Archivo

1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Capacitación en
Organización de Archivos
Universidad Manuela
Beltrán
UMB

2. ¿Sabes que es el Sistema de Gestión
Documental de la UMB?
• Es la unidad responsable de la captura, organización,
procesamiento técnico, accesibilidad, difusión, orientación
y conservación del patrimonio documental de la UMB.
• Por tal razón en la UMB existen dos tipos de Archivo:
• Archivo de Gestión
• Archivo Central
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

3. CLASES DE ARCHIVO DE LA UMB
ARCHIVO CENTRAL
Es la unidad administrativa
donde se agrupan los
documentos transferidos ó
trasladados por los
distintos archivos de
gestión de la UMB y están
ubicados en el Campús
Norte Cajicá.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO DE GESTION
Son los documentos
que se manejan a diario
en cada oficina y los
cuales están bajo la
responsabilidad del área
al que pertenecen

4.  Tablas De Retención Documental (TRD)
 Unificar
 Clasificar
 Eliminar
 Ordenar
 Foliar
 Rotular
 Inventariar
 Archivos Digitales
 Papel Reutilizable
PROCESO ARCHIVISTICO
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5. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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Las Tablas de Retención Documental
(TRD), son un listado de Series,
Subseries con sus correspondientes
Tipos Documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del Ciclo Vital de los
Documentos.
(Acuerdo No 039 de 2002)

6. Serie: Documentos producidos por un área determinada los
cuales desempeñan funciones administrativas debido a su
importancia en el ámbito organizacional, como lo son: las
Historias Laborales, Contratos, Actas, informes, entre otros.
Subserie: Documentos que conforman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.
Ejemplo: Informes
Tipo Documental ó Unidad documental simple: Es una unidad
mínima que reúne todas la características necesarias para ser
considerada un documento. Ejemplo: Un Oficio.
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7. FORMATO DE TRD
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8. UNIFICAR
• Proceso en el cual se deben agrupar
todos los documentos del área al cual
pertenecen en un lugar específico, sin
importar su origen, fecha o tipología
documental.
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9. CLASIFICAR
Identificar y separar los documentos del área según su
tipología documental o tema, se debe tener en cuenta
las series y subseries que expresan la Tabla de retención
documental, perteneciente al área productora de los
documentos.
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10. ELIMINAR
Proceso mediante el cual se destruyen los documentos
que han perdido su valor primario y que no tienen un
valor secundario. Para la eliminación de los documentos
se debe tener el criterio del Jefe de área quien
considerara pertinente la eliminación de los mismos. En
este ítem se debe tener en cuenta que estos documentos
pueden ser reutilizables.
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11. ORDENACIÓN DOCUMENTAL
• Ordene cada una de las unidades documentales identificadas en
la previa clasificación, este proceso se llevara a cabo en orden
cronológico, del mas antiguo al mas reciente, alfabéticamente o
por consecutivo.
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12. FOLIAR LOS DOCUMENTOS
Acción de asignar un numero consecutivo a cada uno de
los folios por su cara recta, esto con el fin de facilitar, su
consulta y control. La foliación debe efectuarse utilizando
lápiz de mina negra y blanda, tipo HB y el numero será
por consecutivo ubicado en la parte superior derecha del
documento.
FOLIO: Es una Hoja.
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13. ROTULACIÓN
• Enseguida de organizar los documentos en sus respectivas
carpetas o expedientes y efectuar la foliación documental, se
procederá a diligenciar los formatos de identificación
documental donde se podrá describir la información que es
depositada en el archivo.
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14. INVENTARIAR
• Proceso en el cual se registra la información que fue identificada y
marcada, normalmente se utiliza para el momento que se efectúa
una transferencia documental hacia el archivo central.
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15. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

16. PAPEL REUTILIZABLE
El Papel Reutilizable es practico para los documentos en los
cuales no se tenga la necesidad de imprimirlos por ambas
caras, es necesario que se marque con una X por el lado ya
utilizado con esfero mina negra, esto nos ayuda a diferenciar
que lado es valido.
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17. FORMATOS
 Hoja de Control.
 Rótulo Identificación de Expedientes.
 Rótulo de Cajas.
 Formato Único de Inventario Documental.
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18. Hoja de Control
MACROPROCESO GESTION DOCUMENTAL
Nombre del Proceso:
CÓDIGO:
SISTEMA GESTION DOCUMENTAL
Nombre del Documento: VERSIÓN:
HOJA DE CONTROL FECHA:
NOMBRE DE LA CARPETA:
FECHA ASUNTO O TEMA FOLIOS OBSERVACIONES
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19. ROTULO IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES
CARPETA
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20. ROTULO IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES
AZ
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21. ROTULO DE CAJAS
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22. FUID (Formato Único de Inventario
Documental)
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23. CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
ARCHIVO
DE
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTÓRICO
Documentación
Activa
Documentación
Semi -activa
Documentación
Inactiva
Valores
Primarios
Valores
Secundarios
• Administrativo
• Legal
• Fiscal
• Contable
• Técnico
Valores
Primarios
• Histórico
• Cultural
• Investigación
• Científico
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24. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MANEJO ESTANTERIA

25. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

26. RECOMENDACIONES
• Es Importante saber que si se tiene un buen manejo de
Archivo de gestión se nos facilitara obtener mejor la
información a través de las Tablas de Retención documental,
Por lo tanto es una herramienta que se debe poner en
practica en todas las áreas acordes a la Universidad Manuela
Beltrán.
“Únete a lo que decimos SI a las TRD”
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27. • Los documentos como libretas militares, cedulas de
ciudadanía, registros civiles y otros documentos que expresen
identificación de alguna persona no podrán ser reutilizados.
• No realice ninguno de los siguientes procedimientos: perforar,
subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales , ni
otro tipo de marcas sobre el documento.
• Coloque dentro de cada carpeta máximo 200 Folios.
• Evitar la duplicidad.
• No envié documentos vigentes al Archivo Central.
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28. El Sistema de Gestión Documental de la UMB invita a la
Comunidad Manuelista a hacer sugerencias en favor de
mejorar el servicio de esta área, escribiendo al correo
jaime.sanchez@umb.edu.co.
O ingresar a nuestro blog:
http://sgdumb14.blogspot.com/
Teléfono: 5460600 Ext. 1504 - 2504 – 8504.
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GRACIAS.