Ulises gonzalez pmiv2013 2.0

Project Management: la disciplina de los líderes
20-03-2014 12:00 p.m.7mo Congreso de Gerencia de Proyectos, Caracas 18 y 19 de Octubre del 2013

Leyes de Acosta, Parkinson y Murphi:
Planificación Disruptiva
Ulises González

¿Por qué fallan los
proyectos?

Evolución del desempeño de la Gestión de Proyectos IT (2002-2010)

• Source : McKinsey & Company in conjunction with the University of Oxford
• Type of survey : Study on large scale IT Projects
• Date : 2012
(1/6)

• Source : Geneca
• Type of survey : Interview based study of software projects
• Date : 2010 – 2011
Resultados:
75% de los integrantes de los equipos no confían en el
éxito del proyecto, y piensan que en los proyectos hay
mucho “desperdicio”
78% de los encuestados piensa que no hay sincronía
entre el negocio e IT
(2/6)

• Source : KPMG
• Type of survey : Survey of 100 businesses
• Date : Dec 2010
Resultados:
70% de los encuestados ha fracasado en al menos un
(01) proyecto en los últimos 12 meses
50% considera que lo planificado no corresponde con
lo necesitado
(3/6)

• Source : IBM
• Type of survey : Survey of 1,500 change management executives
• Date : Oct 2008
Resultados:
35% de los proyectos fallidos es motivado a pobre
estimación en la planificación
La principal barrera para alcanzar estándares exitosos
es alinear actitudes y predisposición mental (58%)
(4/6)

• Source : United States Government Accountability Office
• Type of survey : Review of federally funded technology projects
• Date : 31 Jul 2008
Resultados:
413 de 840 (49%) de los proyectos de IT eran
pobremente planeados, pobremente ejecutados o
ambos inclusive
(5/6)

• Source : Gallup
• Type of survey : Survey
• Date : 2012
Resultados:
El costo por pérdida de productividad causada por la
falta de compromiso es de US$ 300 mil millones en
EE.UU, de € 226 mil millones en Alemania y US$ 6 mil
millones en Singapur. Los valores estimados en forma
conservadora son enormes en todos los países
(Fuente: http://www.gallup.com/consulting/52/employee-engagement.aspx)
(6/6)

• Source : Gallup
• Date : 2012
Resultados:
Increíblemente , una de las cosas que más motiva a la
gente y genera su compromiso es hacer bien las cosas.
Esto no hace referencia, en este caso, al
reconocimiento por hacer bien las cosas (muy
importante también) sino a hacerlas bien.

• Source : Gallup
• Date : 2012
Resultados:
Pero ¿Alguien le pide a su gente que haga las cosas
mal?: No, nadie lo pide
Directamente impedimos que la gente haga las cosas
bien

¿Será un problema de
incentivos?

MARSHMALLOW TEST
Fotografía de Candida Abrahamson.

Walter Mischel (Stanford/Columbia)
hizo un experimento (1960): Provoca a
niños de 4 años, bajo la siguiente
premisa:
Pueden recibir un malvavisco
inmediatamente, pero si
esperan hasta que el encargado del
experimento vuelva (luego de un
minuto), recibirán dos malvaviscos

Resultado: 2/3 de los niños sucumben a la
tentación. No pueden esperar. El resto, por
supuesto, espera. Ellos resisten la tentación.
Postergan el ahora para después

14 años más tarde Walter Mischel, investiga (y
descubre) las diferencias que habían entre estos
niños

Los niños que cedían al reto, eran impulsivos
tenían baja autoestima y umbrales de
frustración diminutos
Los niños que resistieron, alcanzaron 250 puntos
más en la prueba de razonamiento SAT®. Estos
niños (ahora adultos) se enfocaban en el futuro
en vez de enfocarse en el presente.

Eran determinados y seguros de sí mismos
La clave es que estos niños se enfocaban en el
futuro en vez de enfocarse en el presente. Su
“perspectiva temporal” era distinta

¿perspectiva temporal?

¿Qué es la perspectiva temporal?
Es el estudio de cómo los individuos, dividimos el
flujo de nuestra experiencia humana en zonas o
categorías de tiempo. Y esto se hace
automáticamente y sin estar consciente de ello
Estas perspectivas varían entre culturas, entre
naciones, entre individuos, entre clases
sociales, entre niveles educativos, entre proyectos

El psicólogo Philip Zimbardo
plantea que el éxito (en lo que
deseamos) se encuentran
arraigado en un rasgo que la
mayoría de nosotros no tenemos
en cuenta: la forma en que nos
orientamos frente al pasado,
presente y futuro, es decir, nuestra
orientación al tiempo

¿Cuál es la perspectiva
temporal que “gobierna”
nuestro proyecto?
(revisemos nuestras oportunidades)

PARADOJA
DEL
TIEMPO

• El tiempo cronológico, al igual que el atmosférico,
no se puede gestionar. Todos tenemos la misma
disponibilidad. Sólo podemos administrar es
nuestras decisiones/predisposiciones dentro de
ese tiempo
• Cuando le decimos a alguien “perdona pero no
tengo tiempo” lo que en realidad le estamos
diciendo es “tengo cosas más importantes que
hacer que lo que me pides”

Recordemos las “propiedades” “leyes” y
“percepciones” en la (mal) llamada gestión del
tiempo

• Equitativo: Todos recibimos la misma cantidad
• Inelástico: No puede acumularse, tomarse
prestado, ni ahorrarse
• Insustituible: No podemos sustituirlo por
cheques, tarjetas u otro instrumento

• Desconocer (voluntariamente o no) estas
propiedades llevan inevitablemente a un
fenómeno social de la cual, los proyectos no
pueden escapar:

PROCRASTINACIÓN

Es el hábito de postergar
actividades que deben
atenderse, sustituyéndolas por
otras situaciones más
irrelevantes o agradables

Se trata de un trastorno del
comportamiento que tiene su
raíz en la asociación de la acción
a realizar con el cambio, el dolor
o la incomodidad

La procrastinación está íntimamente
relacionada con el tiempo de duración de
una tarea o proyecto.
La mayoría de las personas muestran una
tendencia a procrastinar cuando los plazos
de expiración se encuentran más lejanos
en el tiempo.

La explicación podría encontrarse en lo que se
denomina: la postergación temporal.
Según algunos especialistas cuanto más cercana
esté una persona a la recompensa (o al
sentimiento de realización), el premio en sí
parecerá más valioso por lo que habrá menos
posibilidades de que se postergue el esfuerzo
necesario para alcanzarlo

En otras palabras, la gratificación inmediata
resulta más motivante que los premios que se
vislumbran en un futuro lejano
?

• La procrastinación es también, un problema
de salud: Investigadores de la Oregon Health
and Science University analizaron un total de
19.800 personas y apreciaron que aquellas
que tenían niveles más elevados de colesterol
eran quienes postergaban por casi cinco
meses las visitas al médico

• Source : Universidad de Windsor en Ontario
• Type of survey : Medical Test (254 Projects Managers & Teams)
• Date : 2012
Resultados:
• Los que tenían niveles más altos de estrés
eran quienes solían procrastinar más, sobre
todo porque presentaban dificultades para
manejar el tiempo y completar los proyectos

• En el 2004 el neurocientífico Barry Richmond
reportó haber encontrado las bases biológicas
de la procrastinación*. La dopamina, un
neurotransmisor relacionado con la sensación
de gratificación, podría ser la verdadera causa
de la procrastinación
* Richmond, B. J. & Ravel, S. (2006) Dopamine neuronal responses in monkeys performing visually cued reward
schedules. European Journal of Neuroscience; 24(1): 277–290.

• La Dopamina no está sólo relacionada con la
sensación del placer instantáneo sino también
con la predicción de éste placer.
• En palabras sencillas: sería la encargada de
avisarnos cuál será la recompensa y cuán alta
será la misma en correspondencia con la
cantidad de esfuerzo que se está realizando

• Además, la dopamina influye decisivamente
en el mantenimiento de la atención selectiva,
así como en la posibilidad de alternar de
forma consciente y voluntaria una actividad u
otra; involucrando especialmente a otras
estructuras cerebrales como el hipocampo, la
amígdala y la corteza prefrontal

¿Cuál es el nivel actual
de procastinación de
los miembros de
nuestro equipo?

Formas de manifestación
de la procastinación:
Las leyes empíricas de la
gestión del tiempo

Ley de Parkinson
“Todo trabajo se dilata
indefinidamente hasta ocupar
todo el tiempo disponible para
su completa realización”
1era interpretación: Nuestros
entregables llevan más tiempo
del que deberían

• 2da Interpretación: Las personas nos
adaptamos de manera intuitiva para terminar
el trabajo cuando debemos,
independientemente del tiempo asignado al
comienzo.

1era Ley de Acosta
“El tiempo que requiere una
tarea crece cuando la
interrumpimos y la
reanudamos”
Interpretación: ¿Cuantas veces
hemos comenzado una tarea
que podía habernos llevado una
hora y al final se convirtieron en
cuatro?

Tiempoaparente
1 hora
2 horas
3 horas
4 horas
Tiemporeal

2da Ley de Acosta
“Para una tarea corta
siempre hay un minuto;
para una larga nunca hay
tiempo”
Interpretación (simplista):
“Es más difícil aparcar un
camión que una moto”

• Interpretación: Debemos saber que antes de
iniciar una tarea, sobre todo si ésta es compleja o
conflictiva, presentamos cierto período de
retraso relacionado con el reconocimiento
cerebral
• En este tiempo nuestro cerebro accede a la
memoria y verifica si ya disponemos de algún
patrón de respuesta aprendido que podemos
poner en práctica para el problema en concreto
que se nos presenta.

• Pero mientras transcurre este proceso eminentemente
cognitivo (o si se quiere, racional), se activa otro
proceso esencialmente emocional en el cual
excavamos en nuestra historia de vida personal.
• Éste proceso emocional (muy relacionado con el
concepto de marcadores somáticos propuesto por
Damasio) nos puede brindar resultados no
satisfactorios, por ejemplo, nos puede activar el miedo
a fallar o nos recuerda situaciones similares en las
cuales nuestra emocionalidad fue muy negativa.

• De esta forma, el sistema atencional y
decisional se encuentra mediado por los
estados negativos que hemos vivenciado (o
vislumbrado) y decidimos (de manera más o
menos consciente) postergar la tarea; sobre
todo si no tenemos el impulso que nos brinda
percibir una recompensa cercana

¿Conocemos las
experiencias (vivencias)
de los que conforman
nuestros equipos?

Leyes de ¿Murphy?
“Si algo puede ir mal, irá
mal”
“Todo lleva más tiempo
de lo parece al principio”
“Nada es tan sencillo
como parece al
principio”

• Para los que se pregunten si la ley de Murphy
tiene alguna base científica: no, no la tiene
• Las cosas no tienden a salir mal. Pero el
cerebro sí que suele recordar con mayor
facilidad los hechos negativos que los
positivos (porque en realidad los negativos
son menos, llaman más la atención y
recordarlos es bueno para no volver a caer en
los mismos errores)

¿Será que los Gerentes
de Proyectos estamos
controlando los
estímulos y refuerzos de
nuestros proyectos?

LA PLANIFICACIÓN DISRUPTIVA:
UN ENFOQUE ALTERNATIVO

• Definición: Es un proceso complementario a
la fases que constituyen un proyecto. Ya que
incorpora herramientas emergentes para la
evaluación y toma de decisiones (individual y
de grupo)
• Se usa el adjetivo “disruptiva” para denotar su
intención: promover una ruptura brusca en la
forma como se “prometen” y “comprometen”
las decisiones

• Clasificación: La planificación disruptiva se
divide en dos tipos
– Planificación disruptiva social: Uso de herramientas y técnicas para la
toma de decisiones auto-responsables (mapa de criterios, matriz de
autogestión, test de perspectiva temporal individual, Modelo de los
cuatro cuadrantes de Covey, Indicadores de tipo Myers-Briggs, mapas
de empatía)
– Planificación disruptiva difusa: Modelado de actividades del proyecto
a través del uso de los principios de la cadena crítica (Goldratt) aljunto
uso y aplicación de lógica difusa en la programación de entregables
desconocidos o de muy alta complejidad

EJEMPLOS DE LAS HERRAMIENTAS

Modelo de los cuatro cuadrantes de Covey

Test de perspectiva temporal individual

Matriz de autogestión

Planificación a través de TOC

Lógica Difusa aplicada al PM

Comentario Final
“La excelencia requiere dedicar cuatro veces
menos tiempo a lo que sólo es urgente, para
poder dedicar cuatro veces más tiempo a lo que
sólo es importante” Acosta
“Si usted cree que puede o no, está en lo cierto”
Henry Ford

gonzalez.ulises@gmail.com

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