El documento habla sobre los soportes contables que son documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Existen soportes externos e internos. Algunos ejemplos son facturas de compra, recibos de pagos, facturas de ventas. Los soportes deben contener información como la empresa emisora, número, fecha, descripción y firmas. Se deben conservar por 10 años.

1. CONCEPTO. Los sopor tes de contabilidad son los
documentos que sir ven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se
debe tener un especial cuidado en el momento de
elaborarlos Se elaboran en origina y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan.
CLASIFICACIÓN:
 Externos  Internos
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de
la empresa y luego recibidos y conser vados en la empresa.
Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en
la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la
misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales.

2. SOPORTES CONTABLES Y
REQUISITOS
 Todos los sopor tes contables, para su justificación
deben contener la siguiente información general:
 Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
 Nombre, número y fecha del comprobante.
 Descripción del contenido del documento.
 Firmas de los responsables de elaborar, revisar,
aprobar y contabilizar los comprobantes.
CONSERVACIÓN
Los documentos comerciales deben ser conser vados
por diez años contados desde la fecha de emisión
del documento

3. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE
INGRESO
 El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el
cual constan los ingresos en efectivo recaudados
por la empresa. El original se entrega al cliente y las
copias se archivan una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
 El recibo de caja se contabiliza con un débito a la
cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido

4.  Ejemplo
La Institución Educativa técnico Nacionalizado de Samacá, recibe en efectivo el
día 10 agosto, el arrendamiento de la tienda escolar.

5. Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una
copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve
para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
La Institución Educativa Técnica Nacionalizado de Samacá el día 11 agosto
consigna el banco Agrario de Colombia a la cuenta corriente No. 1230020-
7 la suma de quinientos mil pesos (500.000)

6. La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra.
Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
Los adquirientes de bienes muebles o servicios están obligados a exigir la factura o documento
equivalente al igual que exhibirlo cuando los funcionarios de la administración tributaria
debidamente comisionados para el efecto lo exijan
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
 Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso).
 Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso).
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso).
 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
 Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
 El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso).
 Valor total de la operación
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

7. EJEMPLO: Compra 2 escritorios por 1.293.103, IVA 206.897

8. CHEQUE
 Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada “girador”,
ordena a un banco llamado “girado” que pague una determinada suma
de dinero a la orden de un tercero llamado “beneficiario”.
COMPROBANTE DE PAGO
 Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un
soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la
empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo.
 Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del
cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes
contables deben asentarse en forma ordenada y resumida,
expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan
en una empresa

9. EJEMPLO: Se gira a la DIAN el pago de las retenciones practicas durante
el mes de julio

10. NOTA DÉBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses
causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Ejemplo: Por error se liquido un menor valor correspondiente a la pensión del estudiante
Enrique Pérez.

11. NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección,
ajustes y cierre.
EJEMPLO. El Instituto Técnico nacionalizado de Samacá, consigno al banco la
suma de $250.000 y lo registro por valor de $230.000, Se elabora la nota
de contabilidad por la diferencia

12. COMPROBANTE DIARIO DE
CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía
de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
EJEMPLO: A la Institución le fueron consignados la suma de 5.000.000 por
concepto de transferencias del Municipio. Recibió por matriculas y pensión la
suma de 1.300.000.

14. MANEJO DE TESORERÍA
Es fundamental que los documentos soportes requeridos para la cancelación de
cada tipo de pago, sea establecido con anterioridad de manera clara, y
oportuna para conocimiento del publico y de todos los involucrados en el
proceso, con el fin de evitar inconvenientes al momento de radicar la orden de
pago, para su liquidación, causación, refrendación y cancelación de la misma.
Igualmente tener un conocimiento claro de la normatividad tributaria vigente
para el momento de su liquidación.
PASOS PARA TRAMITAR UNA ORDEN PAGO.
 Que los rubros presupuéstales estén debidamente aprobados mediante
acuerdo por el consejo directivo de las Instituciones Educativas para la
vigencia.
 Certificación expedida por el órgano competente que el proyecto, programa,
se encuentra matriculado en el banco de programas y proyectos.

15.  Radicación de la solicitud de CDP que garantice la existencia
de apropiación suficiente y Registro Presupuestal para que los
recursos con el financiados, no sean desviados a ningún otro
fin
 La Ejecución de los gastos del presupuesto de las Instituciones
Educativas, se hará a través de PAC ( Programa anual
mensualizado de caja)
 Recepcionar, radicar, verificar, los soportes requeridos para
elaborar las órdenes de pago.
 Liquidar descuentos a las ordenas de pago de acuerdo al tipo
de orden de pago
 Efectuar la causación de la orden de pago
 Elaborar comprobante de egreso y el cheque o transacción
electrónica
 Radicar cheques
 Entrega de cheques al beneficiario por ventanilla En caso que
no sea retirado el cheque de tesorería , se debe notificar al
beneficiario y si pasado seis meses a partir de su expedición no
es retirado se anula.
 Archivar los comprobantes con sus respectivos soportes.