1. CAPACITACIÓN GESTIÓN
ARCHIVÍSTICA

2. INTRODUCCIÓN
La gestión documental es el conjunto de
tecnologías, normas y técnicas que
permiten a la empresa administrar su flujo
de documentos a lo largo del ciclo de vida
del mismo, ya sea mediante técnicas
manuales o aplicando tecnologías que
permiten alcanzar cuotas más altas de
rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

3. OBJETIVOS
• Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la
producción y el Manejo de los documentos logrando
regularizar el flujo de los mismos.
 Establecer los procedimientos administrativos y técnicos
que garanticen la conservación y uso del patrimonio
documental de Inversiones Eldorado S.A.S.
 Suministrar las pautas necesarias para una adecuada
gestión de la documentación producida y recibida por la
empresa Inversiones Eldorado S.A.S en desarrollo de sus
funciones.
 Sensibilizar a los funcionarios de Inversiones Eldorado S.A.S
sobre la importancia del acervo documental y crear el
sentido de responsabilidad en el manejo de los documentos
en sus archivos de gestión.

4. DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS
La actividad de clasificación documental será
realizada por cada uno de los funcionarios
responsables de los documentos que en
cumplimiento a sus funciones que genere, maneje
o tramite.
• Para crear una carpeta o expediente, se deben
clasificar los documentos de la unidad
administrativa teniendo en cuenta las Tablas de
Retención Documental, definidas para cada una de
las dependencias Inversiones Eldorado S.A.S a fin
de identificar series, subseries y tipos
documentales.

6. NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al
momento de ordenarlos se tiene en cuenta la fecha de
radicación del documento.
• Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo
tanto, al momento de ordenarlos cronológicamente dentro
de un expediente, se debe tener en cuenta la fecha del
oficio o documento, mas no la fecha de los anexos.
• Depurar la documentación, labor que consiste en retirar
documentos duplicados, folios en blanco y documentos de
apoyo de cada una de las carpetas o expedientes. Los faxes
en papel térmico se deben remplazar por fotocopias del
mismo documento.
• Retirar de la documentación todos los objetos metálicos
como ganchos de cosedora, ganchos de legajar y clip.

7. La foliación consiste en numerar
cada una de las hojas que
conforman un expediente o
carpeta. La numeración debe
ser consecutiva. No se debe
omitir ni repetir números,
como tampoco adicionar
subíndices.
Los documentos deben estar
debidamente foliados en el
momento de ser transmitidas
las carpetas al Archivo
Histórico para así poder
verificar el consecutivo de la
foliación.
Para el proceso de foliación se
debe utilizar lápiz de mina
negra y blanda tipo HB o B,
iniciándose desde el número
uno (1), el cual corresponde
al primer folio del documento
que dio inicio al trámite, en
consecuencia corresponde a
la fecha más antigua.
¿COMO SE HACE LA FOLIACIÓN DOCUMENTAL?

8.  Alinear los folios
de cada carpeta o
expediente,
teniendo en
cuenta el borde
superior de cada
folio.

9.  Perforar los folios de
cada carpeta o
expediente tomando
como referencia una
hoja tamaño oficio.
 Las hojas a perforar que
contengan información
en forma horizontal, se
deben ubicar teniendo
en cuenta que el título o
encabezado quede
hacia el lomo de la
carpeta .

10. 3. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

11. Se refiere a la eliminación,
documental determinando
aquellos documentos que
hayan cumplido el tiempo de
retención por haber perdido su
valor jurídico y administrativo.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
El área de gestión
Recursos Humanos
«Archivo» comunicará la
fecha en que se realizará la
eliminación documental, de
acuerdo con el cronograma

12. NUEVOFORMATOACTADE
ELIMINACIÓN
El acta de eliminación
se elaborará como se
muestra en el
RECUADRO, esta la
firmará el Director
del Área que. Es
importante recordar
que las actas de
eliminación son de
conservación total,
por lo tanto no se
recomienda la
perforación de los
documentos ni que
estén en contacto
con material
metálico.

13. CONCLUSIONES
• Tales como la tecnología, la
mano de obra y las que este
pueda aportar como el orden
y la actitud, la sensibilidad
para la conservación de los
documentos, la capacidad de
análisis y el manejo de redes
de información.
• El ser un archivista suena al que recibe papeles y
los organiza o arruma.
• La importancia del cargo se la da el mismo
ARCHIVISTA, en la medida en que maneje un
Vocabulario y sus correctas aplicaciones en que
sepa utilizar las herramientas suministradas por la
empresa.
• Hemos creado una conciencia más
crítica sobre la importancia de preservar debidamente nuestro patrimonio
documental.