COMO ADMINSTRAR EL TIEMPO

1. ADMINISTRACION
DEL TIEMPO

2. La administración del tiempo no es la habilidad de
exprimirle más horas al día, tampoco es triplicarse a uno
mismo para poder hacer mas cosas, de hecho, no tiene
nada que ver con hacer mas cosas; se trata mas bien de
concretar lo que es más importante.
“El tiempo
es finito, escaso,
avanza sin piedad
y nos limita en
múltiples
aspectos
de la vida”

3. Beneficios:
Nos guía hacia objetivos y metas
Evita el estrés
Facilita la obtención de resultados
eficientes y eficaces
Organiza mejor el trabajo y las
actividades
Administrar el tiempo realmente significa administrarnos
nosotros mismos, de tal manera que podamos
optimizar el tiempo que tenemos.
Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo
disponible para que podamos lograr resultados mas
eficaces.

4. Prioridades
a.- IMPRESCINDIBLE DE HACERSE: actividades
decisivas. Algunas de ellas estarán en esta categoría
debido a órdenes administrativas, requerimientos de
clientes importantes, tiempo límite significativo, u
oportunidades de éxito o desarrollo.
B.- DEBE HACERSE: actividades de valor medio; pueden
contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan
esenciales o no requieren de un tiempo límite.
C.- DESEABLE DE HACER: categoría de menor valor. Al
incluir actividades tan solo interesantes o divertidas,
podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de
poca presión.

5. Lo urgente y lo importante
URGENTE Lo que hay que hacer ya, que es vital en ese
momento
IMPORTANTE
Lo que contribuyen a realizar la misión
personal
NO URGENTE Que se pueden dejar para después
NO IMPORTANTE
Que no están ligadas estrechamente con las
metas planeadas en un principio

6. VER VIDEO : VIVIENDO EN EL CUADRANTE 2
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
CRISIS, PRESION,
PROYECOS CON FECHAS
LIMITES, PROBLEMAS DE
SEGURIDAD
PLANIFICACION, VISION,
VALORES, PREVENCION DE
CRISIS, PREPARACION,
RECREACION VERDADERA.
NO IMPORTANTE
INTERRUPCIONES,
ALGUNAS REUNIONES
IMPREVISTAS, VISITAS
INESPERADAS
ACTIVIDADES DE EVASIÓN,
TRIVIALIDADES, PERDIDAS
DE TIEMPO, RETRABAJOS

7. DESPERDICIADORES DE TIEMPO
• Los DDT se dividen en EXTERNOS, cuando son
provocados por otras personas o situaciones:
excesivo flujo de
papeles, teléfono,
visitantes, reuniones,
fallas de
comunicación,
políticas y
procedimientos,
información
(falta/exceso).

8. DESPERDICIADORES DE
TIEMPO
• Y los DDT INTERNOS si son provocados
por nosotros mismos:
falta de planificación, falta
de prioridades, objetivos
no claros, dejar cosas para
después, intentar hacer
muchas cosas a la vez,
falta de autodisciplina, falta
de habilidad y
conocimientos.

9. Es cualquier cosa que impida que un
Ingeniero alcance sus objetivos de la
manera mas efectiva posible.
DESPERDICIADORES DE
TIEMPO

10. Posibles
soluciones
• Antes de llamar, planifica la conversación.
• Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un tiempo
especifico a todas ellas.
• Busca excusas para cortar las conversaciones
innecesarias.
• Durante las conversaciones, ve directo al grano y
permanece en el.

11. • No revises una y otra vez en nombre de la perfección,
cuando los beneficios son pocos o inexistentes.
• Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
• Al escribir usa palabras sencillas.
• Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
• Piensa antes de escribir, planea
lo que quieres expresar.
• Usa el reverso de una carta o
memo como copia de respuestas
usando el papel carbón, elimina
documentos y queda todo
registrado en la misma hoja.

12. • Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e
interrupciones.
• No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen
asiento, atiéndelos fuera de tu oficina
• No contribuyas a conversaciones innecesarias
• Aprende a decir NO especialmente cuando te
preguntan ¿tienes un minuto?

13. El Beneficio de la Planeación

14. El Beneficio de la Planeación
Principio de PARETO
• Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo
XIX postuló la teoría que originó el principio 80-20
el cual dice que un 80% de los resultados se
obtienen con un 20% del tiempo empleado.
• Necesitamos identificar cual 20% de nuestro
tiempo es puesto en el uso mas constructivo y
cual es usado en tareas menos productivas.
• Para hacer esto tenemos que analizar hacia
donde dirigimos nuestro tiempo.

15. Eficiencia Vs.
Efectividad
• Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer
bien las cosas.
• Efectividad es hacer las cosas correctas. En
nuestras vidas es mucho mas valioso lograr
efectividad que eficiencia.
• En otras palabras la eficiencia busca lograr
resultados… va derecho al objetivo. La efectividad
engloba a la eficiencia, ya que la efectividad es un
equilibrio entre lograr los resultados deseados y
hacer sostenible en el tiempo esos resultados…

16. • Cada hora empleada en planear, ahorrará 3 o 4 horas mas a la
hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán
mejores.
• Iniciar cada jornada con un plan a
realizar de inmediato y
preguntándose “¿Qué es lo que
tengo que – y quiero – hacer
hoy?” si se escribe en una lista
de pendientes y se jerarquiza, se
manejará mejor.
• Cuidar mas la efectividad que la
eficiencia. En otras palabras,
evitar la realización demasiado
correcta de tareas que no son la
que se tienen que hacer.

17. • Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como
tener su barco dispuesto para la acción.
• Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y
objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuales son las
prioridad en términos de importancia y urgencia cosas que no son
necesariamente lo mismo.
• Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se
ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión
de los mensajes y la retroalimentación o feedback.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los
problemas , estos dejan pasar de largo las oportunidades.

18. ADMINISTRACION
DEL TIEMPO