La Corporación Desarrollo y Paz del Tolima está buscando contratar a un técnico o tecnólogo en Gestión Documental para un periodo de 4 meses. El candidato debe tener al menos 2 años de experiencia en administración documental y conocimiento de la normatividad documental colombiana. Entre sus responsabilidades estarán organizar, conservar y facilitar el acceso a los documentos de la corporación.

1. .
CORPORACION DESARROLLO Y PAZ DEL TOLIMA
TOLIPAZ
NIT: 809.011.513-9
CONVOCATORIA AMPLIA PARA PROVEER TECNICO Y/O TECNOLOGO GESTION
DOCUMENTAL.
Información Institucional.
La Corporación Desarrollo y Paz del Tolima TOLIPAZ es una entidad sin ánimo de
lucro que agrupa a los más importantes actores institucionales gubernamentales, no
gubernamentales, iglesia, instituciones privadas, gremios económicos y academia del
Tolima. Se concibe como una institución democrática que promueve la convivencia y la
paz en la región y que contribuye en la incidencia en políticas públicas alrededor del
desarrollo y la paz.
Las entidades que hacen parte de TOLIPAZ son: Arquidiócesis de Ibagué, Corporación
Autónoma Regional del Tolima, Universidad del Tolima, Cámara de Comercio de
Ibagué, Fundación Social, Comité Departamental de Cafeteros del Tolima, Comité de
Gremios Económicos, Universidad de Ibagué, Asociación para el Desarrollo del Tolima
ADT, Centro de Productividad y Competitividad del Tolima, Gobernación del Tolima,
Isagen y Alcaldía de Ibagué.
TOLIPAZ promueve procesos e intervenciones de construcción social de la región en la
cual la sociedad civil y el estado interactúan en la formulación, ejecución y control de
políticas públicas coherentes a la realidad y con una visión de futuro que articula
actores estratégicos para el desarrollo regional.
Su enfoque de trabajo es la planeación y gestión participativas del desarrollo,
entendida como la acción que promueve el saber hacer de las comunidades en el
ámbito local, regional y nacional, buscando contrarrestar las causas estructurales que
no generan desarrollo. Los principios que rigen la acción de TOLIPAZ son: solidaridad,
pluralismo, autonomía, respeto, equidad y transparencia.
TOLIPAZ hace presencia en varias subregiones del Tolima, promoviendo y creando las
condiciones para alianzas estratégicas con organizaciones sociales, comunitarios e
institucionales estratégicos para el desarrollo en los municipios. Actualmente hace
presencia en la mayoría de municipios del Norte del Tolima, en el Centro incluyendo
Ibagué y en el Sur en los municipios de Ataco, Planadas, Chaparral, Rioblanco, entre
otros.

2. TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA VACANTE EN GESTION DOCUMENTAL
I.OBJETIVO DEL CONTRATO: Responder a las necesidades de consulta, asesoría y
orientación que requiere la Corporación en cuanto a los sistemas de información,
documentación de archivos de igual manera su importancia, su aplicación y posterior
administración para el buen manejo de la Institución.
III. FORMACION PROFESIONAL Y EXPERIENCIAS PARA APLICAR AL CARGO:
Experiencia mínima de 2 años en administración documental.
Experiencia en la normatividad Documental ley 594 del año 2.000.
IV. NÚMERO DE PLAZAS DISPONIBLE: Uno (1)
V. LUGAR DE TRABAJO Y RESIDENCIA PARA EL PROFESIONAL: Municipio de
Ibagué
RESULTADOS A OBTENER EN DESARROLLO PROFESIONAL
-Realizar los procesos necesarios que conduzca a garantizar la adecuada conservación y
preservación de la información y proporcionar calidad en el servicio de consultas de
información y documentación, respondiendo a las necesidades de la Institución tanto a
nivel interior como exterior.
-Impulsar el desarrollo de los archivos, mediante la organización técnica y la
implementación de servicios que faciliten el acceso a los documentos que los conforman
de acurdo a la Ley General de Archivos u otras de carácter institucional.
-Realizar la actividad relacionada con la totalidad de quehacer archivístico, que comprende
desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
-Impulsar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por la Corporación, desde su
origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
-Contribuir a la solución de los interrogantes y consultas de la Corporación en el ámbito de
archivo.
VI. PERFIL REQUERIDO DEL PROFESIONAL
-Técnico y/o tecnólogo en Gestión Documental.
-Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo.
-Formar correctamente las serie documentales, impidiendo la dispersión o eliminación de
la documentación.
-Preparar las transferencias de la documentación.
-Crear y llevar un sistema preciso de registros que permita conocer cualitativamente y
cuantitativamente el desenvolvimiento de las actividades ejecutadas en el archivo.
-Coordinar el punto para enrutamiento diario de documentos.
-Suministrar información manual o automatizada.
-Llevar un archivo-Banco de datos de solicitudes, y respuestas dadas, que permita su
consulta y la expedición de copias cuando se requiera.
-Implementar sistemas de información manuales y automatizados para optimizar el
acceso, almacenamiento, recuperación, uso y distribución de la información.
-Utilizar las nuevas tecnologías
-Contribuir a la democratización del acceso a la información y la documentación.
-Detectar tendencias y necesidades de información.

3. -Orientar a los funcionarios de la Corporación en el uso de los recursos de las unidades de
información.
-Verificación de soportes en el archivo administrativo de la corporación (contratistas,
proveedores y convenios año 2004-2012.
VII. DURACIÓN DEL TRABAJO PROFESIONAL.
Tendrá una duración máxima de cuatro (4) meses. Sin embargo, al cabo de la
primera mitad del trabajo profesional realizado, se hará una revisión y evaluación de
las tareas asignadas y el desempeño respectivo, con el propósito de ajustar, si así
fuese necesario, la continuidad, alcance y tareas profesionales. A fin de certificar y
asegurar la realización de las actividades y el logro de los resultados referidos, el
profesional deberá abstenerse de aplicar a otra convocatoria durante el período que
dure su trabajo.
El propósito del trabajo como auxiliar administrador Documental de TOLIPAZ se
llevara por medio de contrato de prestación de servicios. Cumpliendo las
obligaciones requeridas.
VIII.REMUNERACIÒN.
TOLIPAZ contempla una remuneración de (2.8) SMMLV (Salario Mínimo Mensual
Legal Vigente).
IX. SUPERVISION
El trabajo profesional será supervisado por la Dirección Ejecutiva.
DOCUMENTOS REQUERIDOS:
Las y los interesados en aplicar a la selección del Administrador Documental, deben enviar
una copia escaneada de la Hoja de Vida y sus respectivos soportes de formación
académica y experiencia laboral, al correo electrónico
convocatoriaslaborales.tolipaz@gmail.com, indicando en el asunto “Postulante
Asistente en Gestión Documental”.
Nota: Diligenciar y enviar en formato digital el “Formato para Hoja de Vida”
actualizado y completo. Ver Archivo Adjunto.
Recepción de Hojas de vida: 01 al 07 de septiembre de 2012.
Entrevista: Una vez se hayan verificado los requerimientos mínimos de los términos de
referencia para aplicar al cargo como Asistente en Gestión Documental, se convocará por
vía telefónica y correo electrónico a quienes sean preseleccionados a la entrevista con el
Director Ejecutivo de la Corporación Desarrollo y Paz del Tolima, en la hora y día que le
sea indicado en dicha comunicación, en las oficinas de Tolipaz ubicadas la siguiente
dirección:
Calle 26ª No 6ª-50. Barrio Belalcázar. Ibagué – Tolima.
Teléfono Fijo: 2653959