Vigilancia tecnológica SENA.Publicado por Carlos Trujillo

5. La tecnología continúa desempeñando un papel clave, posibilitando el desarrollo de nuevos procesos, productos y servicios que, a su vez, permiten satisfacer nuevas necesidades. Se estima que los proyectos de alta tecnología presentan una tasa de éxito del tipo 2-3-5 (de cada diez proyectos, dos son muy rentables, tres lo son moderadamente y cinco fracasan).

10. Hoy coexisten prácticas de vigilancia con objetivos y niveles heterogéneos de avance. Vigilancia Pasiva o Scanning : Se hace de manera rutinaria, sobre un amplio conjunto de fuentes de datos, con la expectativa de encontrar información de interés para el desarrollo de negocio o proyecto.

11. Vigilancia Activa o Monitoring: Se tiene un carácter investigativo, con el fin de proveer un conocimiento continuo sobre el desarrollo y las tendencias emergentes.

12. Search: Cuando en el Monitoring se incluye la búsqueda puntual de información sobre un determinado tema. Watching: La búsqueda incluye tanto al Scanning como al Monitoring . Es mucho más organizada y es más sistemática. Filtra, interpreta y valora la información para permitir a sus usuarios actuar con más eficacia.

17. A partir de estos factores la empresa puede organizar su vigilancia estratégica en torno a cuatro ejes:

19. Existen muchos motivos para practicar la vigilancia: conocer cuáles son las líneas de investigación, con qué se trabaja, qué hacen los competidores, dónde patentan, etc .

20. Los resultados que persigue alcanzar la vigilancia estratégica pueden clasificarse de la siguiente forma:

21. Anticipar: detectar los cambios Localizar los cambios y anticiparse en aspectos como nuevas tecnologías, productos, competidores y bienes de equipo... tanto de su sector como de otros distintos. Reducir riesgos: detectar amenazas Obtener información sobre nuevas amenazas para reducir riesgos que puedan venir en forma de nuevas patentes y reglamentaciones, alianzas estratégicas, etc. Comprobar si los demás nos están copiando.

22. Progresar: detectar los desfases Detectar oportunidades de inversión y comercialización tanto en nuestro país como en el exterior evitando en la medida de lo posible que el producto final, los procesos o nuestros equipos queden obsoletos. Innovar: detectar ideas y nuevas soluciones Ayudar a indagar sobre nuevas ideas de producto o de proceso para definir la estrategia de I+D. Los resultados pueden ayudar a la dirección a decidir la orientación de sus proyectos de innovación y el enfoque técnico de los mismos. Contribuye a abandonar a tiempo un determinado proyecto de I+D. En ocasiones, la vigilancia puede proporcionar como resultado el abandono de un proyecto de innovación y la liberación de sus recursos hacia otras inversiones más productivas.

23. Cooperar: conocer nuevos socios Posibilidad de formar alianzas estratégicas. La idoneidad de un socio en un proyecto conjunto no solo reduce el esfuerzo económico, sino que también evita en ocasiones la realización de desarrollos paralelos.

24. -Diagnóstico: Se identifican las necesidades de información y los factores claves a vigilar. Aquí se determinan los elementos que definen los ejes de la búsqueda. -Búsqueda y captación de la información: Se definen los objetivos de la información y se elabora la estrategia para identificarla, buscarla y captarla. Esto implica precisar el tema y resumirlo en una frase o en conceptos concretos, de modo que se facilita la selección de las palabras claves con las cuales se formulan los textos o ecuaciones de búsqueda. También se identifican las fuentes de información que se usan para obtener la información. -Análisis: Se procesa la información obtenida de las fuentes ya establecidas. -Comunicación: Se difunden los resultados de la información analizada y se formulan propuestas orientadas a fortalecer la toma de decisiones y la definición de estrategias. -Inteligencia: Se da sentido, se interpreta y genera valor agregado a la información procesada.

26. DIAGNÓSTICO (IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES)

28. Identificar necesidades para definir Factores Críticos de Vigilancia La especificación detallada de las necesidades de la empresa permite orientar las fases de recogida y tratamiento de la información. Hay varios ámbitos posibles: el mercado, la tecnología, los proveedores, los competidores, el entorno socio-económico (reglamentaciones, tendencias…). Estos temas de vital interés estratégico son los llamados Factores Críticos de Vigilancia de la empresa.

30. Una forma de obtener este análisis es “ La Cadena de Valor ” con lo que se recorre todo el proceso esencial de generación de valor.

31. También puede utilizarse el modelo de las “ 7s ”.

32. Análisis del Entorno: Lo que me afecta pero está fuera de mi empresa, es ambiente externo.

36. Analizar los medios y recursos disponibles Consiste en identificar los medios y recursos, disponibles dentro de la empresa o Institución, susceptibles de ayudar a recoger, analizar y utilizar la información. Las siguientes preguntas pueden ayudarle en esta reflexión: ¿La empresa ya dispone de información sobre el asunto que debe vigilar? ¿Existe algún departamento encargado de la documentación? ¿Las herramientas informáticas ya implementadas en la empresa permiten buscar, clasificar y almacenar la información? ¿Quiénes contribuyen a la gestión de la información dentro de la empresa? ¿Qué roles desempeñan: búsqueda de la información, clasificación, lectura, difusión…?

37. Todo el personal de la empresa debe estar implicado en la vigilancia estratégica de la empresa. La recogida de información debe pasar a ser una actividad continua dentro de la empresa y convertirse en un hábito. Un estudio puntual de vigilancia puede resultar muy movilizador. Permitirá dar a conocer la vigilancia dentro de la empresa, implicar en el proceso a su personal y empezar a “rodarlo”. Este tipo de vigilancia puntual fomenta el espíritu “vigilante” dentro de la empresa, además de proporcionar resultados tangibles y motivadores a corto plazo.

38. Definir el presupuesto de la vigilancia estratégica. El acceso a la información puede ser de pago: Bases de datos de pago, suscripción a revistas, compra de informes, artículos... Por tanto, hay que dedicarle un presupuesto. La empresa o Institución también debe tener en cuenta el coste del tiempo invertido por el personal en buscar información relevante.

40. BÚSQUEDA Y CAPTACIÓN DE INFORMACIÓN

41. Una vez identificado y precisado el tema a vigilar, en la segunda fase del ciclo se elabora e implementa la estrategia de búsqueda y captación de la información, la cual permite adquirir la materia prima que dará respuesta a las necesidades definidas en la fase preparatoria. Esta información no debe alcanzar situaciones de sobreinformación. Lamentablemente existe una tendencia al exceso de información, que resulta contraria a la eficacia y a la capacidad de reacción que debe derivarse de las actividades de vigilancia.

43. Una vez ya están claros los pasos anteriores se lleva a cabo las actividades: Identificación de las palabras claves asociadas al tema a vigilar. Es necesario primero tener claro los factores críticos junto con sus descriptores o también conocidos como palabras claves, tal como se muestra en la siguiente tabla:

44. Validación por expertos. Garantiza que la información buscada mediante las palabras conducirá a los documentos en que se registran los avances específicos relacionados con el problema relevante estudiado. Identificación y selección de las fuentes de información relevantes. Los estudios indican que más del 75% de las informaciones de utilidad proceden de fuentes informales. Para las actividades de vigilancia comercial y competitiva las informaciones procedentes de fuentes informales suponen el 90%, mientras que para las actividades de vigilancia tecnológica suponen el 60%. Sólo en el caso de las informaciones técnicas, las fuentes formales toman mayor importancia. Se estima que el 80% de las informaciones técnicas útiles se hallan en las patentes.

47. Formulación de la ecuación de búsqueda Una vez definidas las palabras claves y seleccionadas las fuentes de información de consulta, se formula la ecuación de búsqueda. Se registran y articulan las palabras precisas y clave para buscar en las fuentes de información; para finalmente exponer el nivel de pertinencia de cada uno de ellos.

48. Elaboración del corpus Definida la ecuación de búsqueda, se realizan las consultas en las bases de datos seleccionadas y se extrae de ellos la información relevante. El producto de tales procesos es el corpus, es decir, el conjunto extenso y ordenado de los registros de las bases de datos que contienen la información útil para el estudio.

49. GUÍA DE USO DE BUSCADORES Y METABUSCADORES

51. Es, posiblemente, el motor de búsqueda en Internet más grande y más usado. Ofrece una forma rápida y sencilla de encontrar información en la web, con acceso a un índice de más de 8.168 millones de páginas web. Según la compañía, actualmente Google responde a más de 200 millones de consultas al día.

52. Las RSS son un formato que permite difundir contenidos de un sitio web a los suscriptores. De esta forma, un lector puede saber si hay algún contenido nuevo en sus páginas favoritas sólo con revisar su agregador. Un agregador es un programa o una página de internet que revisa las RSS de tus páginas predilectas y te avisa si hay algún cambio en una de ellas.

53. Clusty es un motor de metabúsqueda de Vivisimo que utiliza un algoritmo para agrupar contenido basado en similitudes textuales. El buscador ofrece resultados de Ask.com, MSN, Gigablast, Open Directory Project y WiseNut, así como noticias de The New York Times, AP o Reuters. Clusty te permite personalizar, hasta cierto punto, las fuentes desde las que quieres obtener los resultados. La gran novedad en el sistema de Clusty es la forma de organizar la información. Todos los enlaces quedan agrupados en carpetas o 'clusters' en los que las páginas 'web' se distribuyen por contenidos, algo similar a lo que ocurre en el Explorador de Windows.

54. El 25 de Abril de 2002 se lanzó este meta-buscador que está programado en Flash aunque dispone opcionalmente de una interfase HTML tradicional. Como en cualquier buscador hay una línea de comandos donde se entra la petición. Una vez en marcha Kartoo lanza la cuestión en una serie de motores de búsqueda, recupera los resultados, los compila y los representa en una serie de mapas interactivos mediante un algoritmo propietario.

55. Lo interesante de Kartoo es que elabora los denominados enlaces semánticos entre los resultados. Dichos enlaces se representan mediante líneas sinuosas que enlazan las páginas. En medio de dichas líneas se encuentra una palabra que es la que el algoritmo considera que enlaza semánticamente ambos resultados. Pasando por encima de ellas se resaltan los resultados que enlazan. Pasando por encima de las páginas se resaltan todos sus enlaces semánticos. Curiosamente no hay enlaces entre los mapas sucesivos que se pueden ir solicitando.

56. Cuando se busca en este metabuscador, la búsqueda se realiza simultáneamente en muchos motores de búsqueda comunes. Un resultado recibe una estrella por cada motor de búsqueda que lo selecciona como uno de los diez mejores resultados de la búsqueda. En consecuencia, un resultado de cinco estrellas significa que cinco motores de búsqueda coincidieron en él.

57. Sitio web que proporciona el acceso a artículos antes publicados en más de 3,000 revistas, diarios, y otras fuentes. Muchos artículos son de acceso libre, pero el sitio también ofrece una cantidad grande de contenido premium, que es proporcionado por la base de datos HighBeam y está sólo disponibles con un trial. En total, FindArticles maneja más de 11 millones de artículos de recurso, desde 1998.

59. La Red Nacional Académica de Tecnología Avanzada (RENATA), tiene acceso a fuentes especializadas de gran reconocimiento a nivel internacional. Los estudiantes o personas que asistan a las instituciones educativas que hagan parte de RENATA por medio de la Red Universitaria Antioqueña (RUANA), pueden tener acceso gratuito a las mismas. Estas son:

60. Es un compendio de artículos por suscripción que puede encontrarse en Internet. Ofrece a los suscriptores acceso en línea al contenido de más de 1.700 publicaciones científicas, técnicas y biomédicas.

61. Es un compendio de artículos por suscripción que puede Herramienta de navegación que engloba una colección multidisciplinar a nivel mundial de resúmenes, referencias e índices de literatura científica, técnica y médica. Las principales materias de Scopus son: Agricultura, Biología, Química, Geología, Economía, Negocios, Ingeniería, Salud, Ciencias de la vida, Matemáticas, Física, Psicología y Ciencias Sociales.

62. OVID Technologies es una empresa líder en la edición y distribución de información electrónica en las áreas científicas, técnica y médica.

63. Base de datos que ofrece textos completos, índices y publicaciones periódicas académicas que cubren diferentes áreas de las ciencias y humanidades. Sus colecciones están disponibles a través de EBSCOhost, que es un sistema en línea que combina un contenido de gran calidad en una página atractiva, con herramientas únicas de búsqueda y recuperación de información. Los resultados de las búsquedas ofrecen enlaces a los textos completos de los artículos.

64. Corresponde a las siglas de The Institute of Electrical and Electronics Engineers, el Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos, una asociación técnico-profesional mundial dedicada a la estandarización, entre otras cosas. Mediante sus actividades de publicación técnica, conferencias y estándares basados en consenso, el IEEE produce más del 30% de la literatura publicada en el mundo sobre ingeniería eléctrica, en computación, telecomunicaciones y tecnología de control, organiza más de 350 grandes conferencias al año en todo el mundo, y posee cerca de 900 estándares activos, con otros 700 más bajo desarrollo.

65. Si dentro de la etapa de búsqueda se requiere obtener información sobre empresas a nivel mundial relacionadas con el tema investigado, se puede recurrir a los siguientes sitios:

66. Para seleccionar un proveedor en el extranjero ponerse en contacto con clientes potenciales, futuros socios comerciales o distribuidores, Europages constituye una herramienta con un enfoque internacional realmente única, gracias a su base de datos de millón y medio de empresas indexadas, pertenecientes a todos los sectores de actividad.

67. Directorio Internacional de empresas. Líder mundial en información empresarial hace más de 60 años, con presencia en 70 países.

69. La Superintendencia de Industria Y Comercio ofrece en su página Web ( www.sic.gov.co ) una base de datos de las solicitudes presentadas en Colombia por nacionales y extranjeros.

70. Se accede al link de Propiedad Industrial donde se encontrará todo lo relacionado a los trámites, normatividad, tarifas, notificaciones y formatos, entre otros temas.

72. La mayor parte de los países industrializados disponen de bases de datos, pero para realizar búsquedas en el ámbito internacional en lugar de ir país a país es recomendable la utilización de sistemas que permitan la consulta simultánea de colecciones de patentes en todo el mundo. . Dentro de estos sistemas puede hacerse una distinción entre los que son gratuitos y los de pago. Sin que se trate de una relación exhaustiva los sistemas más conocidos son los siguientes

73. PAIS DEPENDENCIA DIRECCION ELECTRONICA Colombia Superintendencia de Industria y comercio http://www.sic.gov.co EEUU Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos de América http://www.uspto.gov/patft http://www.google.com/patents Europa Oficina Europea de Patentes http://espacenet.com Latinoamérica Documentos de Patente de Latinoamérica con LATIPAT http://lp.espacenet.com España Oficina Española de Patentes Y Marcas OEPM http://www.oepm.es OMPI Organización Mundial de la Propiedad Industrial (OMPI) http://www.wipo.int/patentscope Alemania Oficina de Alemania Patentes y Marcas http://depatisnet.dpma.de/ China Marcas y Patentes http://www.sipo.gov.cn/sipo_english/zljs/ Japón Marcas y Patentes www.ipdl.inpit.go.jp/hopeg_e.ipdl México Marcas y Patentes http://www.impi.gob.mx/ República de Korea Marcas y Patentes http://eng.kipris.or.kr Patentscope (OMPI) Marcas y Patentes http://www.wipo.int/patentscope

76. ANÁLISIS

77. Es un paso importante del proceso de vigilancia, y uno de los más delicados. Una vez se ha recogido la información que contiene el corpus elaborado es necesario transformarla en conocimiento, por lo que el objetivo con el análisis es proporcionar a las personas que toman decisiones, informaciones relevantes que les ayuden a decidir. En otras palabras se realiza el procesamiento y análisis de la información que contiene el corpus elaborado.

78. Es importante diferenciar entre la persona que recoge la información y la persona encargada de su tratamiento. Tratar la información consiste en realizar sobre ella una serie de operaciones importantes: clasificarla, validarla, evaluarla y analizarla; y es por esto que debe ser confiado a personas que cuentan con pericia en la temática que se va a analizar y que preferiblemente tengo dominio del idioma inglés o si bien se desea se puede recurrir externamente a prestatarios especializados.

82. De esta forma, es posible distinguir entre fuentes fiables, fiables con riesgo de subjetividad, fuentes poco seguras y fuentes sospechosas, cuyas informaciones deben considerarse con la máxima prudencia, por ejemplo, los rumores. Asimismo las informaciones puede clasificarse de acuerdo al valor e interés en prioritarias e importantes, interesantes, útiles ocasionalmente e inútiles.

86. Mapas tecnológicos: Son representaciones visuales del estado de la tecnología en un determinado sector o respecto de una empresa o grupo de empresas. Presentan gráficamente, de forma sintética, los temas en los que más se ha patentado en un período de tiempo, y permiten detectar aquellas tecnologías emergentes que están experimentando una rápida expansión mediante la comparación con mapas correspondientes a períodos anteriores. Estos mapas se elaboran a partir del tratamiento de grandes volúmenes de información contenida en bases de datos de patentes y son una potente herramienta para el análisis de las tendencias tecnológicas y competitivas.

87. GUÍA DE CMAPTOOLS

88. INTELIGENCIA

90. COMUNICACIÓN

91. Una vez realizado el análisis y la interpretación (creación de valor añadido) de la información, comienza la etapa de difusión de los resultados. Formato de la información Una información no tiene valor si no puede ser suministrada a la persona adecuada en el momento oportuno en el formato deseado.

95. Difusión de la información La dirección de la empresa debe promover un entorno de aprendizaje colectivo y una cultura de empresa que fomente el intercambio de información de forma espontánea. Existen herramientas sencillas que pueden ayudar en este sentido: boletines de la empresa, periódicos internos, foros de discusión, concursos de ideas... La Intranet de la empresa es una herramienta que también se debe utilizar para introducir y gestionar toda esta información.

96. Protección de la información La protección de la información es esencial porque la vigilancia también es utilizada por sus competidores. Es de vital importancia asegurarse de que no existen fugas de información sensible. Se deben definir políticas de seguridad para sus sistemas de información.

97. Encuesta ¿Su empresa almacena datos confidenciales y estratégicos para su desarrollo? ¿Sus empleados pueden consultar estos datos? ¿Sus empleados disponen de conexión a Internet a la vez que están conectados a la red de la empresa? ¿Su empresa intercambia, a través de Internet, datos con sus clientes, con sus proveedores...? ¿Sus colaboradores disponen de medios móviles tales como portátiles, PDAs, teléfonos móviles...? ¿Su empresa cuenta con varios establecimientos conectados entre sí?

98. Si se ha contestado SÍ al menos a una de estas preguntas, se está expuesto a problemas de seguridad. No olvidar tomar medidas adecuadas.

100. PROCESO DE DECISIÓN

103. El proceso de vigilancia estratégica es continuo y cambia constantemente como consecuencia de los cambios, también continuos, que se producen en el entorno. Por ello es necesario mantenerlo actualizado a fin de disponer de un sistema de vigilancia estratégica dinámico. Cuando la organización o la estrategia cambian, obviamente se debe reconsiderar y cambiar los factores críticos y las fuentes de vigilancia. La estrategia también debe ser actualizada de acuerdo con la información obtenida (nuevas oportunidades o amenazas, nuevas necesidades, etc.). Por eso el proceso de vigilancia es tanto interactivo como iterativo, y debe permitir cambios rápidos y eficientes.

106. AXON CABLE Axon cable, una empresa mediana fabricante de cable, con más de 1.000 clientes en todo el mundo (IBM, Shlumberger, Matra, Aerospatiale, HP, Siemens y otros), se introdujo en la innovación bajo la dirección de Josehp Puzo, quien instauró, desde su entrada, un sistema de vigilancia tecnológica. Realizando por un lado una vigilancia sobre clientes, competidores y tecnologías, pudo detectar que un competidor americano disponía de un avance en los cables coaxiales hiperfrecuencia. Axon intentó desarrollar un nuevo proceso para conseguir lo mismo.

107. El primer obstáculo era que la empresa no conocía nada de la tecnología, pero puesto en contacto con un especialista, detectó un doctorando cuyo trabajo de tesis versaba sobre el tema. El resultado fue una colaboración inicial para terminar contratando al ya doctor, lanzando el «Celloflon». Según Puzo, la vigilancia debe poner a la empresa en contacto con el mayor número posible de fuentes de conocimiento del exterior, «es un tema de ósmosis». En otra ocasión, a partir de la detección en una revista genérica, la empresa se interesó por la teoría de las interferencias, e identificó las universidades francesas competentes en la materia. Tras varios contratos con doctorandos, la empresa consiguió desarrollar un nuevo sistema de blindaje de cables, casi insensible a las interferencias y que le ha permitido ponerse a la cabeza en todo el mundo.

108. CDS N. Zaganidis, gerente de CDS, una pyme dedicada al tratamiento de imágenes en medicina, se conecta a Internet dos veces por semana, para interrogar en Altavista sobre los temas de interés. Según Zaganidis, «es necesario para estar muy al día y en contacto con expertos mundiales en nuestras materias, en tecnologías y en mercados». Gracias a las informaciones existentes en los fondos de la Universidad de Berkeley, CDS sigue de cerca los trabajos de los principales equipos científicos y controla catálogos de productos comerciales, potenciales competidores.

109. Carbone Industrie Marc Louichon, director general de la firma, una pyme de 160 empleados dedicada a pastillas de frenos para avión y número 3 mundial, ha puesto a punto un sistema rápido de captación y explotación de información útil. Para él, una pyme que dispone de una red eficaz de captación y tratamiento de la información, puede ganarle la partida a una gran empresa, captando y explotando los datos básicos para la resolución de un problema, más rápido que ésta. «Hace falta organizarse para explotar rápidamente las informaciones recogidas en diversas partes del mundo, ya que probablemente serán conocidas por la competencia en las siguientes semanas.

110. Cuando se trata de viajar a un país, nuestros ingenieros tienen la consigna de recoger el máximo de información posible sobre nuevos productos, tendencias de mercado,... Tales informaciones, a la vuelta son seleccionadas y clasificadas. La animadora de la vigilancia recoge el resultado y elabora una nota de síntesis mensual que se difunde rápidamente».

111. Heracles El Sr. Brunner, gerente de la firma Heracles, una pyme de 180 empleados dedicada a herramientas manuales automátic as para la construcción, parte del principio de que todos deben disponer de la información que sea de su interés, y considera que no debe existir una gran centralización de la misma. Las informaciones internas, sobre reuniones, decisiones tomadas, viajes, resultados,... Circulan por medio de una nota breve de carácter quincenal, que no solo contribuye a la cohesión, sino que ahorra tiempo limitando la duración y frecuencia de reuniones. Para motivar la participación de todos, el Sr. Brunner procura que la información llegue a la totalidad incluido el departamento administrativo.

112. Todos los lunes, los responsables de actividades de Heracles se reúnen —sectores financiero, marketing, I+D, producción, logística, legal, administración, etc.— donde se entrecruzan informaciones que afectan a la vida de la empresa, de una forma simple y sin procedimientos complicados.

113. EPM – ZENÚ - CORONA