Este documento describe diferentes tipos de soportes contables utilizados en una empresa, incluyendo recibos de caja, comprobantes de consignación bancaria, facturas de venta, comprobantes de venta con tarjeta de crédito, cheques y comprobantes de pago. Explica los requisitos y propósitos de cada soporte contable.

1. SOPORTES DOCUMENTALES CONTABLES
ANDREA JOHANNA PEÑA LUZ
CODIGO: 2010152157
DOCENTE: LUIS ALFREDO MORALES CRUZ
ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES
TECNICO EN SISTEMAS
BOGOTA
2012

2. INTRODUCCIÓN
Los soportes contables son los que sirve de base para registrar las operaciones comerciales de
una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborar
cada unos de ellos.
Dichos soportes deben ser adjuntados con los comprobantes contables respectivos, firmados y
sellados por cada una de las personas que intervengan en cada uno de ellos, de la misma
forma deben estar completamente diligenciados de forma tal que no contenga tachones ni
enmendaduras.
De esta forma damos comienzo a lo que son las normas contables en cuanto a los documentos
internos y externos que se manejan en una empresa, teniendo cada uno una normatividad, y
justificación anexa.
JUSTIFICACIÓN
Los soportes contables, son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los
libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables
deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a
continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser
utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
La legislación tributaria Colombiana, establece que en el evento en que los valores registrados
en los libros de contabilidad, difieran de los valores contenidos en los comprobantes y
soportes contables, prevalecerán estos últimos, por lo que resulta de suma importancia
conservar debidamente cada uno de los documentos que dieron origen a los valores
registrados en los libros.
Documentos relacionados:
• Componente inflacionario en los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad
• Componente inflacionario en los contribuyentes obligados a llevar contabilidad
• Responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común no obligados a
llevar contabilidad
• No siempre los responsables del régimen común deben llevar contabilidad
• La obligación de expedir.
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3. OBJETIVOS
GENERAL:
Conocer y manejar los diferentes soportes contables.
ESPECIFICOS:
1. Identificar los principales soportes contables que se emplean en una empresa.
2. Diligenciamiento de los soportes contables de acuerdo a cada característica.
3. Registrar las transacciones según soporte contable.
4. Conocer la importancia de cada soporte dentro de los registros contables.
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4. SOPORTES CONTABLES
Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para el
registro de las transacciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y
tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Estos son de orden
interno y externo.
Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan
a terceros, tales como reservas, diferidos, distribución de costos y depreciaciones,
entre otros.
Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones
con terceros, tales como: recibo de caja, comprobante de consignación bancaria,
comprobante de deposito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante de
venta con tarjeta de crédito, comprobante de pago, nota débito, nota crédito,
recibo de caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.
RECIBO DE CAJA
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y
otras formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias
generalmente se archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar
al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo
con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los
abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por concepto diferentes
de ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en efectivo, cheque o titulo
valor.
Ejemplo:
La empresa ALMACEN TU ROPA LTDA., el 09 de junio del 2004, recibe el pago de la
factura No. 321 de su cliente Mario Calderón, por valor de $ 217.000 con el cheque
No. 6532448-1 de Bancomercio.
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5. RECIBO DE CONSIGNACION
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y
cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan.
Ejemplo:
Consignación por $ 2.000.000 en el Banco Agrario de Roldanillo en cuenta corriente
No. 0305512427-08 de Roldanillo a nombre del Almacén Tu Ropa Ltda. El día 10
de junio del 2004.
COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran
a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero
de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una;
depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque,
de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
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6. FACTURA DE VENTA
la factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del
impuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demás
establecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos netamente
fiscales.
La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que además
puede tener efectos fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en
las normas tributarias.
Requisitos de la factura:
La factura debe expedirse con los siguientes requisitos:
Estar denominada expresamente como factura de venta, pre impreso.
Numeración en orden consecutivo, pre impreso.
Apellido y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el
servicio, pre impreso.
Apellido y nombres o razón social del adquiriente de los bienes o servicios,
cuando éste exija la discriminación del IVA.
Fecha de expedición.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
Valor total de la operación.
El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, preimpreso.
Indicar la cantidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes la factura:
 Los tiquetes de máquinas registradoras.
 Los tiquetes de transporte.
 Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por
establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.
 Póliza de seguro, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de
paga.
 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de valores, fondos de
pensiones y cesantías.
 Facturas electrónicas: entiéndese por factura electrónica el documento
computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación
de servicios, transferidos bajo un lenguaje estándar universal denominado
EDIFACT de un computador a otro.
Quiénes están obligados a facturar:
 Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.
 Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a
éstas.
 Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera
cuando el valor supere el monto establecido por el gobierno nacional para
cada vigencia fiscal.
 Los importadores.
 Los prestadores de servicios.
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7.  En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el
mandatario. Si el mandatario adquiere bienes o servicios las
facturas deben ser expedidas a nombre del mandatario.
 Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al
régimen común.
 Quienes presten el servicio de elaboración de facturación, aunque
pertenezcan al régimen simplificado.
 Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de que lo
hagan a nombre propio y representación de sus miembros, o en forma
separada o conjunta cada una de ellos.
Quienes no están obligados a facturar:
no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:
 Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y
vivienda, las compañías de financiamiento comercial.
 Las cooperativas de ahorro, crédito y los fondos de empleados, en
relación con las operaciones financieras que realizan.
 Las responsables inscritos en régimen simplificado.
 Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en
lo referente a estos productos.
 Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta
actividad.
 Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el
valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por
el gobierno nacional.
 Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación
con esta actividad.
 Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o
metropolitano de pasajeros.
Facturas de ventas de mercancías al contado
Al contabilizar las ventas al contado se debita Caja y se acredita Comercio al por
Mayor y al por Menor, si la mercancía no está gravada; se está gravada se acredita
también la cuenta Impuesto sobre las Ventas por Pagar.
Al contabilizar las compras al contado se debita Compras, si la mercancía no está
gravada se debita además Impuesto sobre las Ventas por Pagar, y se acredita
Bancos o Cajas.
Facturas de venta de mercancía a crédito
El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización
contables, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para archivos
consecutivo y otra anexar al comprobante diario de contabilidad.
Las empresas que compran mercancía al contado o a crédito, seleccionan los
proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y
condiciones de pago que se ajusten a sus necesidades. Después de estudiar las
solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías
mediante un orden de compra para el proveedor elegido, por haber presentado la
mejor cotización.
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8. Ejemplo:
El 12 de junio de 2004, el Almacén Tu Ropa Ltda., de Roldanillo vende mercancías
de contado al señor Oscar Fernández, según factura No. 224 por valor de $
1.250.000
COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO
La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta
habiente en los establecimientos afiliados al sistema.
La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de
tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o
jurídica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este
documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad
financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través
de este medio.
El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la
entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas
de crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad
financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados
por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que
oscila entre el 5% y el 10%.
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9. CONSIGNACION COMPROBANTE DE VENTA
El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta
corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido
debidamente diligenciado.
CHEQUE
Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee
una cuenta corriente bancaria) orden de un tercero llamado beneficiario.
Formato de cheque:
BANCOLOMBIA
Cheque Nº 5862081 $350.000.-
CIUDAD: Roldanillo FECHA 25 de Julio de 2004
PÁGUESE A LA
ORDEN DE: ANA MILENA CASTRO
LA SUMA DE TRECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/Cte.
.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x. x. x.
CTA. CTE. Nº 4-598-2548 ____________________
COMPROBANTE DE EGRESO Y COMPROBANTE DE PAGO
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de
un cheque o efectivo.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos
negocios entregan una copia al beneficiario del pago.
Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el
titulo valor se entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita la
cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde según el concepto del
pago.
Ejemplo:
El Almacén Mi Rubí paga al Almacén Tu Ropa Ltda., mercancías compradas a
crédito según factura No. 150 con cheque del Banco Agrario por valor de $955.000,
según comprobante de pago No. 20 del día 20 de junio de 2004.
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10. COMPROBANTE DE PAGO No. 20
Cheque No. 7821223 BANCO AGRARIO
CONCEPTO CODIGO DEBITOS CREDITOS
Bancos: Cancelación m/cias compradas a
crédito 1110 $ 955.000
Caja: Cancelación m/cias compradas a
crédito 1105 $ 955.000
BENEFICIARIO Recibí:
NOMBRE: Almacén Tu Ropa Ltda. Firma y sello
Elaborado Por: Contabilizado Por: Aprobado Por:
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11. CONCLUSIONES
Los soportes contables deben contener:
 Razón social.
 Nombre número y fecha del documento.
 Descripción.
 Firmas de los responsables para poder contabilizar.
Cualquier comprobante debe ser respaldado por un registro contable, como
fuente de información.
Los documentos deben ser archivados de acuerdo a fecha y referencia del
mismo, en forma ordenada, para luego poder ser accesible de forma
inmediata.
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