Este documento presenta información sobre los manuales administrativos y su importancia para las organizaciones. Explica que los manuales sirven para registrar y transmitir de forma ordenada la información de una organización, así como las instrucciones necesarias para el desempeño de las tareas. Describe los diferentes tipos de manuales, como los de organización, normas y procedimientos, e incluye ejemplos y guías para su elaboración.

1. Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas
COORDINACION AREA DE
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
UNIDAD II
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Apuntes de Administración II,
realizado con fines didácticos.

2. CONCEPTO DE MANUAL
Los manuales administrativos son documentos
que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemática, información de una
organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, etc) así como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el
mejor desempeño de las tareas.
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3. OBJETIVOS
• Fijar por escrito y sistematizar las diversas políticas y
procedimientos de trabajo.
• Servir de medios de comunicación entre la dirección
y los empleados.
• Facilitar la delegación de funciones y la autoridad
• Simplificar y ordenar el trabajo.
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4. CLASIFICACIÓN
1. POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIÓN
a) MACROADMINISTRATIVOS: contienen la infor-
mación de más de una organización.
b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a una
sola organización y pueden referirse a ella en forma
general o a una de sus área en forma específica.
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5. CLASIFICACIÓN
2. POR SU CONTENIDO
a) De organización
b) De normas y procedimientos
3. POR AREAS FUNCIONALES (Deptos.)
a) Dirección
b) Ventas
c) Producción
d) Administración
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6. GUIAS PARA LA REDACCIÓN Y
EDICIÓN DE MANUALES
a) Deben hacerse en papel tamaño carta y a
renglón cerrado
b) Debe ponerse el nombre de la empresa en el
margen izquierdo
c) Todas las hojas deben tener agujeros en el
margen izquierdo
d) Se debe contar con suficientes ejemplares
e) Para la edición se usará el sistema de hojas
sueltas.
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7. f) El estilo de redacción debe ser sencillo, claro y
conciso, que no tenga que recurrirse al diccionario
para aclarar conceptos.
g) Deben evitarse abreviaturas en los títulos de los
temas
h) Las hojas de los manuales llevaran numeración
correlativa del 1 en adelante. Se omitirá el número
1 y en el resto se anotará el número en el margen
superior derecho
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GUIAS PARA LA REDACCIÓN Y
EDICIÓN DE MANUALES

8. 8
MANUAL
DE
ORGANIZACIÓN

9. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Este tipo de manual contiene información detallada
referente a los antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura orgánica, funciones,
organigramas, niveles jerárquicos, grados de
autoridad y responsabilidad, así como canales de
comunicación y coordinación de una organización.
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10. CONCEPTO
El manual de organización es un conjunto de
referencias de organización usados
frecuentemente por los directores, tienen mucha
utilidad como instrumentos administrativos para
ayudar a realizar el trabajo con mayor eficacia.
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11. OBJETIVOS
• Permiten conocer los medios personales e
instrumentales de que dispone la organización.
• Facilitan el conocimiento de la estructura y hacen
posible la valoración de los puestos que la integran.
• Posibilitan la acción directiva al establecer los
canales de comunicación.
• Fomentan la motivación al proporcionar a cada
funcionario una visión global de la unidad, un
conocimiento completo de su papel dentro de ella.
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12. OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA
ELABORACIÓN Y REDACCIÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
1. Descripción de los elementos de la Unidad
Administrativa: debe principiarse por la unidad de
más alto nivel jerárquico.
2. Descripción de puestos: debe principiarse por el
puesto de trabajo de la autoridad máxima de la
empresa.
3. Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser
formalmente observado el contenido del manual.
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13. 4. Sanción de la autoridad superior: aprobación,
Vo. Bo. o autorización de aplicación y uso del
manual
5. Identificación y presentación: el manual debe llevar
su carátula e índice de contenido
6. Aspectos de redacción, limpieza y empastado. Se
aconseja utilizar hojas movibles que permitan las
modificaciones, cambios y mejoras.
13
OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA
ELABORACIÓN Y REDACCIÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

14. DESCRIPCIÓN TECNICA DE
PUESTOS
I. IDENTIFICACIÓN:
− Código del puesto
− Título del puesto
− Ubicación administrativa
− Inmediato superior
− Subalternos
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15. I. IDENTIFICACIÓN:
• Código del puesto: Este es un número clave que en algunas empresas se
utiliza para efectos de ordenamiento y fácil localización de los mismos. En
algunos casos, se otorga el número que presupuestariamente le
corresponde.
• Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (vía
presupuesto, nómina de pago, contrato de trabajo, etc) se ha denominado el
puesto.
• Ubicación administrativa: En este apartado se debe anotar el órgano
administrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde se le
puede localizar.
• Inmediato Superior: Señalar el nombre del puesto de la persona de quien
recibe órdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo.
• Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales dirige, supervisa
o controla directamente en el desarrollo del trabajo.
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16. II. DESCRIPCIÓN
− Naturaleza: (descripción genérica del puesto)
− Atribuciones: (descripción específica del
puesto)
− Relaciones de trabajo:
− Autoridad:
− Responsabilidades:
16
DESCRIPCIÓN TECNICA DE
PUESTOS

17. II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
• Naturaleza: Esta es una descripción sucinta de aspectos esenciales y
específicos de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que se
distinga del resto de puestos existentes en la empresa. En este apartado se
define si el trabajo es de naturaleza operativo, apoyo, técnico, profesional o
administrativo; su complejidad, responsabilidad y autoridad, las instrucciones que
recibe, la supervisión recibida y/o ejercida, así como el grado de independencia y
criterios necesarios para el desarrollo del trabajo y cómo son revisadas y
evaluadas las labores o tareas realizadas.
• Atribuciones: Es la descripción breve, en términos generales y con algún grado
de importancia de las tareas o labores que son características del puesto. En
este apartado no se debe pretender incluir todas las tareas o labores que se
realizan en cada uno de los puestos, ni todas las que se describen serán
limitativas de lo que debe desempeñar la persona que ocupa ese puesto de
trabajo, por lo tanto, este es un apartado representativo de un puesto en
particular y existen varias formas de enmarcar su descripción.
Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, etc.
Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.
Atribuciones en orden de la más a la menos importante.
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18. II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
• Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de relaciones
públicas que los empleados deben mantener en el desempeño de sus
atribuciones tanto en forma intra como interinstitucional.
• Autoridad: Es la descripción del grado de decisión que el titular del puesto tiene
para actuar en las diferentes actividades, tareas o labores en que participa,
sobre que puestos tiene mando y responsabilidad y en qué grado se afectan sus
relaciones de trabajo.
• Responsabilidades: Se refiere a la descripción de los elementos que inciden en
la participación del servidor en la custodia, despacho, uso de equipo y mobiliario,
valores; así como por la eficiencia en el trabajo. Deben indicarse en orden de
prioridades y conforme su cuantía de utilización.
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19. III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
(requisitos mínimos exigidos)
a) Educación:
b) Experiencia:
c) Habilidades y destrezas:
d) Otros requisitos:
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DESCRIPCIÓN TECNICA DE
PUESTOS

20. III ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos)
• Educacionales o Académicos: Grado de educación escolar, media y/o
universitaria indispensable.
• Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos prácticos y/o técnicos que
se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo, preferentemente se
debe dar en función del tiempo de práctica dentro y/o fuera de la empresa o
institución.
• Habilidades: La habilidad debe entenderse como la capacidad mental para
comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes, instrucciones,
mensajes y otras formas o maneras de relación de trabajo.
• Destrezas: Es la capacidad manual para ejecutar una actividad especifica; esta
función es práctica y tiene relación directa con la habilidad necesaria y requerida
para acometer una acción, actividad o tarea.
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21. III ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos)
• Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos esta sección,
puede servir como complemento a la información otorgada al aspirante del
puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente. Puede indicar: El
esfuerzo con el grado de concentración y atención necesaria para ejecutar las
labores, el esfuerzo visual, auditivo o muscular requerido para el desarrollo de las
tareas asignadas.
Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o desagradables bajo
las cuales debe actuarse y bajo la cuales el empleado no puede ejercer control
alguno y que pueden afectar su estado físico o mental y exponerlo a accidentes o
enfermedades que lo incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las
experiencias en otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas,
edad limite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc
forman este apartado.
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22. 22
I. IDENTIFICACIÓN
Código
Título del puesto
Ubicación administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1. Naturaleza:
2. Atribuciones:
3. Relaciones de trabajo
4. Autoridad:
5. Responsabilidades:
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1. Académicos
2. Experiencia
3. Habilidades y destrezas
4. Otros requisitos
EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN
TECNICA DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
Código
Título del puesto
Ubicación administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1. Naturaleza:
2. Atribuciones:
3. Relaciones de trabajo
4. Autoridad:
5. Responsabilidades:
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1. Académicos
2. Experiencia
3. Habilidades y destrezas
4. Otros requisitos

23. CONTENIDO
1. Índice o contenido
2. Introducción
3. Antecedentes de la empresa, unidad
administrativa y manual.
4. Marco jurídico institucional, bases legales que
sustentan el origen de la institución o empresa:
(acuerdos, acta de constitución, escritura
pública, estatutos, reglamentos)
5. Objetivos del manual
6. Organigramas: general, específico, de
funciones y nominal o de puestos
7. Descripción de puestos
8. Glosario
9. Anexos
23

24. 24
MANUAL
DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

25. CONCEPTO
Instrumento administrativo de carácter informativo
en el que se presenta la secuencia procedimental
para la ejecución de las actividades propias de las
funciones de una unidad administrativa o de una
empresa en su conjunto, normatizando las
obligaciones para cada puesto de trabajo y
limitando su área de aplicación y la toma de
decisiones en el desarrollo de las actividades.
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26. CAMPO DE APLICACIÓN
Es el conjunto de unidades administrativas,
puestos, niveles jerárquicos que tienen relación
con los procedimientos, así como el área física en
la que se desarrollan las actividades.
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27. OBJETIVOS GENERALES
Es la descripción clara y concreta del fin último que
pretende alcanzar el manual, especialmente para
uso en la orientación del trabajo que debe llevar a
cabo el empleado.
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28. NORMAS GENERALES
Es la descripción de los lineamientos que rigen o
guían la conducta del ejecutor (unidad
administrativa, puesto de trabajo) para su
actuación externa e interna en la realización de
las actividades que integran el procedimiento.
Autoriza algo basado en leyes, reglamentos,
estatutos y otros instrumentos legales, también
prohíbe cualquier acción que contradiga la
normalización del quehacer en las operaciones
necesarias.
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29. SIMBOLOGIA
Los símbolos son una especie de lenguaje
convencional con los que se designan o
representan ideas, conceptos, acciones, etc.,
La más común para la elaboración de los
diagramas es de la forma ANSI (American National
Standard Institute) Ha preparado una simbología
para representar flujos de información del
procesamiento electrónico de datos, de la cual se
han adoptado algunos símbolos para diagramas de
flujo administrativos.
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30. SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI
30
INICIO O FIN OPERACIÓN,
ACTIVIDAD O
PROCESO
INSPECCIÓN,
REVISIÓN O
VERIFICACIÓN
CONECTOR
FUERA DE
PAGINA
DECISIÓN
ARCHIVO FINAL ARCHIVO
TEMPORAL
DOCUMENTO
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
CONECTOR
DENTRO DE
PAGINA
MULTIDOCUMENTO

31. ELEMENTOS DEL
PROCEDIMIENTO
1. DEFINICIÓN: es el titulo que identifica lo que se
va a realizar.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: son todos aquellos
aspectos técnico-administrativos que se
alcanzaran por medio del procedimiento.
3. NORMAS ESPECIFICAS: puede señalarse como
norma , lo relativo al proceso de distribución de las
formas o formularios y sus copias, que participan
en el procedimiento.
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32. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
narración descriptiva, ordenada cronológica y
secuencialmente, de las actividades que le
corresponde realizar a cada puesto o unidad
administrativa. (4 columnas)
Unidad Puesto Paso No. Actividad
5. FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO:
representa gráficamente la participación directa de
cada puesto de trabajo en el proceso operativo de
un procedimiento determinado
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33. 33
Empresa: Procedimiento: Fecha:
Titulo:
No. de Pasos: Hoja:
No. de Forma: Elaboró:
PUESTO PASO No. ACTIVIDAD
Empresa: Procedimiento: Fecha:
Titulo:
No. de Pasos: Hoja:
No. de Forma: Elaboró:
DEFINICIÓN:
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
NORMAS ESPECIFICAS:

34. Gerente de
RR.HH
Junta Directiva
Aspirante o
Solicitante
SI NO
Empresa: Procedimiento: Fecha:
Titulo:
No. de Pasos: Hoja:
No. de Forma: Elaboró:
Gerente de RR.HH Junta Directiva
Aspirante o
Solicitante
34
INICIO
A
1
2
3
A
B
4
5.2
1
FIN
B
5
5.1

35. CONTENIDO
1. Índice o contenido
2. Introducción
3. Campo de aplicación
4. Objetivos generales del manual
5. Normas generales del manual
6. Simbología
7. Descripción de los procedimientos
- Objetivos y normas específicas del
procedimiento.
- Descripción del procedimiento (pasos)
- Flujograma o diagrama de flujo
8. Glosario
9. Anexos
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36. ALTO
No lo olvides:
“La mejor forma de aprender es
poner en practica los
conocimientos adquiridos”
¡GRACIAS
POR TU ATENCIÓN!