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1. Gestión Eficaz del Tiempo
Introducción

2. Incapacidad para realizar labores en el
tiempo estimado:
 Falta de competencia
 Falta de ética profesional
 Falta de organización eficaz (factor más común)
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3. Definición de Tiempo
Aproximación a la definición a través de sus
características
 Recurso escaso
 Absolutamente inelástico
 Irremplazable
 Equitativo y justo
 Inexorable
 Indispensable
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4. Objetivos para salir de la Desorganización
 Muy concretos y específicos
 Pocos, pero muy importantes
 Compatibilizables entre ellos
 Alcanzables, pero con dificultad
 Cuantificables
 A plazos
 Escritos y que se puedan consultar
 Evolutivos según las situaciones
 La propia evolución y desarrollo personal deben
hacer variar la importancia de las cosas
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5. "La trampa de la actividad consiste en que
estamos tan ocupados en lo que hacemos, que
olvidamos para qué, lo estamos haciendo.
Establecer la prioridad de cada actividad es la
mejor, y casi única, garantía posible de lograr la
eficacia que se requiere en cada trabajo.”
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6. Problemas de tiempo en la vida cotidiana
 El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al
número de veces que la hemos interrumpido y
reanudado.
 Programar y/o realizar una tarea larga supone
dificultades muy superiores a las que plantea una corta.
 El valor de una tarea no crece proporcionalmente al
tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en
"S". Es fácil ser un poco mediocre en algunos temas y un
perfeccionista en otros.
 Nunca se puede hacer solamente una cosa.
 Una persona con un reloj sabe qué hora es. Una
persona con dos relojes nunca estará segura.
 Cuanto más lejos está el futuro, más bonito nos parece.
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7.  Si se quiere identificar a un experto, hay que escoger al que predice
que el trabajo durará más tiempo y costará más.
 No hay mejor momento que el presente para que retrase lo que no
se quiere hacer.
 Cualquier cosa que vale la pena hacer, ayer también valía la pena
hacerla.
 Los trabajos sencillos siempre se dejan para después porque ya
habrá tiempo de hacerlos.
 Cuando vemos que no llegamos a tiempo a nuestro objetivo
empezamos con las suposiciones. Aunque la suposición es la madre
de todas las pifias.
 Un proyecto de trabajo se expande hasta llenar todo el espacio
disponible. Y no importa lo grande que sea el espacio. Si hay dos
proyectos que deban hacerse a la vez, los dos requerirán la misma
porción de espacio de trabajo.
 El tiempo libre del que se puede disponer de una manera imprevista
siempre se malgasta inevitablemente.
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8. ¿Qué es la eficacia?
 La práctica, que ha de ser continuada
 El esfuerzo, que ha de ser constante
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9. Determinación de Objetivos y Prioridades
Objetivos de Acción
 Realistas
 Motivadores
 Flexibles
 Realizables, posibles
 Planificados
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10. Objetivos de mejora
 Traducidos.
 Características del entorno que los rodea.
 Oportunidad
 Hay que plantarles cara .
 Sin normas.
 por etapas.
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11. Objetivos Vitales
 Nivel de satisfacción
 Grado de decisión
 Esencialidad vital
 Valoración personal
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12. Planificación de Actividades
Antes de cada período de planificación, hemos de
plantear dos cuestiones:
 ¿Cuánto tiempo disponible tenemos?
 ¿Cómo deberíamos usarlo?
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13. Evolución de la Rentabilidad y las
Prioridades
CARACTERÍSTICAS EJEMPLOS PRIORIDAD
Tareas de alta Promete grandes Diseño de una campaña Normalmente 1
rentabilidad beneficios. Son a de adjudicación. Ocasionalmente 2
menudo autoiniciadas. Elaboración de un
Hay un gran intervalo de sistema contable para
tiempo entre iniciación y ahorrar dinero.
resultados.
Tareas de La falta de adecuación o Informe de ventas para Normalmente 1 ó 2
rentabilidad negligencia podrían ser el día siguiente. Reunión Ocasionalmente 3
negativa perjudiciales. Plazo límite de urgencia para corregir
inminente o arbitrario. un error en el informe del
cliente.
Tareas de Son de escasa Reunión rutinaria con Normalmente 2 ó 3
rentabilidad rentabilidad, ya sea clientes. Preparación de Ocasionalmente 1
media negativa o positiva. la declaración de la renta
para el contable.
Tareas de Normalmente incluyen Trabajo rutinario. Nueva 3 ó nula
rentabilidad aspectos básicos del redacción de una carta o
baja trabajo. Entrañan memorándum poco
libertad en cuanto al importantes.
momento de
despacharlas.
Prioridades: 1- Tareas urgentes, exigentes, que requieren concentración. 2-
Prioridad media. 3- Prioridad baja y tareas rutinarias
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14. Propuestas para la Planificación de la
Jornada Laboral
 Registrar sobre soporte de papel
 Repasar a diario la lista
 La lista diaria debe confeccionarse seleccionando un
máximo de 10 tareas de la agenda, de la lista
maestra, de las que surgieron en la jornada anterior.
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15.  Realizar la evaluación de las tareas de la lista diaria
en términos de rentabilidad: alta, negativa, media o
baja
 Se debe determinan la zona horaria donde se
produce mayor rendimiento
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16. Gráficas de Rendimiento
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17. Cómo preparar la lista diaria de cosas que
hacer?
 De forma realista y teniendo en cuenta las
limitaciones de tiempo
 Dejar margen suficiente para los
“imprevistos”, siempre se presentarán…
 Revisar cada día la lista, mantenerla al alcance, y
consultarla periodicamente
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18.  Se añadirá, lo no programado en la lista, pero
realizado.
 Competencia ¿Quién es la persona competente
para realizar cada actividad? ¿Puedo delegarlo?
 Las actividades que tengan relación entre sí, han de
agruparse en la medida de lo posible.
 Es mejor centrarse más en el rendimiento que en la
urgencia.
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19. Planificación y Programación del tiempo
 Considerar los períodos en su conjunto
(días, semana, mes, trimestre…)
 En la planificación, se ha de tener en cuenta en las
tareas, el plazo para su cumplimiento.
 Primero los elementos más voluminosos, los que
más rendimientos proporcionan. Principio “lista de
espera”
 Registro de ideas de forma inmediata
 Reservar tiempo para la reflexión y el trabajo a
solas.
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20.  La planificación ha de estar en lugar visible y que se
pueda consultar fácilmente
 Anotaremos el tiempo que nos ha tomado cada
tarea
 Se establecerán “Períodos Verdes”
 Planificar un tiempo sin ninguna interrupción.
 Si hubiera tiempo sobrante, se puede emplear en
tareas menores
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21. Programación del tiempo
 Se ha de tener listo el programa antes de empezar
 Se programa en función de los objetivos a alcanzar
 El programa gira en torno a un tema esencial
 Acompasar las actividades a los biorritmos
 El horario se programa siempre por escrito
 Agrupar las acciones relacionadas entre sí
 Mantener a la vista la programación
 Asignar largos períodos para las tareas importantes
 Asegurarse de asignar tiempo suficiente sin exceso
 Flexibilidad para añadir asuntos no previstos e
importantes
 Incluir tiempo de lectura de actualización profesional
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22. Aprender a decir NO
Algunas manías personales…
 Estar informado de todo y de cada detalle
 Perfeccionismo, control de todo
 Aseguramiento para caso de problemas
 Sentir la obligación de participar en todos los trabajos
 Tener una idea demasiado alta de la función
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23. Persistir en la expresión de nuestras propias
ideas y sentimientos
 Tomar una decisión (analizada, meditada…)
 No justificarse, ni argumentar ni defenderse
 Afirmar siempre, regularmente, de manera
incansable, el mismo punto de vista, el mismo
sentimiento, la misma decisión
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24. Causas de las Pérdidas de Tiempo
Causas de origen interno:
 Objetivos y prioridades.
 Plan de trabajo cotidiano.
 Trabajos diversos.
 Fechas límite autoimpuestas.
 Tendencia a trabajar demasiado.
 Orden.
 Delimitación de responsabilidades.
 Delegación.
 Arreglo personal.
 Conflictos.
 Actitudes frente al cambio.
 Puntos de interés.
 Aquiescencia.
 Toma de decisiones.
 Comunicación.
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25. Causas de origen externo
 Teléfono.
 Compañeros o colaboradores.
 Política de "puerta abierta”.
 Visitantes, clientes, proveedores.
 Personal insuficientemente formado o incompetente, sobre
todo, un secretariado deficiente.
 Jerarquía, patrón.
 Almuerzos de negocios.
 Reuniones.
 Trámites.
 Mantenimiento.
 Citas externas ajenas a trabajo.
 Vida doméstica.
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26. Cómo afrontar interrupciones telefónicas o
por personas
Telefónicas
 Forma selectiva.
 Agrupación y franja horaria.
 Diplomáticos.
 Saber decir "no".
 Delegación.
 Planificación.
 Oportunidad.
 Brevedad.
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27.  Programación en las llamadas salientes.
 Utilización de fichas para el control.
 Criterio único.
 Economía en las llamadas.
 Supresión de teléfonos móviles, si no fueran
necesarios.
 Períodos de incomunicación.
 Registro de llamadas.
 Organice un sistema de devolución de llamadas.
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28. Por causa de personas
 Respeto de tiempos.
 Conclusión diplomática.
 Reunión breve con el personal.
 Trato con el personal.
 Adelanto de hora.
 Pacto de no interrupción .
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29.  Comunicación del nuevo horario.
 Control de visitas.
 Imagen.
 Recibir de pié.
 Criterio de orden.
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30. Las Autointerrupciones
Nos hacemos las siguientes preguntas:
 Somos ordenados/as?
 La ahora del café?
 Dar largas a las tareas?.
 Saludos y charlas de cortesía?
 Lecturas improductivas?
 Llamadas particulares?
 El uso de internet?
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31. Cómo NO dar largas a las tareas?
 Intentar por todos los medio de ver lo “positivo” de
aquélla tarea que nos viene grande y no la dejemos
aplazar.
 Ante aquélla difícil tarea, trabajar en ella tiempo
programado.
 Apartar todas las distracciones tentadoras
 Trabajar de seguido, hasta que de forma natural
tengamos que detenerlo
 Dar una copia de la planificación al compañero/a
 Empezar “YA”, sin dilación
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32. DELEGAR TAREAS O FUNCIONES
Delegar no es Abdicar
Dirigir es delegar y delegar es:
 Acotar o asignar tareas
 Acompañar en el trabajo de otros
 Corregir y formar a los trabajadores
 Educar
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33. Establecer un Proceso de Delegación
 Definir un proyecto o tarea
 La globalidad y responsabilidad de una tarea
completa, motiva al equipo de trabajo
 Conferir la autoridad necesaria y prestar los
recursos y apoyo necesarios
 Delegar el básico para obtener resultados
 Seguimiento
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34. En Quién Delegamos?
 Reconocimiento de las aptitudes conceptuales de
los que están a nuestro alrededor.
 Ser consciente de los puntos fuertes y débiles de
sus subordinados y de los suyos propios.
 Coordinar los conocimientos de todos.
 Delegar no sólo en quien sea subordinado, sino en
colegas.
 Recurrir a servicios externos, solo en el caso que no
haya en la empresa alguien adecuado.
 Concretar estableciendo plazos precisos
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35. Evitar perder tiempo en reuniones
Debemos plantearnos lo siguiente:
 Inversión de tiempo
 Planteamiento de objetivos
 Oír opiniones de los participantes
 Es necesario el grupo para tomar la decisión.
 Hace falta instruir o entrenar al grupo
 Buscar otros métodos más económicos de tiempo
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36.  Comunicación al equipo de trabajo
 Convocar solo a los representantes de cada
departamento
 Distribuir la información y pedir respuesta en plazo.
 Resolución telefónica
 Informar de forma individual.
 Resumen de reuniones.
 Tener claro el objetivo de la reunión.
 Redactar un orden del día
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37. Después de la reunión
Levantar un acta:
Temas tratados.
Decisiones adoptadas.
Asignación de trabajos apersonas responsables
Plazo para presentar los resultados.
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