos básicos del paciente y luego el doctor se
encarga de completarla con los datos médicos.
Si el paciente es recurrente, es decir, asiste a varias consultas, la historia clínica deberá ser localizada
en los archivos físicos de la unidad de Historias Médicas.
La información de los pacientes generada por las distintas áreas médicas es de gran volumen de datos,
la cual es de gran importancia para el personal médico al momento de analizar los casos clínicos, elaborar
informes epidemiológicos, dar seguimiento a las enfermedades, realizar estudios para la prevención de
posibles enfermedades y hacer informes para datos estadísticos del Estado o Región.

6. NECESIDAD EN
ÁREA FUNCIONAL
En el sistema actual de información de la unidad de Historias
Médicas se evidencian diferentes situaciones que dificultan el normal
desarrollo de las actividades en las diversas unidades médicas
La problemática que se presenta es la siguiente:
• Gran cantidad de pacientes que asisten a diferentes unidades de atención médica, lo cual ha generado
duplicidad de historias clínicas, bien sea porque el paciente no recuerda el número correspondiente o no
se encuentra en el archivo en el momento de la consulta.
• La duplicidad en historias clínicas causa mayor uso de espacio, y puede conllevar a la toma de
decisiones inadecuadas por no contar con toda la información en el momento de atención al paciente.
• Los médicos de cada unidad deben hacer revisión de todos los documentos archivados en las historias
clínicas para poder conocer al paciente, lo que implica inversión considerable de tiempo.
• Capacidad física reducida para archivar, mantener y conservar en perfecto orden y estado las historias
clínicas, lo que genera deterioro a mediano y largo plazo.
• Posibilidad de extravío de historias clínicas o documentos importantes sobre el paciente, debido a que
es manejada por diversas personas.
• Riesgo de pérdida parcial o total de la información contenida en el archivo de historias clínicas,
producto de contingencias, accidentes o desastres en dicha área (incendios, inundaciones, insectos,
entre otros).
• Mayor costo a la organización, ya que se requiere personal capacitado en el manejo de los archivos,
espacio de almacenamiento, vigilancia y protección contra contingencias. Adicionalmente, se puede
presentar la pérdida de clientes por descontento en los pacientes a quienes se les extravíe la historia o
quienes tengan que repetirse los exámenes por pérdida de los mismos (costo adicional por la empresa).

7. APLICACIÓN DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
En relación a la situación problemática existente, se plantea la
instauración de un Sistema de Información Gerencial que se
traduzca en utilizar historias clínicas electrónicas, con el fin de:
•
•
•
•
•
Automatizar los procesos realizados por el personal de la
unidad de Historias Médicas y el equipo médico de cada área.
Ofrecer información rápida y precisa al equipo médico
para la toma de decisiones en los estudios de casos clínicos,
y a su vez contribuir la fluidez de la información al
momento de las consultas.
Reemplazar el sistema de almacenamiento de
información.
Clasificar y controlar los datos aportados por el SIG.
Digitalizar toda la información existente en los archivos.
Se justifica su implementación debido a que se podrán controlar
las actividades relacionadas a los datos e información médica de los
pacientes de la organización, permitiendo:
• Respuesta inmediata de la información epidemiológica y
salubridad de los pacientes.
• Aporte de análisis estadísticos confiables de las enfermedades
a los entes regentes del sector salud.
• Incorporación de las herramienta de la Tecnología de
Información que mantendrá a la organización actualizada.

8. APLICACIÓN DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Los aspectos a considerar para la implementación de un Sistema de Información Gerencial en la
unidad de Historias Médicas, serían los siguientes:
•
Hardware: se requiere la incorporación de equipos de computación en todas las unidades de
atención médica, disponibles para la enfermera y el médico tratante, incluyendo un escáner para
dar entrada a información importante de los pacientes como exámenes médicos, entre otros.
•
Software: Se requiere de un sistema tecnológico de información gerencial que se instale en todo
los equipos de computación de las áreas médicas, el cual puede ser adquirido de un proveedor
comercial; emplear una modificación de un SIG que ha sido utilizado por otra institución; o
desarrollar internamente un SIG. Para realizar esta elección la gerencia deberá evaluar los pro y
los contra de cada una, y escoger el que más satisfaga sus necesidades.
El software debe estar en capacidad de soportar aplicaciones de los subsistemas de actividades y
subsistemas funcionales de la organización. Es decir contar con una base de datos con suficiente
capacidad de procesamiento e integración de los datos de los pacientes que serán ingresados por
las distintas áreas médicas, y demás áreas funcionales de la empresa, en tiempo real. Y de igual
manera genere la información requerida en cada unidad.
Para el caso en estudio, los subsistemas de actividades son de procesamientos de datos al registrar
la información del paciente y todo lo relacionado a sus consultas médicas, lo que conforma
principalmente la historia clínica electrónica. En cuanto a los subsistemas funcionales, se
encuentran cada una de las áreas médicas y unidades de apoyos que quieran generar reportes
estadísticos referente a sus actividades específicas.

9. APLICACIÓN DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Los aspectos a considerar para la implementación de un Sistema de Información Gerencial en la
unidad de Historias Médicas, serían los siguientes:
•
Procedimientos Manuales: Estarían conformados por el ingreso de los datos del paciente al
sistema de información gerencial, así como las consultas que se realicen por medio del mismo
para revisar antecedentes o determinada información. Los informes médicos y reportes
estadísticos serían generados de manera automática de acuerdo a los parámetros del SIG.
•
Modelos para el análisis, planeación, control y toma de decisiones: Al implementar el
SIG se deben establecer las características, calidad, oportunidad, presentación y relevancia de la
información que será presentada en cada informe o reporte, dependiendo de los fines, usos y
usuarios de la misma, con el objeto de poder utilizar toda la información necesaria para su
posterior análisis y la efectiva toma de decisiones.
•
Usuarios: El SIG tendrá varios tipos de usuarios con acceso limitados a cada aplicación
dependiendo de su alcance y función. Por ejemplo: la enfermera sólo tendría oportunidad de
realizar registro de datos básicos y agregar exámenes médicos; los médicos podrían acceder a los
datos básicos, datos médicos, revisión de exámenes, generación de informes y estadísticas sólo de
su unidad, así como podrían visualizar la información del paciente arrojada en consultas
anteriores sin posibilidad de editar; y las unidades funcionales sólo podrían generar reportes
relacionadas a sus actividades directas.
Los usuarios serían clasificados como: Personal operativo (enfermeras y asistentes);
Administradores (gerencia media); Personal Especialista (médicos); Gerencia General.
Todo esto con el fin de garantizar resguardo y confiabilidad de la información.

10. APLICACIÓN DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
A continuación se presenta un esquema del SIG para las historias médicas electrónicas donde se
evidencia los principales procesos del sistema:
ENTRADAS
PROCESAMIENTO
Datos Básicos del
paciente
BANCO DE DATOS
Datos Médicos del
paciente
Resultados de
exámenes del
paciente
Condiciones
sociales del
paciente
Otros datos de
interés
Cantidad de
pacientes
Registro de áreas
médicas y
funcionales
Registro de
servicios
Registro de
acumulación de
datos
SALIDAS
Informe médico y
tratamientos
Informe
estadísticos de
enfermedades
Informe
estadísticos de
pacientes
Situación actual,
preventiva y de
control de las
enfermedades
Otros Informes de
interés

11. APLICACIÓN DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
En conclusión, se propone un Sistema de Información Gerencial de
Procesamiento de Transacciones que sustituya las actividades manuales de las
historias clínicas por procesos basados en computadora como las historias clínicas
electrónicas, con el fin de apoyar la captura de datos, procesamiento de
transacciones, mantenimiento de archivos en informes. Los datos elaborados
incluyen documentos de acción, documentos de información, registros de
transacciones, informes editados e informes de control resumido.
De igual manera, que este SIG sea un soporte sólido de apoyo a la toma de
decisiones al momento de realizar proyecciones, estudiar proyectos y realizar
análisis de las distintas áreas operativas evaluadas como un todo empresarial.
"La imaginación es más importante que el
conocimiento. El conocimiento es limitado, mientras
que la imaginación no"
-- Albert Einstein