Este documento presenta el resultado de una visita realizada al archivo de contratos externos de la empresa Servicios Postales Nacionales S.A. Describe la naturaleza jurídica y el objeto social de la empresa, así como los servicios que ofrece. Explica el proceso de gestión documental del área de contratos externos, incluyendo la normatividad aplicada, el análisis del proceso actual y los tipos de documentos manejados.
Este documento presenta un informe de una visita realizada al archivo de contratos externos de la empresa Servicios Postales Nacionales S.A. Describe los procesos y normatividad aplicados en el archivo, incluyendo la clasificación, ordenación, descripción e inventario de los documentos como las historias laborales. El área de contratos externos sigue los lineamientos del Archivo General de la Nación para la organización y tratamiento de los documentos generados.
El documento presenta un taller de gestión documental realizado por dos estudiantes para una asignatura. Describe la introducción del taller, la solución a una pregunta sobre la visita a archivos de una entidad pública y privada, y contiene información sobre los procesos de gestión documental de la empresa Tandem S.A.
Este documento resume el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que en los archivos se conserva información importante de las entidades públicas y privadas que refleja sus actividades. Describe los objetivos de conocer los procesos de gestión documental relacionados con la producción, recepción, distribución y trámite de documentos oficiales. Finalmente, detalla algunas actividades prácticas como visitar archivos para identificar sus etapas del ciclo vital de documentos y conceptos archivísticos.
Gestion Documental por Procesos Enfoques MetodologicosSaginfo & Co
Este documento presenta una serie de preguntas y respuestas sobre la gestión documental enfocada a procesos, con el fin de aclarar conceptos y orientar su implementación en la administración pública distrital. Explica la diferencia entre la gestión documental tradicional y la enfocada a procesos, así como conceptos clave como sistema integrado de gestión y tablas de retención documental enfocadas a procesos. Finalmente, describe los pasos para realizar la valoración documental en el marco de esta nueva perspectiva.
Este documento presenta un manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental (PGD) en entidades públicas. El manual describe los elementos que debe contener un PGD de acuerdo con la legislación colombiana, incluyendo la formulación, los procesos de gestión documental, fases de implementación, programas específicos y armonización con otros sistemas de gestión de la entidad. El objetivo del PGD es racionalizar los procesos documentales de acuerdo con los principios de transparencia, eficiencia y protección del patrimonio documental en
Jornada Tecnica Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestion DocumentalAdapting
Presentación de Adapting en la Jornada Técnica 'Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestión Documental'.
En la Universidad del Norte de Barranquilla, Colombia.
Organizada por Adapting, Universidad del Norte, Alemsys, ASP Solutions, Cámara de Comercio de Barranquilla
Este documento presenta un programa de gestión documental como instrumento archivístico. Explica las etapas del ciclo vital de los documentos y los procesos de un programa de gestión documental que se desarrollan en cada una de las etapas, con el objetivo de conocer cómo clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. También busca identificar los valores que tienen los documentos en cada fase del ciclo vital.
Implementación de una base de datos de Registros Civiles en el Archivo Genera...abamp
Actualmente es imprescindible la automatización de los archivos, por su crecimiento y por la necesidad de su recuperación. Por tanto, es necesario el uso de la tecnología aplicada a los archivos para estar al alcance de las necesidades actuales de las organizaciones.
Asimismo, para un acceso adecuado de la información se debe aplicar las normas internacionales de descripción archivística (ISAD(g), ISAAR, ISDF).
Este documento presenta un informe de una visita realizada al archivo de contratos externos de la empresa Servicios Postales Nacionales S.A. Describe los procesos y normatividad aplicados en el archivo, incluyendo la clasificación, ordenación, descripción e inventario de los documentos como las historias laborales. El área de contratos externos sigue los lineamientos del Archivo General de la Nación para la organización y tratamiento de los documentos generados.
El documento presenta un taller de gestión documental realizado por dos estudiantes para una asignatura. Describe la introducción del taller, la solución a una pregunta sobre la visita a archivos de una entidad pública y privada, y contiene información sobre los procesos de gestión documental de la empresa Tandem S.A.
Este documento resume el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que en los archivos se conserva información importante de las entidades públicas y privadas que refleja sus actividades. Describe los objetivos de conocer los procesos de gestión documental relacionados con la producción, recepción, distribución y trámite de documentos oficiales. Finalmente, detalla algunas actividades prácticas como visitar archivos para identificar sus etapas del ciclo vital de documentos y conceptos archivísticos.
Gestion Documental por Procesos Enfoques MetodologicosSaginfo & Co
Este documento presenta una serie de preguntas y respuestas sobre la gestión documental enfocada a procesos, con el fin de aclarar conceptos y orientar su implementación en la administración pública distrital. Explica la diferencia entre la gestión documental tradicional y la enfocada a procesos, así como conceptos clave como sistema integrado de gestión y tablas de retención documental enfocadas a procesos. Finalmente, describe los pasos para realizar la valoración documental en el marco de esta nueva perspectiva.
Este documento presenta un manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental (PGD) en entidades públicas. El manual describe los elementos que debe contener un PGD de acuerdo con la legislación colombiana, incluyendo la formulación, los procesos de gestión documental, fases de implementación, programas específicos y armonización con otros sistemas de gestión de la entidad. El objetivo del PGD es racionalizar los procesos documentales de acuerdo con los principios de transparencia, eficiencia y protección del patrimonio documental en
Jornada Tecnica Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestion DocumentalAdapting
Presentación de Adapting en la Jornada Técnica 'Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestión Documental'.
En la Universidad del Norte de Barranquilla, Colombia.
Organizada por Adapting, Universidad del Norte, Alemsys, ASP Solutions, Cámara de Comercio de Barranquilla
Este documento presenta un programa de gestión documental como instrumento archivístico. Explica las etapas del ciclo vital de los documentos y los procesos de un programa de gestión documental que se desarrollan en cada una de las etapas, con el objetivo de conocer cómo clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. También busca identificar los valores que tienen los documentos en cada fase del ciclo vital.
Implementación de una base de datos de Registros Civiles en el Archivo Genera...abamp
Actualmente es imprescindible la automatización de los archivos, por su crecimiento y por la necesidad de su recuperación. Por tanto, es necesario el uso de la tecnología aplicada a los archivos para estar al alcance de las necesidades actuales de las organizaciones.
Asimismo, para un acceso adecuado de la información se debe aplicar las normas internacionales de descripción archivística (ISAD(g), ISAAR, ISDF).
Administración documental en el entorno laboral (2)Yesika Sanchez
El documento habla sobre la administración documental en el entorno laboral. Explica que la administración documental implica organizar archivos de acuerdo a la normatividad y políticas de la institución. Luego clasifica diferentes tipos de documentos como textuales (notas, borradores) y no textuales (cintas magnéticas, mapas, fotografías, videos) según su soporte. Finalmente, destaca la importancia de la gestión documental para facilitar el acceso a documentos y la toma de decisiones en las empresas.
Administración documental en el entorno laboral Laura Galindo
Este documento describe los conceptos clave de datos, información y documento en el contexto de la administración documental en el entorno laboral. Explica que los datos describen hechos empíricos y que la información está compuesta por datos ordenados que permiten resolver problemas y tomar decisiones. Define el documento como cualquier objeto que ofrece información, independientemente del soporte en el que se encuentre.
El presente material ha sido elaborado para el estudio del Servicio Archivístico teniendo en cuenta un enfoque de estudio como proceso, se elaboró como material del Curso de Servicio Archivístico de la Escuela Nacional de Archiveros - Lima Perú
Autor Arch. David Yosip Coz Seguil
El documento proporciona los resultados de aprendizaje, unidades temáticas, conocimientos y criterios de evaluación para el puesto de trabajo de archivo. Los resultados de aprendizaje incluyen aplicar principios archivísticos y normas para organizar documentos de archivo. Las unidades temáticas cubren conceptos como sistemas de ordenamiento, herramientas tecnológicas y gestión documental. Los conocimientos se enfocan en recibir, radicar, distribuir y despachar documentos siguiendo procedimientos y normativas. Los criterios de evaluación incl
El documento habla sobre la organización documental en el entorno laboral. Explica que la gestión documental es importante para tener evidencia de las actividades de una empresa y requiere personal capacitado. También menciona que la Norma NTC 4095 busca que los archivos respondan a las necesidades actuales y sean accesibles pero también protegidos. Además, la norma ISAD(G) ayuda a ordenar y clasificar archivos teniendo en cuenta sus ciclos de vida.
Gestión documental taller 3 sandra garcia carol moracaritolmora1024
Este documento resume una visita realizada a un archivo público en Medellín, Colombia. Contiene preguntas realizadas sobre los procesos de gestión documental como la recepción de documentos, tablas de retención y valoración, transferencias, organización y conservación, procesos de orden y procedencia, archivo histórico, selección documental, foliación y consulta de documentos. Se detallan las respuestas recibidas sobre cada proceso y una evaluación general de la organización del archivo.
Este documento presenta los resultados de una actividad realizada por estudiantes de Ciencia de la Información y la Documentación para visitar los archivos de una entidad pública (Hospital San Pedro) y una privada (Policlínica La Unión) en Barranquilla. Los estudiantes realizaron preguntas sobre la gestión documental, identificaron conceptos archivísticos y procesos del ciclo vital de los documentos. Adicionalmente, indagaron sobre la normativa colombiana en materia de gestión documental.
Este documento presenta una guía de aprendizaje para un programa de formación complementaria virtual sobre administración documental en el entorno laboral. La guía explica las actividades, recursos y evaluaciones necesarias para que los aprendices adquieran los conocimientos sobre conceptos archivísticos, normatividad y procesos documentales. El objetivo es que los aprendices puedan conceptualizar la terminología archivística y organizar archivos de gestión de acuerdo con la ley y políticas institucionales.
Este documento describe la importancia de la clasificación de documentos en los archivos corporativos. Explica que los datos se convierten en información útil una vez son organizados y clasificados en documentos como cuadros comparativos. Luego detalla los pasos para clasificar diferentes tipos de documentos, incluyendo su soporte físico, y los tipos de documentos generados por diferentes actividades como correspondencia comercial, documentos contables y legales. El objetivo final es facilitar la búsqueda y recuperación rápida de información para la toma de decisiones.
Este documento presenta un taller sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. El taller contiene 11 preguntas que abarcan temas como la visita a archivos públicos y privados, la identificación de conceptos archivísticos, ejemplos de documentos conservados por su valor primario y secundario, la organización de series documentales, los procesos de gestión documental en cada etapa del ciclo vital, y aspectos relevantes del Decreto 2609 de 2012. El objetivo es que los estudiantes adquieran conocimientos sobre la
Este documento describe los conceptos básicos de la gestión documental. Explica que la gestión documental se refiere al control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento y uso de documentos de una organización. También presenta la definición de documento según la Norma ISO 15489 e introduce la importancia de implementar sistemas de gestión documental para organizar y optimizar el almacenamiento y recuperación de información en las organizaciones.
Taller etapas del ciclo vital del documentoGuio Tor A.
Este documento describe las etapas del ciclo vital de los documentos y los procesos de la gestión documental. Explica que el ciclo vital incluye las etapas de archivo de gestión, archivo central e histórico. También define ocho procesos de gestión documental como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. Finalmente, presenta el marco normativo para la gestión documental en Colombia.
Este documento describe los principios y etapas de la gestión documental, incluyendo la creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos. También cubre los diferentes tipos de información que deben gestionarse como documentos físicos y electrónicos, archivos institucionales, sistemas de información y más. Por último, detalla varios instrumentos archivísticos clave para la gestión documental como el cuadro de clasificación, tabla de retención, programa de gestión documental y otros.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
1) El documento describe una visita realizada por estudiantes a los archivos de una universidad pública y una privada con el fin de aprender sobre la gestión documental y el ciclo vital de los documentos.
2) En las visitas, los estudiantes realizaron preguntas sobre temas como la organización de documentos, tablas de retención, archivos de gestión y más.
3) También identificaron conceptos clave como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y explicaron su entendimiento de estos.
Este documento describe las diferencias entre datos, información y documentos. Explica que los datos son representaciones simbólicas de atributos o variables, la información está compuesta por datos ordenados que permiten resolver problemas y tomar decisiones, y los documentos son objetos que ofrecen información de manera escrita o no escrita. También presenta cuatro tipos de documentos importantes para la administración documental en las empresas: correspondencia comercial, documentos contables, documentos especiales y documentos legales.
Organización documental en el entorno laboral wilmar castañedawilmarcastasoto
Este documento describe los procesos de organización documental en el entorno laboral, incluyendo la clasificación, organización y descripción de documentos según la normatividad. Explica los pasos de clasificación de documentos, ordenación documental y descripción documental. Concluye que la organización de archivos en empresas es importante para poder consultar fácilmente documentos que se necesiten en el futuro.
La implementación de un programa de gestión documental permite incrementar la productividad de una organización al facilitar la ubicación y manejo de la información y reducir documentos no importantes. Ofrece ventajas como reducir los tiempos de consulta de documentos, los costos de archivo y recuperación de información, y mejorar el acceso a la documentación y la atención a clientes.
El documento presenta el proyecto SDTI (Servicio de documental para trabajadores independientes), una empresa creada para ofrecer soluciones de organización de archivos a trabajadores independientes. Explica la problemática de falta de organización documental que enfrentan los trabajadores independientes y cómo SDTI busca resolverla mediante asesoría y servicios de archivo. También incluye la misión, visión, objetivos y marco legal y histórico relevante para el proyecto. Finalmente, analiza la competencia en el mercado de servicios de archivo.
El documento presenta el proyecto SDTI (Servicio de documental para trabajadores independientes), una empresa creada para ofrecer soluciones de organización de archivos a trabajadores independientes. Explica la problemática de falta de organización documental que enfrentan los trabajadores independientes y cómo SDTI busca resolverla mediante asesoría y servicios de archivo. También incluye la misión, visión, objetivos y marco legal y histórico relevante para la ubicación y actividades del proyecto. Finalmente, analiza la competencia en el mercado de
Administración documental en el entorno laboral (2)Yesika Sanchez
El documento habla sobre la administración documental en el entorno laboral. Explica que la administración documental implica organizar archivos de acuerdo a la normatividad y políticas de la institución. Luego clasifica diferentes tipos de documentos como textuales (notas, borradores) y no textuales (cintas magnéticas, mapas, fotografías, videos) según su soporte. Finalmente, destaca la importancia de la gestión documental para facilitar el acceso a documentos y la toma de decisiones en las empresas.
Administración documental en el entorno laboral Laura Galindo
Este documento describe los conceptos clave de datos, información y documento en el contexto de la administración documental en el entorno laboral. Explica que los datos describen hechos empíricos y que la información está compuesta por datos ordenados que permiten resolver problemas y tomar decisiones. Define el documento como cualquier objeto que ofrece información, independientemente del soporte en el que se encuentre.
El presente material ha sido elaborado para el estudio del Servicio Archivístico teniendo en cuenta un enfoque de estudio como proceso, se elaboró como material del Curso de Servicio Archivístico de la Escuela Nacional de Archiveros - Lima Perú
Autor Arch. David Yosip Coz Seguil
El documento proporciona los resultados de aprendizaje, unidades temáticas, conocimientos y criterios de evaluación para el puesto de trabajo de archivo. Los resultados de aprendizaje incluyen aplicar principios archivísticos y normas para organizar documentos de archivo. Las unidades temáticas cubren conceptos como sistemas de ordenamiento, herramientas tecnológicas y gestión documental. Los conocimientos se enfocan en recibir, radicar, distribuir y despachar documentos siguiendo procedimientos y normativas. Los criterios de evaluación incl
El documento habla sobre la organización documental en el entorno laboral. Explica que la gestión documental es importante para tener evidencia de las actividades de una empresa y requiere personal capacitado. También menciona que la Norma NTC 4095 busca que los archivos respondan a las necesidades actuales y sean accesibles pero también protegidos. Además, la norma ISAD(G) ayuda a ordenar y clasificar archivos teniendo en cuenta sus ciclos de vida.
Gestión documental taller 3 sandra garcia carol moracaritolmora1024
Este documento resume una visita realizada a un archivo público en Medellín, Colombia. Contiene preguntas realizadas sobre los procesos de gestión documental como la recepción de documentos, tablas de retención y valoración, transferencias, organización y conservación, procesos de orden y procedencia, archivo histórico, selección documental, foliación y consulta de documentos. Se detallan las respuestas recibidas sobre cada proceso y una evaluación general de la organización del archivo.
Este documento presenta los resultados de una actividad realizada por estudiantes de Ciencia de la Información y la Documentación para visitar los archivos de una entidad pública (Hospital San Pedro) y una privada (Policlínica La Unión) en Barranquilla. Los estudiantes realizaron preguntas sobre la gestión documental, identificaron conceptos archivísticos y procesos del ciclo vital de los documentos. Adicionalmente, indagaron sobre la normativa colombiana en materia de gestión documental.
Este documento presenta una guía de aprendizaje para un programa de formación complementaria virtual sobre administración documental en el entorno laboral. La guía explica las actividades, recursos y evaluaciones necesarias para que los aprendices adquieran los conocimientos sobre conceptos archivísticos, normatividad y procesos documentales. El objetivo es que los aprendices puedan conceptualizar la terminología archivística y organizar archivos de gestión de acuerdo con la ley y políticas institucionales.
Este documento describe la importancia de la clasificación de documentos en los archivos corporativos. Explica que los datos se convierten en información útil una vez son organizados y clasificados en documentos como cuadros comparativos. Luego detalla los pasos para clasificar diferentes tipos de documentos, incluyendo su soporte físico, y los tipos de documentos generados por diferentes actividades como correspondencia comercial, documentos contables y legales. El objetivo final es facilitar la búsqueda y recuperación rápida de información para la toma de decisiones.
Este documento presenta un taller sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. El taller contiene 11 preguntas que abarcan temas como la visita a archivos públicos y privados, la identificación de conceptos archivísticos, ejemplos de documentos conservados por su valor primario y secundario, la organización de series documentales, los procesos de gestión documental en cada etapa del ciclo vital, y aspectos relevantes del Decreto 2609 de 2012. El objetivo es que los estudiantes adquieran conocimientos sobre la
Este documento describe los conceptos básicos de la gestión documental. Explica que la gestión documental se refiere al control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento y uso de documentos de una organización. También presenta la definición de documento según la Norma ISO 15489 e introduce la importancia de implementar sistemas de gestión documental para organizar y optimizar el almacenamiento y recuperación de información en las organizaciones.
Taller etapas del ciclo vital del documentoGuio Tor A.
Este documento describe las etapas del ciclo vital de los documentos y los procesos de la gestión documental. Explica que el ciclo vital incluye las etapas de archivo de gestión, archivo central e histórico. También define ocho procesos de gestión documental como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. Finalmente, presenta el marco normativo para la gestión documental en Colombia.
Este documento describe los principios y etapas de la gestión documental, incluyendo la creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos. También cubre los diferentes tipos de información que deben gestionarse como documentos físicos y electrónicos, archivos institucionales, sistemas de información y más. Por último, detalla varios instrumentos archivísticos clave para la gestión documental como el cuadro de clasificación, tabla de retención, programa de gestión documental y otros.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
1) El documento describe una visita realizada por estudiantes a los archivos de una universidad pública y una privada con el fin de aprender sobre la gestión documental y el ciclo vital de los documentos.
2) En las visitas, los estudiantes realizaron preguntas sobre temas como la organización de documentos, tablas de retención, archivos de gestión y más.
3) También identificaron conceptos clave como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y explicaron su entendimiento de estos.
Este documento describe las diferencias entre datos, información y documentos. Explica que los datos son representaciones simbólicas de atributos o variables, la información está compuesta por datos ordenados que permiten resolver problemas y tomar decisiones, y los documentos son objetos que ofrecen información de manera escrita o no escrita. También presenta cuatro tipos de documentos importantes para la administración documental en las empresas: correspondencia comercial, documentos contables, documentos especiales y documentos legales.
Organización documental en el entorno laboral wilmar castañedawilmarcastasoto
Este documento describe los procesos de organización documental en el entorno laboral, incluyendo la clasificación, organización y descripción de documentos según la normatividad. Explica los pasos de clasificación de documentos, ordenación documental y descripción documental. Concluye que la organización de archivos en empresas es importante para poder consultar fácilmente documentos que se necesiten en el futuro.
La implementación de un programa de gestión documental permite incrementar la productividad de una organización al facilitar la ubicación y manejo de la información y reducir documentos no importantes. Ofrece ventajas como reducir los tiempos de consulta de documentos, los costos de archivo y recuperación de información, y mejorar el acceso a la documentación y la atención a clientes.
El documento presenta el proyecto SDTI (Servicio de documental para trabajadores independientes), una empresa creada para ofrecer soluciones de organización de archivos a trabajadores independientes. Explica la problemática de falta de organización documental que enfrentan los trabajadores independientes y cómo SDTI busca resolverla mediante asesoría y servicios de archivo. También incluye la misión, visión, objetivos y marco legal y histórico relevante para el proyecto. Finalmente, analiza la competencia en el mercado de servicios de archivo.
El documento presenta el proyecto SDTI (Servicio de documental para trabajadores independientes), una empresa creada para ofrecer soluciones de organización de archivos a trabajadores independientes. Explica la problemática de falta de organización documental que enfrentan los trabajadores independientes y cómo SDTI busca resolverla mediante asesoría y servicios de archivo. También incluye la misión, visión, objetivos y marco legal y histórico relevante para la ubicación y actividades del proyecto. Finalmente, analiza la competencia en el mercado de
Este documento presenta una tarea sobre gestión documental que incluye instrucciones para explicar conceptos como el ciclo vital de los documentos, la unidad de correspondencia, los procesos de gestión documental, el decreto 2609 de 2012, la clasificación de archivos y los valores de los documentos. La tarea también pide resúmenes sobre el decreto y una circular, e identificar aspectos importantes de otros acuerdos.
Este documento describe los beneficios de implementar una política cero papel en las organizaciones. Explica que esta política involucra el uso de tecnologías digitales para crear, almacenar y gestionar documentos electrónicos de manera segura y eficiente. Al implementar una política cero papel, las organizaciones pueden mejorar la productividad, reducir costos y contribuir a la protección del medio ambiente al disminuir el consumo de recursos como papel.
El documento presenta las instrucciones para una tarea sobre gestión documental que incluye explicar el ciclo vital de los documentos, la importancia de las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental, el decreto 2609 de 2012, la clasificación de archivos y los valores de los documentos. El objetivo es lograr que los estudiantes comprendan las herramientas de gestión documental y puedan aplicar los procesos de manera práctica.
El documento presenta las instrucciones para una tarea sobre gestión documental que incluye explicar el ciclo vital de los documentos, la importancia de las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental, el decreto 2609 de 2012, la clasificación de archivos y los valores de los documentos. El objetivo es lograr que los estudiantes comprendan las herramientas de gestión documental y puedan aplicar los procesos de manera práctica.
Este documento presenta una guía para la administración de comunicaciones oficiales en la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. La guía establece los procedimientos para la recepción, registro, digitalización y distribución de comunicaciones internas y externas de la entidad, con el fin de normalizar estas actividades y garantizar un servicio eficiente. Adicionalmente, clasifica los diferentes tipos de comunicaciones que deben tramitarse a través de los grupos de correspondencia de la entidad y define las dependencias y funcionarios responsables de este proceso.
Presentacion subdireccion administrativa meci calidad definitivanjo692
La Defensoría del Pueblo es la institución estatal colombiana responsable de promover y proteger los derechos humanos. Tiene como misión promover, ejercer y divulgar los derechos humanos, protegerlos y prevenir sus violaciones, y fomentar el derecho internacional humanitario. Para 2016, su visión es ser reconocida a nivel nacional e internacional por su incidencia en la garantía de los derechos humanos y el derecho humanitario, atendiendo prioritariamente a grupos vulnerables.
El documento presenta el programa de trabajo 2013-2015 de la Planilla "Unidos por el Notariado" del Colegio Regional de Notarios Región Centro del Estado de Chiapas. El programa incluye un diagnóstico de la situación actual, líneas de acción, objetivos y metas enfocados en fortalecer la unidad notarial, mejorar la capacitación y servicios al gremio, y representar profesionalmente a los notarios de la región.
Exposicion rosario leon taller de coordinacion 20 23-09-07JUan Carlos Uribe
El documento describe un proyecto para promover los derechos ciudadanos y la participación a través de la documentación e identidad. El objetivo general es reducir la exclusión mediante el fomento del ejercicio de derechos ciudadanos con identidad. Los objetivos específicos incluyen desarrollar propuestas de registro, educar sobre derechos, facilitar la documentación de indocumentados y proponer una ley de filiación y registro ciudadano. El proyecto se implementará a través de foros locales, departamentales y nacionales para promover la deliber
Este documento describe los servicios y operaciones de una empresa de consultoría en gestión documental y archivos llamada Mundo Archivo S.A. Explica que ofrece servicios como consultoría en gestión documental, capacitaciones sobre procesos archivísticos a empleados, y administración de archivos de gestión y centrales para sus clientes de acuerdo a las normas nacionales. Su objetivo principal es preservar el patrimonio documental de sus clientes y facilitar el acceso a dichos archivos.
La empresa se dedica a brindar soluciones de gestión documental a otras empresas para organizar, administrar y conservar sus documentos de manera eficiente. Ofrece servicios como digitalización, organización de archivos, asesoría en bases de datos y almacenamiento de información. Su objetivo es satisfacer las necesidades de los clientes con calidad y cumpliendo con la ley general de archivos colombiana.
En esta presentacion se propone la elaboración de un plan de negocios para la creación de una empresa prestadora de servicios de asesoría y organización de archivos en la ciudad de Tunja.
En la presentacion se propone la elaboración de un plan de negocios para la creación de una empresa prestadora de servicios de asesoría y organización de archivos en la ciudad de Tunja.
Gestión de Documentos Digitales y su LegislaciónCARLA VARGAS
Este documento trata sobre la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica conceptos clave como gestión documental digital, construcción de documentos digitales, principios y software de gestión documental. También cubre temas como cero papel, gobierno en línea y la normatividad colombiana aplicable a documentos digitales. El objetivo es analizar los parámetros a tener en cuenta para gestionar documentos digitales en una organización y afianzar conocimientos sobre este tema.
La Corporación Desarrollo y Paz del Tolima está buscando contratar a un técnico o tecnólogo en Gestión Documental para un periodo de 4 meses. El candidato debe tener al menos 2 años de experiencia en administración documental y conocimiento de la normatividad documental colombiana. Entre sus responsabilidades estarán organizar, conservar y facilitar el acceso a los documentos de la corporación.
La guía presenta los 8 pasos de un Programa de Gestión Documental para la Dirección de Incorporación de la Policía Nacional. 1) Producción de documentos, 2) Recepción, 3) Distribución, 4) Trámite, 5) Organización, 6) Consulta, 7) Conservación, 8) Disposición final. El objetivo es normalizar de forma sistemática la gestión documental para estandarizar la información generada, dar seguridad y apoyar la toma de decisiones. Se explican conceptos clave y el marco normativo que rige la gestión document
esta guía fue elaborada pensando en los aprendices cuando se hacen muchas preguntas del programa de gestión documental, con el procedimiento de la organización archivista.
Informe sistematizacion de los archivos notariales y judicialesJosé Villa
Este documento propone la implementación de un sistema integral de información para sistematizar los servicios de la Dirección de Archivos Notariales y Judiciales. Se justifica la necesidad de modernizar la gestión de archivos y servicios para garantizar la seguridad jurídica, eficiencia y transparencia. Se detallan las actividades como elaborar un proyecto, diseñar una base de datos y software, programar el aplicativo, implementarlo piloto y evaluar resultados. Se solicita contratar un técnico informático por 3 meses para desarrollar el sistema acorde a los
El documento describe una empresa de consultoría llamada Progestión Occidente. Progestión Occidente ofrece servicios de asesoría, consultoría, capacitación y acompañamiento en diversas áreas como finanzas públicas, desarrollo económico local, ordenamiento territorial, desarrollo social y capital humano. La empresa está conformada por un equipo multidisciplinario de profesionales con experiencia en estas áreas. Su misión es brindar soluciones de calidad a entidades públicas y privadas para impulsar el desarrollo regional de manera s
Normatividad internacional archivisticamavicaher1408
Este documento presenta información sobre varias normas internacionales para la descripción archivística. Explica brevemente la ISAD(G) para la descripción general de archivos, las reglas de descripción multinivel, los elementos de descripción, la norma ISDF para la descripción de funciones, la norma ISDIAH para describir instituciones custodias y la vinculación entre descripciones.
Este documento describe un proyecto de trabajo grupal sobre tipologías museísticas y colecciones para estudiantes de la Universidad del Quindío. Incluye información sobre el Museo de Arte Colonial de Bogotá, como su historia, colecciones de arte colonial que incluyen pinturas y esculturas de los siglos XVI-XVIII, y tipos de retratos de la época colonial como retratos de donantes y retratos de ostentación. Los estudiantes deben analizar la tipología de este museo y describir sus colecciones.
La agricultura hidropónica es un método para cultivar plantas usando disoluciones minerales en vez de suelo. Históricamente se usa comercialmente para cultivar tomates, lechugas y otros vegetales. Hoy en día también es popular en huertas caseras, donde se pueden cultivar plantas solo con agua, fertilizante y aserrín.
Yogurt de mora-Proceso de la Fermentaciónmavicaher1408
Este documento describe el proceso de fermentación llevado a cabo por bacterias y levaduras. Explica que la fermentación es una oxidación incompleta que no requiere oxígeno y produce compuestos orgánicos. Luego presenta un ejemplo de fermentación usado comúnmente para producir yogurt de mora, el cual involucra mezclar leche entera, leche en polvo y yogurt, dejar fermentar la mezcla por 8 horas y agregarle dulce de mora.
Este documento describe la importancia de las bibliotecas como centros de información y conocimiento. Explica que las bibliotecas más relevantes en Bogotá son la Luis Ángel Arango, Virgilio Barco, El Tintal Manuel Zapata Olivella y Parque El Tunal. También menciona algunas de las bibliotecas más importantes en otras ciudades colombianas como Medellín, Cali e Ibagué. Por último, destaca 13 de las bibliotecas más bellas del mundo y sus características arquitectónicas únicas.
Este documento presenta un resumen del curso de Expresión Oral y Escrita para el medio laboral de María Victoria Caviedes. Explica que trabaja en la empresa SPN 4-72, la cual ofrece servicios de administración de correspondencia para otras empresas. Su propuesta de cambio es dar más importancia a la documentación en su trabajo en el Grupo de Gestión Documental para asegurar que cumpla con su propósito y sea tratada adecuadamente.
Examen de Selectividad. Geografía junio 2024 (Convocatoria Ordinaria). UCLMJuan Martín Martín
Examen de Selectividad de la EvAU de Geografía de junio de 2023 en Castilla La Mancha. UCLM . (Convocatoria ordinaria)
Más información en el Blog de Geografía de Juan Martín Martín
http://blogdegeografiadejuan.blogspot.com/
Este documento presenta un examen de geografía para el Acceso a la universidad (EVAU). Consta de cuatro secciones. La primera sección ofrece tres ejercicios prácticos sobre paisajes, mapas o hábitats. La segunda sección contiene preguntas teóricas sobre unidades de relieve, transporte o demografía. La tercera sección pide definir conceptos geográficos. La cuarta sección implica identificar elementos geográficos en un mapa. El examen evalúa conocimientos fundamentales de geografía.
José Luis Jiménez Rodríguez
Junio 2024.
“La pedagogía es la metodología de la educación. Constituye una problemática de medios y fines, y en esa problemática estudia las situaciones educativas, las selecciona y luego organiza y asegura su explotación situacional”. Louis Not. 1993.
SEMIOLOGIA DE HEMORRAGIAS DIGESTIVAS.pptxOsiris Urbano
Evaluación de principales hallazgos de la Historia Clínica utiles en la orientación diagnóstica de Hemorragia Digestiva en el abordaje inicial del paciente.
ACERTIJO DESCIFRANDO CÓDIGO DEL CANDADO DE LA TORRE EIFFEL EN PARÍS. Por JAVI...JAVIER SOLIS NOYOLA
El Mtro. JAVIER SOLIS NOYOLA crea y desarrolla el “DESCIFRANDO CÓDIGO DEL CANDADO DE LA TORRE EIFFEL EN PARIS”. Esta actividad de aprendizaje propone el reto de descubrir el la secuencia números para abrir un candado, el cual destaca la percepción geométrica y conceptual. La intención de esta actividad de aprendizaje lúdico es, promover los pensamientos lógico (convergente) y creativo (divergente o lateral), mediante modelos mentales de: atención, memoria, imaginación, percepción (Geométrica y conceptual), perspicacia, inferencia y viso-espacialidad. Didácticamente, ésta actividad de aprendizaje es transversal, y que integra áreas del conocimiento: matemático, Lenguaje, artístico y las neurociencias. Acertijo dedicado a los Juegos Olímpicos de París 2024.
1. GESTION DOCUMENTAL II
Trabajo De Campo
ELABORADO POR:
MARIA VICTORIA CAVIEDES HERNANDEZ
CC 20.688.225
Mariavc25@hotmail.com
Gestión Documental II
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
Bogotá, 13 de septiembre de 2014
2. GESTION DOCUMENTAL II
Trabajo De Campo
ELABORADO POR:
MARIA VICTORIA CAVIEDES HERNANDEZ
CC 20.688.225
Mariavc25@hotmail.com
Gestión Documental II
DOCENTE:
MARÍA CLEMENCIA RIVERA CRUZ
Tutor virtual
GESTION DOCUMENTAL II
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
Bogotá, 13 de septiembre de 2014
3. OBJETIVO
Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor.
OBJETIVO
Presentar un informe de visita realizada a una entidad especialmente dentro de la unidad
de archivo teniendo en cuenta normatividad, revisión de procesos, compartiendo e
interpretando la información recolectada.
4. OBJETIVO
Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor.
INTRODUCCION
Para abordar los conocimientos acerca de gestión documental y poder dar un concepto y
tener claros los procesos que se desarrollan internamente se hace necesario conocer la
normatividad archivística, conocer el funcionamiento de la entidad, realizar diagnósticos,
entrevistar a los involucrados en los procesos, solo de esta forma se puede tener la certeza
de no descuidar ninguno de los aspectos.
Muchas por veces por desconocimiento no aportamos todo el conocimiento y las
orientaciones necesarias para mejorar la calidad de las áreas de Gestión documental y lo
peor que muchas veces podemos aportar ideas para evitar inconvenientes a futuro.
Lamentablemente hoy en día no damos la verdadera importancia y dejamos de lado
nuestra misión, la de ser colaboradores y no aportamos el cien por ciento de nuestras
habilidades y conocimientos.
5. OBJETIVO
Presentar actividad según las instrucciones de la tutora para adquirir los conocimientos y las habilidades de un perfil de consultor.
A continuación expongo
resultado de la visita realizada a
la empresa SERVICIOS POSTALES
NACIONALES 4-72
6. SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
Es el operador postal oficial de Colombia y por lo tanto
somos los únicos prestadores de servicios de Correo,
Giros Postales Nacionales e Internacionales.
Somos la empresa a la cual le ha sido asignada la
responsabilidad de garantizar un servicio postal universal
de calidad, competitivo y de alcance universal.
Ofrecemos un amplio portafolio de productos y servicios
de correo y mensajería expresa mediante la red de mayor
cobertura a nivel nacional.
7. MISIÓN
Brindar la propuesta de valor más innovadora
en transporte logístico y postal, ofreciendo soluciones
especializadas a las necesidades de sus clientes,
obteniendo el mayor retorno de inversión a sus
accionistas y logrando un alto nivel de motivación
de sus empleados bajo un compromiso social con
la comunidad y el medio ambiente.
VISIÓN
Ser reconocidos como el operador líder en soluciones
logísticas y postales en el mercado colombiano a nivel
del sector oficial como privado.
8. ORGANIGRAMA
“Estructura Organizacional. Elemento de Control, que
configura integral y articuladamente los cargos, las funciones,
las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en
la Entidad Pública, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos
y actividades de conformidad con su Misión.”
“Responsabilidad de la Alta Dirección. La alta dirección debe
asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y
autoridad en materia de Control Interno, están definidas y
comunicadas dentro de la Entidad.”
9.
10. NATURALEZA JURÍDICA Y OBJETO SOCIAL
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., es una
sociedad pública, vinculada al Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
creada bajo la forma de sociedad anónima. La sociedad
tiene autonomía administrativa, patrimonial y
presupuestal.
Su organización, funcionamiento y en general el régimen
jurídico de los actos, contratos, servidores y las relaciones
con terceros es el previsto para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado
conforme a lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 38 de la Ley 489 de
1998, las cuales de acuerdo con los artículos 85, 86, y 93 de la Ley 489 de 1998,
desarrollan sus actividades conforme a las reglas de derecho privado con las
excepciones que consagre específicamente la ley.
11. EL OBJETO SOCIAL DE SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ES:
1. Servicios Postales, que comprenden la prestación
del servicio de correo nacional e internacional, el servicio
de mensajería expresa y los servicios postales de pago.
2. Soluciones logísticas de gestión y mercadeo de redes de
comunicación a ser utilizadas en la prestación y complemento
de servicios postales.
3. La prestación de los servicios de transporte de carga nacional e internacional, aérea,
terrestre, marítima y multimodal, de toda clase de mercancías.
12. 4. Consultoría relacionada con el envío, transito,
recepción, clasificación o entrega de mercancía,
información, y mensajes a propósito o con motivo
de la prestación del servicio postal, de correo y de
mensajería especializada; gestión y coordinación de
redes de encaminamiento postal; diseño y optimización
de procesos de encaminamiento de servicios o
mercancía; gestión e intermediación de redes físicas
o virtuales de comunicación relacionadas con la
prestación de los servicios postales; generación de
soluciones de embalaje y empaquetamiento de servicios postales.
5. Correo electrónico certificado por cuenta propia o en alianza con terceros.
6. Adquisición, comercialización, custodia, distribución y venta de formularios,
cartillas, publicaciones e impresos en general.
13. 7. Emitir en nombre de la Nación y en forma privativa las especies postales, custodiarlas,
tutelarlas y comercializarlas.
8. Actuar como corresponsal no bancario y No Bursátil,
así como prestar todos los servicios postales de pago que
en virtud de los Tratados Internacionales le correspondan
al Operador Postal Nacional o pueda prestar por su cuenta
según la legislación nacional, admitir, cursar y pagar giros
nacionales e internacionales.
9. Cobranza y recaudo de dineros o valores generados a
propósito de la prestación de servicios postales.
10. Administración de centros de acopio de correspondencia, mercancía y recaudos de
cartera.
14. 11. Ofrecer y prestar sus servicios a sociedades,
entidades o individuos del sector público y privado,
comprar, vender o alquilar los bienes necesarios para
el desarrollo normal del objeto social
12. Desarrollar todas aquellas actividades u operaciones
que de acuerdo con su naturaleza le imponga la ley, los
decretos, resoluciones y demás instrucciones o acuerdos
administrativos provenientes del nivel nacional.
13. En desarrollo de su objeto la sociedad podrá realizar todas las actividades conexas y
complementarias con el mismo tales como, prestar el servicio de fotocopiado, envió de
fax e impresión.
21. Teniendo en las
negociaciones comerciales y las
solicitudes de los clientes en cuanto
al servicio de gestión documental,
la entidad se ve en la necesidad que
crear una unidad de negocio que
tramitara todas las solicitudes en cuanto al manejo
de personal que se requiera vincular a los proyectos
tanto de Gestión Documental como áreas de
Correspondencia.
22. y es en este momento
donde nace el área de
CONTRATOS
EXTERNOS
(Octubre de 2012)
23. Por ser una área nueva debe
estructurar todos los procesos
desde el momento que produzca
la documentación hasta tener en
cuenta y planificar su disposición final.
Partiendo de esto debe contar con personal
capacitado y conocer la normatividad para
actuar conforme a las disposiciones legales y
ajustar cada uno de sus funciones de acuerdo
a esta.
24. ANTECEDENTES Y NORMATIVIDAD
Aun cuando para cualquier organización la necesidad de conservar documentos
que en el futuro podría necesitar se presenta desde su nacimiento, y aun
cuando la necesidad de racionalizar la cantidad y tipo de documentos a
conservar siempre ha existido, tal vez en el pasado con menor intensidad, sólo
en años recientes se ha visto la urgencia de aplicar criterios y procedimientos
técnicos de selección documental y por lo mismo la necesidad de establecer y
aplicar metodologías que orienten la unidad en la organización de fondos
documentales.
La archivística tradicional no advirtió la necesidad de aplicar medidas de
selección documental; antes por el contrario uno de sus principios establecía
que se debía conservar hasta la más mínima evidencia y nada se podía eliminar.
25. Si bien disposiciones diferentes categorías (leyes, códigos, acuerdos, resoluciones, estatutos de
empresas, etc.) han contemplado desde hace bastantes años aspectos sobre vigencia de documentos,
hasta antes de la creación del Archivo General de la Nación no se había estructurado una política y
unos procedimientos que desarrollen los objetivos de la selección documental.
No obstante lo anterior, el personal que tradicionalmente ha manejado los archivos, han aplicado
medidas de acuerdo a su criterio. Estas prácticas se han dado, sobre todo por razones de falta de
espacio en las estanterías de los archivos. Para determinar los documentos a eliminar se han aplicado,
en forma aislada, criterios como antigüedad del documento, poca consulta, deterioro del mismo,
formatos difíciles de archivar, etc. De todas maneras, el procedimiento de estas acciones que se han
utilizado no pueden considerarse adecuado para decidir la eliminación del documento.
Con la creación del Archivo General de la Nación en 1989 a través de la Ley 80, se le dio una base legal
más sólida a la política archivística y se encargó a esta entidad de promoción. En efecto dentro de las
funciones asignadas al A.G.N. pueden resaltarse las siguientes por estar directamente relacionadas
con el objetivo de este documento:
Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado
del patrimonio documental de la nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia se adopte.
26. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la nación, así
como el que se le confíe en custodia.
Por esto es importante tener como punto de partida la Aplicación de Normas del Archivo General de la
Nación , Entre las cuales podemos destacar:
Ley 80 de 1989 por la cual se crea el archivo General de la nación
Acuerdo 07 de 1994 por el cual se expide el Reglamento General de Archivos
Ley 594 de 2000 – Por la cual se dicta la ley general de archivos y otras disposiciones.
Acuerdo 02 de 2004. -Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
Acuerdo 11 de 1996.-Establece criterios de conservación y organización de documentos.
Acuerdo 42 de 2002.- Establece los criterios para la organización de los archivos de Gestión en las
entidades publicas y las privadas que cumplan funciones publicas, se regula el Inventario Documental.
Circular 004 de 2003.- Organización de las Historias Laborales
Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012.- Gestión Documental, Programas de Gestión Documental
27. ANALISIS DEL PROCESO
Para abordar el análisis es importante destacar el desarrollo actual del mismo
desde el interior de la empresa, los conceptos que hacen parte del mismo y los
procesos utilizados en el área.
DESARROLLO DEL PROCESO ACTUAL
El personal del área de contratos externos produce documentación y tramita
solicitudes constantemente en uso de sus funciones, esta llega tanto física como
por correo electrónico.
Es importante mencionar que hay muchas solicitudes que se tramitan
electrónicamente y no se maneja soporte físico, esto teniendo en cuenta la
directriz presidencias 0 papel (04 de 2012).
28. La documentación con la que dispone el área de Contratos Externos es la
siguiente:
50
2
20
4 2 4
12
110
10 12
1 1 1
25
120
100
80
60
40
20
0
DOCUMENTOS CONTRATOS EXTERNOS
CANTIDAD EN METROS LINEALES
29. Como se puede observar la mayor cantidad de Documentación con que cuenta
el área de Contratos Externos es HISTORIAS LABORALES, ya que la principal
función es proveer el personal para los diferentes proyectos.
30. Dentro del tratamiento que se le dan a los documentos se realizan los procesos técnicos,
siempre teniendo en cuenta los parámetros del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
El personal del área de Historias Laborales de contratos externos organiza la
documentación entregada por el área de contratación del colaborador contratado dentro
de la unidad de negocio de Contratos Externos de Servicios Postales Nacionales S.A.
(clasificar, ordenar, describir) .
Descripción: Verificar, clasificar, reparar (en caso de daño físico del documento) y ordenar
la documentación del funcionario contratado, teniendo en cuenta el principio de orden
original y el principio de procedencia. De tal forma que al revisar el expediente el primer
documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más
reciente. Y se recomienda que cada carpeta contenga 250 folios máximo.
Foliación: se realiza el proceso de foliación. La foliación debe ser consecutiva de 1 a N
independientemente del número de carpetas Ej. Carpeta 1 Folios 1 – 200, carpeta 2 Folios
200 – 400.
31. Ubicación: se cuenta con estantes fijos.
Inventario: se cuenta con una base en Excel que contiene información básica de la
documentación, La alimentación de la base en Excel permite tener información,
control y localización de la Historias Laborales.
Para efectos del ordenamiento físico de los documentos sus anexos, sus copias y en
general todos los soportes documentales de las actuaciones que consten por escrito,
serán protegidos por carpetas desacificadas de color blanco adecuadas para la
conservación documental, con aleta vertical total que identifica la serie documental,
la legajación y ordenamiento de los folios se hará con máximo 200 folios; debe
ceñirse a la metodología y técnica archivística utilizada; es decir, su presentación
debe ser formando ángulo recto en la parte superior; esto se logra con la
homogenización en la perforación de los documentos.
32. Conservación:
Las unidades de conservación de los documentos deben hacerse en carpetas
individuales; aclarando que la documentación que se conserva en cada unidad
documental no debe estar mezclada sino que se debe hacer por cada serie
documental; la carpeta utilizada es doble aleta, desacificada con su respectivo
gancho legajador.
Estas carpetas se conservan dentro de cajas x-200.
33. El rotulo en la carpeta nos permitirá identificar a que funcionario pertenece la historia
laboral a su vez el proceso al cual pertenece; la fecha en que inicio y finalizo su labor.
El área aplica normas establecidas a nivel de la entidad, aunque esta área en este
momento esta siendo incluida dentro del organigrama y para este fin se están
estableciendo los formatos para que sean parte integral así como lo hacen parte otras
áreas.
No se puede desconocer que aunque no tiene al cien por ciento todo establecido si ha
tratado de guiarse por la normatividad vigente.
Esta área en este momento depende d la Vicepresidencia de Soporte Corporativo y toda
la documentación será parte integral de esta vicepresidencia la cual será incluida en la
Tabla de Retención que se esta estructurando en estos momentos.
34. Aunque ya existen unos tiempos establecidos para cada fase de archivo de la entidad,
para esta ara se ha tenido la documentación como si fura el Archivo de Gestión lo cual se
mantendrá hasta tanto no se establezcan los tiempos dentro de la TRD de la entidad.
Por el momento esta área no ha hecho ninguna transferencia al Archivo Central “sostiene
la Técnico de Gestión Documental que esta a cargo del Archivo de Contratos Externos-
Yadira Saavedra Galindo)
35. Por otra parte teniendo en cuenta otros procesos de la entidad se podría decir
que el proceso de digitalización a avanzado enormemente sobre todo teniendo
en cuenta que la razón de la entidad es la entrega de correo a nivel mundial, es
una prioridad que el usuario conozca de primera la trazabilidad de sus envios se
hace necesario contar con un aplicativo donde se alimente constantemente cada
movimiento de su envío.
Por esta razón la entidad cuenta con un aplicativo llamado SIPOST donde se
puede consultar la información e incluso el usuario ve la guía digitalizada donde
consta quien lo recibo, fecha y hora.
Esto es un avance significativo en cuanto a tecnología se refiere.
La información contenida en este documento es de tipo académico, se toma del portal de la pagina
web de la entidad sin animo de causar perjuicios, ni daños al buen nombre de la entidad.
36. CONCLUSIONES
Como estudiante de Ciencias de la Información considero que el desarrollo y aplicación de ejercicios
prácticos como este permite que adquiramos el conocimiento de una manera más real.
Realizar un diagnostico no es fácil sobre todo si tenemos en cuenta que debemos adentrarnos en los
procesos de otras personas y a las que en ocasiones les molesta o les es indiferente esta situación y no
brindan su mejor apoyo, es aquí donde debemos usar nuestra creatividad para poder obtener la
información que se requiere.
Evaluar nuestro entorno permite dar aportes que contribuyan al mejoramiento de la calidad en los
procesos y hacer que la compañía para la cual trabajos cuente con esos aportes.
Debemos conocer la normatividad que rige para cada caso ya que con esto podremos brindar
información efectiva y poder dar sugerencias para solucionar los inconvenientes y poder a la vez cumplir
con las directivas normativas.
DOCUMENTACION
CANTIDAD EN METROS LINEALES
CONTRATOS COMERCIALES
50
ACTAS DE INICIO Y FINALIZACION CONTRATOS COMERCIALES
2
ACTAS DE SEGUIMIENTO EJECUCION COMERCIAL
20
INFORMES DE CARTERA
4
INFORMES DE CONTRATACION
2
SOLICITUDES DE PERSONAL
4
PAGOS SEGURIDAD SOCIAL
12
HISTORIAS LABORALES
110
PROCESOS DE SELECCIÓN DESCARTADOS
10
ENTREGAS DE DOTACION
12
ACTAS DE ENTREGA DE INSUMOS
1
ACTAS DE ENTREGA DE EQUIPOS DE COMPUTO
1
ACTAS DE ENTREGA EQUIPOS DE COMUNICACIÓN
1
FACTURAS DE PROVEEDORES
25
TOTAL
254