1. GESTIÓN DOCUMENTAL
Abarca el ciclo de vida
Completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente
que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas
Unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función
de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de la
Trayectoria de la Universidad.” (Universidad de Málaga. Archivo General.
2006).
Por otro lado se comenta que la gestión documental según Fernández Gil,
Paloma (1999) “pretende abarcar desde la elaboración de los documentos
Hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.”
Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de
Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividades
Administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
Organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
Desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
Utilización y conservación”
Ahora podemos decir, tomando las ideas anteriores, que la gestión
documental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los
documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la produccióndel mismo,
has.
LA CADENA DOCUMENTAL.
Los Centros de Información y Documentación tienen un objetivo esencial
consistente en ofrecer al colectivo de usuarios para el que trabajan la
información que necesiten, bien sea de forma puntual o de forma permanente,
en respuesta a una demanda concreta o bien anticipándose a sus deseos y, todo
ello, con la mejor relación calidad-precio posible. Para ello deberán articular
una serie de operaciones que, en conjunto, constituyen la cadena documental,
integrada por operaciones de entrada y tratamiento, operaciones de salida y
difusión y operaciones de mantenimiento.
Operaciones de entrada:Son aquellas que conducen a la formación de los depósitos
de documentos y a la producción de representaciones de estos que formarán los ficheros
interrogables, manuales o informáticos. Son las siguientes:Selección y adquisición de
documentos: Es la operación por la cual el Centro de Documentación determina los
documentos que serán procesados y, en su caso, adquiridos. Esta operación exige el
conocimiento, por parte de la persona o personas encargadas,de toda la producción
documental del área en la que se está trabajando. El establecimiento de una política de
selección adecuada irá en función de los factores siguientes: Personal y recursos
disponibles; Especialización del centro; Objetivos y prioridades; Naturaleza del centro;
Tipo de servicios y usuarios; y Relaciones con otras unidades.
Operaciones de salida. La difusion.La difusión es el proceso por el cual se transmiten
al usuario la información o los documentos que necesita o bien se le da la posibilidad de

2. acceder a ellos. Es el desenlace de todo el proceso documental ya que todo Centro
recoge y procesa información con el propósito de difundirla, siendo la difusión la
verdadera razón de ser de la Documentación. No hay una forma única de difusión, sino
diferentes tipos de productos y servicios capaces de vehicular información hacia los
usuarios. Sin embargo, con el objeto de sistematizar pueden distinguirse dos formas
básicas de difusión, la difusión bajo demanda y la difusión documental.
Operaciones de mantenimiento:Son aquellas que permiten llevar a cabo y mejorar
las funciones básicas de la cadena documental: Selección, elaboración o mejora de los
útiles conceptuales utilizados (Tesauros, normas, programas, etc.) y de los equipos
técnicos necesarios; Planificación, organización y gestión de los centros);
Establecimiento de circuitos de circulación de documentos; Promoción de la
publicación y edición; Formación de usuarios. En definitiva, el trabajo del centro de
documentación consistirá, en cierto modo, en la transformación de documentos
originales en instrumentos de referencia que los representen destinados a facilitar a los
usuarios la colecta de informaciones útiles para sus necesidades concretas.
El proceso documental:
El proceso o cadena documental es la razón fundamental de un centro de
documentación
1. Llegada del documento
2. Consulta por parte del usuario
Proceso o cadena documental
1) Establecer la identidad del documento, mediante la descripción bibliográfica que se
consigna en una referencia bibliográfica(descripción, catalogación o registro)
2) Descripción del contenido o análisis documental Difusión
Indización: extraer palabras clave representativas
Resumen documental: condensación
Las tareas básicas del proceso documental son:
1. Selección documental
2. Análisis y síntesis del documento
3. Búsqueda
4. Difusión documental
1)Selección documenta: Consiste en escoger, entre una gran multitud de
documentos que se producen al año, aquéllosque cubrenel campo definido por la
necesidad informativa.
2)Análisis documental
Conjunto de operaciones cuyo resultado consiste en representar el contenido de un
documento de forma diferente al original, con el fin de facilitar su consulta o
recuperación posterior
Por tanto, da lugar a la elaboración de undocumento secundarioo conjunto de
referencias bibliográficas a lascuales irán dirigidas las preguntas de información
documental de los usuarios. Estas operaciones son de dos tipos:

3. Descripción bibliográfica y catalogación (Análisisexterno)
Indización y resumen documental (Análisis interno)Portal
Catalogación:describe el documento para su identificaciónfísica
Indización:se escogen los conceptos más adecuados para representar el contenido de
un documento (de qué trata) y la traducción de estos conceptos a términos extraídos de
un lenguaje documental. Se pretende desarrollar un sistema que permita la búsqueda de
los documentos por los temas que tratan
Resumen:breve descripción del contenido de un documento
3)Búsqueda documental
Es aquel procedimiento manual, mecánico, automático o intelectual que hay que seguir
para obtener, de todo el fondo bibliográfico analizado previamente, aquellos
documentos o referencias que respondan a cada consulta específica
¿Qué es un sistema de información documental?
Es el conjunto ordenado de procedimientos normalizados que permite la gestión de los
documentos y la explotaciónmetódica de la informacion mediante las tecnologías
adecuadas. Procurar y discernir las fuentes de informacion necesarias, almacenar en un
repositorio seguro la informacion recogida, cualquiera que sea su naturaleza y sobre
cualquier soporte, analizar y sintetizar los contenidos, normalizando su representacion
para permitir la interoperabilidad entre sistemas, elaborar y canalizar la salida de
productos documentales de valor añadido y disponer de la informacion en reserva,
conservarla y actualizarla para poder suministrar los datos a demanda son los objetivos
de la gestión documental, facilitados por las tecnologías y las comunicaciones.
Sistema o plataforma AlejandriaAlejandría es una plataforma que facilita el
desarrollo y la implantación de sistemas de teleinformación bien diseñados desde el
punto de vista de Arquitectura de Información, que nace de la fusión del conocimiento
de ciencias de la información (bibliotecología, archivología, gestión documental, redes
de información, etc.) con el conocimiento de tecnologías de la información (sistemas,
software, bases de datos, informática, computación, tecnologías Web, etc.).
Normalmente las herramientas que usan el computador para asistir el desarrollo de
sistemas lo hacen facilitando a los programadores la definición de las interfases, la base
de datos que soporta al sistema y la comunicación entre ambos. Los problemas
frecuentes de esta aproximación son los siguientes:
1. El comportamiento del sistema debe especificarse en el dominio de los datos, lo
cual es un nivel muy bajo.
2. Se requiere ser un experto en sistemas, bases de datos, programación para
especificar un sistema bien comportado.
3. El camino de desarrollo es largo y lleno de abundantes puntos sujetos a falla.

4. 4. Los usuarios finales participan en forma limitada en el desarrollo del sistema,
porque quedan aislados de los problemas de desarrollo que sólo son
comprendidos por especialistas en ingeniería de software.
Debido a estos problemas, aún en los casos en que los sistemas son bien diseñados
desde el punto de vista de los informáticos, las aplicaciones adolecen de numerosas
inconsistencias desde el punto de vista de su arquitectura de información.
1. Alejandría hace una aproximación radicalmente diferente al desarrollo de
sistemas: Los desarrolladores se concentran en entender los problemas de
información analizando la aplicación en el dominio de la información. El hecho
que la especificación del sistema no sea un problema informático o de ingeniería
de software, sino de información, hace que puedan participar en un mismo
equipo usuarios y desarrolladores. El énfasis se mantiene en la Arquitectura de
Información, terreno común para usuarios y desarrolladores.
2. Cuando se usa Alejandría, los sistemas y las bases de datos se generan en gran
medida de forma automática. Esto hace que algunos sistemas puedan ser
construidos directamente por personas usuarias, en ocasiones asistidas por
especialistas. Los especialistas optimizan su tiempo, porque obtienen resultados
significativos en períodos de tiempo pequeños, magnificando su productividad y
mejorado la calidad de sus procesos y productos.
3. Los sistemas realizados con Alejandría tienen ciclos de desarrollo mucho más
cortos y con menos puntos de falla
4. La participación activa de los usuarios maximiza integralmente la calidad y
promueve una mayor identificación de los usuarios con las aplicaciones
La plataforma de Alejandría se construye sobre una tecnología,
llamada Tecnología de Bases de Información, desarrollada porHACER
Sistemas en interaccióntransdisciplinaria con varias universidades venezolanas.
Esta Tecnología define el concepto de base de información y otros
complementarios, un conjunto de herramientas que permiten implementar
estructuras y relaciones de información y un conjunto de métodos para el
desarrollo de aplicaciones basado en las buenas prácticas de la industria (CMMI,
RUP, SWEBOK).
La Metodología Alejandría para el Desarrollo de Aplicaciones integra un marco
de trabajo que ha probado su éxito a través de la implantación de más de
doscientos proyectos que funcionan como servicios que usan las tecnologías
WWW en condiciones de Intranet, Extranet o Internet.