DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. PROVIDENCIA
M.A. VIELMA INGRIS CASTRO XON

2. ¿QUÉ ES UNA PROVIDENCIA
Nace después de recibir
solicitud o escrito.
Acompaña a la solicitud
para su trámite y resume
el asunto.

3. Pedir información.
Antecedentes o corroborar
lo que se dice en la
petición.
¿PARA QUE
SE UTILIZA?

4. PARTES O ELEMENTOS.
1. ENCABEZADO: Identifica a la oficina
o institución que formula .
• Va incompleta la primer palabra,
omitiéndose la primer silaba de ella.
• Se escribe con mayúsculas.

5. PARTES O ELEMENTOS.
• Se escribe el nombre del
lugar, municipio ,
departamento y fecha escrita
con letras a doble renglón.

6. 2. ASUNTO: No es mas que el
resumen de la situación.
•Se escribe partiendo del centro de
la hoja en letras minúsculas y a
renglón cerrado.
•Se dejan cuatro espacios a partir del
encabezado.

7. 2. ASUNTO:
•En el asunto se escribe el nombre del
solicitante, cargo, dependencia donde
labora, motivos que expone y la
petición que presenta o solicita.
•Si el solicitante no labora o trabaja en la
institución, se anotan sus datos
generales.

8. 3. NÚMERO DE ORDEN DE LA PROVIDENCIA.
•Algunos lo anotan al margen izquierdo de
la hoja, otros los hacen al margen
derecho.
•A la par del número se pueden anotar las
referencias en letras mayúsculas de las
siglas del jefe o dependencia, seguidas
del número de providencia.

9. 4. ORDEN DECISIÓN O DISPOSIÓN DE LO QUE
PROCEDE.
•Se indica la autoridad a quien se dirige la
providencia y su sede.
•Opinión, decisión o disposición favorable o
desfavorable de la autoridad que la emite
(trasladar, agregar a los antecedentes, pedir
antecedentes, archivar, etc).

10. 5. FIRMAS, NOMBRES , APELLIDOS Y CARGO
DE LA AUTORIDAD QUE LA DICTA O DE MAYOR
JERARQUÍA. (Con inicial mayúscula).
6. Sello de la institución

11. PROVIDENCIA DE TRÁMITE O
ADMINISTRATIVA
Es el instrumento que se utiliza para dar
continuidad a un trámite que se debe seguir o
para resolver un asunto enviado en un oficio.
Es la razón consecutiva al recibo de un documento,
en el cual, el funcionario indica el trámite que debe
seguir, solicita informes o deja constancia del
cumplimiento de una disposición legal.

13. PROVIDENCIA 34/2021
- - NEDUC Dirección Departamental de Educación, Quetzaltenango, 14 de
febrero de dos mil veintiuno.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
INTERESADA: Profa. Maria Luisa Lima Pérez.
ASUNTO: Solicita plaza vacante de maestra
de Educación Primaria en Escuela Nacional
de Niñas “Soledad España” de esta ciudad,
según partida No. 05-00011-44-33-145.
Pase a la Gerencia de Recursos Humanos del MINEDUC, para su resolución
final.
Lcdo. Adán de Jesús Soto Molina
Director de Educación Departamental de Quetzaltenango.
OMISION: Dos
a cuatro letras.
Lugar - fecha.
Cuatro espacios
del encabezado,
- Cierre de
- providencia.
- Orden o
disposición
de lo que procede.
NOMBRE- CARGO
Número orden.

14. PROVIDENCIA RESOLUTIVA.
En ella se resuelve de una vez el
asunto que se solicita con
anterioridad.

16. PROVIDENCIA 345/2021
- - NACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA 14-01-01, Santa Cruz del Quiché, 10
de abril de dos mil veintiuno.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
INTERESADA: JUAN CARLOS PÉREZ LIMA
ASUNTO: Alumno de Quinto Año Magisterio
del Instituto “Juan de León JM”, solicita
exámenes finales extraordinarios por tener
que viajar al extranjero a una intervención
quirúrgica en junio de 2021 .
Se autorizan los exámenes extraordinarios solicitados; practíquense según
reglamento de evaluación correspondiente, en el “Instituto Juan de León
JM” de esta ciudad.
Lcdo. Raul Paredes López
Coordinador Técnico Administrativo
14-01-01
DISPOSICION

17. DICTAMEN

18. DICTAMEN:
• Nace de una providencia.
• Contiene informes sobre disposiciones
legales aplicables al caso y precedentes.
• Contiene la opinión razonada del
signatario,(firmante) en la cual puede
basarse el superior para determinar
(decidir).

19. DICTAMEN:
• Por lo general es emitido por
asesores de las oficinas
gubernativas, a quienes se les
ha pedido opinión sobre un
asunto.

20. ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL
DICTAMEN.
• Identificación de la oficina que
conoce el caso y del asunto que
trata.
• Descripción de los pasos seguidos
para la investigación.

21. ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL
DICTAMEN.
• Considerando los motivos que lo
originaron.
• El por tanto, que contiene los
elementos que lo fundamentan .
• La decisión sobre el asunto.

22. EJEMPLO DE DICTAMEN
--NISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN
DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN. GUATEMALA.
Unidad de Desarrollo Educativo, Dirección
Departamental de Educación.
Guatemala, treinta de mayo de dos mil seis. - - - - - - - -
Identificación de oficina que conoce el caso.
Lugar y fecha.

23. ASUNTO: ANA ROSA MARROQUIN VARGAS, de treinta
años de edad, guatemalteca, vecina de esta ciudad
capital, Licenciada en Pedagogía y Administración
Educativa. Solicita la autorización de creación y
funcionamiento de la Academia de Computación en
Programa: WORD, OFFICE Y EXCEL, GALIELO, en
Jornadas, matutina y vespertina, ubicada en la 12 Avenida
A, 1 – 12 2 Ciudad Capital. DICTAMEN No. 5,333 – 2002.
Asunto

24. DICTAMEN U.D.E. No. 002-2006.
Terminando el asunto, escribir antes
del nuevo párrafo la palabra
DICTAMEN.
Escribir número correlativo – y año
correspondiente.

25. La Unidad de Desarrollo Educativo de la Dirección
Departamental de Educación de Guatemala, a petición de
la interesada, estudió el expediente de solicitud de
creación y funcionamiento de la Academia de computación
en Programas: WORD, OFFICE Y EXEL, GALILEO, en
jornadas matutina y vespertina, ubicada en la 12 avenida
A, 1-12, zona 2 de esta ciudad capital y después del
análisis y verificación de la documentación y visita ocular,
se comprobó que:
Razón o motivo que origina el dictamen.

26. 1.El expediente ingresó a esta unidad por medio de la
providencia No. SE.-003-2006 AMB/cro. De la
Supervisión Educativa 01-91-27, con sede en la
zona 2 de esta ciudad, y cuenta con la
documentación requerida en el Artículo 5to. De la
Resolución No. 029 – 2006. De DDEG.
2. La PEM. Lila Rosmery Ruano Tello…
3… 4…
Descripción pasos seguidos. Investig…

27. 5. Los horarios y jornadas, se adecúan a los intereses de la población estudiantil. Con
fundamento en lo anteriormente expuesto y en lo que para el efecto señalan los
Artículos No. 73 de la Constitución de la República de Guatemala, Nos. 23, 24, 37, 66
y 75 del Decreto Legislativo No. 12 – 91 Ley de Educación Nacional y Resolución No.
029 – 2 – 2006 de la dirección Departamental de Educación, se AUTORIZA la creación
y funcionamiento de la Academia de Computación en programas WORD, OFFICE Y
EXEL, GALILEO, en jornadas matutina y vespertina, bajo la dirección Técnica y
Administrativa de la PEM. Lily Rosmeri Ruano Tello. Se le autoriza como cuota de
inscripción de Q. 80.00 y cuota mensual de Q. 80.00.
Motivos que originan, elementos de
fundamento, decisión.

28. CIRCULAR

29. CIRCULAR.
Documento que se utiliza para emitir
una orden o conjunto de
instrucciones reglamentarias,
aclaratorias o recordatorios que sobre
una materia envía la autoridad a sus
subordinados.

30. SUS ELEMENTOS SON:
Número de Orden.
Fecha
Destinatario.
Asunto o contenido.
Firma

31. Es mas utilizada para brindar
información colectiva acerca de
un determinado tema o asunto.

32. No. ORDEN
ASUNTO O
CONTENIDO
DESTINATARIO
FECHA

33. FIRMAS

34. MUCHAS GRACIAS.

35. DESEMPEÑO DEL ESTUDIANTE.
ACTIVIDAD A REALIZAR.
1.Elabore una providencia de tramite utilizando
para ello los siguientes datos.
a) Observe la solicitud que se le brinda ya que en el
encontrará los datos que necesita para su
providencia.
b) Pasar expediente a la Sección de Acreditación y
Certificación de la Dirección Departamental de
Santa Cruz del Quiché.

36. DESEMPEÑO DEL ESTUDIANTE.
ACTIVIDAD A REALIZAR.
2. Elabore una circular para docentes en donde se
les de a conocer que se les entregaran circulares
para reunión con padres de familia , para tratar
asuntos de rendimiento escolar e implementación
de técnicas de estudio.
. De a conocer a los docentes que deben entregar
las circulares el día 18 de abril, debidamente
firmadas por los padres de familia a dirección.

37. DESEMPEÑO DEL ESTUDIANTE.
ACTIVIDAD A REALIZAR.
3. Elabore una circular para padres de familia.
a) El asunto que se tratará en reunión es
rendimiento escolar de estudiantes.
(hijos).
b) Implementación de nuevas técnicas de
estudio que mejoren el rendimiento
académico.

38. DESEMPEÑO DEL ESTUDIANTE.
ACTIVIDAD A REALIZAR.
3. Enfatizar en la circular la asistencia puntual.
- Las circulares deben estar firmadas ¿ Que
harían ustedes para obtener este registro?
- Tener el cuidado debido en las fechas que
establezca, en el sentido de orden
cronológico en cada instrumento que
elabore.

39. DESEMPEÑO DEL ESTUDIANTE.
ACTIVIDAD A REALIZAR.
3. En la circular para padres
definitivamente debe aparecer nombre de
padre e hijo, grado, sección. Por lo
consiguiente considere este aspecto en la
construcción de su instrumento.