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OBJETIVO 
Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor. 
OBJETIVO 
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de archivo teniendo en cuenta normatividad, revisión de procesos, compartiendo e 
interpretando la información recolectada.
OBJETIVO 
Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor. 
INTRODUCCION 
Para abordar los conocimientos acerca de gestión documental y poder dar un concepto y 
tener claros los procesos que se desarrollan internamente se hace necesario conocer la 
normatividad archivística, conocer el funcionamiento de la entidad, realizar diagnósticos, 
entrevistar a los involucrados en los procesos, solo de esta forma se puede tener la certeza 
de no descuidar ninguno de los aspectos. 
Muchas por veces por desconocimiento no aportamos todo el conocimiento y las 
orientaciones necesarias para mejorar la calidad de las áreas de Gestión documental y lo 
peor que muchas veces podemos aportar ideas para evitar inconvenientes a futuro. 
Lamentablemente hoy en día no damos la verdadera importancia y dejamos de lado 
nuestra misión, la de ser colaboradores y no aportamos el cien por ciento de nuestras 
habilidades y conocimientos.
OBJETIVO 
Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor. 
A continuación expongo 
resultado de la visita realizada a 
la empresa SERVICIOS POSTALES 
NACIONALES 4-72
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 
Es el operador postal oficial de Colombia y por lo tanto 
somos los únicos prestadores de servicios de Correo, 
Giros Postales Nacionales e Internacionales. 
Somos la empresa a la cual le ha sido asignada la 
responsabilidad de garantizar un servicio postal universal 
de calidad, competitivo y de alcance universal. 
Ofrecemos un amplio portafolio de productos y servicios 
de correo y mensajería expresa mediante la red de mayor 
cobertura a nivel nacional.
MISIÓN 
Brindar la propuesta de valor más innovadora 
en transporte logístico y postal, ofreciendo soluciones 
especializadas a las necesidades de sus clientes, 
obteniendo el mayor retorno de inversión a sus 
accionistas y logrando un alto nivel de motivación 
de sus empleados bajo un compromiso social con 
la comunidad y el medio ambiente. 
VISIÓN 
Ser reconocidos como el operador líder en soluciones 
logísticas y postales en el mercado colombiano a nivel 
del sector oficial como privado.
ORGANIGRAMA 
“Estructura Organizacional. Elemento de Control, que 
configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, 
las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en 
la Entidad Pública, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos 
y actividades de conformidad con su Misión.” 
“Responsabilidad de la Alta Dirección. La alta dirección debe 
asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y 
autoridad en materia de Control Interno, están definidas y 
comunicadas dentro de la Entidad.”
Trabajo de campo
NATURALEZA JURÍDICA Y OBJETO SOCIAL 
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., es una 
sociedad pública, vinculada al Ministerio de 
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 
creada bajo la forma de sociedad anónima. La sociedad 
tiene autonomía administrativa, patrimonial y 
presupuestal. 
Su organización, funcionamiento y en general el régimen 
jurídico de los actos, contratos, servidores y las relaciones 
con terceros es el previsto para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado 
conforme a lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 38 de la Ley 489 de 
1998, las cuales de acuerdo con los artículos 85, 86, y 93 de la Ley 489 de 1998, 
desarrollan sus actividades conforme a las reglas de derecho privado con las 
excepciones que consagre específicamente la ley.
EL OBJETO SOCIAL DE SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ES: 
1. Servicios Postales, que comprenden la prestación 
del servicio de correo nacional e internacional, el servicio 
de mensajería expresa y los servicios postales de pago. 
2. Soluciones logísticas de gestión y mercadeo de redes de 
comunicación a ser utilizadas en la prestación y complemento 
de servicios postales. 
3. La prestación de los servicios de transporte de carga nacional e internacional, aérea, 
terrestre, marítima y multimodal, de toda clase de mercancías.
4. Consultoría relacionada con el envío, transito, 
recepción, clasificación o entrega de mercancía, 
información, y mensajes a propósito o con motivo 
de la prestación del servicio postal, de correo y de 
mensajería especializada; gestión y coordinación de 
redes de encaminamiento postal; diseño y optimización 
de procesos de encaminamiento de servicios o 
mercancía; gestión e intermediación de redes físicas 
o virtuales de comunicación relacionadas con la 
prestación de los servicios postales; generación de 
soluciones de embalaje y empaquetamiento de servicios postales. 
5. Correo electrónico certificado por cuenta propia o en alianza con terceros. 
6. Adquisición, comercialización, custodia, distribución y venta de formularios, 
cartillas, publicaciones e impresos en general.
7. Emitir en nombre de la Nación y en forma privativa las especies postales, custodiarlas, 
tutelarlas y comercializarlas. 
8. Actuar como corresponsal no bancario y No Bursátil, 
así como prestar todos los servicios postales de pago que 
en virtud de los Tratados Internacionales le correspondan 
al Operador Postal Nacional o pueda prestar por su cuenta 
según la legislación nacional, admitir, cursar y pagar giros 
nacionales e internacionales. 
9. Cobranza y recaudo de dineros o valores generados a 
propósito de la prestación de servicios postales. 
10. Administración de centros de acopio de correspondencia, mercancía y recaudos de 
cartera.
11. Ofrecer y prestar sus servicios a sociedades, 
entidades o individuos del sector público y privado, 
comprar, vender o alquilar los bienes necesarios para 
el desarrollo normal del objeto social 
12. Desarrollar todas aquellas actividades u operaciones 
que de acuerdo con su naturaleza le imponga la ley, los 
decretos, resoluciones y demás instrucciones o acuerdos 
administrativos provenientes del nivel nacional. 
13. En desarrollo de su objeto la sociedad podrá realizar todas las actividades conexas y 
complementarias con el mismo tales como, prestar el servicio de fotocopiado, envió de 
fax e impresión.
SERVICIOS POSTALES NACIONALES 4-72 DENTRO DE SUS SERVICIOSO FRECE:
Trabajo de campo
Trabajo de campo
Trabajo de campo
Trabajo de campo
Visita archivo contratos externos
Teniendo en las 
negociaciones comerciales y las 
solicitudes de los clientes en cuanto 
al servicio de gestión documental, 
la entidad se ve en la necesidad que 
crear una unidad de negocio que 
tramitara todas las solicitudes en cuanto al manejo 
de personal que se requiera vincular a los proyectos 
tanto de Gestión Documental como áreas de 
Correspondencia.
y es en este momento 
donde nace el área de 
CONTRATOS 
EXTERNOS 
(Octubre de 2012)
Por ser una área nueva debe 
estructurar todos los procesos 
desde el momento que produzca 
la documentación hasta tener en 
cuenta y planificar su disposición final. 
Partiendo de esto debe contar con personal 
capacitado y conocer la normatividad para 
actuar conforme a las disposiciones legales y 
ajustar cada uno de sus funciones de acuerdo 
a esta.
ANTECEDENTES Y NORMATIVIDAD 
Aun cuando para cualquier organización la necesidad de conservar documentos 
que en el futuro podría necesitar se presenta desde su nacimiento, y aun 
cuando la necesidad de racionalizar la cantidad y tipo de documentos a 
conservar siempre ha existido, tal vez en el pasado con menor intensidad, sólo 
en años recientes se ha visto la urgencia de aplicar criterios y procedimientos 
técnicos de selección documental y por lo mismo la necesidad de establecer y 
aplicar metodologías que orienten la unidad en la organización de fondos 
documentales. 
La archivística tradicional no advirtió la necesidad de aplicar medidas de 
selección documental; antes por el contrario uno de sus principios establecía 
que se debía conservar hasta la más mínima evidencia y nada se podía eliminar.
Si bien disposiciones diferentes categorías (leyes, códigos, acuerdos, resoluciones, estatutos de 
empresas, etc.) han contemplado desde hace bastantes años aspectos sobre vigencia de documentos, 
hasta antes de la creación del Archivo General de la Nación no se había estructurado una política y 
unos procedimientos que desarrollen los objetivos de la selección documental. 
No obstante lo anterior, el personal que tradicionalmente ha manejado los archivos, han aplicado 
medidas de acuerdo a su criterio. Estas prácticas se han dado, sobre todo por razones de falta de 
espacio en las estanterías de los archivos. Para determinar los documentos a eliminar se han aplicado, 
en forma aislada, criterios como antigüedad del documento, poca consulta, deterioro del mismo, 
formatos difíciles de archivar, etc. De todas maneras, el procedimiento de estas acciones que se han 
utilizado no pueden considerarse adecuado para decidir la eliminación del documento. 
Con la creación del Archivo General de la Nación en 1989 a través de la Ley 80, se le dio una base legal 
más sólida a la política archivística y se encargó a esta entidad de promoción. En efecto dentro de las 
funciones asignadas al A.G.N. pueden resaltarse las siguientes por estar directamente relacionadas 
con el objetivo de este documento: 
Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado 
del patrimonio documental de la nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la 
materia se adopte.
Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la nación, así 
como el que se le confíe en custodia. 
Por esto es importante tener como punto de partida la Aplicación de Normas del Archivo General de la 
Nación , Entre las cuales podemos destacar: 
Ley 80 de 1989 por la cual se crea el archivo General de la nación 
Acuerdo 07 de 1994 por el cual se expide el Reglamento General de Archivos 
Ley 594 de 2000 – Por la cual se dicta la ley general de archivos y otras disposiciones. 
Acuerdo 02 de 2004. -Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. 
Acuerdo 11 de 1996.-Establece criterios de conservación y organización de documentos. 
Acuerdo 42 de 2002.- Establece los criterios para la organización de los archivos de Gestión en las 
entidades publicas y las privadas que cumplan funciones publicas, se regula el Inventario Documental. 
Circular 004 de 2003.- Organización de las Historias Laborales 
Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012.- Gestión Documental, Programas de Gestión Documental
ANALISIS DEL PROCESO 
Para abordar el análisis es importante destacar el desarrollo actual del mismo 
desde el interior de la empresa, los conceptos que hacen parte del mismo y los 
procesos utilizados en el área. 
DESARROLLO DEL PROCESO ACTUAL 
El personal del área de contratos externos produce documentación y tramita 
solicitudes constantemente en uso de sus funciones, esta llega tanto física como 
por correo electrónico. 
Es importante mencionar que hay muchas solicitudes que se tramitan 
electrónicamente y no se maneja soporte físico, esto teniendo en cuenta la 
directriz presidencias 0 papel (04 de 2012).
La documentación con la que dispone el área de Contratos Externos es la 
siguiente: 
50 
2 
20 
4 2 4 
12 
110 
10 12 
1 1 1 
25 
120 
100 
80 
60 
40 
20 
0 
DOCUMENTOS CONTRATOS EXTERNOS 
CANTIDAD EN METROS LINEALES
Como se puede observar la mayor cantidad de Documentación con que cuenta 
el área de Contratos Externos es HISTORIAS LABORALES, ya que la principal 
función es proveer el personal para los diferentes proyectos.
Dentro del tratamiento que se le dan a los documentos se realizan los procesos técnicos, 
siempre teniendo en cuenta los parámetros del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. 
El personal del área de Historias Laborales de contratos externos organiza la 
documentación entregada por el área de contratación del colaborador contratado dentro 
de la unidad de negocio de Contratos Externos de Servicios Postales Nacionales S.A. 
(clasificar, ordenar, describir) . 
Descripción: Verificar, clasificar, reparar (en caso de daño físico del documento) y ordenar 
la documentación del funcionario contratado, teniendo en cuenta el principio de orden 
original y el principio de procedencia. De tal forma que al revisar el expediente el primer 
documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más 
reciente. Y se recomienda que cada carpeta contenga 250 folios máximo. 
Foliación: se realiza el proceso de foliación. La foliación debe ser consecutiva de 1 a N 
independientemente del número de carpetas Ej. Carpeta 1 Folios 1 – 200, carpeta 2 Folios 
200 – 400.
Ubicación: se cuenta con estantes fijos. 
Inventario: se cuenta con una base en Excel que contiene información básica de la 
documentación, La alimentación de la base en Excel permite tener información, 
control y localización de la Historias Laborales. 
Para efectos del ordenamiento físico de los documentos sus anexos, sus copias y en 
general todos los soportes documentales de las actuaciones que consten por escrito, 
serán protegidos por carpetas desacificadas de color blanco adecuadas para la 
conservación documental, con aleta vertical total que identifica la serie documental, 
la legajación y ordenamiento de los folios se hará con máximo 200 folios; debe 
ceñirse a la metodología y técnica archivística utilizada; es decir, su presentación 
debe ser formando ángulo recto en la parte superior; esto se logra con la 
homogenización en la perforación de los documentos.
Conservación: 
Las unidades de conservación de los documentos deben hacerse en carpetas 
individuales; aclarando que la documentación que se conserva en cada unidad 
documental no debe estar mezclada sino que se debe hacer por cada serie 
documental; la carpeta utilizada es doble aleta, desacificada con su respectivo 
gancho legajador. 
Estas carpetas se conservan dentro de cajas x-200.
El rotulo en la carpeta nos permitirá identificar a que funcionario pertenece la historia 
laboral a su vez el proceso al cual pertenece; la fecha en que inicio y finalizo su labor. 
El área aplica normas establecidas a nivel de la entidad, aunque esta área en este 
momento esta siendo incluida dentro del organigrama y para este fin se están 
estableciendo los formatos para que sean parte integral así como lo hacen parte otras 
áreas. 
No se puede desconocer que aunque no tiene al cien por ciento todo establecido si ha 
tratado de guiarse por la normatividad vigente. 
Esta área en este momento depende d la Vicepresidencia de Soporte Corporativo y toda 
la documentación será parte integral de esta vicepresidencia la cual será incluida en la 
Tabla de Retención que se esta estructurando en estos momentos.
Aunque ya existen unos tiempos establecidos para cada fase de archivo de la entidad, 
para esta ara se ha tenido la documentación como si fura el Archivo de Gestión lo cual se 
mantendrá hasta tanto no se establezcan los tiempos dentro de la TRD de la entidad. 
Por el momento esta área no ha hecho ninguna transferencia al Archivo Central “sostiene 
la Técnico de Gestión Documental que esta a cargo del Archivo de Contratos Externos- 
Yadira Saavedra Galindo)
Por otra parte teniendo en cuenta otros procesos de la entidad se podría decir 
que el proceso de digitalización a avanzado enormemente sobre todo teniendo 
en cuenta que la razón de la entidad es la entrega de correo a nivel mundial, es 
una prioridad que el usuario conozca de primera la trazabilidad de sus envios se 
hace necesario contar con un aplicativo donde se alimente constantemente cada 
movimiento de su envío. 
Por esta razón la entidad cuenta con un aplicativo llamado SIPOST donde se 
puede consultar la información e incluso el usuario ve la guía digitalizada donde 
consta quien lo recibo, fecha y hora. 
Esto es un avance significativo en cuanto a tecnología se refiere. 
La información contenida en este documento es de tipo académico, se toma del portal de la pagina 
web de la entidad sin animo de causar perjuicios, ni daños al buen nombre de la entidad.
CONCLUSIONES 
Como estudiante de Ciencias de la Información considero que el desarrollo y aplicación de ejercicios 
prácticos como este permite que adquiramos el conocimiento de una manera más real. 
Realizar un diagnostico no es fácil sobre todo si tenemos en cuenta que debemos adentrarnos en los 
procesos de otras personas y a las que en ocasiones les molesta o les es indiferente esta situación y no 
brindan su mejor apoyo, es aquí donde debemos usar nuestra creatividad para poder obtener la 
información que se requiere. 
Evaluar nuestro entorno permite dar aportes que contribuyan al mejoramiento de la calidad en los 
procesos y hacer que la compañía para la cual trabajos cuente con esos aportes. 
Debemos conocer la normatividad que rige para cada caso ya que con esto podremos brindar 
información efectiva y poder dar sugerencias para solucionar los inconvenientes y poder a la vez cumplir 
con las directivas normativas.
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Trabajo de campo

  • 1. GESTION DOCUMENTAL II Trabajo De Campo ELABORADO POR: MARIA VICTORIA CAVIEDES HERNANDEZ CC 20.688.225 Mariavc25@hotmail.com Gestión Documental II UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA Bogotá, 13 de septiembre de 2014
  • 2. GESTION DOCUMENTAL II Trabajo De Campo ELABORADO POR: MARIA VICTORIA CAVIEDES HERNANDEZ CC 20.688.225 Mariavc25@hotmail.com Gestión Documental II DOCENTE: MARÍA CLEMENCIA RIVERA CRUZ Tutor virtual GESTION DOCUMENTAL II UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA Bogotá, 13 de septiembre de 2014
  • 3. OBJETIVO Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor. OBJETIVO Presentar un informe de visita realizada a una entidad especialmente dentro de la unidad de archivo teniendo en cuenta normatividad, revisión de procesos, compartiendo e interpretando la información recolectada.
  • 4. OBJETIVO Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor. INTRODUCCION Para abordar los conocimientos acerca de gestión documental y poder dar un concepto y tener claros los procesos que se desarrollan internamente se hace necesario conocer la normatividad archivística, conocer el funcionamiento de la entidad, realizar diagnósticos, entrevistar a los involucrados en los procesos, solo de esta forma se puede tener la certeza de no descuidar ninguno de los aspectos. Muchas por veces por desconocimiento no aportamos todo el conocimiento y las orientaciones necesarias para mejorar la calidad de las áreas de Gestión documental y lo peor que muchas veces podemos aportar ideas para evitar inconvenientes a futuro. Lamentablemente hoy en día no damos la verdadera importancia y dejamos de lado nuestra misión, la de ser colaboradores y no aportamos el cien por ciento de nuestras habilidades y conocimientos.
  • 5. OBJETIVO Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor. A continuación expongo resultado de la visita realizada a la empresa SERVICIOS POSTALES NACIONALES 4-72
  • 6. SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. Es el operador postal oficial de Colombia y por lo tanto somos los únicos prestadores de servicios de Correo, Giros Postales Nacionales e Internacionales. Somos la empresa a la cual le ha sido asignada la responsabilidad de garantizar un servicio postal universal de calidad, competitivo y de alcance universal. Ofrecemos un amplio portafolio de productos y servicios de correo y mensajería expresa mediante la red de mayor cobertura a nivel nacional.
  • 7. MISIÓN Brindar la propuesta de valor más innovadora en transporte logístico y postal, ofreciendo soluciones especializadas a las necesidades de sus clientes, obteniendo el mayor retorno de inversión a sus accionistas y logrando un alto nivel de motivación de sus empleados bajo un compromiso social con la comunidad y el medio ambiente. VISIÓN Ser reconocidos como el operador líder en soluciones logísticas y postales en el mercado colombiano a nivel del sector oficial como privado.
  • 8. ORGANIGRAMA “Estructura Organizacional. Elemento de Control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la Entidad Pública, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su Misión.” “Responsabilidad de la Alta Dirección. La alta dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, están definidas y comunicadas dentro de la Entidad.”
  • 10. NATURALEZA JURÍDICA Y OBJETO SOCIAL SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., es una sociedad pública, vinculada al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, creada bajo la forma de sociedad anónima. La sociedad tiene autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal. Su organización, funcionamiento y en general el régimen jurídico de los actos, contratos, servidores y las relaciones con terceros es el previsto para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado conforme a lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, las cuales de acuerdo con los artículos 85, 86, y 93 de la Ley 489 de 1998, desarrollan sus actividades conforme a las reglas de derecho privado con las excepciones que consagre específicamente la ley.
  • 11. EL OBJETO SOCIAL DE SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ES: 1. Servicios Postales, que comprenden la prestación del servicio de correo nacional e internacional, el servicio de mensajería expresa y los servicios postales de pago. 2. Soluciones logísticas de gestión y mercadeo de redes de comunicación a ser utilizadas en la prestación y complemento de servicios postales. 3. La prestación de los servicios de transporte de carga nacional e internacional, aérea, terrestre, marítima y multimodal, de toda clase de mercancías.
  • 12. 4. Consultoría relacionada con el envío, transito, recepción, clasificación o entrega de mercancía, información, y mensajes a propósito o con motivo de la prestación del servicio postal, de correo y de mensajería especializada; gestión y coordinación de redes de encaminamiento postal; diseño y optimización de procesos de encaminamiento de servicios o mercancía; gestión e intermediación de redes físicas o virtuales de comunicación relacionadas con la prestación de los servicios postales; generación de soluciones de embalaje y empaquetamiento de servicios postales. 5. Correo electrónico certificado por cuenta propia o en alianza con terceros. 6. Adquisición, comercialización, custodia, distribución y venta de formularios, cartillas, publicaciones e impresos en general.
  • 13. 7. Emitir en nombre de la Nación y en forma privativa las especies postales, custodiarlas, tutelarlas y comercializarlas. 8. Actuar como corresponsal no bancario y No Bursátil, así como prestar todos los servicios postales de pago que en virtud de los Tratados Internacionales le correspondan al Operador Postal Nacional o pueda prestar por su cuenta según la legislación nacional, admitir, cursar y pagar giros nacionales e internacionales. 9. Cobranza y recaudo de dineros o valores generados a propósito de la prestación de servicios postales. 10. Administración de centros de acopio de correspondencia, mercancía y recaudos de cartera.
  • 14. 11. Ofrecer y prestar sus servicios a sociedades, entidades o individuos del sector público y privado, comprar, vender o alquilar los bienes necesarios para el desarrollo normal del objeto social 12. Desarrollar todas aquellas actividades u operaciones que de acuerdo con su naturaleza le imponga la ley, los decretos, resoluciones y demás instrucciones o acuerdos administrativos provenientes del nivel nacional. 13. En desarrollo de su objeto la sociedad podrá realizar todas las actividades conexas y complementarias con el mismo tales como, prestar el servicio de fotocopiado, envió de fax e impresión.
  • 15. SERVICIOS POSTALES NACIONALES 4-72 DENTRO DE SUS SERVICIOSO FRECE:
  • 21. Teniendo en las negociaciones comerciales y las solicitudes de los clientes en cuanto al servicio de gestión documental, la entidad se ve en la necesidad que crear una unidad de negocio que tramitara todas las solicitudes en cuanto al manejo de personal que se requiera vincular a los proyectos tanto de Gestión Documental como áreas de Correspondencia.
  • 22. y es en este momento donde nace el área de CONTRATOS EXTERNOS (Octubre de 2012)
  • 23. Por ser una área nueva debe estructurar todos los procesos desde el momento que produzca la documentación hasta tener en cuenta y planificar su disposición final. Partiendo de esto debe contar con personal capacitado y conocer la normatividad para actuar conforme a las disposiciones legales y ajustar cada uno de sus funciones de acuerdo a esta.
  • 24. ANTECEDENTES Y NORMATIVIDAD Aun cuando para cualquier organización la necesidad de conservar documentos que en el futuro podría necesitar se presenta desde su nacimiento, y aun cuando la necesidad de racionalizar la cantidad y tipo de documentos a conservar siempre ha existido, tal vez en el pasado con menor intensidad, sólo en años recientes se ha visto la urgencia de aplicar criterios y procedimientos técnicos de selección documental y por lo mismo la necesidad de establecer y aplicar metodologías que orienten la unidad en la organización de fondos documentales. La archivística tradicional no advirtió la necesidad de aplicar medidas de selección documental; antes por el contrario uno de sus principios establecía que se debía conservar hasta la más mínima evidencia y nada se podía eliminar.
  • 25. Si bien disposiciones diferentes categorías (leyes, códigos, acuerdos, resoluciones, estatutos de empresas, etc.) han contemplado desde hace bastantes años aspectos sobre vigencia de documentos, hasta antes de la creación del Archivo General de la Nación no se había estructurado una política y unos procedimientos que desarrollen los objetivos de la selección documental. No obstante lo anterior, el personal que tradicionalmente ha manejado los archivos, han aplicado medidas de acuerdo a su criterio. Estas prácticas se han dado, sobre todo por razones de falta de espacio en las estanterías de los archivos. Para determinar los documentos a eliminar se han aplicado, en forma aislada, criterios como antigüedad del documento, poca consulta, deterioro del mismo, formatos difíciles de archivar, etc. De todas maneras, el procedimiento de estas acciones que se han utilizado no pueden considerarse adecuado para decidir la eliminación del documento. Con la creación del Archivo General de la Nación en 1989 a través de la Ley 80, se le dio una base legal más sólida a la política archivística y se encargó a esta entidad de promoción. En efecto dentro de las funciones asignadas al A.G.N. pueden resaltarse las siguientes por estar directamente relacionadas con el objetivo de este documento: Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia se adopte.
  • 26. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la nación, así como el que se le confíe en custodia. Por esto es importante tener como punto de partida la Aplicación de Normas del Archivo General de la Nación , Entre las cuales podemos destacar: Ley 80 de 1989 por la cual se crea el archivo General de la nación Acuerdo 07 de 1994 por el cual se expide el Reglamento General de Archivos Ley 594 de 2000 – Por la cual se dicta la ley general de archivos y otras disposiciones. Acuerdo 02 de 2004. -Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Acuerdo 11 de 1996.-Establece criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo 42 de 2002.- Establece los criterios para la organización de los archivos de Gestión en las entidades publicas y las privadas que cumplan funciones publicas, se regula el Inventario Documental. Circular 004 de 2003.- Organización de las Historias Laborales Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012.- Gestión Documental, Programas de Gestión Documental
  • 27. ANALISIS DEL PROCESO Para abordar el análisis es importante destacar el desarrollo actual del mismo desde el interior de la empresa, los conceptos que hacen parte del mismo y los procesos utilizados en el área. DESARROLLO DEL PROCESO ACTUAL El personal del área de contratos externos produce documentación y tramita solicitudes constantemente en uso de sus funciones, esta llega tanto física como por correo electrónico. Es importante mencionar que hay muchas solicitudes que se tramitan electrónicamente y no se maneja soporte físico, esto teniendo en cuenta la directriz presidencias 0 papel (04 de 2012).
  • 28. La documentación con la que dispone el área de Contratos Externos es la siguiente: 50 2 20 4 2 4 12 110 10 12 1 1 1 25 120 100 80 60 40 20 0 DOCUMENTOS CONTRATOS EXTERNOS CANTIDAD EN METROS LINEALES
  • 29. Como se puede observar la mayor cantidad de Documentación con que cuenta el área de Contratos Externos es HISTORIAS LABORALES, ya que la principal función es proveer el personal para los diferentes proyectos.
  • 30. Dentro del tratamiento que se le dan a los documentos se realizan los procesos técnicos, siempre teniendo en cuenta los parámetros del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. El personal del área de Historias Laborales de contratos externos organiza la documentación entregada por el área de contratación del colaborador contratado dentro de la unidad de negocio de Contratos Externos de Servicios Postales Nacionales S.A. (clasificar, ordenar, describir) . Descripción: Verificar, clasificar, reparar (en caso de daño físico del documento) y ordenar la documentación del funcionario contratado, teniendo en cuenta el principio de orden original y el principio de procedencia. De tal forma que al revisar el expediente el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente. Y se recomienda que cada carpeta contenga 250 folios máximo. Foliación: se realiza el proceso de foliación. La foliación debe ser consecutiva de 1 a N independientemente del número de carpetas Ej. Carpeta 1 Folios 1 – 200, carpeta 2 Folios 200 – 400.
  • 31. Ubicación: se cuenta con estantes fijos. Inventario: se cuenta con una base en Excel que contiene información básica de la documentación, La alimentación de la base en Excel permite tener información, control y localización de la Historias Laborales. Para efectos del ordenamiento físico de los documentos sus anexos, sus copias y en general todos los soportes documentales de las actuaciones que consten por escrito, serán protegidos por carpetas desacificadas de color blanco adecuadas para la conservación documental, con aleta vertical total que identifica la serie documental, la legajación y ordenamiento de los folios se hará con máximo 200 folios; debe ceñirse a la metodología y técnica archivística utilizada; es decir, su presentación debe ser formando ángulo recto en la parte superior; esto se logra con la homogenización en la perforación de los documentos.
  • 32. Conservación: Las unidades de conservación de los documentos deben hacerse en carpetas individuales; aclarando que la documentación que se conserva en cada unidad documental no debe estar mezclada sino que se debe hacer por cada serie documental; la carpeta utilizada es doble aleta, desacificada con su respectivo gancho legajador. Estas carpetas se conservan dentro de cajas x-200.
  • 33. El rotulo en la carpeta nos permitirá identificar a que funcionario pertenece la historia laboral a su vez el proceso al cual pertenece; la fecha en que inicio y finalizo su labor. El área aplica normas establecidas a nivel de la entidad, aunque esta área en este momento esta siendo incluida dentro del organigrama y para este fin se están estableciendo los formatos para que sean parte integral así como lo hacen parte otras áreas. No se puede desconocer que aunque no tiene al cien por ciento todo establecido si ha tratado de guiarse por la normatividad vigente. Esta área en este momento depende d la Vicepresidencia de Soporte Corporativo y toda la documentación será parte integral de esta vicepresidencia la cual será incluida en la Tabla de Retención que se esta estructurando en estos momentos.
  • 34. Aunque ya existen unos tiempos establecidos para cada fase de archivo de la entidad, para esta ara se ha tenido la documentación como si fura el Archivo de Gestión lo cual se mantendrá hasta tanto no se establezcan los tiempos dentro de la TRD de la entidad. Por el momento esta área no ha hecho ninguna transferencia al Archivo Central “sostiene la Técnico de Gestión Documental que esta a cargo del Archivo de Contratos Externos- Yadira Saavedra Galindo)
  • 35. Por otra parte teniendo en cuenta otros procesos de la entidad se podría decir que el proceso de digitalización a avanzado enormemente sobre todo teniendo en cuenta que la razón de la entidad es la entrega de correo a nivel mundial, es una prioridad que el usuario conozca de primera la trazabilidad de sus envios se hace necesario contar con un aplicativo donde se alimente constantemente cada movimiento de su envío. Por esta razón la entidad cuenta con un aplicativo llamado SIPOST donde se puede consultar la información e incluso el usuario ve la guía digitalizada donde consta quien lo recibo, fecha y hora. Esto es un avance significativo en cuanto a tecnología se refiere. La información contenida en este documento es de tipo académico, se toma del portal de la pagina web de la entidad sin animo de causar perjuicios, ni daños al buen nombre de la entidad.
  • 36. CONCLUSIONES Como estudiante de Ciencias de la Información considero que el desarrollo y aplicación de ejercicios prácticos como este permite que adquiramos el conocimiento de una manera más real. Realizar un diagnostico no es fácil sobre todo si tenemos en cuenta que debemos adentrarnos en los procesos de otras personas y a las que en ocasiones les molesta o les es indiferente esta situación y no brindan su mejor apoyo, es aquí donde debemos usar nuestra creatividad para poder obtener la información que se requiere. Evaluar nuestro entorno permite dar aportes que contribuyan al mejoramiento de la calidad en los procesos y hacer que la compañía para la cual trabajos cuente con esos aportes. Debemos conocer la normatividad que rige para cada caso ya que con esto podremos brindar información efectiva y poder dar sugerencias para solucionar los inconvenientes y poder a la vez cumplir con las directivas normativas.

Notas del editor

  1. DOCUMENTACION CANTIDAD EN METROS LINEALES CONTRATOS COMERCIALES 50 ACTAS DE INICIO Y FINALIZACION CONTRATOS COMERCIALES 2 ACTAS DE SEGUIMIENTO EJECUCION COMERCIAL 20 INFORMES DE CARTERA 4 INFORMES DE CONTRATACION 2 SOLICITUDES DE PERSONAL 4 PAGOS SEGURIDAD SOCIAL 12 HISTORIAS LABORALES 110 PROCESOS DE SELECCIÓN DESCARTADOS 10 ENTREGAS DE DOTACION 12 ACTAS DE ENTREGA DE INSUMOS 1 ACTAS DE ENTREGA DE EQUIPOS DE COMPUTO 1 ACTAS DE ENTREGA EQUIPOS DE COMUNICACIÓN 1 FACTURAS DE PROVEEDORES 25 TOTAL 254