1. “Cuando los ciudadanos adviertan claramente el papel social
de los archivos en especial para la administración y la cultura
y los definan como centros de información y no como
depósitos de papeles viejos, muchas cosas cambiaran en la
propia administración y esta será más fluida y transparente,
muchos derechos se ejercerán con mayor facilidad, surgirán
espontáneos y más eficaces controles sobre gestión, y en fin, el
patrimonio documental se enriquecerá aun más en la medida
en que se modernice y tecnifique el trabajo de los archivos”
- AGN

2. ¿COMO INFLUYE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL?
ELVIS FREYLE COBA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BARRANQUILLA
2013

3. ¿COMO INFLUYE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL?
ELVIS FREYLE COBA
TUTORA: MARIAALEXANDRA LEÓN MARTINEZ
LICENCIADA EN EDUCACIÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BARRANQUILLA
2013

4. TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
5
OBJETIVO GENERAL
6
OBEJETIVOS ESPECÍFICOS
7
QUE ES GESTION DOCUMENTAL
8
QUE ES LA COMUNICACION ORGANIZACIONAL
9
BENEFICIOS QUE REPORTA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL?
10
POR QUÉ ES IMPORTANTE ESTABLECER LOS FLUJOS
DOCUMENTALES EN LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL? 11
GESTIÓN DOCUMENTAL = COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
EFECTIVA 12

5. INTRODUCCION
El presente trabajo se refiere a ¿cómo influye la gestión documental
en la comunicación organizacional? Que se puede decir que
normalizar los procesos, establecer los flujos documentales en la
adecuada gestión documental, crea mecanismos efectivos de
comunicación y generan productividad en las empresas. La
importancia de abordar este tema es que ayuda a concientizar a los
estudiantes y futuros profesiones en Ciencia de la Información y la
Documentación, Bibliotecología y Archivística acerca del rol que
deben desempeñar en su campo laboral y cuáles son las propuestas
de cambio que quieren ofrecer.
5
Para el desarrollo de este trabajo se tomaron como punto de partida
las experiencias vividas en el campo de la gestión documental y la
consulta de distintas fuentes documentales que brindan información
de lo que es la Comunicación Organizacional y la Gestión
Documental.

6. OBJETIVO GENERAL
Dar a conocer la importancia que tiene la gestión
documental en la comunicación organizacional.
6
PGD
Toma de decisiones
Acuerdos con clientes
Productividad
Definición de Roles

7. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Establecer el papel de la gestión documental en el
proceso de comunicación.
Identificar las ventajas del proceso de
producción, circulación y consumo de
significados entre una organización.
Reconocer como el establecimiento de flujos
documentales, logra crear una comunicación
efectiva en la organización.
7
Importancia de la normalizar la comunicación
oral y escrito para el proceso de comunicación
dentro de la organización.

8. QUE ES GESTIÓN
DOCUMENTAL?
Conjunto de normas técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de
los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació
debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por
escrito para dar fe de los hechos.
8

9. ¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL?
La comunicación organizacio
nal consiste en el proceso
de emisión y recepción
de mensajes dentro de
una organización compleja
La comunicación distingue tres sistemas:
 Operacionales, se refiere a tareas u
operaciones.
 Reglamentarios, órdenes e instrucciones.
 Mantenimiento, relaciones públicas,
captación y publicidad. 9

10. BENEFICIOS QUE REPORTA LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL?Facilita la gestión de la identidad
corporativa.
La comunicación entre
dependencias es
efectiva
Permite tener mayor
fluidez para
mantener una buena
relación con
usuarios
Se normaliza el lenguaje
organizacional a partir de los
metadatos prestablecidos.
10

11.  Aseguran el trámite, las
responsabilidades y
respuestas oportunas a
clientes y proveedores.
 Ofrece facilidad para Pasar
de un flujo documental
basado en papel a un diseño
digital, basado en
documentos electrónicos.
 Mejora la productividad y
eficiencia en los procesos
corporativos
11
POR QUÉ ES IMPORTANTE ESTABLECER LOS
FLUJOS DOCUMENTALES EN LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL?

12. GESTIÓN DOCUMENTAL = COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
EFECTIVA
Ciclo de vida de los documentos
Permite racionalizar el espacio y organizar su
trabajo espacio
Centralizar el recibo y la distribución
Control, seguimiento y mejora de procesos
Comunicación efectiva y productividad
Establecer entradas y salidas
12

13. ENSAYO - ¿COMO INFLUYE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
EN LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL?
La gestión documental es muy
antigua y nace por la necesidad
de registrar los hechos, las
primeras culturas, los
descubrimientos y avances de
todo tipo; sin embargo en el
mundo actual los avances
tecnológicos obligan a cambiar
la forma de pensar, leer,
escribir, interpretar y gestionar
la información. Las distancias
se han acortado, el tiempo de
respuesta y transferencia de
datos es inmediata, esto genera
una poderosa sinergia que
demanda agilizar todos los
procesos y la comunicación
entre clientes y proveedores.
13

14. El Profesional en Ciencia de la
Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística, está
llamado a diseñar e implementar
sistemas de información y
programas de gestión documental
acordes a las necesidades de las
empresas y los usuarios en
general, que generen valor
agregado a la función del
Bibliotecaria o Archivística; de
modo que se puedan construir
eficientes redes de información y
la comunicación de cada
comunidad sea efectiva.
14
ENSAYO - ¿COMO INFLUYE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
EN LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL?

15. Con todo lo recorrido hasta aquí;
apoyado en las nuevas disposiciones
legales, políticas de gobierno y políticas
institucionales vemos como la Gestión
Documental y la Comunicación
Organizacional están tomadas de la
mano, debido a que una adecuada
gestión de la información (Física,
electrónica, audio-visual, otros) y una
adecuada cultura de comunicación
organizacional son capaces de construir
una red de interacción productiva para
la administración, las operaciones, el
mercadeo y la retroalimentación de
proveedores y clientes que contribuyen
al mejoramiento continuo.
15
ENSAYO - ¿COMO INFLUYE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
EN LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL?

16. Solo el profesional que domina
ampliamente las herramientas
de Expresión Oral y Escrita,
puede generar propuestas de
cambio en la comunicación
organizacional a partir de una
buena Gestión Documental.
16
ENSAYO - ¿COMO INFLUYE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
EN LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL?

17. CONCLUSIONES
Podemos concluir que los profesionales
en Ciencia de la Información y la
Documentación, Bibliotecología y
Archivística tienen el reto de tomar las
nuevas disposiciones legales, las nuevas
TIC´S y aplicar lo aprendido en
Expresión Oral y Escrita para
estructurar Programas de Gestión
Documental que se ajusten a las
necesidades de información, fomentar la
normalización de las comunicaciones
para generar un verdadero cambio
cultural y productivo en las empresas
donde laboran. 17

18. ANEXOS
Gestión documental - Las 5 patas de un proyecto integral:
http://www.youtube.com/watch?v=aL0I9L-wkXU
18
Documental - Cortometraje - Ese no es mi problema:
http://www.youtube.com/watch?v=ppRRem1I9rw
Comunicación efectiva:
http://www.vidaemocional.com/index.php?var=05,03
Antonia Heredia Herrera: «Como archiveros no
podemos transmitir términos equívocos» :
http://usbnoticias.info/post/4877

19. BIBLIOGRAFIA
Breve historia de la gestión documental, tomado de:
http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2009/09/05/breve-historia-de-la
gestion-documental-de-la-wikipedia-45/
Como se realiza una introducción en un trabajo escrito?; Tomado de :
http://www.buenastareas.com/ensayos/Como-Se-Realiza-Una-
Introducci%C3%B3nEn/6419263.html
Flujos Documentales: Procesos de captura, integración y distribución
documental.
Tomado de: http://www.ops-servicios.es/blog/2012/05/30/flujos-documentales
procesos-de-captura-integracion-y-distribucion-documental/
19

20. BIBLIOGRAFIA
Gestión documental; Tomado de:
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
Gestión Documental y Calidad; Tomado de:
http://www.mundoarchivistico.com.ar/?menu=articulos&id=212
La Comunicación Organizacional; Tomado de:
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_organizacional
20