Tema 2 planificacion de proyectos

Unidad Curricular Formulación y Administración de Proyectos
Planificación de
Proyectos
Unidad Temática II
GERENCIA DE PROYECTOS, EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN, PROCESO DE
PLANIFICACIÓN OPERACIONAL
PROFESORA: DRA. ARACELY HENRIQUEZ

La Gerencia de Proyectos
La gerencia de proyectos es la aplicación de
conocimiento, habilidades, herramientas, y técnicas a
actividades de proyectos de manera que cumplan o
excedan las necesidades y expectativas de partidos
interesados de un proyecto, ésto involucra balancear
demandas que compiten entre sí, tales como alcance,
tiempo, costo y calidad.
Planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de la
empresa en el logro de los objetivos a corto plazo, los
cuales han sido establecidos para completar fines y
objetivos específicos.
TEMA 2: Planificación de Proyectos

VIABILIDAD
EFECTIVIDAD
DESEMPEÑO
COMPETITIVIDAD
Completado todo
el trabajo requerido
Gastado lo
estipulado
Conforme las
especificaciones
Terminado lo
programado
La Gerencia de Proyectos

Gerencia de Proyectos
INICIACIÓN PLANIFICACIÓN
CONTROL EJECUCIÓN
CIERRE

Superposición de grupos de procesos en una
fase. Fuente: PMI (2006)

Beneficios de la Gerencia de
Proyectos
• Identificación de responsabilidades.
• Minimizar la necesidad de reportar
continuamente la ejecución del proyecto.
• Identificación del tiempo límite de la
programación.
• Identificación de una metodología para el
análisis de la información.
• Medición del cumplimiento del programa.
• Identificación temprana de problemas.
• Desarrollar la capacidad de estimación para
futuros proyectos.

¿Por qué Gerenciamos un Proyecto?
• Incertidumbre
• Costos de Labor
• Precios de Materias primas y
equipos
• Complejidad tecnológica
• Énfasis en resultados y
productividad

• Consiste en determinar cuáles son
las actividades, qué recursos se
requieren y cuándo se necesitan
para la ejecución del proyecto, se
pretende sistematizar por
adelantado lo que se tratará de
hacer en el futuro y se especifica en
el Plan Integral del Proyecto.
El Proceso de Planificación

Proceso de Planificación
Fuente: PMI (2006)
Planificación
Del Alcance
Definción
Del Alcance
Creación de
EAT
Estimar
Recursos para
Actividades
Definición de
las actividades
Estimación de
Duración de las
actividades
Secuencia de
Actividades
Desarrollo del
Cronograma
Estimación de
costos
Planificación de
la Gerencia de
Riesgo
Identificación
del Riesgo
Análisis
Cuantitativo del
Riesgo
Estimación del
Presupuesto
Planificación
del Recurso
Humano
Planificación de
la Calidad
Planificación de
las
Comunicaciones
Planificación de
procura y
adquisiones
Desarrollo del
Plan del
Proyecto

Planificación de la Ejecución
Consiste en las
actividades a
nivel de
detalle, con la
finalidad de
lograr los
objetivos
planteados,
denominándos
e este “Plan de
Ejecución”
Distribución
de la
información
Desarrollo
del equipo
Aseguramien
to de la
calidad
Verificación
del Alcance
Administración
del Contrato
Selección
de
Proveedores
Licitación
Procesos de Ejecución

Planificación del Control
Consiste en la
definición de los
elementos que
indicarán si las
actividades
planificadas
originalmente han
sido ejecutadas
de manera
satisfactoria.
Alcance
Tiempo
Calidad
Rendimientos
Control de
Cambios
Riesgos
Costos

Objetivos de la Planificación de Proyectos
• Definir todo el trabajo que contempla el
proyecto.
• Reducir la incertidumbre
• Incrementar la eficiencia de los procesos,
estableciendo metas en cuanto a costo,
tiempo y/o logros.
• Definir una base para el control y
seguimiento.

Actividades y Pasos para el trabajo de planificación
• ¿Qué se va a hacer?
• ¿Quién lo va hacer?
• ¿Cuándo y bajo qué circunstancias y
condiciones se va a hacer?
• ¿Qué medios de comunicación usar?

Características de una buena planificación
• Creativa
• Flexible
• Disciplinada
• Dinámica

Factores que inciden en la planificación
• Objetivos y requerimientos bien definidos.
• Debe ser realista y objetiva.
• Es el producto final de un trabajo
multidisciplinario integrado.
• Asignación de los esfuerzos necesarios para
poder ejecutar el proyecto.
• El personal debe tener estabilidad.
• Los canales de comunicación deberán ser
claros y accesibles.
• Establecer un nivel de detalle adecuado
relacionado con la naturaleza y complejidad
del proyecto.

Proceso de Planificación Operacional
• Definición y verificación del Alcance
Conjunto total de actividades que deben
ejecutarse según los objetivos del proyecto,
debe considerar:
• Cantidad de trabajo
• Tipo de Materiales
• Condiciones bajo las cuales se va a ejecutar el
proyecto

El primer paso de una Planificación, es entender los Objetivos y las
metas del proyecto y su interrelación con el programa al cual
pertenecen. Los Objetivos normalmente no son “independientes”,
son interrelacionados: implícitos y explícitos.
Una vez que los Objetivos han sido claramente definidos, se debe
considerar lo siguiente:
–Definición de los elementos del Trabajo requeridos que satisfagan
los Objetivos y su interrelación.
–Identificación de las Unidades Funcionales que pueden alcanzar los
Objetivos del Proyecto, en mejores condiciones.
–Identificación de la disponibilidad de Recursos Organizacionales y
Corporativos.
–Identificación de los requerimientos de “flujo de información” del
proyecto.

La Planificación efectiva de un Proyecto en su
etapa inicial se finaliza, cuando se hayan
desarrollado y aprobado la siguiente
Documentación:
– Definición y Alcance del trabajo.
– Especificaciones del proyecto.
– Cronograma Maestro de Ejecución del Trabajo.
– Estructura Analítica de Trabajo del Proyecto.

Planeación del
Alcance
Entradas:
Descripción del
producto
Restricciones y
suposiciones.
Salidas:
Declaración del
alcance
Detalle de soporte
Plan de manejo del
alcance.
Definición del
Alcance
Entradas:
Declaración del
alcance
Restricciones y
suposiciones.
Información histórica
Salidas:
EAT
Verificación del
Alcance
Entradas:
Resultados del trabajo
Documentación del
producto
Salidas:
Aceptación formal
El alcance
Fuente: PMI (2006)

El alcance
• El enunciado del alcance del proyecto es la descripción del alcance, de los
entregables principales, de los supuestos y de las restricciones del proyecto. El
enunciado del alcance del proyecto documenta el alcance en su totalidad,
incluyendo el alcance del proyecto y del producto. En él se describen en
detalle los entregables del proyecto. También proporciona un entendimiento
común del alcance del proyecto entre los interesados en el mismo.
• Puede contener exclusiones explicitas del
alcance, que pueden ayudar a gestionar las
expectativas de los interesados. Permite al
equipo del proyecto realizar una planificación
más detallada, sirve como guía del trabajo del
equipo del proyecto durante la ejecución y
proporciona la línea base para evaluar si las
solicitudes de cambio o de trabajo adicional se
encuentran dentro o fuera de los límites del
proyecto
Fuente: PMI (2017)

Estructura Analítica de Trabajo
• Es la representación en forma de árbol jerárquico de los
elementos en los cuales se divide un proyecto para los
efectos de su planificación y posterior control.
• Es una guía que nos indica cómo se organiza la
información que se genera en el proyecto y cuáles son sus
niveles de consolidación.
• Debe reflejar la estrategia de ejecución y la complejidad
del proyecto.
• Se puede identificar como EAT(Estructura Analítica de
Trabajo, EDT (Estructura de Trabajo) o WBS (Work
Breakdown Structure)

• El primer nivel de consolidación es el
proyecto y el último corresponde a los
productos a generar u obtener.
• Debe ser revisada y adaptada al avanzar
las fases de ingeniería.
• Los diferentes elementos en cada nivel
deben ser claramente identificables,
controlables e independientes de los
otros elementos en su nivel.

• Comprende asignaciones de trabajo que
son administrables, medibles, integrables
e independientes de otras actividades.
• Debe facilitar la contabilización y control
de costos y tiempos.

Creación de la EAT (EDT/WBS)
• Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más
pequeños y más fáciles de manejar. El beneficio clave de este
proceso es que proporciona un marco de referencia de lo que
se debe entregar. Este proceso se lleva a cabo una única vez o
en puntos predefinidos del proyecto

Creación de la EAT (EDT/WBS)
• La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total
del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir
con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.
La EDT/WBS organiza y define el alcance total del proyecto y
representa el trabajo especificado en el enunciado del alcance
del proyecto aprobado y vigente.
• El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los
componentes de la EDT/WBS, denominados paquetes de
trabajo. Un paquete de trabajo se puede utilizar para agrupar
las actividades donde el trabajo es programado y estimado,
seguido y controlado. En el contexto de la EDT/WBS, la palabra
trabajo se refiere a los productos o entregables del trabajo que
son el resultado de la actividad realizada, y no a la actividad en
sí misma.

Ejemplo de una EDT (EAT/WBS). Fuente: PMI (2017)

Ejemplo de una EDT (EAT/WBS). EDT organizada por fases. Fuente:
PMI (2017)

Ejemplo:
Proyecto: Planta de Extracción de Líquidos El Merey
Alcance:
• Construcción de edificio de almacén, 2 edificaciones de
compresores y 1 cuarto de control.
• Obras civiles necesarias para la instalación de equipos y
soportes para tuberías.
• Obras electromecánicas para instalación e interconexión de 76
equipos de proceso (compresores, intercambiadores, bombas,
calentadores)
Estrategia de ejecución:
• Ingeniería de Detalle: revisión de ing. Básica , elaboración de
planos de las instalaciones mecánicas, eléctricas,
instrumentación, civil, preparación del paquete de construcción.
• Procura: recepción de requisición de materiales, colocación de
órdenes de compra, transporte al almacén de equipos y
materiales.
• Construcción: se ejecutará a través de 3 instalaciones(obras
civiles, edificaciones, obras electromecáncias), 8 contratos con
empresas nacionales.

Fundaciones Soportes de Tuberías
Oras Civiles
Edificio de Almacén Edif. Compresores A Cuarto de Control Edif. Compresores B
Edificaciones
D. Electricidad D. Instrumentación D. Mecánica
Montaje de Equipos Tuberías
Obras electromecánicas
Planta de Extracción de líquidos
El Merey
(EAT)
101
01
02 03
1 2 1 2 3 4
1 2
Código 101-03-100-DM-100
Proyecto
Sub-Proyecto
Instalación
Paquete de Construcción
Marco de Actividad
100 200 300

EAT
Permite definir lo que hay que hacer,
suministrando información para identificar:
Objetivos finales e intermedios
Requerimientos de labor, materiales y otros
insumos
Correlaciones e interdependencias
Requisitos del sistema de información
Funciones de apoyo administrativo
Conexiones entre la organización y el proyecto

EAT
• Debe contener todo el trabajo a realizarse en el proyecto
• Debe permitir la asignación de trabajo a cada nivel
• La selección de la unidad fundamental debe ser hecha
de manera que facilite la contabilización y control de los
costos y tiempos.
• Debe ser orientada hacia el proyecto
• Debe estar asociada a la Estructura Organizacional del
Proyecto
• La EAT es el camino formal y sistemático para definir las
partes que constituyen el proyecto y el trabajo a ser
realizado por éstas.

EAT

EAT
EAT “como marco de referencia”–
Los Objetivos del Proyecto pueden ser
relacionados a los Recursos de la Empresa de
una manera lógica.
–Los Cronogramas y Procedimientos de
Medición de "avance del trabajo" pueden ser
establecidos.
–La elaboración de las Redes de Actividades y
la Planificación del Control puede ser Iniciada.
–La Asignación de Responsabilidades para
cada elemento puede ser establecida.

Estructura Organizativa del Proyecto (EOP)
Para cada proyecto y estrategia particular es posible
definir la estructura organizativa que mejor se adapte a
los requerimientos de su posterior operación. Conocer
esta estructura es fundamental para definir las
necesidades de personal calificado para la gestión y, por
lo tanto, estimar con mayor precisión los costos indirectos
de la mano de obra.
Dado que cada proyecto presenta características
propias y normalmente únicas, es imprescindible definir
una estructura organizativa acorde con su situación
particular.
Fuente: Sapag (2014)

Estructura Organizativa del Proyecto (EOP)
Civil
Mecánica
Instrumentación
Electricidad
Gerencia de Ingeniería Gerencia de
Construcción
Administración Gerencia de Calidad Gerencia de Contratación Gerencia de Planificación y
Control
Gerencia General

EOP (Estructura Organizativa del Proyecto)

EOP

Matriz de Responsabilidades
Fundaciones Soportes de Tuberías
Oras Civiles
Edificio de Almacén Edif. Compresores A Cuarto de Control Edif. Compresores B
Edificaciones
D. Electricidad D. Instrumentación D. Mecánica
Montaje de Equipos Tuberías
Obras electromecánicas
Planta de Extracción de líquidos
El Merey
Civil
Mecánica
Instrumentación
Electricidad
Gerencia de Ingeniería
Gerencia de
Construcción
Administración
Gerencia de Calidad
Gerencia de Contratación
Gerencia de Planificación y
Control
Gerencia General
CRUCE
ENTRE
EAT-EOP

Sistema Integral de Información
• Permite sincronizar la estructura
organizacional y su matriz de
responsabilidades con los subsistemas
de planificación, estimaciones,
presupuesto, análisis, control y
reportes.

Determinación de ordenamiento lógico y red lógica
• Las redes muestran la relación lógica
entre las diferentes tareas o actividades
del proyecto.
• Muestran la secuencia de las tareas.
• Indican qué trabajos pueden ser
ejecutados paralelamente.
• Se visualizan las actividades que deben
estar finalizadas para una fecha
determinada

Bibliografía
Project Management Institute (PMI) (2006). La guía de los
fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del
PMBOK). Newtown Square: PMI editor. Tercera Edición.
Project Management Institute (PMI) (2017). La guía de los
fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del
PMBOK). Newtown Square: PMI editor. Sexta edición.
Sapag, N. ; Sapag, R. ; Sapag, J. (2014). Preparación y evaluación
de Proyectos. México D.F. : Editorial Mc Graw Hill. Sexta
edición.

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