El documento habla sobre cuentas, folios y vouchers en el contexto de hoteles. Explica que las cuentas son registros de transacciones financieras entre huéspedes y el hotel. Los folios registran todas las transacciones de una cuenta individual. Los vouchers son comprobantes emitidos por agencias de viaje que los clientes presentan en el hotel. También describe funciones de cajeros y auditores nocturnos, así como el proceso de presupuestación y pronósticos.

1. Tareas Contables y Administrativas
Unidad IV

2. Cuenta, Folio y Voucher
Cuenta
Es un formulario donde se registra la información
financiera y se acumula y totaliza. Hay cargos y
pagos, los cargos se asientan como débito y los
pagos como crédito.
 Una cuenta de un huésped es un registro de
transacciones financieras que ocurren entre el
huésped y el hotel.
 Cuenta corriente son cuentas de empresas se
registran las transacciones de empresa,
agencias, líneas aéreas, con las que el hotel
tiene acuerdos especiales.

3. Folio
 Es el registro de todas las transacciones que afectan
el equilibrio de una sola cuenta. Cuando se genera
una cuenta, se genera automáticamente un folio con
base cero. Se ingresan los consumos y al momento
de check out el folio vuelve a cero y se compensan
todos los gastos contra el método de pago.
 Folio del huésped: es la cuenta asignada a un
individuo o hab. Y suele coincidir con el Nº de
habitación.
 Master folio es la cuenta asignada a mas de una
persona generalmente utilizada para grupos.
Las cuentas pueden tener mas de un folio

4. Voucher
Es un comprobante o vale que emiten las agencias
de viajes y que entregan a los clientes que han
comprado el alojamiento en los hoteles de su
preferencia, luego que han recibido de ellos el
pago. Este comprobante tiene que se entregado
en el hotel y servirá de comprobante que el
huésped ya ha pagado el servicio de alojamiento.

5. Cuentas
Es un formulario donde se registra la información
financiera y es acumulada y totalizada
Hay cargos y pagos. Los cargos se asientan como
débitos y los pagos como créditos.

6. Caja y Fondo de caja
Es un subdepartamento de recepción. Funciones
básicas
Cobro facturas ,
Recepción de recaudación,
Pagos a terceros,
Prestamos a clientes,
Cambio de divisas,
Fondo de caja
Es la suma de dinero en efectivo con la que se
abre la caja de cada turno y permite atender los
movimientos del departamento.
Debe ser recibido y entregado en cada turno con
los controles y formularios que el hotel
establezca como procedimiento.

7. Funciones del cajero
 Recibir y entregar la caja en cada turno,
comentando las novedades.
 Cada operación efectuada debe ser registrada.
 Emitir el listado de control de caja.
 Conocer sobre las formas de pago admitidas en
el hotel.
 Cumplir con los procedimientos contables
establecidos en cada hotel.
 Rendir las facturas emitidas en el turno.
 Rendir comprobantes de pagos realizados en el
turno.

8. Auditor Nocturno
Además de cumplir con las mismas tareas de los otros
turnos, se ocupa de efectuar el cierre diario y su
auditoria.
Este procedimiento suele hacerse a la 1, 2 AM
El cierre diario de operaciones se efectúa en forma
automática consiste de una serie de pasos
secuenciales. A medida que se van concretando, el
sistema informático, va emitiendo listados e informes
sobre las operaciones que se realizan en cada punto
de venta.
El proceso comienza con la carga automática de
alojamiento a las hab ocupadas.
Todos estos informes con controlados primero por el
auditor y luego se entrega a el sector de finanzas
para su control.

9. Tareas del auditor nocturno
 Revisar los estados de cuenta de los huéspedes
y verificar los créditos.
 Controlar la correcta aplicación de tarifas y los
folios según quien paga.
 Verificar las noches gratis, descuentos, cortesía,
recargos.
 Verificar la existencia de vouchers.
 Controlar los ticket emitidos por sectores del hotel
y guardarlos en los folios correspondientes.
 Controlar cuentas maestras.
 Emitir listados de no show, e informar
 Preparar check in del día siguiente.

10. Presupuesto y Forecast
En todo hotel se hace un presupuesto de gastos e
ingresos para el año siguiente.
Se realiza por sectores, el de recepción va junto a
housekeeping y lavandería.
Cada sector estudia necesidades, gastos comunes y
extraordinarios, necesarios para el año siguiente, lo
cotiza y calcula la inflación según datos económicos
del país.
Ejemplo-
Comunes: papelería, llaves de Hab, material de uso
diario. En este caso el gte calcula lo utilizado este
año y aplica la inflación.
Extraordinarios: compra o actualización de un sistema
nuevo, compra de un carro de bell boys o doorman,
uniformes.
Todos estos pedidos se presentan en el presupuesto y
se espera la aprobación o no para organizar su

11. Forecast
Su significado es el una previsión a 10 días.
Es la proyección de una tendencia, identifica
tendencias de un mercado.
El presupuesto es un base de referencia para
que puedas ejecutar un plan. Es un plan de
gastos y costos a incurrir en un período
determinado.
Forecast es tendencias en base a promedios.