guia de produccion documental de aprendizes del sena

1. CONVENIO SENA-REMINGTON
GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS
Competencia: Producir Documentos que se originen de las funciones
administrativas, siguiendo la norma técnica y legislación vigente.
Instructor: Carlos Rico
Aprendices: Leidy Johana Botero
Tatiana Orrego
Ángelo Díaz

2. INTRODUCCION
Con este trabajo se desea construir una guía de producción documental, para
identificar y aplicar toda clase de documentos empresariales como soportes, con
el fin de plasmar todos los conocimientos adquiridos en la tecnología de Gestión
administrativa. Dando a conocer a toda clase de personas que con este proyecto
puedan retroalimentarse para un mejor desempeño administrativo dentro de la
norma técnica y legislación vigente.

3. Objetivo General:
Fomentar una mejor forma de producir documentos como memorandos,
notas internas, cartas comerciales etc. Queremos lograr una guía clara, útil,
para el aprendizaje y un óptimo desempeño en el lugar de trabajo.

4. Objetivos Específicos:
 Fortalecer las habilidades y motivación de nuestros aprendices
administrativos.
 Enfatizar sobre la importancia de la puntuación y redacción dentro de la
producción de documentos.
 Plantear los conocimientos adquiridos en el transcurso de nuestra
investigación.
 Realizar un trabajo donde muestre nuestras capacidades y conocimientos
de la competencia.

5. TABLA DE CONTENIDO
1.1Signos de Puntuación
1.2 La coma
1.3 El Punto
1.4 Signos de Interrogación
1.5 Signos de Admiración
1.6 La tilde
1.7 El teclado
1.8 Ergonomía (Secretaria)
1.9 constancia de certificado

6. SIGNOS DE PUNTUACIÓN
La coma
La coma es un signo gráfico que representa una pausa más breve que la del
punto, y se utiliza con frecuencia en toda clase de textos. Las reglas para su uso
son las siguientes:
Se utiliza la coma:
Para separar los diversos elementos de una serie, por ejemplo:
Me gustan sus ojos, sus labios, su cabello, sus hombros.
Para separar elementos incidentales en la oración, es decir, aquellos que
equivalen a una explicación. En este caso cumplen una función semejante a la del
paréntesis y por ello esta clase de comas se llaman parentéticas, como ocurre en
el siguiente ejemplo (la expresión incidental está en cursivas):
La vi llegar, más bella que nunca, a la casa de sus padres.
Para separar los vocativos, es decir, las palabras que se usan para llamar la
atención de un interlocutor, pueden ser éstos nombres propios, apodos o
sustantivos asignados, los cuales pueden estar al principio, en medio o al final de
una oración como en los siguientes ejemplos (Los vocativos están en letra
cursiva).
El punto
el punto ese utiliza para señalar una pausa larga, que marca el final de una frase u
oración. Después de punto salvo en el caso del utilizado en las abreviaturas se
utiliza mayúscula.
Se distinguen:
PUNTO Y SEGUIDO: separa enunciados dentro del mismo párrafo. Después del
continúa escribiendo en la misma línea y, en el caso de que este al final de
renglón, se continua en el siguiente sin dejar margen o sangrar el texto.
PUNTO Y APARTE: separa dos párrafos distintos que desarrollan contenidos
diferentes dentro de una misma línea de razonamiento de la unidad del texto.
después de punto y aparte se debe cambiar de línea y comenzar a escribir
después de dejar un margen o sangrado a la izquierda, mayor que el del resto de
las líneas que componen el párrafo.
Hay que tener presente, igualmente, que la elección entre el punto y seguido y el
punto y aparte es subjetiva cuando se trata de distintos aspecto de un mismo
asunto o idea.

7. PUINTO FINAL: es el que cierra el texto, ya sea al finalizar un apartado, un
capitulo o el texto en su totalidad
EL PUNTO EN LAS ABREVIATURAS: una abreviatura es la representación
gráfica reducida de una palabra o grupo de palabras obtenida por eliminación de
algunas de las letras o silabas de su escritura completa. Por regla general
escribiremos punto detrás de las abreviaturas.
SIGNOS DE INTERROGACION
Los signos de interrogación (¿?) son signos ortográficos dobles que se utilizan
para indicar que un enunciado se transforma en una pregunta. Interrogar, significa,
precisamente, preguntar o inquirir. Tiene la forma de un trazo en forma de curva y
un punto encima.
Los signos de interrogación, a diferencia de lo que ocurre en otros idiomas como
el inglés, en donde solo es necesario colocarlos al final de la oración, son
considerados como signos dobles. Es decir, siempre se debe escribir un signo de
apertura en la parte izquierda del enunciado y uno de cierre al final del mismo.
¿Qué hora es?
¿Por qué estás molesto? ¿Cuántos años tienes?
Juan, ¿desde cuándo vives en esa ciudad?
Función del signo de interrogación
La función de este signo ortográfico es la de otorgar a la oración un carácter
especial, no aseverativa, ya que quien escribe el enunciado con signos
interrogativos, no está afirmando o negando nada, sino que está formulando una
pregunta.
Reglas básicas para el uso de los signos de interrogación
- Son signos dobles. Es decir, existe un signo de apertura (¿) y otro de cierre (?).
- Se escriben pegados a la primera y a la última letra de la expresión que
enmarcan
- Debe dejarse un espacio entre las palabras que le preceden o lo siguen, a no ser
que, si lo que sigue es otro signo de puntuación.
En ese caso, no se deja espacio

8. Ejemplo: ¿Cómo te llamas? Me llamo Claudio
¿Qué será que me espera en esa ciudad? ¿Vivirá Juan todavía allí?
Uso de los signos de interrogación cuando la pregunta no coincide con el
inicio del enunciado
Los signos de interrogación se escriben pegados a la letra que da inicio al
enunciado y luego de la última. Es importante aclarar ese enunciado no
necesariamente puede estar al inicio del párrafo. Existen, concretamente, tres
casos:
a) Vocativos: Cuando un vocativo ocupa la primera palabra de la oración y fuera
de la expresión interrogativa
Ejemplo: Rodolfo, ¿por qué has llegado tarde?
b) Uso en expresiones con apéndices informativos: Expresiones que expresan la
interrogación de confirmar o negar algo
Ejemplo: Juan llegó esta mañana, ¿no?
c) Oraciones con expresiones introductorias tales como “en cuanto a”, "con
respecto a", "en relación con", "con referencia a".
Ejemplo: Con respecto a tu viaje, ¿cuándo debes partir?
En relación a este asunto, ¿cuál es tu opinión?
Interrogativa y exclamativa a la vez
Existen casos en que pueden combinarse ambos signos, ya sea abriendo con
el exclamación y cerrando con el interrogación, o viceversa
Ejemplos:
¿Pero cómo es que no comprendes!
!¿Ya estás aquí?!

9. SIGNOS DE ADMIRACIÓN
Los signos de exclamación son signos ortográficos dobles (¡!) utilizados para
expresar enunciados cargados de afectos, sentimientos.
Exclamar significa, en la definición de la RAE, “emitir palabras con fuerza o
vehemencia para expresar la viveza de un afecto”
Estos signos se encargan de dar una forma gráfica a esta particular forma de
expresar las vocablos.
Ejemplos:
! Qué gusto que hayas llegado para el cumpleaños!
¡Me encanta tu actitud!
¡Ay!
¡Gracias por todo!
Pronunciación de las oraciones exclamativas
Al igual que las oraciones con signos de interrogación, los enunciados
exclamativos requieren una pronunciación distinta que la diferencien de un
enunciado común.
Es decir, también debe pronunciarse con una curva melódica que tenga el efecto
de transmitir al oyente que, efectivamente, quien pronuncia estas oraciones le está
dando cierta emotividad y realce.
Reglas básicas para el uso de los signos de exclamación
- Son signos dobles. Es decir, existe un signo de apertura y otro de cierre.
El primero, lleva el punto supra escrito (¡) y el segundo, suscrito (!).
- Se escriben pegados a la primera y a la última letra de la expresión que
enmarcan
- Debe dejarse un espacio entre las palabras que le preceden o lo siguen, a no ser
que, si lo que sigue es otro signo de puntuación. En ese caso, no se deja espacio
Ejemplo: !Por fin tendré vacaciones! Aprovecharé para ir de vacaciones - No
necesariamente deben colocarse al inicio del enunciado
Ejemplo: Diana llegó hoy. ¡Estoy tan contento!
Uso de los signos de exclamación cuando la pregunta no coincide con el
inicio del enunciado
Vocativos: El vocativo puede quedar fuera de la expresión exclamativa
Ejemplo: Andrés, ¡cuánto me alegro que hayas venido!
Luego de adverbios y locuciones adverbiales: Es costumbre escribir entre signos

10. de exclamación o interrogación luego
de adverbios como sinceramente, francamente, o de locuciones adverbiales
como con la mano en el corazón
Ejemplo: Con la mano en el corazón, ¡gracias por todo
LA TILDE:
Se conoce con el nombre de tilde al signo o símbolo que se utiliza en las
escrituras se para marcar la acentuación de las palabras en el caso de que sean
esdrújulas o agudas (es decir, que estén acentuadas en la primera silaba cuando
la palabra tiene más de tres silabas o que estén acentuadas en la primera silaba
respectivamente). Las palabras graves (aquellas que están acentuadas en la
primera silaba cuando es una palabra de dos o teres silabas o intermedias silaba
cuando tienen más de tres silabas) por lo general llevan tilde.
El concepto de tilde es un tanto completo si se tiene en cuenta que se lo suele
confundir con el concepto de acento. Importante señalar aquí todas las palabras
tienen acento.
El acento es la entonación o la potencia que se le da a una parte o palabra, más
específicamente a una silaba, cuando se habla. Sin embargo, la tilde no es
exactamente lo mismo la tilde no es cosa que la representación gráfica de algunos
de esos acentos.
La función de la tilde es justamente marcar de manera escrita esta la acentuación
de la palabra en el caso de palabras que tiene un marcado y que requieren mayor
énfasis en su pronunciación. La tilde se representa siempre como una rayita que
se coloca en diálogos sobre la letra de la silaba acentuada,
De acuerdo a cada idioma, puede existir varias tildes. Mientras que, por ejemplo:
el inglés no tiene ningún tipo de tilde, otros idiomas como el español si en el caso
de las frases, por ejemplo: no solo encontramos la misma tilde. Del español
(conocido como acento agudo también) sino además el acento circunflejo que se
representa como la unión de las dos tildes.

11. QUE ES TECLADO:
teclado es un dispositivo que presenta el conjunto de las teclas de diversos
aparatos, máquinas e instrumentos. Por lo general, el teclado permite
el control o mando del aparato en cuestión.
En la actualidad, el término se encuentra muy asociado al periférico que permite
introducir datos a una computadora o a otra máquina digital. Cuando el usuario
presiona una tecla, se envía la información cifrada a la computadora y ésta
muestra el carácter correspondiente a la tecla en la pantalla.
Los teclados de computadora presentan teclas alfanuméricas (letras y
números), de puntuación (punto, coma, etc.) y teclas especiales (que cumplen
distintas funciones, por ejemplo).
Entre dichas teclas especiales están, por ejemplo, las conocidas como teclas de
función que son aquellas que se sitúan en la parte superior del teclado y que nos
permiten acceder de manera directa a una serie de programas o herramientas
simplemente por sí mismas o haciendo uso de ellas en combinación con otras.
Y todo ello sin olvidar tampoco las teclas de edición que son las que permiten que
el usuario del ordenador pueda llevar a cabo operaciones tales como la
eliminación de texto, el movimiento por las páginas y documentos de una manera
rápida o la inserción de diversos elementos. En este caso entre dichas teclas se
encuentran Inicio, Supr, Fin o Av. Pág.
Las teclas de dirección, las cuatro que tienen representadas unas flechas, son
también igualmente importantes en cualquier computadora. Como su propio
nombre indica, son las que nos dan la oportunidad de movernos a la izquierda, a
la derecha, hacia abajo o hacia arriba por el documento que tengamos abierto, así
como por la página web que estemos consultando.
Además de todo lo expuesto tenemos que subrayar que el teclado nos da la
oportunidad de agilizar las tareas mediante la combinación de las distintas teclas
que dan forma a aquel. Así, por ejemplo, la utilización de Ctrl + N nos permite que
la palabra o frase seleccionada aparezca en negrita mientras que el uso conjunto
de las teclas CTRL + G nos permite guardar el documento que tenemos abierto y
en el que estamos trabajando. Se trata de combinaciones que no requieren que
hagamos uso de los menús desplegables de los distintos programas.

12. La distribución de teclado más común recibe el nombre de QWERTY por las
primeras seis letras que muestran las teclas de la fila superior. Dicho diseño fue
diseñado por el estadounidense Christopher Sholer en 1868.
En otro sentido, se conoce como teclado a los instrumentos musicales que
cuentan, justamente, con un teclado. Al presionar una tecla, el instrumento
produce un sonido por medios acústicos, electrónicos o electromagnéticos. Hay
teclados que permiten la ejecución simultánea de sonidos para generar acordes.
La persona que tiene conocimientos para interpretar estos instrumentos se conoce
como teclista (en España) o tecladista (en América Latina).
El piano, el órgano, el clavicordio y el acordeón son algunos de los instrumentos
de teclado más populares en el mundo de la música. El xilófono y la marimba, por
ejemplo, son instrumentos que presentan una configuración similar a los teclados,
aunque no se consideran instrumentos de teclado.
LA ERGONOMIA
Puesto de trabajo. Es la unión de los anteriores elementos, los útiles de oficina y
muebles con los cuales el hombre llega a integrarse para conformar un sitio
productivo en la empresa. Este conjunto de elementos de trabajo es caracterizado
por la interacción entre un trabajador, un campo de trabajo y un ambiente de
trabajo lo que determina la forma en que el trabajo es ejecutado y la demanda de
esfuerzo físico de la tarea.
Tiempo de exposición al riesgo. Período de tiempo de trabajo frente al computador
definido como la cantidad en minutos y horas que permanece un usuario de
computador haciendo uso de éste bajo condiciones en las cuales los factores
mencionados puedan afectarlo.
Condiciones de trabajo. Conjunto de situaciones o eventos presentados en los
sitios de trabajo, tales como a) condiciones ambientales, b) iluminación, c) calidad
de elementos y d)entorno de los sitios de trabajo.
Los elementos de riesgo. Son los principales elementos del computador y del
entorno que se asocian a los problemas descritos como son la pantalla, el teclado,
el ratón y el puesto de trabajo, los cuales pueden ser considerados como fuente
de riesgos.

13. Estirar la Espalda:
• Brazos sobre la cabeza
• Palmas arriba
• Dedos cruzados
• 5 segundos
• Extendiendo cada brazo hasta sentir una suave tensión
Flexión de tronco:
 Brazos doblados
 Mano en codo contrario
 flexión lateral del tronco
 5 segundos a cada lado hasta sentir una suave tensión
Elevar hombros:
 Elevar hombros
 Contraer músculos de la espalda alta
 brazos acompañan el levantamiento
 5 segundos contrayendo hasta sentir una suave tensión
Estirar brazos:
 Extensión de hombro
 mano en muñeca puesta por detrás de la espalda
 Leve tracción del brazo y se estira el cuello al lado contrario
 5 segundos hasta sentir una suave tensión
Extender Muñecas:
 Extensión de muñeca y estiramiento del ante brazo
 Ambas palmas una contra otra
 dedos hacia arriba

14.  movimiento hacia abajo de estiramiento de muñecas
 8 segundos extendiendo cada ante brazo hasta sentir una suave tensión
Además, se deben hacer pausas cortas 10 a 15 segundos cada 10 minutos y
tomar descansos cortos de 3 a 5 minutos cada 30 a 60 minutos.
Recomendaciones en el Puesto de Trabajo
La pantalla deberá estar situada de forma que reciba la menor cantidad de luz
posible para evitar los efectos perjudiciales. Como los reflejos que producen fatiga.
Evitar:
 Pantalla iluminada con luz de ambiente.
 Reflejos de la pantalla.
 No descansar la vista.
La Postura y Espacio.
La mesa: La superficie de trabajo debe tener una altura de 75 cm sobre el suelo, el
ancho y mínimo deberá ser de 1,75 m y la profundidad deberá ser de unos 85 cm.
El teclado y el Ratón: Deben estar a la altura de los codos, es decir, por debajo del
nivel de la superficie de la mese y en frente del usuario.
La silla: No debe tener apoya-brazos y debe tener ruedas que faciliten los cambios
de postura, su respaldo debe forzar una posición erguida, apoyando se justo entre
los omoplatos y la cintura.
Enfermedades
Las lesiones y enfermedades provocadas por herramientas y lugares de trabajo
mal diseñados o inadecuados se desarrollan habitualmente con lentitud a lo largo
de meses o de años.
Para la Secretaria, estas son algunas enfermedades.
Bursitis: inflamación de la cavidad que existe entre la piel y el hueso o el hueso y
el tendón. Se puede producir en la rodilla, el codo o el hombro.
Celulitis: infección de la palma de la mano a raíz de roces repetidos.
Cuello u hombro tensos: inflamación del cuello y de los músculos y tendones de
los hombros.

15. Dedo engatillado: inflamación de los tendones y/o las vainas de los tendones de
los dedos.
Epicondilitis: inflamación de la zona en que se unen el hueso y el tendón. Se llama
"codo de tenista" cuando sucede en el codo.
Ganglios: un quiste en una articulación o en una vaina de tendón. Normalmente,
en el dorso de la mano o la muñeca.
Osteoartritis: lesión de las articulaciones que provoca cicatrices en la articulación y
que el hueso crezca en demasía.
Tendinitis: inflamación de la zona en que se unen el músculo y el tendón.
Teno sinovitis: inflamación de los tendones y/o las vainas de los tendones.
La Ergonomía
Es la investigación de las capacidades físicas y mentales de los humanos, que
tiene por objetivo, tener condiciones laborales más sanas y que aumenta la
productividad si se tienen las condiciones físicas óptimas.
La ergonomía se utiliza para determinar cómo diseñar, adaptar el lugar de trabajo
para el trabajador con el fin de evitar distintos problemas de salud, y así poder
tener un mejor rendimiento en su trabajo.

16. QUE ES UN CERTIFICADO
¿En qué consiste?
Certificación es una palabra que se relaciona con certificado y que se utiliza para
designar al acto mediante el cual una persona, una institución, una organización
recibe un comprobante de alguna actividad o logro que realizó. La certificación
puede ser efectiva o simbólica: los certificados considerados efectivos son
aquellos que son necesarios para probar que algo se cumplió (por ejemplo, la
educación secundaria); otros son simbólicos y no tienen real valor más que para
dejar un pequeño símbolo de que algo se hizo (por ejemplo, un certificado que se
otorga luego de realizar un curso que no tiene valor académico).
¿Qué es lo que puedo hacer?
• Identificar y distinguir un producto de otro similar
• Dar confiabilidad al producto
• Crear valor agregado para la venta del producto
• Generar confianza en el consumidor
• Demostrar transparencia ante las autoridades.
¿En qué consiste?
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias
que no requieren solemnidad. Documento de carácter probatorio en el que se
describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
La constancia es un registro escrito que se toma a los trabajadores y también a los
empleadores que consideran afectados sus derechos por incumplimiento a la
normativa laboral, sin que ello se traduzca en una visita de fiscalización o reclamo.
¿Qué es lo que puedo hacer?
El trabajador, dirigente sindical o empleador que estima afectado sus derechos,
puede dejar constancia escrita de dicha situación.
Ejemplo: malos tratos (tratamiento grosero al trabajador, trato violento reiterado),
posible acoso sexual, despidos verbales etc.
Cabe advertir que el trámite de la constancia no permite dar por establecido los
hechos en que se funda, sino sólo dar cuenta de la ocurrencia de los mismos.

17. La constancia para que tenga efecto legal debiera acompañarse de una denuncia
posterior en aquellos casos en que el trabajador o el afectado así lo estimara
Los empleadores como se señaló, pueden dejar constancias escritas de
incumplimiento laboral por parte del trabajador, sin que esto se traduzca en una
visita de fiscalización.
Ejemplo: atrasos reiterados, ausentismo laboral intermitente, negativa a firmar el
contrato de trabajo, etc.