El documento describe los componentes clave de un expediente de contratación, incluyendo la necesidad del área usuaria, las especificaciones técnicas, el estudio de mercado para determinar el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, y el contenido general del expediente. El objetivo es contar con la información necesaria para obtener una oferta adecuada que cumpla con los requisitos de calidad a un precio razonable, de manera eficiente y transparente.

1. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

2. Objetivo de la Ley
oMaximizar el valor del dinero del contribuyente
en las contrataciones que realicen las
Entidades del Estado, uso eficiente y
transparente de recursos públicos.
oPermitir que las entidades contraten en forma
oportuna, de la calidad requerida y a precio
razonable.

3. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
• Sentido amplio: Documento que
contiene todas las actuaciones referidas
a la contratación, desde la decisión de
adquirir o contratar hasta la
culminación del contrato.
• Sentido estricto: expediente que reúne la
información necesaria para la contratación de
un objeto determinado (RTM, VR, etc), el que
una vez aprobado es remitido al CE para el
inicio de sus labores (fase inicial)

4. NECESIDAD
• Área usuaria / requerimiento
• OEC.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Cuándo se inicia?
• Se inicia con el requerimiento del área usuaria.
• Concluye con la conformidad de recepción de la
última prestación, o con la liquidación, en caso de
obras, y con el pago.

5. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Cuál es su Finalidad?
Contar con la información técnica, económica y selectiva
que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la
calidad requerida o mejorada y a costo o precio adecuado.

6. ¿Cuál es el grado de discrecionalidad del área usuaria, OEC,
inclusive del órgano especializado para la determinación de
las características técnicas?
Finalidad
Pública

7. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN (I)
• Requerimiento y/o Solicitud del área usuaria,
características técnicas mínimas, cantidad, período
de contratación, lugar de entrega, plazo, forma de
pago, etc.
- Especificaciones técnicas (bienes).
- Términos de referencia (servicios).
- Expediente técnico (obras).

8. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN (II)
• Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado
para:
- Determinar valor referencial
- Pluralidad de marcas y postores
- Ajuste a características
- Propuesta de factores
- Distribución de la buen pro.

9. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN (III)
• Sistema de contratación
• Modalidad de Selección
• Modalidad de ejecución contractual
• Disponibilidad Presupuestal
• Tipo de proceso
• Resumen ejecutivo

10. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN (IV)
• En obras y actividades derivadas de proyectos de
inversión :
– Declaración de viabilidad del SNIP
– Expediente Técnico
– Disponibilidad del terreno

11. 1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
MÍNIMOS
• Comprende:
– Características técnicas
(la propia entidad las establece)
– Normas Reglamentarias:
• Reglamentos técnicos (DISCAMEC)
• Normas Metrológicas (INDECOPI)
• Normas Sanitarias (Salud)
• Reglamentos sectoriales
– Otros requisitos:
• Normas técnicas nacionales e internacionales (tienen por objeto prever la
calidad de procesos de producción, etc).

12. Requerimientos Técnicos Mínimos
• Deben ser congruentes, proporcionales y
razonables en función al mercado.
• Deben incidir sobre los objetivos, funciones y
operatividad de los bienes, servicios u obras.
• Deben cumplir con las normas nacionales
aprobadas por autoridades competentes.

13. Requerimientos Técnicos Mínimos
NO aludir a marcas o nombres comerciales,
diseños, fabricantes, ni descripción que oriente la
adquisición o contratación de marca, fabricante o
tipo de producto específico.

14. 2. VALOR REFERENCIAL
ESTUDIO DE LAS
POSIBILIDADES
QUE OFRECE EL
MERCADO

15. Valor Referencial
• Las cotizaciones que se efectúan en el estudio de las
posibilidades que ofrece el mercado, requieren como
condición básica:
– Que exista un mercado competitivo.
– Que el proveedor que hace la cotización NO conozca
que ésta servirá para estimar un VR.
En muchos casos, es difícil que se cumplan estas
características. Por ello se generan distorsiones en la
estimación del VR.

16. Valor Referencial
• Evaluar alternativas técnicas y posibilidades que ofrece el mercado.
Dicha evaluación debe permitir la concurrencia de la pluralidad de
proveedores en el mercado, evitando incluir requisitos innecesarios
cuyo cumplimiento sólo favorezca a determinados postores.
• Debe determinarse sobre la base de un estudio de las posibilidades
de precios y condiciones que ofrece el mercado, en función del
análisis de los niveles de comercialización, a partir de las ET o TR y
los costos estimados en el PAC
• Proyectos de Inversión: de acuerdo al monto de inversión
consignado en el estudio de pre inversión

17. ¿QUÉ DEBE INCLUIR ?¿QUÉ DEBE INCLUIR ?
• El costo del Bien o Servicio, además de su margen de
comercialización o utilidad.
• Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de
entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos
Laborales y cualquier otro concepto.
• En casos de servicios de Intermediación Laboral, el VR
debe calcularse respetando todas las normas laborales.
Valor Referencial

18. • Servicios de Cobranzas o
Recuperaciones
• Honorarios de éxito:
El V.R. es la suma del honorario
fijo más el honorario de éxito. Se
considerará monto máximo que
la Entidad pagaría como
honorario de éxito.
VALOR REFERENCIALVALOR REFERENCIAL

19. VALOR REFERENCIALVALOR REFERENCIAL

20. CARACTERISTICAS ESPECIALES
• El VR es de carácter PÚBLICO.
• Puede ser declarado de carácter RESERVADO cuando la
naturaleza de la contratación lo haga necesario, cuando se trate
de bienes, servicios u obras que revisten complejidad o cuando
conlleven innovaciones tecnológicas (justificación debida).
• El VR siempre será informado al SEACE
Valor Referencial

21. Valor Referencial
• Antigüedad del VR:
– Obras: 06 meses contados desde la fecha de determinación del
presupuesto base.
– Bienes y Servicios: 03 meses contados a partir de la aprobación
del Expediente de Contratación.
– Consultoría de obras: 06 meses contados a partir de la aprobación
del Expediente de Contratación.
En caso se requiera un período mayor a los consignados, el OEC
indicará el período de actualización del mismo

22. Valor Referencial
• Límites del VR:
Para Bienes y Servicios, las propuestas que excedan VR
serán devueltas, sin límite mínimo
Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni menor 90%
Consultoría: No menor del 90%

23. Valor Referencial
• Errores Frecuentes
– Valor referencial en base a estudio desactualizado.
– Si el valor referencial está en moneda extranjera, no se
indica el tipo de cambio que debe emplearse para
efectuar el pago.
– Para su determinación no se toma en cuenta los precios
históricos (contratos).
– Para suministros de combustible, alimentos, entre otros,
no se indica el procedimiento a seguir para el reajuste.

24. Valor Referencial
• Errores Frecuentes:
– Los proveedores tienden a enviar cotizaciones
con precios más altos que los que correspondería
ofrecer en un mercado competitivo.
– El objetivo de los agentes del mercado: que la
entidad fije un VR más alto y salga a concurso
con un valor que los beneficia.

25. • Contenido de la Certificación
Presupuestal:
– Fuente de Financiamiento
– Cadena Funcional
Programática y del gasto
– Monto al cual asciende la
certificación con las
anotaciones del caso
3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

26. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
• Coordinación Previa con el área Presupuestal
• Fuente de Financiamiento

27. Debe contener:
• Toda la documentación del proceso
(desde requerimiento del área usuaria
hasta culminación del contrato)
• Las ofertas no ganadoras
• La disponibilidad de recursos y su fuente
de financiamiento
El expediente estará en custodia de la
OEC.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓNEXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

28. Expediente de Contratación
Formulación
(área usuaria, OEC)
Aprobación
Por funcionario competente
Entrega al Comité Especial
Cada Entidad debe definir los procedimientos y plazos para la determinación y
aprobación del Exp. Contrat. y designación del Comité Especial (Directivas,
Instructivos)